Regeling budgetbeheer gemeente Zundert 2025

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zundert;

gelezen het bepaalde in:

• de organisatieregeling gemeente Zundert 2019, vastgesteld op 23 juli 2019;

• de financiële verordening Zundert 2025, vastgesteld op 28 januari 2025;

• het algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Zundert 2021, vastgesteld op 14 december 2021;

• het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Zundert 2025, vastgesteld op 10 februari 2022;

• art. 212 van de Gemeentewet.

overwegende dat een geactualiseerde regeling het college van burgemeester en wethouders een passend instrument geeft om de uitvoering van de begroting te mandateren. Daarnaast draagt de regeling ertoe bij dat er geen onnodige financiële risico's worden genomen.

besluit:

• 1. De regeling budgetbeheer gemeente Zundert 2025 vast te stellen.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Budget: De financiële middelen die op basis van de begroting, een afzonderlijk raadsbesluit of een besluit van het college van burgemeester en wethouders voor een bepaald jaar beschikbaar zijn gesteld inclusief de daarbij behorende doelstellingen, resultaten en/of prestaties.

Investering: Het vastleggen van vermogen in duurzame goederen waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt.

Budgethouder: Directeur en gemeentesecretaris/algemeen directeur die verantwoordelijk zijn voor de juiste besteding en beheersing van de toegekende budgetten en investeringen.

De griffier die verantwoordelijk is voor de budgetten en investeringen van de gemeenteraad.

Budgetbeheerder: Een door de budgethouder aangewezen functionaris die bevoegd is onder verantwoordelijkheid van de budgethouder (een deel van) de aan het budget verbonden taakstelling te realiseren.

Prestatieakkoordverklaarder: PAV-er: Functionaris die de budgethouder/budgetbeheerder ondersteunt met de uitvoering van de aan zijn budget verbonden werkzaamheden;

Verplichtingen: Het aangaan van een verplichting heeft in deze regeling twee betekenissen:

Verplichting in juridische zin

Het aangaan van een bindende overeenkomst, bijvoorbeeld voor de aankoop van goederen, de levering van diensten of het toekennen van een subsidie.

Verplichting in financiële zin

Het in de administratie vastleggen van een nog te ontvangen factuur vooruitlopend op de financiële transactie.

Artikel 2 Mandaatregister

• a. Verplichtingen in juridische zin kunnen alleen door de daartoe aangewezen functionaris en/of eventueel ondergemandateerde functionaris worden aangegaan.

• b. Bij het aangaan van verplichtingen in juridische zin dienen de regels in acht te worden genomen zoals verwoord in de laatst vastgestelde mandaatregeling en in het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• c. Verplichtingen in juridische zin mogen slechts worden aangegaan nadat de functionaris en/of ondergemandateerde functionaris heeft geconstateerd dat de verplichting direct verband houdt met de doelstelling van het programma en/of project.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden budgethouder

• a. De budgethouder is gerechtigd ten laste van de toegewezen budgetten en investeringen uitgaven te doen, mits in overeenstemming met het doel en met inachtneming van de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld.

• b. De budgethouder is voor het college van burgemeester en wethouders het aanspreekpunt en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en investeringen.

• c. De griffier als budgethouder is voor de gemeenteraad het aanspreekpunt en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en investeringen.

• d. Onverminderd zijn/haar eigen verantwoordelijkheid kan de budgethouder taken en bevoegdheden met betrekking tot de aan zijn/haar budget verbonden werkzaamheden overdragen aan een door hem/haar aan te wijzen budgetbeheerder.

• e. De budgethouder is verantwoordelijk voor de lasten die voortvloeien uit de door hem/haar of gemandateerde budgetbeheerder aangegane verplichting.

• f. De budgethouder is verantwoordelijk voor de verstrekking van informatie over de werkelijke dan wel te verwachten uitkomsten van het budget.

• g. Onder verantwoordelijkheid van de budgethouder wordt de op het taakveld of project betrekking hebbende verplichting in financiële zin (> € 40.000 excl. btw) in de financiële administratie vastgelegd zodat de actuele stand van de aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget direct blijkt.

• h. De budgethouder draagt zorg voor een bedrijfseconomische inzet van de ter beschikking gestelde middelen en legt verantwoording af omtrent het doelmatig gevoerde beheer.

• i. De budgethouder, niet zijnde de griffier, informeert het bestuur en de directie tijdig omtrent de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget.

• j. De griffier als budgethouder informeert de gemeenteraad tijdig omtrent de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget.

• k. Onder verantwoordelijkheid van de budgethouder wordt het team financiën tijdig alle gegevens en stukken verstrekt die ten behoeve van een juiste registratie in de financiële administratie en de (jaar-)verslaglegging noodzakelijk zijn.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden budgetbeheerder

• a. De budgetbeheerders zijn gerechtigd ten laste van de hun toegewezen budgetten en investeringen uitgaven < € 40.000 excl. btw (verplichtingen in financiële zin en facturen) te doen, mits in overeenstemming met het doel en met in achtneming van de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld.

• b. De budgetbeheerders zijn verantwoording verschuldigd aan de budgethouder.

• c. De budgetbeheerders kunnen bij de uitoefening van zijn/ haar taken ter ondersteuning één of meerdere PAV-er(s) aanwijzen.

Artikel 5 Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden prestatiehouder (PAV-er)

De PAV-er beoordeelt en documenteert in het financiële pakket, onder verantwoordelijkheid van de budgetbeheerder, of de levering, dienst of werk ook daadwerkelijk conform de afspraken is geleverd/opgeleverd.

Artikel 6 Over-/onderschrijdingen

• a. Indien overschrijdingen worden verwacht, moeten deze worden gecompenseerd zonder dat een beroep wordt gedaan op de algemene dekkingsmiddelen. Compensatie is mogelijk:

  • binnen een taakveld met goedkeuring van de budgethouder, mits alle prestaties die gekoppeld zijn aan het budget waarmee wordt gecompenseerd, worden gerealiseerd

  • binnen een programma met goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders met dezelfde restrictie

  • binnen de netwerkbegroting met goedkeuring van de Gemeenteraad.

• b. De voorstellen voor compensatie binnen de netwerkbegroting worden via de bestuursrapportages de Gemeenteraad aangeboden. Van de compensatie wordt te allen tijde een gemotiveerde onderbouwing gegeven.

• c. Voor over- en onderschrijdingen > 40.000 excl. Btw geldt dat deze steeds tijdig in de bestuursrapportages worden gemeld en toegelicht.

• d. Op grond van een "brandzaak" wordt in uitzonderingsgevallen het college van burgemeester en wethouders gemachtigd, zonder voorafgaand raadsbesluit, de belangen van de gemeente, naar de inzichten op dat moment, zo goed mogelijk te behartigen.

Artikel 7 Condities en beperkingen

• a. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één budget.

• b. Bij afwezigheid van de budgethouder worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden overgedragen aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur.

• c. Bij afwezigheid van de griffier als budgethouder worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden overgedragen aan de loco-griffier.

• d. Bij afwezigheid van de budgetbeheerder gaan de taken en bevoegdheden over conform de vervangingsregeling.

Artikel 8 Budgetregistratie en informatieverstrekking

• a. Het team financiën is verantwoordelijk voor de registratie van de budgetten in de financiële administratie, alsmede voor het daarmee samenhangende proces van informatievoorziening.

• b. De budgetregistratie dient zoveel mogelijk te zijn afgestemd op de informatiebehoefte van de budgethouder rekening houdend met de wettelijke bepalingen rondom de inrichting en vastlegging van de financiële administratie.

• c. Het team financiën is verantwoordelijk voor de betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten, dit met inachtneming van de goedkeuring door de budgethouder of budgetbeheerder;

• d. Het team financiën verstrekt al dan niet op verzoek van de budgethouder alle informatie die noodzakelijk is voor het uitvoeren van zijn/haar taak.

Artikel 9 Overige bepalingen

• a. Toewijzing van de budgethouder vindt plaats door de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• b. Toewijzing van de griffier als budgethouder vindt plaats door de gemeenteraad.

• c. Toewijzing van de budgetbeheerders vindt plaats door de budgethouder.

• d. Bij de toepassing c.q. uitvoering van deze regeling dient rekening te worden gehouden met alle overige regelingen betrekking hebbend op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen.

Artikel 10 Inwerkingtreding

• a. De Regeling budgetbeheer, vastgesteld bij besluit van 28 januari 2020, wordt ingetrokken.

• b. Deze regeling treedt in werking een dag na die van de bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2025 en kan worden aangehaald als "Regeling Budgetbeheer gemeente Zundert 2025".

Aldus besloten in de vergadering van 4 februari 2025

Burgemeester en wethouders van Zundert,

secretaris,

G.A.A. van Rijswijk

de burgemeester,

J.G.P. Vermue