Budgethoudersregeling Delft 2025

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft,

gelet op de Financiële verordening gemeente Delft; de Organisatieregeling Delft 2025; en de Algemene Mandaatregeling Delft 2025;

besluit vast te stellen de

Budgethoudersregeling Delft 2025

[De aanhef bevat een kennelijke verschrijving: waar wordt verwezen naar de Organisatieregeling Delft 2025, wordt de Organisatieregeling Delft 2024 bedoeld.]

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft;

• Budgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten;

• Deelbudgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende deelbudget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn deelbudget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten;

• Prestatieverklaarder: functionaris die aan de hand van inhoudelijke kennis en expertise vaststelt of de geleverde goederen en/of diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit en dit ook zichtbaar vastlegt, met zoveel mogelijke onderbouwing in de vorm van documentatie, in het financiële systeem;

• Budget: de middelen (lasten en baten) die via de programmabegroting beschikbaar zijn gesteld voor het realiseren van doelen en prestaties. Budgetten zijn beschikbaar op programma-, (sub)taakveld- en kostenplaatsniveau en/of als investeringsprojecten;

• Leidinggevende: de hiërarchisch leidinggevende van de (deel)budgethouder, dan wel, in het geval sprake is van een (deel)budgethouder die is geplaatst bij de Afdeling programma’s en projecten, de functioneel leidinggevende van de (deel)budgethouder;

• Begrotingsregels: door het college gemaakte afspraken met betrekking tot de uitvoering van de programmabegroting;

• Bestelaanvrager: degene die, daartoe aangewezen door de (deel)budgethouder, bevoegd is ten laste van het aan de budgethouder toegewezen budget een bestelling te registreren in het financieel systeem;

• Programma: een aantal (sub-)taakvelden dat beleidsmatig samenhangt en door de raad wordt geautoriseerd;

• Sub-taakveld: onderdeel van het taakveld waarop (deel)budgethouders sturen;

• Taakveld: taakveld zoals bedoeld in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 2 Aanwijzing en intrekking aanwijzing (deel) budgethouders en prestatieverklaarders

• 1. De algemeen directeur is de algeheel budgethouder.

• 2. De algeheel budgethouder wijst één of meer gemeentedirecteuren als plaatsvervanger aan.

• 3. De algeheel budgethouder wijst de budgethouders aan.

• 4. De budgethouder kan zich, bijvoorbeeld in geval van afwezigheid, horizontaal binnen het eigen cluster laten vervangen.

• 5. De budgethouders wijzen de deelbudgethouders aan.

• 6. Bij afwezigheid van de deelbudgethouder, treedt de leidinggevende van de budgethouder als vervanger op.

• 7. (Deel)budgethouderschap kan alleen belegd worden bij degenen die volgens de geldende Algemene mandaatregeling Delft hiertoe bevoegd zijn.

• 8. Een (deel)budgethouder wijst één of meerdere prestatieverklaarders aan. De functie van prestatieverklaarder is in het kader van functiescheiding onverenigbaar met die van (deel)budgethouder voor het betreffende budget.

• 9. De bevoegdheid tot aanwijzing als bedoeld in dit artikel houdt mede in de bevoegdheid tot intrekking van deze aanwijzing.

• 10. Van de (deel)budgethouder(s) en door hen aangewezen plaatsvervangers en bestelaanvragers wordt een overzicht bijgehouden waaruit hun budgetverantwoordelijkheid in het kader van deze regeling blijkt. Dit overzicht wordt ieder kwartaal geactualiseerd en vastgelegd in het financiële systeem.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden algeheel budgetbehouder

De algeheel budgethouder is verantwoordelijk voor:

• a. het in acht nemen van de begrotingsregels zoals die door het college zijn overeengekomen;

• b. een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelen en prestaties;

• c. een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

• d. het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden (deel) budgethouder

De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor:

• a. het in acht nemen van de begrotingsregels zoals die door het college zijn overeengekomen;

• b. een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelen en prestaties;

• c. een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

• d. het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

• e. het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

• f. het tijdig, juist en volledig aanmaken van een inkooporder bij het aangaan van een verplichting ten laste van de toegewezen budgetten, waarbij geen inkoopverplichting wordt aangegaan zonder dat is vastgesteld bij het aangaan van de verplichting dat het budget toereikend is;

• g. de rechtmatige totstandkoming en een juiste, tijdige en volledige verwerking van de verplichtingen en facturen, waaronder het door een daartoe door de (deel)budgethouder aangewezen prestatieverklaarder laten controleren van de factuur en het laten vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;

• h. het zorgdragen voor juiste en volledige invoer van vorderingen van de gemeente op derden; inclusief een adequate onderbouwing voor de hoogte van te innen bedragen. Vorderingen worden vastgelegd op het moment dat deze ontstaan.

Artikel 5 Aanwijzingen voor de (deel)budgethouder

De (deel)budgethouder geeft invulling aan zijn verantwoordelijkheden, bevoegdheden en verplichtingen met inachtneming van de specifieke of algemene aanwijzingen van zijn leidinggevende binnen de kaders van deze regeling.

Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen

• 1. Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, de geldende Algemene mandaatregeling Delft alsmede conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 2. De (deel)budgethouder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden:

  • a. (meerjarige) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de (deel)budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor in de vastgestelde (meerjarige)programmabegroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

  • b. financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan wanneer deze in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijding van budgetten zullen leiden;

  • c. financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

    • kapitaallasten;

    • toerekening kostenplaatsen;

    • stortingen in reserves en voorzieningen;

    • stelposten en onvoorzien;

    • budgetten waarvoor de algemeen directeur bepaalt dat inkoop centraal dient plaats te vinden, behoudens een toestemming om hier in incidentele gevallen van af te wijken;

  • d. financiële verplichtingen moeten passen binnen het toegewezen budget en bevoegdheden van de (deel)budgethouder zoals vastgelegd in de geldende Algemene mandaatregeling Delft;

  • e. verhogingen van reeds bestaande verplichtingen (meerkosten) mogen eveneens slechts worden aangegaan na autorisatie door de leidinggevende van de (deel)budgethouder, voor zover dit past binnen aanbestedingsgrenzen.

• 3. Een (deel)budgethouder is bevoegd tot het betaalbaar laten stellen van facturen, nadat door een prestatieverklaarder is vastgesteld dat de geleverde goederen en diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit. Deze vaststelling moet door een ander dan de (deel)budgethouder worden gedaan. De vaststelling van de prestatie moet zichtbaar in het financiële systeem worden vastgelegd en zoveel mogelijk worden onderbouwd door documentatie.

• 4. De rol van (deel)budgethouder is niet verenigbaar met de rol waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen.

• 5. Een (deel)budgethouder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij rechtstreeks of middellijk ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt. Ook andere situaties waarbij een schijn van belangenverstrengeling kan ontstaan moeten worden vermeden.

• 6. De bestelaanvrager is bevoegd tot het doen van bestelaanvragen, waaronder wordt verstaan het registreren van bestellingen en het aangaan van financiële verplichtingen, in het financiële systeem tot en met een bedrag van maximaal € 1.000,-- per bestelling, tenzij dit in deze regeling en/of bijlagen is voorbehouden aan andere functionarissen.

• 7. De rol van prestatieverklaarder is niet verenigbaar met de rollen budgethouder en bestelaanvrager. Van belang is dat de in het proces te allen tijde sprake is van het 4-ogen principe.

Artikel 7 Budgetverschuivingen

• 1. De (deel)budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen:

  • a. in de lasten binnen één (sub-)taakveld of in de baten binnen één (sub-)taakveld (na afstemming met overige (hoofd/deel)budgethouders voor hetzelfde taakveld);

  • b. binnen een investeringsproject.

• 2. Verschuivingen in de baten en lasten tussen taakvelden binnen één programma vergen goedkeuring door het college.

• 3. In het geval van budgetverschuiving gelden de volgende voorwaarden:

  • a. de verschuiving moet passen binnen de vastgestelde financiële en beleidskaders;

  • b. er is sprake van geraamde budgetten.

• 4. De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

  • a. stelposten en onvoorzien;

  • b. rente;

  • c. verrekeningen met reserves en voorzieningen;

  • d. kapitaallasten;

  • e. interne doorbelastingen.

Artikel 8 Over- en onderschrijdingen

• 1. Een (deel)budgethouder stuurt actief op voorkoming van budgetoverschrijding conform regel 4 van de Begrotingsregels Gemeente Delft¹ .

• 2. Indien zich een over- of onderschrijding voordoet, of zich dreigt voor te doen, meldt de (deel)budgethouder dit aan diens leidinggevende, die vervolgens de algeheel budgethouder en de verantwoordelijk portefeuillehouder informeert.

• 3. Wanneer sprake is van een te verwachten overschrijding onderzoekt de (deel) budgethouder of er mogelijkheden voor compensatie zijn conform regel 6 van de Begrotingsregels Gemeente Delft.

• 4. Lager dan begrote uitgaven mogen, conform regel 10 van de Begrotingsregels Gemeente Delft, ingezet worden ter compensatie van tegenvallers binnen hetzelfde programma.

• 5. De (deel)budgethouder moet altijd handelen overeenkomstig de gemandateerde bevoegdheden op grond van de geldende Algemene mandaatregeling Delft.

Artikel 9 Verantwoording

De budgethouder legt verantwoording af over de besteding van middelen in relatie tot de beleidsdoelstellingen conform de afspraken in de begrotingsregels en de planning- en control cyclus.

Artikel 10 Afdeling Financiën

• 1. De afdeling Financiën draagt zorg voor een actueel register waarin alle budgethouders, bestelaanvragers en prestatieverklaarders zijn vastgelegd.

• 2. De afdeling Financiën draagt zorg voor inrichting van de financiële administratie conform de Budgethoudersregeling Delft 2025.

• 3. Wanneer de afdeling Financiën constateert dat door het aangaan van verplichtingen budget- overschrijdingen dreigen te ontstaan, signaleert de afdeling Financiën dit richting de (deel)budgethouder. Wanneer naar het oordeel van het afdelingshoofd Financiën onvoldoende gehoor wordt gegeven aan herhaalde signaleringen kan, indien nodig geacht, worden geëscaleerd naar de bovenliggende budgethouder(s).

• 4. De afdeling Financiën ziet er voorafgaand aan betaalbaarstelling op toe dat zowel de juiste (deel)budgethouder als prestatieverklaarder een akkoord heeft gegeven.

• 5. Binnen de afdeling Financiën wordt gewaarborgd dat de registrerende functie is gescheiden van de kassiersfunctie.

• 6. De afdeling Financiën signaleert afwijkingen van de verplichting van de (deel) budgethouder om tijdig inkooporders aan te maken conform artikel 4, eerste lid en rapporteert hier periodiek over aan de algeheel budgethouder.

Artikel 11 Schakelbepaling overgangsperiode

• 1. De functionarissen die op het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling als opdrachtnemer in het financiële systeem van de gemeente Delft zijn opgenomen, worden geacht te zijn aangewezen als budgethouder van het desbetreffende budget op grond van artikel 2, derde lid, tot het tijdstip waarop door de algeheel budgethouder anders wordt besloten.

• 2. De functionarissen die op het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling als sub-opdrachtnemer in het financiële systeem van de gemeente Delft zijn opgenomen, worden geacht te zijn aangewezen als deelbudgethouder van het desbetreffende deelbudget op grond van artikel 2, vierde lid, tot het tijdstip waarop door de betrokken budgethouder anders wordt besloten.

Artikel 12 Slotbepalingen

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in het elektronische Gemeenteblad met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2025.

• 2. Deze regeling kan worden aangehaald als Budgethoudersregeling Delft 2025.

• 3. Met ingang van het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit wordt de Budgethoudersregeling Gemeente Delft 2022 ingetrokken.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft in de vergadering van 7 oktober 2025.