Gemeente Midden-Delfland – Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden

Gelet op:

• artikel 7 van de Archiefwet 1995;

• artikel 6 van het Archiefbesluit 1995;

• artikel 26b van de Archiefregeling;

• artikel 28 Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Haaglanden;

• artikel 10:3, eerste lid, artikel 10:9, eerste lid en artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht.

Overwegende:

• Dat het college zorgdrager is op grond van de Archiefwet 1995 voor de archiefbescheiden die de Omgevingsdienst Haaglanden ontvangt, opmaakt of verzendt bij de uitvoering van de aan haar door de gemeente Midden-Delfland gemandateerde taken.

• Dat volledig digitaal werken en digitaal archiefbeheer alleen mogelijk is wanneer analoge archiefbescheiden formeel vervangen mogen worden door digitale archiefbescheiden.

• Dat de archivaris van het Stadsarchief Delft een positief advies over het Handboek Vervanging archiefbescheiden Omgevingsdienst Haaglanden, wat benodigd is om tot een vervangingsbesluit te komen, heeft afgegeven.

• Dat het besluit tot vervanging formeel door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld dient te worden.

Besluit:

Het “Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden” vast te stellen.

Artikel 1 Digitalisering archiefbescheiden

• Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst gaat over tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die worden ontvangen en verzonden uit hoofde van de gemeenschappelijke regeling, waarvoor het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Haaglanden is aangewezen als zorgdrager en die op grond van de voor ODH geldende selectielijst voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

• Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde Handboek Vervanging archiefbescheiden Omgevingsdienst Haaglanden.

• De directeur van de Omgevingsdienst Haaglanden wordt gemandateerd voor het doorvoeren van wijzigingen in het Handboek Vervanging archiefbescheiden Omgevingsdienst Haaglanden conform het bepaalde in hoofdstuk 7 van genoemd Handboek, met de mogelijkheid van ondermandaat aan de teamleider Informatievoorziening (beheer) voor wat betreft de mineure wijzigingen als bedoeld in het Handboek.

• De directeur van de Omgevingsdienst Haaglanden wordt gemachtigd voor het opstellen en ondertekenen van de verklaring op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995, met de mogelijkheid van onder machtiging aan de teamleider Informatievoorziening (beheer).

Artikel 2 Bekendmaking en inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking de dag na bekendmaking.

Artikel 3 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: "Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden 2023".

Aldus besloten in de vergadering van 7 oktober 2025,

Het college van burgemeester en wethouders van Midden-Delfland,

De gemeentesecretaris,

M.A.I. Born

De burgemeester,

F.I. Noordermeer – van Slageren