Beleid hotspotmonitor gemeente Helmond

Achtergrond

Inleiding

Archieven hebben verschillende functies, onder andere als bron voor (toekomstig) historisch onderzoek. Daar waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, is het vanuit het cultuur-historisch perspectief van belang om de neerslag van bijzondere gebeurtenissen veilig te stellen en te bewaren. Veel overheidsinformatie is volgens de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020¹ namelijk als te vernietigen gewaardeerd. Door regelmatig een lijst van ‘hotspots’ vast te stellen, stelt de gemeente Helmond relevante cultuur-historische informatie veilig.

Aanleiding

Vanaf de invoering (2017) van de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017² zijn gemeenten verplicht om aanvullend aan de selectie een nadere lokale inkleuring te geven door het uitvoeren van een hotspotmonitor. De selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 is inmiddels van kracht, en de verplichte toepassing van de hotspotmonitor blijft hierin gehandhaafd.

Aan de hand van de Handreiking Periodieke hotspotmonitor decentrale overheden van Archiefinspectie Decentrale Overheden (AIDO)³ heeft de gemeente Helmond een beleid geformuleerd hoe om te gaan met een hotspot en op welke wijze zij hotspots aanwijst.

Hotspotmonitor

De Hotspotmonitor is een instrument waarmee overheden periodiek bepalen welke bijzondere gebeurtenissen of maatschappelijke kwesties zodanig belangrijk zijn dat de organisatie bijbehorende archiefbescheiden blijvend wil bewaren. Door waardevolle informatie uit te zonderen van vernietiging, stelt de gemeente archiefbescheiden veilig voor toekomstig cultuur-historisch onderzoek.

Wettelijk kader

De selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020⁴ is op grond van de Archiefwet⁵ vastgesteld en geldt als wettelijk kader voor de uitvoering van de hotspotmonitor. Op basis van artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995⁶ somt de selectielijst criteria op welke de gemeente Helmond de mogelijkheid biedt om archiefbescheiden van vernietiging uit te zonderen middels de uitvoering van de hotspotmonitor. Deze monitor fungeert als aanvullend instrument op de selectielijst.

Ketenpartners die opereren binnen een samenwerkingsverband, zoals een gemeenschappelijke regeling, dragen, voor zover dit is overeengekomen, het archiefbeheer uit conform de vigerende wet- en regelgeving. In dat kader zijn zij verantwoordelijk voor het labelen, bewaren en overbrengen van informatie die door de gemeente is aangemerkt als hotspot, zodra de gemeente dit aan hen kenbaar maakt.

Criteria

De handreiking formuleert vier criteria voor het identificeren van hotspots. De gemeente Helmond spreekt van een hotspot als deze voldoet aan één of meer van de volgende criteria:

• 1. Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.

• 2. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en het debat over de kwestie maakt veel emoties los.

• 3. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.

• 4. Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.

Bijlage 1 toont het sjabloon, gebaseerd op de landelijke standaard, dat de gemeente Helmond gebruikt om te beoordelen of een gebeurtenis in aanmerking komt als hotspot.

Opzet hotspotmonitor bij de gemeente Helmond

Periode

De gemeente Helmond merkt sinds 1-1-2017 gebeurtenissen aan die in aanmerking komen voor een hotspot als zodanig aan. Vanaf 2026 publiceert de gemeente, met terugwerkende kracht, deze hotspots via de vaststelling van de hotspotlijst door het SIO.

Frequentie

De gemeente Helmond voert de hotspotmonitor jaarlijks uit. In het geval dat er geen hotspots zijn aangewezen, deelt de gemeente dit mee via het verslag van het SIO.

Werkwijze

Binnen de gemeente Helmond stellen geselecteerde experts (hierna: expertgroep), onder leiding van een (senior) adviseur informatiebeheer, een conceptlijst op van gebeurtenissen die mogelijk in aanmerking komen voor een hotspot. De leden van deze expertgroep brengen elk een uniek perspectief in. Elk kwartaal identificeert de expertgroep mogelijke hotspots. De expertgroep bestaat uit:

• de gemeentesecretaris;

• de Griffie;

• de CISO

• de Woo-coördinator;

• de teammanager Communicatie;

• een (senior) adviseur informatiebeheer

Het externe perspectief, waarvan de handreiking het belang benadrukt, is geborgd doordat de Griffie het belang van de raad en inwoners vertegenwoordigt, de afdeling communicatie de maatschappelijke impact en beeldvorming meeneemt, en de Woo-coördinator het belang van openbaarmaking namens inwoners bewaakt.

Binnen het volledige proces zijn de volgende rollen betrokken:

Rol	Verantwoordelijkheid
Gemeentesecretaris	Lid van de expertgroep Lid van het SIO Ambtelijk verantwoordelijk voor het informatie- en archiefbeheer
Griffie	Lid van de expertgroep
CISO	Lid van de expertgroep
Woo-coördinator	Lid van de expertgroep
Teammanager Communicatie	Lid van de expertgroep
(Senior) adviseur informatiebeheer	Lid van de expertgroep Lid van het SIO Coördineert het proces van vaststelling als ook registratie van zaken met vakafdelingen.
Toezichthouder Regionaal Historisch Centrum Eindhoven	Lid van het SIO
College van Burgemeester & Wethouders	Verantwoordelijk voor informatie- en archiefbeheer
Gemeenteraad	Toezicht houden op informatie- en archiefbeheer

Vaststelling

De leden van het Strategisch Informatie Overleg (SIO) bespreken jaarlijks deze conceptlijst en stellen de lijst vast. Na goedkeuring van het Regionaal historisch centrum Eindhoven⁷ (verticale toezichthouder) legt het SIO de vastgestelde lijst met hotspots als bijlage van het SIO-verslag voor aan het college. Middels het presenteren van het SIO-verslag aan de gemeenteraad brengt team Informatiebeheer de gemeenteraad op de hoogte van aangewezen hotspots. Tevens ontvangt de gemeenteraad een raadsinformatiebrief vanuit de het college op het moment dat één of meerdere hotspots zijn vastgesteld.

Het formeel vaststellen van de hotspots door het SIO draagt bij aan het benodigde draagvlak voor de uitvoering van selectie. Het voorleggen aan het college en informeren van de gemeenteraad draagt bij aan het vergroten van het draagvlak en de bewustwording binnen- en buiten de organisatie. Tevens maakt de gemeente via haar website de vastgestelde hotspots bekend.

Tot slot

Het procesverloop omtrent het aanwijzen en vaststellen van hotspots is opgenomen in het processenlandschap van de gemeente Helmond.

Op het moment dat het SIO een gebeurtenis als hotspot bestempelt, brengt de informatiebeheer de organisatie hiervan op de hoogte. Informatiebeheer behoudt regie op het aanmerken van archiefbescheiden als hotspot, maar de gehele organisatie speelt een rol in het oormerken van deze informatie. Het staat daarnaast iedere collega vrij om mogelijke onderwerpen aan te dragen aan de expertgroep. Het aanwijsproces van hotspots maakt Team Informatiebeheer, in samenwerking met team Communicatie, kenbaar aan de organisatie.

De registratie van archiefbescheiden als hotspot geldt ook voor te bewaren dossiers. Middels de jaarlijkse beoordeling van de vernietigingslijst voert informatiebeheer een laatste controle uit op het behoud van relevante informatie die raakt aan een hotspotgebeurtenis.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond op 7 oktober 2025.

De burgemeester

Mr. S.C.C.M. Potters

De secretaris

E.P.H. Koop, MSc

Bijlage 1. Sjabloon hotspotlijst

Hotspots gemeente Helmond
Omvat periode	[beginjaar]	[eindjaar]
Status [concept/definitief/vastgesteld]	Vastgesteld door gemeente Helmond	Gepubliceerd [ja/nee]
Naam steller [naam]	Kenmerk [intern kenmerk]

Nr.	Omschrijving hotspot	Beginjaar	Eindjaar	Criterium*				Argumenten / prioritering / toelichting / bijzonderheden
				1	2	3	4
1
2
3

* = kruis aan welk criterium / welke criteria van toepassing zijn op de hotspot

Criteria:

• 1. Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.

• 2. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en het debat over de kwestie maakt veel emoties los.

• 3. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.

• 4. Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.