REGLEMENT VAN ORDE VOOR HET PRESIDIUM GEMEENTE KERKRADE 2025

Intitulé

De verordening Reglement van Orde voor het Presidium gemeente Kerkrade

Artikel 1 Begripsbepaling

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

a) Indiener: raadslid of raadsleden, collegelid of het college van burgemeester en wethouders, griffie.

b) Agendavoorstel: een voorstel van een indiener waarbij de voorstellen voor de commissie en/of raadsvergadering bestaan uit concrete voorstellen gereed ter besluitvorming en de voorstellen voor een informatieavond gebaseerd zijn op het format agendaverzoek of een uitgewerkte agenda met presentatie en/of bijlagen.

c) Informatieavond: informatieavond zoals omschreven in het reglement van orde informatieavonden gemeente Kerkrade.

d) Commissievergadering: commissievergadering zoals omschreven in het reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies van de gemeente Kerkrade.

e) Raadsvergadering: raadsvergadering zoals omschreven in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad van de gemeente Kerkrade.

Artikel 2 Taken

• 1. Het Presidium is en handelt niet-politiek.

• 2. Het Presidium toetst de ingekomen agendavoorstellen en kan bepalen vergaderstukken terug te sturen naar de indiener als het stuk niet voldoet aan de kwaliteitseisen, niet tijdig is aangeleverd of niet volledig is. Het Presidium stelt hiervoor objectieve criteria vast.

• 3. Het Presidium stelt op voorstel van de griffie de conceptagenda’s inclusief de onderliggende documenten van de informatieavonden, commissies en raadsvergaderingen vast waarbij aangegeven wordt welke agendapunten ter bespreking zijn in de commissie en raad.

• 4. Het Presidium coördineert het raadswerk aan de hand van een lange termijn agenda. Het Presidium kan het college adviseren over een passend besluitvormingstraject via de lange termijnagenda.

• 5. Het Presidium bewaakt actief ingediende en aangenomen initiatiefvoorstellen, amendementen, moties en toezeggingen van het college.

• 6. Het Presidium bewaakt het doorlopende leerprogramma voor raads- en commissieleden met in ieder geval een inwerkprogramma aan het begin van een raadsperiode.

• 7. Het Presidium evalueert de werkprocessen van de raad en kan zo nodig voorstellen doen tot verbetering.

Artikel 3 Samenstelling

• 1. Het Presidium bestaat uit de voorzitter van de Raad, plaatsvervangend voorzitter van de Raad, de commissievoorzitters, griffier en commissiegriffier.

• 2. De voorzitter van de Raad is tevens de voorzitter van het Presidium.

• 3. Bij verhindering wordt de voorzitter waargenomen door de plaatsvervangend voorzitter van de Raad.

• 4. Bij verhindering kunnen de commissievoorzitters zich laten vervangen door hun plaatsvervangend commissievoorzitter.

• 5. De griffier of diens plaatsvervanger en de commissiegriffier zijn in elke vergadering aanwezig als adviseur.

• 6. De voorzitter kan besluiten de gemeentesecretaris uit te nodigen voor de vergaderingen van het Presidium als adviseur.

• 7. Het Presidium kan anderen uitnodigen een vergadering van het Presidium geheel of gedeeltelijk bij te wonen.

• 8. Het Presidium beslist bij meerderheid van stemmen. Adviseurs hebben geen stemrecht.

Artikel 4 De voorzitter

De voorzitter is belast met:

1. Het voorbereiden en leiden van de Presidiumvergaderingen.

2. Het handhaven van de orde.

3. Toezien op de naleving van dit reglement.

4. Het initiëren van evaluatie-momenten en het stimuleren van de verbetering van de werkwijze van het Presidium en het voorzitterschap van de individuele voorzitters.

Artikel 5 De ondersteuning

• 1. De commissiegriffier heeft als taak het Presidium bij de uitoefening van zijn taak terzijde te staan.

• 2. De griffier heeft tijdens de beraadslagingen een adviserende rol.

• 3. De griffie kan in voorkomende gevallen een beroep doen op ambtelijke bijstand.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1. De vergaderingen zijn niet openbaar;

• 2. Voorafgaand aan het vergaderjaar wordt de jaarplanning van alle vergaderingen opgesteld en ter besluitvorming aangeboden aan het Seniorenconvent, gedurende het jaar wordt de planning bewaakt en waar nodig bijgestuurd.

• 3. Het Presidium vergadert aanvullend als de voorzitter of tenminste twee leden daartoe verzoeken.

• 4. Indien de vergadering is gevraagd door het vereiste aantal leden, wordt zij uiterlijk binnen 7 dagen gehouden nadat het verzoek bij de voorzitter is gedaan.

• 5. Het Presidium mag alleen beraadslagen als tenminste de helft of meer van het aantal leden aanwezig is.

• 6. Bij het ontbreken van het vergaderquorum belegt de voorzitter binnen 3 werkdagen een nieuwe vergadering. Het vereiste van lid 7 is dan niet van toepassing.

Artikel 7 Agenda

• 1. De voorzitter roept de leden uiterlijk 4 dagen voorafgaand aan de vergadering op, met daarbij de vergaderagenda en onderliggende stukken.

• 2. De agenda’s zijn openbaar tenzij er geheimhouding op basis van de wet van toepassing is.

• 3. De voorzitter kan tot aan de vergadering aanvullende documenten toevoegen.

• 4. Indieners kunnen tot twee uur voorafgaand aan de vergadering agendavoorstellen indienen. Voorstellen die na de Presidiumvergadering worden ontvangen worden automatisch doorgeschoven naar een volgende Presidium tenzij het een spoedeisend geval betreft ter beoordeling aan Presidium.

Artikel 8 Verslaglegging

• 1. Van de Presidiumvergadering wordt een verslag inclusief besluitenlijst gemaakt.

• 2. De besluitenlijst is openbaar, het verslag is niet openbaar.

• 3. De besluitenlijst bevat in ieder geval: de aangeboden agendapunten, het gemotiveerde besluit van het Presidium t.a.v. het betreffende agendapunt en de vastgestelde agenda’s.

• 4. De besluitenlijst wordt via het Raadsinformatiesysteem aangeboden.

• 5. Aan het begin van de volgende Presidiumvergadering wordt het verslag van de vorige vergadering vastgesteld.

Artikel 9 Uitleg verordening

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het Presidium dienaangaande op voorstel van de voorzitter dan wel een ander lid van het Presidium.

Artikel 10 Slotbepalingen

• 1. Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement van orde Presidium gemeente Kerkrade 2025".

• 2. Dit reglement treedt in werking op 5 november 2025 met inachtneming van moment van bekendmaking en publicatie.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Kerkrade in zijn vergadering van 4 november 2025.

De voorzitter, De griffier,

dr. T.P. Dassen-Housen. mr.drs. D.G.M.G. Franssen.