Regeling budgethouders gemeente Doesburg 2025

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Doesburg;

 

Gelet op:

  • •

    de financiële verordening gemeente Doesburg;

Besluit:

 

de volgende “Regeling budgethouders gemeente Doesburg 2025” vast te stellen:

 

REGELING BUDGETHOUDERS GEMEENTE DOESBURG 2025

 

BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1.  

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a)

    Budget:

  • Onder budget wordt verstaan de middelen die via de begroting en begrotingswijzigingen zijn toegekend aan activiteiten, kostenplaatsen, voorzieningen en investeringen voor het realiseren van daaraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

  • b)

    Hoofdbudgethouder:

  • De gemeentesecretaris / algemeen directeur die als zodanig (eind)verantwoordelijk is voor een rechtmatig en doelmatig beheer van alle budgetten met uitzondering van die budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan. Voor de direct ten behoeve van de gemeenteraad staande budgetten is de griffier de hoofdbudgethouder.

  • c)

    Budgethouder:

  • De functionaris die door de hoofdbudgethouder schriftelijk is aangewezen de aan hem of haar toegewezen budgetten namens de hoofdbudgethouder uit te voeren.

  • d)

    Budgetbeheerder:

  • De door de budgethouder schriftelijk aangewezen functionaris die op aanwijzing van en namens de budgethouder verantwoordelijk is voor de realisering van de door de budgethouder aan hem of haar toegewezen budgetten.

  • e)

    Controller:

  • De functionaris die o.a. is belast met de sturing van de planning- en control cyclus en de advisering hierover aan o.a. de gemeentesecretaris / algemeen directeur en het college.

  • f)

    Financieel consulent:

  • De medewerker van het team financiën die belast is met het financieel adviseren en ondersteunen van budgethouders en budgetbeheerders.

  • g)

    Financiële verplichting:

  • Iedere verplichting die voortkomt uit een overeenkomst of wet en leidt tot een betaling.

  • h)

    Rechtmatigheid:

  • De mate waarin de besteding van de budgetten plaatsvindt in overeenstemming met de relevante externe in interne wet- en regelgeving.

  • i)

    Doelmatigheid:

  • De mate waarin het realiseren van de afgesproken prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen plaatsvindt.

  • j)

    Verdeelmatrix budgetbeheer:

  • Overzicht waaruit de toewijzing van de budgetten aan (hoofd)budgethouders en budgetbeheerders blijkt.

  • k)

    Uitvoeringsinformatie:

  • Gedetailleerde uitwerking van de programmabegroting van de raad o.a. in termen van taakvelden en detailbudgetten op grootboeknummerniveau.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

Artikel 2.  

De hoofdbudgethouder is (eind)verantwoordelijk voor een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem of haar toevertrouwde budgetten en een effectieve realisering van de aan de betreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

Artikel 3.  

  • 1.

    De hoofdbudgethouder kan het beheer van budgetten en de realisatie van de daaraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties toewijzen aan één of meerdere budgethouders.

  • 2.

    De hoofdbudgethouder kan bij de toepassing van lid 1. aan de uitoefening van het budgethouderschap bepaalde condities en beperkingen verbinden.

  • 3.

    De hoofdbudgethouder legt bij toepassing van lid 1. schriftelijk vast welke budgetten aan welke budgethouders zijn toegewezen. Indien toepassing wordt gegeven aan lid 2. wordt eveneens schriftelijk vastgelegd welke condities en beperkingen van toepassing zijn verklaard.

  • 4.

    Een aanwijzing van een budgethouder op grond van lid 1. kan door de hoofdbudgethouder schriftelijk geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken of gewijzigd.

  • 5.

    Een afschrift van de schriftelijke vastlegging als bedoeld in de leden 3 en 4 wordt verstrekt aan het team financiën ter vastlegging ervan in het financieel informatiesysteem en in de verdeelmatrix budgetbeheer.

Artikel 4.  

De (hoofd)budgethouder voorziet het team financiën van alle relevante informatie die nodig is voor de bepaling van de hoogte van aan de budgetten verbonden lasten en baten en taakstellingen in het kader van het opstellen van de begrotingsdocumenten, inclusief de daarop betrekking hebbende begrotingswijzigingen met inachtneming van de relevante door het college van B&W op advies van de controller vastgestelde algemene richtlijnen en P&C planning.

Artikel 5.  

De (hoofd)budgethouder rapporteert conform de door het college vastgestelde P&C planning en richtlijnen in het kader van de tussentijdse voortgangsrapportages en de jaarstukken ten minste over:

  • •

    de inhoudelijke stand van zaken met betrekking tot de realisatie van de programmadoelen en de daaraan gekoppelde maatregelen;

  • •

    de inhoudelijke stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van projecten, investeringskredieten en beheerplannen die ten grondslag liggen aan de ingestelde voorzieningen;

  • •

    de inzet en de (structurele) toereikendheid van de tot de budgetten behorende middelen;

  • •

    de ontwikkelingen rondom risico’s ten behoeve van de verplichte paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de programmabegroting;

Artikel 6.  

  • 1.

    De budgethouder kan het beheer van budgetten en de realisatie van de daaraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties toewijzen aan één of meerdere budgetbeheerders.

  • 2.

    De budgethouder kan bij de toepassing van lid 1. aan de uitoefening van het budgetbeheer bepaalde condities en beperkingen verbinden.

  • 3.

    De budgethouder legt bij toepassing van lid 1. schriftelijk vast welke budgetten aan welke budgetbeheerders zijn toegewezen. Indien toepassing wordt gegeven aan lid 2. wordt eveneens schriftelijk vastgelegd welke condities en beperkingen van toepassing zijn verklaard.

  • 4.

    Een aanwijzing van een budgetbeheerder op grond van lid 1. kan door de budgethouder schriftelijk geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken of gewijzigd.

  • 5.

    Een afschrift van de schriftelijke vastlegging als bedoeld in de leden 3 en 4 wordt verstrekt aan de het team financiën ter vastlegging ervan in het financieel informatiesysteem en in de verdeelmatrix budgetbeheer.

 

BEVOEGDHEDEN

Artikel 7.  

  • 1.

    De (hoofd)budgethouder is namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal:

    • -

      de in de uitvoeringsinformatie inclusief geautoriseerde wijzigingen opgenomen bedragen;

    • -

      de bedragen van de vastgestelde investeringskredieten;

    • -

      de omvang van de ingestelde voorzieningen.

  • 2.

    De (hoofd)budgethouder is namens het college bevoegd tot het verkrijgen of invorderen van inkomsten ten gunste van de in de uitvoeringsinformatie, inclusief geautoriseerde wijzigingen opgenomen bedragen of van de geraamde (externe) bijdragen in de vastgestelde kredieten. De geraamde bedragen gelden als minimaal te behalen.

  • 3.

    De onder 1. en 2. omschreven bevoegdheden gelden indien en voor zover de relatie met de beoogde activiteiten in stand blijft.

 

BEHEER

Artikel 8.  

  • 1.

    Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat door de (hoofd)budgethouder is geconstateerd dat hiertoe voldoende budget beschikbaar is en dat deze verplichtingen behoren tot de activiteiten, waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

  • 2.

    Verplichtingen kunnen voor leveringen en diensten voor € 150.000 of hoger en voor werken van € 500.000 of hoger (alle bedragen exclusief BTW):

    • a.

      door een (hoofd)budgethouder worden aangegaan nadat daarvoor goedkeuring is verleend door het college van Burgemeester en Wethouders. Voorwaarde hierbij is dat de (hoofd)budgethouder en de betreffende financieel consulent tezamen en eenduidig de constateringen als genoemd in lid 1. hebben gedaan.

    • b.

      door budgetbeheerders slechts worden aangegaan na de uitdrukkelijke toestemming van de betreffende budgethouder. Het bepaalde in lid 2a is van overeenkomstige toepassing.

    • c.

      De budgethouder kan de in lid 2b genoemde toestemming van de budgethouder buiten toepassing verklaren. De budgethouder legt bij toepassing hiervan dit schriftelijk vast in het betreffende aanwijzingsbesluit.

  • 3.

    Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

  • 4.

    Aanbesteding van leveringen, diensten en werken vindt plaats met toepassing van de geldende regels inzake inkoop en aanbesteden en de daaraan verbonden mandaatbesluiten en vastgestelde inkoopprocessen.

  • 5.

    Het college kan met betrekking tot specifieke verplichtingen bepalen, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college.

  • 6.

    Verplichtingen worden door de (hoofd)budgethouder aantoonbaar vastgelegd - bij voorkeur in het financieel informatiesysteem - op een zodanige wijze, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totaal beschikbare budget, alsmede de voortgang van de realisatie zichtbaar is.

  • 7.

    De aan de aangegane verplichtingen ten grondslag liggende contracten worden door de (hoofd)budgethouder vastgelegd in het centrale contractenregister.

 

BUDGETSUBSTITUTIE

Artikel 9.  

  • 1.

    De (hoofd)budgethouder is bevoegd tussen de aan hem of haar toegewezen exploitatiebudgetten op grootboeknummerniveau (in de decimale rubriek 6) voor zover deze vallen binnen één raadsprogramma budgettair neutrale verschuivingen aan te brengen, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan de exploitatiebudgetten verbonden prestaties.

  • 2.

    Buiten de schuifruimte als bedoeld in lid 1 van dit artikel vallen:

    • -

      interne verrekeningen / doorbelastingen

    • -

      kapitaallasten

    • -

      dotaties en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen

    • -

      salarislasten, behoudens hetgeen is bepaald in lid 3. van dit artikel

    • -

      verrekeningen tussen baten en lasten

    • -

      stelposten

  • 3.

    De (hoofd)budgethouder is bevoegd vrijvallende salarislasten als gevolg van ontstane vacatures over te hevelen naar het budget voor inhuur van personeel van derden om te kunnen voorzien in tijdelijke invulling van vacatures. Deze bevoegdheid geldt uitsluitend voor (hoofd)budgethouders en niet voor budgetbeheerders.

  • 4.

    Indien de (hoofd)budgethouder de hiervoor genoemde verschuivingen toepast draagt hij of zij er voor zorg dat deze via het team financiën in het financiële informatiesysteem worden vastgelegd door middel van een administratieve budgettair neutrale wijziging van de uitvoeringsinformatie.

  • 5.

    Budgetsubstitutie tussen programma’s vereist een raadsbesluit door middel van een door de raad vast te stellen wijziging van de programmabegroting.

Artikel 10.  

  • 1.

    Indien de (hoofd)budgethouder met inachtneming van artikel 9 voorziet dat een geautoriseerd budget dreigt te worden overschreden, wordt dit door de (hoofd)budgethouder in de eerstvolgende collegevergadering met inachtneming van artikel 5 van de financiële verordening aan het college gemeld. De (hoofd)budgethouder doet uiterlijk in de tweede daarop volgende collegevergadering een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet, voorzien van een in overleg met de financieel consulent tot stand gekomen dekkingsadvies c.q. oplossingsvoorstel.

  • 2.

    Indien de (hoofd)budgethouder een meevaller voorziet van € 25.000 of meer dan wordt dit binnen drie weken na de constatering ervan in overleg met de financieel consulent gemeld aan het college.

 

FIATTERING, BETALINGEN

Artikel 11.  

  • 1.

    De (hoofd)budgethouder controleert de op zijn budgetten betrekking hebbende facturen en documenten over inkomsten op juistheid en volledigheid qua prestatie, activiteit, berekening, bedrag en andere van toepassing zijnde voorwaarden. Bij gebleken juistheid en volledigheid parafeert deze het document digitaal of, indien noodzakelijk, fysiek voor akkoord nadat hij of zij daarop door codering digitaal dan wel fysiek heeft aangegeven ten laste of gunste van welk budget de uitgave of ontvangst moet worden geboekt.

  • 2.

    Bij afwezigheid van de budgetbeheerder worden de aan hem of haar toegewezen bevoegdheden uitgeoefend door de budgethouder. Bij afwezigheid van de (hoofd)budgethouder worden de bevoegdheden uitgeoefend door de functionaris die voor vervanging is aangewezen.

  • 3.

    Het team financiën onderwerpt de in lid 1 genoemde stukken aan een eindcontrole en effectueert de boeking en de betaling of inning van de voor akkoord verklaarde documenten.

 

REGISTRATIE

Artikel 12.  

  • 1.

    Het team financiën is verantwoordelijk voor de registratie van budgetgegevens in het financieel informatiesysteem en het voeren van de boekhouding.

  • 2.

    Het team financiën draagt voorts zorg voor een centrale kredietbewaking en de hiermee verband houdende signaalfunctie naar (hoofd)budgethouders en controller.

 

GELDIGHEID BUDGET

Artikel 13.  

  • 1.

    Verplichtingen, anders dan die ten laste van budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld investeringskrediet, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht indien de activiteit in het dienstjaar heeft plaatsgevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.

  • 2.

    Een uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed valt behoudens daartoe strekkende raadsbesluiten vrij in het rekeningresultaat van het betreffende boekjaar.

  • 3.

    Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan alleen bij besluit van de raad worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar, onder de volgende omstandigheden:

    • -

      het budget is incidenteel toegekend

    • -

      de gevraagde budgetruimte is aanwezig

    • -

      in de begroting voor het volgende jaar zijn voor dezelfde prestatie geen middelen opgenomen.

  • 4.

    Een overgeheveld budget vervalt als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarvoor het budget is toegekend.

  • 5.

    Overlopende verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar kunnen worden meegenomen naar het volgende boekjaar, op voorwaarde dat de opdracht schriftelijk in het oude boekjaar is verleend en de levering / werkzaamheden / activiteiten zijn uitgevoerd. Als aan deze criteria is voldaan, worden via het team financiën de overlopende verplichtingen en vorderingen vastgelegd in de financiële administratie ten laste of ten gunste van het budget van het afgelopen boekjaar.

  • 6.

    Indien een investeringskrediet een uitvoeringsperiode heeft die meer dan één begrotingsjaar bestrijkt, is de (hoofd)budgethouder bevoegd de verplichtingen in/voor de betreffende jaren aan te gaan.

  • 7.

    Over restant investeringskredieten vindt in het kader van de jaarrekening van het betreffende boekjaar overleg plaats tussen de (hoofd)budgethouder en het team financiën, waarbij wordt gekeken naar de noodzaak van overheveling van het restant investeringskrediet naar het nieuwe boekjaar of dat het krediet in de jaarrekening van het betreffende boekjaar kan worden afgesloten.

  • 8.

    Het team financiën legt het overzicht van alle over te hevelen restantkredieten ter goedkeuring voor aan het college. Goedkeuring voor overhevelingen van meer dan € 100.000 aan lasten van een investeringskrediet worden aan de raad voorgelegd bij de jaarrekening.

  • 9.

    Na ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van de activa (investering) wordt het betreffende investeringskrediet ultimo van het boekjaar afgesloten.

 

ONVOORZIENE UITGAVEN EN STELPOSTEN

Artikel 14.  

Jaarlijks wordt een post onvoorzien opgenomen in de begroting. Een beroep op de post onvoorzien is slechts mogelijk indien tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende vier voorwaarden:

  • 1.

    de betreffende uitgaaf is incidenteel;

  • 2.

    de betreffende uitgaaf is onvermijdbaar;

  • 3.

    de betreffende uitgaaf is onuitstelbaar;

  • 4.

    de betreffende uitgaaf is onvoorzien.

De post onvoorzien alsmede de geraamde stelposten worden (administratief) beheerd door het team financiën. De beschikkingsbevoegdheid ligt bij het college. Op de post onvoorzien en de geraamde stelposten kunnen geen baten en lasten worden verantwoord.

 

CONDITIES / BEPERKINGEN

Artikel 15.  

  • 1.

    De functie van (hoofd)budgethouder is onverenigbaar met de functie van controller, beheerder gemeentefinanciën, kassier, betalingsfiatteur en met de registrerende functie.

  • 2.

    Het college kan aan de zelfstandige uitoefening van het (hoofd)budgethouderschap condities en beperkingen verbinden.

 

SLOTBEPALINGEN

Artikel 16.  

De bepalingen van deze regeling zijn van overeenkomstige toepassing op alle aangewezen budgetbeheerders, tenzij in een artikel hiervan nadrukkelijk wordt afgeweken.

Artikel 17.  

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college nadat daaromtrent door of namens de controller advies is uitgebracht.

 

INWERKINGTREDING

Artikel 18.  

Deze regeling treedt in werking op 1 november 2025 onder gelijktijdige intrekking van de op 25 juni 2019 vastgestelde “Budgethoudersregeling gemeente Doesburg 2019”.

 

CITEERTITEL

Artikel 19.  

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgethouders gemeente Doesburg 2025.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Doesburg van 28 oktober 2025.

De gemeentesecretaris,

P. Werkman

De burgemeester,

A. Hofland

Naar boven