/2/png-2/RGB.png)
Gemeenteblad van Zundert
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Zundert | Gemeenteblad 2025, 473902 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Besluit tot routinematige vervanging van analoge archiefbescheiden gemeente Zundert
Aldus besloten in de vergadering van 30-09-2025
Burgemeester en wethouders van Zundert,
secretaris,
G.A.A. van Rijswijk
de burgemeester,
J.G.P. Vermue
Dit besluit is gebaseerd op het “Handboek Vervanging Archiefbescheiden gemeente Zundert 2025”, versie 1.0, 15 mei 2025, registratienummer ZD25062902.
Handboek Vervanging Archiefbescheiden gemeente Zundert
gemeente Zundert werkt digitaal. Post die op papier binnenkomt, wordt daarom gedigitaliseerd, zodat het in het werkproces gebruikt kan worden.
Dit Handboek Vervanging geeft aan hoe analoge (meestal papieren documenten) informatie binnen gemeente Zundert gedigitaliseerd wordt binnen de kaders van wet- en regelgeving. Het is maatgevend voor alle organisatieonderdelen en belanghebbenden die betrokken zijn bij vervangingsprojecten binnen de organisatie.
Dit handboek is geschreven door gemeente Zundert en getoetst door het West-Brabants Archief.
Het college van B&W van de gemeente Zundert heeft tezamen met het vervangingsbesluit “Besluit tot routinematige vervanging van analoge archiefbescheiden” d.d. 30-09-2025 gemeente Zundert het handboek vervanging vastgesteld.
Als in dit handboek gesproken wordt over vervanging dan gaat het om alle te vernietigen en te bewaren archiefbescheiden, die door de organisatie in papieren vorm zijn ontvangen of opgemaakt.
Het gaat hierbij om de volgende archiefbescheiden:
- •
- •
In dit Handboek worden de volgende aspecten van vervanging besproken:
- •
- •
- •
Daarnaast wordt een beschrijving gegeven van:
- •
- •
- •
- •
Met het vaststellen van dit handboek vervalt het handboek vervanging b45827074 van april 2016.
Voor de kwaliteit en het proces van vervanging bestaan landelijke wet- en regelgeving. Een opsomming van de meest relevante onderdelen is te vinden in bijlage 9.
Tevens is van toepassing de lokale regelgeving zoals de Archiefverordening gemeente Zundert Nr. 217113 van 12019-2018 en de Beheerregeling gemeente Zundert Nr. 26425 van 28-01-2021.
Dit hoofdstuk beschrijft de inrichting en de uitvoering van de postbehandeling vanaf de binnenkomst van een poststuk, het scan- en registratieproces en de kwaliteitscontroles daarop.
De behandeling van papieren poststukken wordt beschreven in bijlage 9. Dit geldt voor zowel ontvangen als interne en verzonden papieren stukken.
Zoals vermeld is het uitgangspunt dat alle ingekomen, interne en uitgaande stukken vervangen worden. Hierop zijn enkele uitzonderingen, die beschreven worden in [bijlage 5].
4.2 Voorbereiding digitalisering
Sommige archiefbescheiden zijn moeilijk te scannen en hebben speciale aandacht nodig tijdens de scanvoorbereiding. Voorbewerking is nodig bij:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Zie bijlage 9 Behandeling ingekomen, uitgaande en interne stukken
De gescande documenten worden in geordende en toegankelijke staat in digitale vorm opgeslagen in het Corsa DMS en zijn daardoor voor elk doel raadpleegbaar. Om die raadpleegbaarheid te borgen worden de scans geregistreerd en ontsloten volgens de voorwaarden die vastgelegd worden in het Informatiebeheerplan van gemeente Zundert. Dit Informatiebeheerplan staat op de planning om voor 31-12-2024 op te stellen en vast te stellen.
Volgens de wet is de vervanging afgerond als de papieren originelen vernietigd zijn. Pas dan krijgen de digitale bestanden de status van authentiek archiefexemplaar. In de praktijk is dit niet werkbaar, aangezien de papieren stukken na digitalisering nog enige tijd bewaard blijven om eventuele fouten in de digitaliseringsprocedure te herstellen. Dit komt uiteindelijk de kwaliteit ten goede.
Tijdens de periode waarin de papieren stukken bewaard blijven, worden de digitale exemplaren in het werkproces gebruikt als zijnde het authentieke exemplaar.
Dit hoofdstuk beschrijft de procedure voor de fysieke vernietiging van archiefbescheiden waarvoor een besluit tot vervanging is verleend. Als hieronder wordt gesproken over vernietiging wordt de fysieke vernietiging van het papier bedoeld.
Alle papieren die op grond van het besluit tot vervanging in aanmerking komen worden gedigitaliseerd en geregistreerd. Vervolgens worden de papieren archiefbescheiden minimaal 3 maanden en maximaal 6 maanden opgeslagen op afdeling IPB in dagdozen locatie Markt 1 Zundert. In deze periode zijn de archiefbescheiden toegankelijk volgens de toegang middels de barcodenummering gecombineerd met de datum van scanning (de dagdozen)
De daadwerkelijke vernietiging van de archiefbescheiden vindt plaats eens per drie maanden. De archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen, zijn dan minimaal 12 weken oud.
De feitelijke vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden wordt uitgevoerd door een gecertificeerd vernietigingsbedrijf. Van iedere vernietigingsronde levert het vernietigingsbedrijf een certificaat van vernietiging. Dit proces wordt begeleid door een vaste medewerker van afdeling IPB (Informatie Proces Beheer). Op basis van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt namens de zorgdrager een verklaring van vernietiging opgesteld. In de verklaring staan ten minste de volgende zaken:
- •
- •
- •
Bij vervanging wordt de verklaring van vernietiging aangeduid met de term verklaring van vervanging. Het model dat de gemeente Zundert toepast als de verklaring van vervanging is te vinden in bijlage 3 [bijlage 3]. Een exemplaar van de verklaring van vervanging wordt opgeborgen in het archief, tezamen met een overzicht van de vernietigde stukken en het certificaat van vernietiging.
Dit hoofdstuk beschrijft op hoofdlijnen de in het vervangingsproces gebruikte hard- en software.
Gemeente Zundert hanteert de volgende technische scanspecificaties:
- •
Vastgesteld is dat bij de kleurcompressie zoals die standaard staat ingesteld, namelijk 75% Jpeg, geen sprake is van visueel kleurverlies en/of informatieverlies. De praktische winst door te kunnen werken met hanteerbare bestandsgroottes zowel voor langdurige opslag als voor de SAAS-gebonden infrastructuur is dermate groot dat de keuze om bij routinematige vervanging geen ongecomprimeerde opslag te hanteren gerechtvaardigd is. Daarbij wordt ook in de afweging meegenomen dat langdurige toegankelijke opslag van volumineuze bestanden om milieutechnische redenen als ongewenst wordt beschouwd.
Technische metadatacontrole en beschrijvende metadatacontrole
gemeente Zundert heeft toetscriteria opgesteld om de technische en beschrijvende metadata te controleren. Dit gaat ten minste over:
- -
- -
Procedure technische controle van een scan
gemeente Zundert heeft een procedure beschreven. Zie bijlage 6 “toetsingscriteria” en bijlage 9 ‘Het vervangingsproces’.
6.1 Vaststellen benodigde beeldkwaliteit
Het is van belang de beeldkwaliteit primair te baseren op het vooraf bepaalde minimale niveau van geaccepteerd informatieverlies en dat dit niveau gekozen is met het oog op de aard en inhoud van de archiefbescheiden en niet zozeer op basis van argumenten zoals de belasting van de systemen door scans in hoge resolutie.
gemeente Zundert scant daarom standaard:
- •
- •
Op minimaal 300 ppi1 (voor afbeeldingen is mogelijk een hoger aantal nodig)
- •
gemeente Zundert heeft toetsingscriteria opgesteld om scans visueel te controleren. Dit gaat ten minste over:
gemeente Zundert oefent voortdurend interne controle uit op de kwaliteit van zowel het
vervangingsproces als de reproducties. Kwaliteitsprocedures voor (onderdelen van) het vervangingsproces moeten goed aansluiten op de resultaten van de risicowegingen die in de loop van de voorbereiding van de vervanging zijn gemaakt.
7.1 Uitvoering interne controle
- •
- •
- •
Naast de directe kwaliteitscontroles op het scan- en registratieproces zijn er aanvullende kwaliteitscontroles die gericht zijn op de kwaliteit van de archivering. Deze kwaliteitscontroles hebben niet alleen betrekking op de digitale vervanging, maar maken deel uit van het algemeen archiefbeheer. Alle kwaliteitscontroles zijn voorzien van een norm die beargumenteerd en controleerbaar is.
De manier van toetsen kent verschillende methoden, afhankelijk van het proces of de toegepaste norm.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- a.
- b.
De scanapparatuur wordt periodiek gecontroleerd en geijkt. Voor dat doel is een preventief & correctief onderhoudsabonnement met een looptijd van 60 maanden afgesloten bij de leverancier. Vooralsnog is gekozen voor 1X per jaar preventief onderhoud, maar biedt de overeenkomst ruimte om desgewenst extra onderhoudsbeurten aan te vragen.
- c.
- 1.
Visuele controle (ook wel oculaire inspectie genoemd)
Wordt uitgevoerd door een bevoegd functionaris. Controle heeft betrekking op een document en niet op een batch van documenten of op het systeem. Het bekijkt of de scan bruikbaar en verwerkbaar is voor een toekomstig gebruiker van de scan. Zie bijlage 6 ´Toetscriteria´. De visuele controle op de beeldkwaliteit van de scans wordt uitgevoerd conform het 4-ogen principe. Alle beelden worden door twee onafhankelijke medewerkers visueel beoordeeld.
- 2.
- 3.
8. Actualiseren Handboek en besluit
Wet- en regelgeving en technologische veranderingen kunnen er toe leiden dat het vervangingsproces herzien moet worden. Deze veranderingen kunnen zorgen voor kleine wijzigingen of grote wijzigingen in het vervangingsproces.
Gemeente Zundert controleert jaarlijks of er nog gewerkt wordt volgens het vervangingshandboek en zal, indien nodig, het vervangingshandboek aanpassen. Wijzigingen en aanpassingen worden direct schriftelijk gemeld aan de archivaris. Daarnaast worden deze wijzigingen en aanpassingen bijgehouden in een logboek, zoals weergegeven in bijlage 4: Logboek Veranderingen Vervangingsproces.
Kleine procedurele wijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd in het handboek. Bij het doorvoeren van kleine veranderingen wordt het proces opnieuw getoetst, zodat de werkbaarheid van het handboek gewaarborgd blijft.
Grotere wijzigingen in het vervangingsproces kunnen ertoe leiden dat er een nieuw vervangingsbesluit moet worden genomen. Mocht een van de volgende wijzigingen optreden, dan moet een nieuw vervangingshandboek en een nieuw vervangingsbesluit opgesteld worden:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
9. Afkortingen, begrippen en definities
Bescheiden, ongeacht hun vorm, door het WBA ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.
Het proces van het scannen van analoge documenten met als doel deze geschikt te maken voor digitaal werken.
Een set van afspraken en maatregelen, bijvoorbeeld over conversie, migratie, bewaartermijnen en metadata, die het mogelijk maken dat digitale gegevens beschikbaar zijn voor de termijn dat die nuttig en noodzakelijk zijn. Voorheen stond dit bekend als digitale duurzaamheid.
Overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform.
Portable document format. Documenten van dit bestandsformaat kunnen worden geopend en geraadpleegd met Adobe Reader.
Portable Document Format Archivable. Een variant van PDF geschikt voor archivering van documenten.
Vervanging van het type drager van een informatieobject. In dit handboek gaat het om vervanging van papieren documenten door digitale documenten. Ofwel: van analoog naar digitaal.
Een samenhangende hoeveelheid werk met een begin- en eindpunt, waarvan de doorlooptijd en kwaliteit bewaakt moet worden.
De wijze van werken van de gemeente Zundert. Doel van deze werkwijze is om:
- •
- •
- •
- •
Het geheel van karakteristieke eigenschappen van zaken van eenzelfde soort. Wordt ook wel uitgelegd als een sjabloon/template wat het mogelijk maakt om snel zaken in het zaaksysteem te registreren.
Degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 is belast met de zorg voor archiefbescheiden.
Bijlage 1: Model Vervangingsbesluit
Besluit tot vervanging van archiefbescheiden [omschrijving archiefbescheiden + naam betrokken organisatie(onderdeel)]
Naam van de zorgdrager [B&W, Gedeputeerde Staten, het dagelijkse bestuur, de Minister]
Gelet op: - de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging; - artikel 7 van de Archiefwet.
Artikel 1 1. over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van [titel selectielijst] voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd. 2. reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde handboek vervanging [titel] ;
Artikel 2 Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in [titel van betreffende medium noemen bv. Staatscourant/Provinciaal Blad/Gemeenteblad].
Artikel 3 Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden [titel archiefbescheiden + naam zorgdrager + jaartal].
Beschrijf en verantwoord hier het proces van voorbereiding, betrokkenen etc.
Bijlage 2: Model bekendmaking van het besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties
[te gebruiken bij hoofdstuk 7: Opstellen van het vervangingsbesluit] Ondergetekende, directeur van …………… / griffier van ………………. / secretaris van de [naam overheidsorgaan] deelt mee dat ter inzage ligt op/in [locatie, website, etc.] een gemotiveerd besluit tot vervanging van de navolgende archiefbescheiden door reproducties en tot daaropvolgende vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden: [globale opsomming]
Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van artikel 3.13 van de Algemene wet bestuursrecht schriftelijk aan hoofd van dienst / griffier / secretaris uiterlijk op [vul datum in; termijn 6 weken] dan wel mondeling op de zitting van [tijd] op [datum] in [plaats] zijn/haar zienswijze naar voren brengen.
[Directeur / griffier/ secretaris]
Bijlage 3: Model verklaring van vervanging van archiefbescheiden
[te gebruiken bij hoofdstuk 5: Proces van vernietiging]
Ondergetekende, beheerder van de archieven van [naam archiefvormer/zorgdrager] verklaart:
dat op grond van het besluit [nummer vervangingsbesluit] van [zorgdrager] d.d. [datum]
de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door [naam vernietgingsbedrijf] op [datum]
Bijlagen: Overzicht vervangen en vervolgens vernietigde archiefbescheiden
Bijlage 4: Logboek veranderingen vervangingsproces
Veranderingen in het vervangingsproces worden door de gemeente Zundert bijgehouden in het onderstaande logboek. Het West-Brabants Archief wordt van de wijzigingen in kennis gesteld.
Bijlage 5: Uitzonderingen op vervanging
Het handboek betreft de hele organisatie. Er kunnen echter redenen zijn om specifieke bescheiden uit het te vervangen archiefbestand uit te zonderen van vervanging.
Het verlies van bepaalde kenmerken kan de integriteit en authenticiteit van het document aantasten. Dat kan wellicht worden opgevangen door bijzondere metadata toe te voegen, maar dat heeft z’n beperkingen. Hoe dan ook moeten ook de aanwezigheid en het belang van dergelijke kenmerken in ogenschouw genomen worden bij de afweging wat wel en wat niet vervangen kan worden. Redenen van uitzondering
- •
- •
Specifieke wet- en regelgeving: Er kan zijn bepaald dat bepaalde archiefbescheiden in hun originele vorm moeten worden bewaard. Soms is voorgeschreven dat bescheiden in papieren vorm overlegd moeten worden aan controlerende of toetsende instanties als de belastingdienst, de rechtbank of de Europese Unie. Uiteraard kunnen de archiefbescheiden wel gedigitaliseerd worden voor gebruik in het werkproces, maar ze gelden niet als het authentieke, originele exemplaar.
De volgende bestanddelen moeten krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in ieder geval in de oorspronkelijke vorm worden bewaard:
- o
- o
- o
- •
Gestreefd wordt naar 100% scankwaliteit. Alle gescande beelden worden visueel twee maal beoordeeld. De eerste controle vindt plaats door de scanoperator en de tweede controle wordt uitgevoerd tijdens de registratie door een medewerker van de afdeling IPB. Bij routinematige vervanging wordt 0% geaccepteerd voor de categorie zware fouten en 3% wordt geaccepteerd voor de categorie lichte fouten. Zware fouten zijn fouten waarbij informatie of delen daarvan om wat voor reden dan ook niet meer leesbaar of aanwezig is na scanning. Lichte fouten zijn fouten die de integriteit van de documenten niet aantasten, maar toch ongewenst zijn, zoals bijvoorbeeld te scheef, iets te donker of te licht gescand. Een gescand beeld wordt als niet conform beschouwd als minstens één van de gebreken die in onderstaande bepalingen als fout zijn gedefinieerd worden opgespoord in de pdf-bestanden. Bij overschrijding van het aantal geconstateerde gebreken in genoemde foutmarge zal de complete batch inclusief de fysieke bestanden opnieuw dienen te worden verwerkt.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Leesbaarheid (ieder betekenisvol detail moet met het oog zichtbaar zijn)
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Artefacten (afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld)
- •
- •
- •
- •
Bijlage 7: Risico per bestandsformaat
Scans zijn in eerste instantie altijd afbeeldingsbestanden (RAW, TIFF, JPEG, PNG enz.) en nooit ‘pure’ PDF-bestanden. Daarvoor moet het afbeeldingsbestand opgenomen worden in het PDF-bestand. Dat betekent dat het PDF/A-1b bestand dat aangeboden wordt aan het registratiesysteem bestaat uit een afbeeldingsbestand + een PDF-wrapper. Dat is een soort enveloppe om het afbeeldingsbestand heen, om het herkenbaar en verwerkbaar te laten zijn als een PDF-bestand. Bijvoorbeeld om:
- •
- •
De scanner levert dus in eerste instantie een bestand in beeldformaat op, zoals TIFF, JPG, PNG enz. Dat bestand kan geconverteerd worden naar een ander beeldbestandsformaat, voordat ze in een PDF ingepakt worden. Voorbeeld: de scanner levert een TIFF-bestand, die geconverteerd wordt naar JPG. De JPG is te comprimeren, waardoor het bestand kleiner wordt, maar ook kwaliteit verliest.
Bij compressie van beeld wordt het bestand 'kleiner' gemaakt (het aantal Mb's vermindert) door groepen pixels die dezelfde kenmerken hebben (bijvoorbeeld dezelfde kleur) te vervangen door één pixel met de juiste kenmerken en aan te geven voor hoeveel pixels dat geldt. Hoe hoger de compressie, hoe 'groffer' het resultaat. Dat valt bijvoorbeeld op als het beeld 'blokkerig' wordt.
Bestanden kunnen in de loop der tijd beschadigd raken. Bij niet gecomprimeerde bestanden is dat meestal geen probleem, omdat het effect slechts een pixel betreft. Bij gecomprimeerde bestanden is de schade meteen veel groter, omdat één pixel een hele groep pixels vertegenwoordigt.
Hoe langer een bestand bewaard moet worden, hoe groter de kans dat er een keer een beschadiging optreedt. Daarom moet bij vervanging geen compressie gebruikt worden (zie ook artikel 26, lid 3 van de Archiefregeling).
De duurzaamheid van een PDF/A-1b wordt dus vooral bepaald door de kwaliteit van het afbeeldingsbestand. Als het bestand in eerste instantie een (gecomprimeerd) JPEG-bestand was, dan bepaalt dat de kwaliteit. En die is lager dan een TIFF-bestand, met name als het gaat om langdurige bewaring.
In het beste geval levert de scanner een (niet gecomprimeerd) TIFF-bestand, dat verpakt wordt in een PDF-bestand. Als dat te groot is voor gebruik, kan er voor gekozen worden op de TIFF te converteren naar een JPEG (liefst zonder of met zo min mogelijk compressie), voordat het verpakt wordt in een PDF-bestand. Daarna moet voor blijvend te bewaren materiaal zowel de TIFF als de PDF opgenomen worden in het registratiesysteem en overgebracht worden naar het e-Depot.
Gemeente Zundert kiest ervoor om vanuit de scanner standaard de output direct op te slaan inclusief een Jpeg-compressie als PDF-A 1b bestanden. Uit uitgevoerde testen blijkt de kwaliteit van de op deze wijze geproduceerde bestanden meer dan voldoende te zijn voor het beoogde doel en wegen de voordelen van gecomprimeerde opslag ruim op tegen de nadelen zoals opslagkosten, netwerkbelasting en geheugengebruik.
Bijlage 8: Wet- en regelgeving vervanging
9.1 Wettelijke bepalingen voor vervanging
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.
Bij het besluit tot vervanging van archiefbescheiden dient rekening gehouden te worden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
De zorgdrager maakt van de vervanging een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6 van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
9.2 Wettelijke bepalingen voor duurzame toegankelijkheid
Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld met betrekking tot de duurzaamheid van door overheidsorganen op te maken archiefbescheiden.
Artikel 11 Archiefbesluit 1995
De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.
De zorgdrager koppelt aan digitale archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid:
- a.
- b.
Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturings-programmatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie of migratie van die digitale archiefbescheiden plaatsvindt, dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.
Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
Bijlage 9: Behandeling ingekomen, uitgaande en interne stukken
Bijlage 10 Handleiding scannen
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
Klik op "Process" het tweede linkse icoon
- 9.
- 10.
- 11.
- 12.
- 13.
- 14.
Als de scanner bepaalde documenten niet pakt bijv. enveloppen of dikker papier of je wilt een betere kwaliteit van foto's dan kun je gebruik maken van flatbed scannen. Kies in de boomstructuur de pagina waarachter je scans wilt tussenvoegen → open scanplaat van de scanner → leg het document met de tekst naar beneden (op de glasplaat) → sluit de scanner. Ga nu naar het icoon rechtsboven op je werkbalk op het pijltje achter "Scanner Profiles". Je krijgt nu een uitklapmenu. Advies: kies voor Foto Flatbed A3.
Ga nu naar je boomstructuur en klik op de pagina waar je het document wilt achtervoegen. Klik met de rechtse muisknop. Je ziet nu onderstaand overzicht. Klik op "Insert". De scan wordt nu automatisch tussengevoegd.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2025-473902.html