Beleidsregel EvenementenKalender 2025

Considerans

Bruisende evenementenstad

Heerlen wil zich blijven profileren als bruisende evenementenstad: bestaande en nieuwe evenementen zijn welkom. Bestaande evenementen willen we de gewenste zekerheid geven over beschikbaarheid van de gebruikelijke locatie en datum. Voor nieuwe evenementen willen we inzichtelijk maken waar nog ruimte is voor een evenement. Voor zowel bestaande als nieuwe evenementen willen we een planningsinstrument vaststellen voordat zich knelpunten voordoen.

Duidelijkheid en afstemming op basis van voorkeur organisatoren

Daarom gaan we werken met de EvenementenKalender: een planningslijst waarop organisatoren hun evenement kunnen inschrijven.

De voorkeursdata en -locaties van organisatoren zijn leidend. Rekening houdend met belangen zoals levendigheid, leefbaarheid, de culturele kalender en capaciteit van hulpdiensten stelt de burgemeester op 1 november de kalender vast voor het volgend jaar. De EvenementenKalender is geen stuurinstrument tenzij er knelpunten dreigen. Mochten er – ondanks de al langer bestaande indeling – toch een keer knelpunten dreigen, dan worden die met de EvenementenKa-lender inzichtelijk en kan tijdig naar een oplossing worden gezocht.

Meer ruimte voor evenementen

Maar de EvenementenKalender biedt meer: er kan ook worden gezocht naar spreiding of juist naar bundeling van evenementen die raakvlakken hebben. Daardoor kunnen we de locaties nog slimmer gebruiken.

De EvenementenKalender helpt om de beschikbare dagen optimaal te benutten en de vraag naar hulpdiensten en adviseurs tijdig uit te zetten. De hulpdiensten kunnen dan tijdig inspelen op de benodigde capaciteit.

Behalve de organisatoren weten ook omwonenden vroeg waar ze aan toe zijn. Dat verlaagt de weerstand die tegen sommige evenementen bestaat.

Zo ontstaat meer ruimte voor verschillende evenementen.

Belang van tijdig aanmelden

Tijdig aanmelden voor de EvenementenKalender is een bouwsteen voor een succesvol evenementenseizoen: zowel voor de individuele organisator als voor alle organisatoren samen. Tijdig aangemelde evenementen zijn door vaststelling van de EvenementenKalender verzekerd van hun datum en locatie. Voor niet-tijdig aangemelde evenementen blijven alleen de ongebruikte locaties en datums over. Niet-tijdig aangemelde evenementen worden niet opgenomen op de EvenementenKalender. Zo nodig (bijvoorbeeld omdat reeds een ander evenement wel tijdig is aangemeld voor de EvenementenKalender) kan een aanvraag geweigerd worden omdat het evenement niet tijdig voor de kalender is gemeld.

Het is dus voor organisatoren van belang om een evenement op tijd aan te melden voor de EvenementenKalender.

Aanmelden EvenementenKalender komt niet in de plaats van een evenementenvergunning

Plaatsing op de evenementenkalender komt niet in de plaats van een evenementenvergunning: een evenementenvergunning blijft nodig. De vergunningaanvraag wordt dieper en inhoudelijker getoetst dan de aanmelding voor de EvenementenKalender.

Beleidsregels

Voor de aanmelding en werking van de EvenementenKalender gelden de volgende regels:

Toepassingsgebied

• 1. Deze beleidsregel is van toepassing op eenmalige en terugkerende evenementen.

Vooraankondiging

• • 2. 1. Organisatoren melden uiterlijk op 1 oktober een evenement aan voor opname op de evenementenkalender van het daaropvolgende kalenderjaar. Een vooraankondiging kan uitsluitend betrekking hebben op het direct daaropvolgende kalenderjaar.

  • 2. Meldingen die na 1 oktober worden ingediend, komen slechts in aanmerking voor de resterende vrije locaties en datums na vaststelling van de EvenementenKalender.

  • 3. Melden voor de evenementenkalender gebeurt door het doen van een vooraankondi-ging in de gemeentelijke evenementenapplicatie.

• 3. Voor kleinschalige evenementen zoals bedoeld in art. 2.24A van de Algemene Plaatselijke Verordening is het niet verplicht om een melding als bedoeld in het eerste lid te doen. Dit laat onverlet dat – al dan niet gemelde - kleinschalige evenementen kunnen worden ge-weigerd indien zij niet passen binnen de evenementenkalender.

Fair policy

• 4.1 De evenementenkalender strekt tot tijdige duidelijkheid over de planning van plaats en datum van evenementen.

• 4.2 Voorafgaand aan de vooraankondiging stemmen organisatoren hun planning zoveel mogelijk onderling af.

• 4.3 Om ieder gelijke kansen tot plaatsing op de evenementenkalender te bieden, mag per evenement slechts één melding voor plaatsing op de evenementenkalender worden gedaan.

Voorrangsbepalingen

• 5.1 Evenementen die vóór 1 oktober voorafgaand aan het betreffend jaar gemeld zijn, krijgen voorrang op evenementen die niet vóór 1 oktober voorafgaand aan het betreffend jaar gemeld zijn.

• 5.2 Indien twee of meer evenementen tijdig (vóór 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaats vindt) worden aangemeld voor dezelfde datum en locatie, is de voorrangs-volgorde voor plaatsing op de evenementenkalender als volgt (definities op grond van het Evenementenbeleid Heerlen 2014 – 2017):

  • 5.2.1 beeldbepalende evenementen, gevolgd door

  • 5.2.2 onderscheidende evenementen, gevolgd door

  • 5.2.3 gangbare evenementen.

• 6.1 Indien twee of meer evenementen uit dezelfde categorie-indeling van het voorgaand artikel worden aangemeld voor dezelfde datum en locatie, wordt voor jaarlijks terugkerende grote evenementen voorrang toegekend op basis van het door hen gebruikelijk gekozen weekend tijdens de afgelopen edities. Dit kan zowel een vaste datum betreffen als een variabele kalenderdatum die gerelateerd is aan een andere gebeurtenis of tijdstip.

• 6.2 Indien twee of meer evenementen uit dezelfde categorie-indeling van het voorgaand artikel worden aangemeld voor dezelfde datum en locatie, wordt voorrang toegekend aan het evenement waarvan het eerst melding is gemaakt.

Ruimte voor beeldbepalende nieuwe evenementen

• 7 De burgemeester kan plaatsen op de evenementenkalender reserveren (vrij houden) om ruimte te kunnen bieden aan nieuwe evenementen die naar de maatstaven van het evene-menten- of subsidiebeleid (het imago van) Heerlen als evenementenstad versterken.

Overleg met organisatoren

• 8 Vóórdat de burgemeester besluit een evenement niet op de evenementenkalender op te nemen, treedt hij in overleg met de organisator.

Afwijzen vooraankondiging evenementenkalender

• 9 De burgemeester kan meldingen voor plaatsing op de evenementenkalender afwijzen indien plaatsing op de evenementenkalender wegens strijd met voorgaande bepalingen niet mogelijk is.

• 10 De burgemeester kan ingeval van de volgende zwaarwegende redenen een melding voor plaatsing op de evenementenkalender eveneens afwijzen:

  • 10.1 vanwege bijzondere omstandigheden binnen of buiten het grondgebied van de gemeente, daaronder begrepen grootschalige evenementen of andere activiteiten in nabij gelegen andere gemeenten;

  • 10.2 vanwege excessen bij een eerder evenement van dezelfde aard of dezelfde organisator;

  • 10.3 vanwege strijd met vastgesteld cultuur- of evenementenbeleid;

  • 10.4 als het evenement op de evenementenkalender van het voorgaand jaar is geplaatst maar geen doorgang heeft gevonden. Dit geldt niet indien de oorzaak van het annuleren buiten de macht en invloedssfeer van de organisator lag;

  • 10.5 vanwege het ontbreken van voldoende capaciteit voor de inzet van hulpdiensten, beschikbare geluidsdagen, locaties en/of type evenement;

  • 10.6 vanwege andere zwaarwegende redenen.

Publicatie

• 11 De evenementenkalender wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website.

Royeren of verplaatsen van plaatsing op de evenementenkalender

• 12 De burgemeester kan de plaatsing op de evenementenkalender schrappen indien niet binnen de in de APV genoemde termijn een ontvankelijke aanvraag evenementenvergunning is ingediend.

• 13 De burgemeester kan de plaatsing op de evenementenkalender schrappen of verplaatsen in het belang van een nieuw grootschalig of toonaangevend evenement dat naar de maatstaven van het evenementen- of subsidiebeleid (het imago van) Heerlen als evenementenstad in uitzonderlijke mate versterkt. De burgemeester treedt in dat geval in overleg met de organi-sator van het te schrappen of verplaatsen evenement.

Hardheidsclausule

• 14 In bijzondere gevallen kan de burgemeester besluiten van deze beleidsregel af te wijken of deze buiten toepassing te laten.

Slotbepalingen

• 15 Plaatsing op de evenementenkalender geeft geen recht op een evenementenvergunning.

• 16 Deze regeling kan worden aangehaald als “Beleidsregel EvenementenKalender 2025”.