Beleid Hotspotmonitor gemeente Venlo

Burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo;

gezien het voorstel van 21 oktober 2025;

overwegende, dat ;

• Op grond van artikel 27, eerste lid, van de Archiefwet 1995 het College van Burgemeester en Wethouders zorgdragen voor de archiefbescheiden van de gemeente Venlo;

• Op grond van artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit 1995 in bijzondere gevallen archiefstukken die in een vastgestelde selectielijst zijn gewaardeerd als te vernietigen, alsnog kunnen worden gewaardeerd als te bewaren;

• Het College van Burgemeester en Wethouders van deze uitzonderingsmogelijkheid gebruik wil maken voor gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie, zijnde hotspots;

• Voor het selecteren, vaststellen en veiligstellen van hotspots een procedure dient te zijn opgesteld;

besluiten tot vaststelling van het navolgende ‘Beleid Hotspotmonitor gemeente Venlo’:

1. Inleiding

Het selecteren van archiefbescheiden op bewaren en vernietigen ter voorbereiding op het overbrengen van archieven is voor iedere zorgdrager een bekend proces. De Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen (VNG 2020, kortweg: selectielijst) vormt de basis voor het uitvoeren van deze selectie op de archiefbescheiden. Maar wat gebeurt er wanneer de zorgdrager archiefbescheiden wil uitzonderen van vernietiging, bijvoorbeeld vanwege het unieke karakter van een dossier of de betrokkenheid van belangrijke personen? De selectielijst benoemt categorieën op basis waarvan archiefbescheiden van vernietiging kunnen worden uitgezonderd. Sinds 2017 bevat de selectielijst de categorie hotspotmonitor. De hotspotmonitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt.

2. Doel

Archieven hebben verschillende functies, waaronder het vastleggen van informatie uit cultuur-historisch belang. Daar waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, is het van belang om de neerslag van deze bijzondere gebeurtenissen veilig te stellen en te bewaren (Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (AIDO, 2017). Deze bijzondere gebeurtenissen worden ook wel hotspots genoemd. Hotspots kunnen gebeurtenissen of specifieke interactie(s) betreffen die plaatselijk georiënteerd zijn, maar ook gemeentegrensoverschrijdend. Daarom is het van belang dat iedere zorgdrager zijn eigen verantwoordelijkheid neemt en bepaalt welke archiefbescheiden dusdanig van belang zijn voor de afspiegeling van de plaatselijke samenleving dat deze vastgelegd dienen te worden uit cultuurhistorisch belang. Het doel van het benoemen van hotspots is volgens de Handreiking Periodieke hotspotmonitor decentrale overheden:

Het veiligstellen en bewaren van de neerslag van bijzondere gebeurtenissen vanuit cultuur-historisch perspectief.

Naast het uitzonderen van overheidsinformatie op vernietiging besteedt de hotspotmonitor ook aandacht aan de acquisitie van particuliere archieven. Met het bewaren van zowel overheids- als particulier archiefmateriaal ten aanzien van een hotspot worden diverse invalshoeken op belangrijke gebeurtenissen vastgelegd. Daarnaast kan de gemeente met de hotspots verbindingen maken tussen overheids- en particuliere archieven. Op deze wijze vormt het archief een weergave van de hele samenleving en niet alleen een afspiegeling van de organisatie van de zorgdrager. De hotspotmonitor is naast het acquisitiebeleid één van de instrumenten om de acquisitiedoelstelling van de gemeente Venlo te verwezenlijken:

Het Gemeentearchief wil bijdragen aan de vergroting van de cultuurhistorische kennis van Venlo, zowel binnen de eigen organisatie als bij de inwoners. Het archief doet dat actief en passief door het verbeteren en uitbreiden van (de toegankelijkheid van) het digitale aanbod en door de verbetering van de (digitale) dienstverlening.

3. Definities

Gemeente Venlo hanteert de volgende definitie van een hotspot:

Een hotspot is een gebeurtenis die heeft geleid tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling en die tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht heeft geleid.

Dit kunnen positieve en negatieve gebeurtenissen zijn. Er wordt meer dan in eerdere selectielijsten nadruk gelegd op het bewaren van informatie over actuele ontwikkelingen in de maatschappij. De door gemeente Venlo gehanteerde definitie van een hotspotmonitor luidt als volgt:

Een hotspotmonitor is een instrument waarmee hotspots geïdentificeerd kunnen worden. Hierdoor wordt relevante cultuur-historische informatie veiliggesteld, die anders zou worden vernietigd.

4. Afstemming met bestaand beleid

4.1 Archiefbesluit

Op basis van artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995 (art. 5, lid 1, sub e) bevat een selectielijst een opsomming van criteria op basis waarvan archiefbescheiden, die voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kunnen worden uitgezonderd. Dit artikel is onder meer de basis voor het uitzonderen van vernietiging van archiefbescheiden die betrekking hebben op een hotspot. De hotspotmonitor fungeert dus als aanvullend instrument op de selectielijst. De op basis van de hotspotmonitor geïdentificeerde hotspots worden vastgesteld door de zorgdrager. De zorgdrager publiceert vervolgens de lijst met vastgestelde hotspots.

Uiteindelijk resulteert de hotspotmonitor in een selectie van blijvend te bewaren archiefbescheiden van de overheid en eventueel van particuliere archiefvormers. Er is dus sprake van:

• Het uitzonderen van vernietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van de overheid op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit; en/of

• Het acquireren van particuliere archieven of archiefbescheiden daaruit voor zover deze informatie bevatten over de vastgestelde hotspots, die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig zijn.

4.2 AVG

De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ook de ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties en openbare- of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om archiefbescheiden te beheren. In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst, waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd. De hotspotlijst bouwt voort op de selectielijst en dient dus enkel de (eventuele) gewijzigde waardering te verantwoorden, zonder alle informatie uit de selectielijst te hernemen.

5. Criteria voor het selecteren van hotspots

Op basis van de criteria die in de Handreiking Periodieke hotspotmonitor decentrale overheden (AIDO, 2017) worden genoemd, zijn er vier ’typen’ hotspots. We spreken van een hotspot als deze voldoet aan één of meer van de volgende criteria:

• Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.

• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.

• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.

• Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.

Kenmerkend voor de hotspot zijn: veel maatschappelijke beroering, maar ook ontroering of vervoering (emoties), uitzonderlijk veel media-aandacht en een intensief publiek debat. Een gebeurtenis is eenmalig en wordt ten behoeve van de uitvoerbaarheid in de tijd afgebakend.

6. Selecteren van hotspots

De hotspots worden tweejaarlijks geïdentificeerd over de voorafgaande jaren. De hotspotmonitor wordt daardoor tweejaarlijks opgemaakt. Het identificeren van hotspots is geen doel op zich. Het doel is het veiligstellen van archiefmateriaal ten aanzien van belangrijke gebeurtenissen. Als zich geen hotspots voordoen worden van dat jaar dan ook geen hotspots aangewezen. In verband met de verwachte hoeveelheid werk die hotspots zullen opleveren, worden per jaar maximaal drie hotspots aangewezen.

6.1 Vooronderzoek

Aan de hand van het sjabloon voor de hotspotlijst, zoals opgenomen in bijlage 1, kan intern een eerste beschrijving van mogelijke hotspots gemaakt worden. Deze lijst met mogelijke hotspots moet uiteraard een brainstorm door de deelnemers van de hotspotcommissie niet in de weg staan. Het resultaat van het vooronderzoek kan ook gebruikt worden om achteraf te controleren of de door de experts genoemde hotspots compleet zijn en de volledige gekozen periode beslaan.

6.2 Hotspotcommissie

De hotspots worden tweejaarlijks geselecteerd door een hotspotcommissie. De hotspotcommissie wordt telkens opnieuw aangesteld. Het Gemeentearchief levert één lid dat tevens fungeert als projectleider/coördinator. De projectleider/coördinator doet een afgewogen voorstel voor de overige leden van de hotspotcommissie.

De hotspotcommissie bestaat uit ten minste 8 leden:

• Drie vertegenwoordigers van de gemeente, waaronder de raadsgriffier, het hoofd communicatie en de beleidsadviseur erfgoed.

• Drie externe deskundigen, aan te stellen in afstemming met de archivaris, waaronder een lokale historicus, een journalist, en een lid van historische of oudheidkundige vereniging

• Eén vertegenwoordiger van het Gemeentearchief, dit lid fungeert tevens als coördinator,

• De gemeentearchivaris

6.3 Expertbijeenkomst

Tijdens een bijeenkomst wordt aan de hotspotcommissie gevraagd terug te blikken op de gekozen tijdsperiode van twee jaar en de hotspots hieruit te benoemen. Hierbij vormen de criteria voor het selecteren van hotspots uit hoofdstuk 5 het uitgangspunt. In de bijeenkomst geeft de projectleider de aftrap door een uitleg te geven over het doel van het project en de bijeenkomst. De projectleider fungeert tijdens het gesprek als gespreksleider en zorgt ervoor dat de commissieleden met elkaar in discussie gaan. De hotspotleden stellen tijdens de bijeenkomst een longlist op van mogelijke hotspots. Daarna gaat de groep in discussie om van de longlist een shortlist te maken die uiteindelijk resulteert in de hotspotlijst. Zie bijlage 2 voor een gedetailleerd stappenplan van de hotspotmonitor.

6.4 Vastlegging

Ten behoeve van de uitvoering worden per gekozen hotspot door de projectleider/coördinator van het gemeentearchief in de hotspotmonitor vastgelegd in een lijst (bijlage 1):

• 1. Een korte omschrijving van de hotspot en de context waarbinnen deze zich heeft voorgedaan of de archiefbescheiden zijn gevormd

• 2. Verantwoording van de keuze voor die hotspot

• 3. De periode waarover de hotspot loopt (en waartoe het uitzonderen van gemeentelijk archief en het acquireren van particulier archief zich beperkt)

7. Vaststelling

De tweejaarlijkse hotspotmonitor wordt in het tweede kwartaal van het betreffende jaar, na een positief advies van het SIO (Beheerregeling Informatiehuishouding gemeente Venlo 2024, artikel 3 lid 5 onder c), vastgesteld door de algemeen directeur namens het College van B&W.

Planning

Benoeming leden van de hotspotcommissie	Eerste kwartaal van het betreffende jaar
Hotspotlijst voorgaande twee jaar opstellen	Eerste kwartaal van het betreffende jaar
Hotspotlijst voorgaande twee jaar vaststellen	Tweede kwartaal van het betreffende jaar

7.1 Borging haalbaarheid

De haalbaarheid wordt gewaarborgd door:

• Duidelijke doelstelling van de hotspot: het gaat bij het selecteren van hotspots om het behoud van archiefmateriaal om cultuur-historische redenen (en dus niet, bijvoorbeeld, om het afleggen van verantwoording door de gemeente)

• Duidelijke afbakening van de hotspot als een eenmalige gebeurtenis met een begin- en eindpunt, om onoverkomelijk veel werk te voorkomen

• Vroegtijdige en goede inhoudelijke afstemming met recordmanager en e-depot specialist

• Kennisuitwisseling en indien mogelijk samenwerking met andere overheden en particuliere instellingen voor het behoud van voor de hotspot relevant archiefmateriaal

• De hotspotmonitor is onderdeel van het acquisitiebeleid waarbij actieve acquisitie niet boven op de verworven archieven komt, maar ernaast: acquisitie wordt een beredeneerde keuze tussen archieven

• Duidelijke omschrijving van en indien mogelijk koppeling tussen het diverse van vernietiging uitgezonderde en actief verworven archiefmateriaal zodat het als een virtueel geheel beschikbaar kan worden gesteld aan onderzoekers of bijvoorbeeld voor presentatie-doeleinden.

7.2 Verantwoordelijkheden

• Het hoofd is verantwoordelijk voor het gemeentelijke archiefbeleid en derhalve voor de vaststelling en het uitvoeren van de hotspotmonitor.

• Het beleid ten aanzien van de hotspotmonitor wordt vastgesteld door het College van B&W.

7.3 Evaluatie van de hotspotmonitor

De hotspotmonitor wordt na 5 jaar geëvalueerd.

7.4 Naam besluit

Dit besluit wordt aangehaald als “Beleid Hotspotmonitor gemeente Venlo”.

7.5 Inwerktreding besluit

Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie in het Gemeenteblad.

Venlo, 21 oktober 2025

de secretaris, de burgemeester

Twan Beurskens, Antoin Scholten

Bijlage 1 Sjabloon hotspotlijst

Hotspotlijst Gemeente Venlo
Omvat periode	[Beginjaar]	[Eindjaar]
Status [Concept/definitief/vastgesteld]	Vastgesteld door algemeen directeur Gemeente Venlo [ja/nee]	Gepubliceerd [Ja/nee]
Naam steller [naam]	Kenmerk [intern kenmerk]

Nr.	Omschrijving hotspot	Beginjaar	Eindjaar	Criterium*				Argumenten/prioritering/ toelichting/ bijzonderheden
				1	2	3	4
1
2
3

* = kruis aan welk criterium/ welke criteria van toepassing zijn op de hotspot.

Criteria:

• Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.

• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en het debat over de kwestie maakt veel emoties los.

• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.

• Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.

Bijlage 2 Stappenplan hotspotmonitor

Figuur 1 Stappenplan van de hotspotmonitor

Figuur 2 Legenda

Bron: Inrichten hotspotmonitor (Nationaal Archief, 2025)