Nota overhead 2025

A. Inleiding

Voor u ligt de Nota Overhead 2025 van de gemeente Albrandswaard. De Commissie BBV heeft de Notitie Overhead uit 2016 geactualiseerd. De nieuwe notitie gaat in op de inhoud en reikwijdte van het begrip ‘overhead’ zoals voorgeschreven in artikel 1 van het Besluit Begroting en Verantwoording (‘BBV’). Daarnaast wordt hierin duiding gegeven aan de onderwerpen die in directe relatie met de overhead staan. De geactualiseerde notitie van de commissie BBV geeft verder een overzicht van de regelgeving inzake de overhead en geeft op een aantal punten een nadere toelichting. Deze geactualiseerde notitie overhead van de commissie BBV is van toepassing vanaf begrotingsjaar 2025.

De commissie BBV adviseert kaderstelling op het gebied van overhead uit te werken in een gemeentelijk beleidsdocument. Om bij deze aanbevelingen aan te sluiten is de nu voorliggende Nota Overhead 2025 gemeente Albrandswaard opgesteld.

1. Opbouw nota

In deel B positioneren we deze nota binnen het geheel van wettelijke en lokale kaders.

In deel C beschrijven we de definitie van overhead.

In deel D beschrijven we de uitgangspunten van de toerekening van overhead in relatie tot afdelingen.

In deel E beschrijven we hoe de uitwerking van overhead plaatsvindt.

B. Positie binnen de kaders

Voor gemeenten is Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de daar bijhorende uitgebrachte notities door de commissie BBV en de vraag en antwoord rubriek leidend voor verslaggeving bij gemeenten. Naast het BBV schrijft de gemeentewet voor dat de raad beleid vaststelt hoe om te gaan met financieel beheer. Deze twee lijnen komen samen in Nota’s van de gemeente.

Het BBV vraagt om keuzes te maken in de notitie Overhead 2023, middels deze nota Overhead wordt voor de gemeente Albrandswaard uiting gegeven aan deze nadere uitleg.

C. Definitie van overhead

Volgens de notitie overhead 2023 van de commissie BBV luidt als volgt:

• Het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen.

Om dit te duiden kan de definitie beter omgekeerd worden uitgelegd:

• Zoveel mogelijk kosten moeten direct toegerekend worden op de taakvelden. Hiervoor dient wel een systematiek gevolgd te worden.

De notitie Overhead 2023 van de commissie BBV sluit aan bij de PIOFACH¹ taken. In deze nota overhead sluiten we daarbij aan. De systematiek om hiertoe te komen wordt middels deze nota uitgewerkt.

1. Nader uitgangspunt

In aansluiting met de notitie overhead 2023 van de commissie BBV, is er in deze nota bewust een uitwerking gegeven van uitgangspunten en niet van de exacte toerekening. Dit stelt de gemeente in staat om in lijn met de notitie overhead 2023 van de commissie BBV en de hierboven gegeven definitie bij te sturen en daarmee het beste inzicht te geven. Door de uitgangspunten vast te stellen, kan dit zolang binnen de uitgangspunten gehandeld wordt. Indien exacte bedragen of toerekeningen opgesteld worden zou middels aanpassing van deze nota de toerekening aangepast kunnen worden.

D. Nadere toerekening overhead

PIOFACH wordt volgens de volgende uitgangspunten verdeeld:

• Loonlasten van functies in het PIOFACH domein;

Periodiek wordt de taakvelden uitvraag gedaan onder teamleiders. Deze uitvraag is leidend voor de verdeling van de loonkosten naar taakvelden. Onderdeel hiervan is het taakveld overhead.

• ICT lasten van de PIOFACH-systemen;

Deze kosten zijn meegenomen onder de uitbestedingslasten. Alle ICT lasten ten behoeve van PIOFACH taken is belegd bij de gemeenteschappelijke regeling “De BedrijfsvoeringsPartner”.

• Huisvestingslasten;

We hebben in Albrandswaard slechts 1 pand van waaruit overheadstaken worden verricht namelijk het Huis van Albrandswaard. Voor dit pand wordt bekeken welke teams hoofdzakelijk aan dit pand werken. Hier worden de wethouders, burgemeester en raadsleden aan toegevoegd. Op basis van totale aantallen medewerkers werkzaam in het pand wordt naar rato de verdeling naar taakvelden toegepast zoals deze blijkt uit de verdeling van loonlasten naar de taakvelden en daarmee naar overhead.

• uitbestedingslasten PIOFACH taken

Binnen Albrandswaard is een deel van de PIOFACH taken belegd bij een gemeenschappelijke regeling “De BedrijfsvoeringsPartner”. De BedrijfsvoeringsPartner geeft een doorverdeling van kosten naar overhead en niet overhead aan bij de deelnemers. Albrandswaard volgt deze verdeling van de kosten.

• rentelasten die niet zijn toe te delen aan de taakvelden in het primaire proces.

De rentelasten worden via activa toegerekend. Het toerekenen van rente is onderdeel van de kostenplaats Huis van Albrandswaard. Deze lasten zijn uitgewerkt via de Huisvestingslasten. Daarmee is de rentetoerekening aan overhead en niet overhead uitgewerkt volgens de principes van Huisvesting.

E. Inwerkingtreding en ondertekening

Deze nota treedt met terugwerkende kracht per 1 januari 2025 in werking.

Aldus besloten in de vergadering van de gemeenteraad Albrandswaard van 10 november 2025.

De griffier,

drs. Leendert Groenenboom

De voorzitter,

drs. Cees Pille