Instructie griffier gemeente Vught 2025

 

Artikel 1: Begripsomschrijvingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

  • a.

    griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;

  • b.

    plv. griffier: de functionaris die de griffier bij afwezigheid vervangt;

  • c.

    commissiegriffier; de functionaris die adviserende en administratief-organisatorische werkzaamheden bij de commissievergaderingen verricht;

  • d.

    griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers;

  • e.

    presidium: orgaan ingesteld ingevolge artikel 5. Reglement van Orde van de gemeente Vught;

  • f.

    werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier en de op de griffie werkzame medewerkers is gedelegeerd.

Artikel 2: Algemene taken en verantwoordelijkheden

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van (de leden van) de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen;

  • 2.

    De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden;

  • 3.

    De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.

Artikel 3: Taken besluitvorming

  • 1.

    De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen;

  • 2.

    De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling;

  • 3.

    De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan;

  • 4.

    De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen, het goede verloop van de logistieke werkzaamheden en procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen;

  • 5.

    De griffier is er verantwoordelijk voor dat de commissiegriffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de taken uit dit artikel voor de commissies en werkgroepen uitvoeren;

  • 6.

    De griffier draagt zorg voor de publicatie van de voorlopige agenda en overige stukken voor raads- en burgerleden;

  • 7.

    De griffier draagt zorg voor de registratie van toezeggingen tijdens vergaderingen van de gemeenteraad en commissies.

Artikel 4: Taken presidium

  • 1.

    De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige agendering en verslaglegging (zijnde een besluitenlijst) van de vergaderingen;

  • 2.

    De griffier draagt zorg voor een tijdige publicatie van de voorlopige agenda en de vergaderstukken;

  • 3.

    Indien het presidium aanvullende ondersteuning of advisering behoeft zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.

Artikel 5: Bijstand aan de raad en raads- en burgerleden

  • 1.

    De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning;

  • 2.

    De griffier heeft een vertrouwensfunctie voor de raads- en burgerleden;

  • 3.

    De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

Artikel 6: Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet of anderszins instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 7: Taken financiën en contractbeheer

De griffier beheert en bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt rapportages hierover.

Artikel 8: Ambtelijke bijstand

Zie de “Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Vught 2021”.

Artikel 9: Taken lokale democratie, integriteit en weerbaarheid

De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van:

  • 1.

    Het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces;

  • 2.

    Integer politiek bestuur en de integriteit, veiligheid en weerbaarheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie.

Artikel 10: Periodieke overleggen

  • 1.

    De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris;

  • 2.

    In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de Rekenkamer.

Artikel 11: Leidinggeven en management

  • 1.

    De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie;

  • 2.

    De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de (voorzitter van de ) werkgeverscommissie;

  • 3.

    De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en heeft hierover periodiek overleg met de gemeentesecretaris;

  • 4.

    De griffier is verantwoordelijk voor de planning van de werkzaamheden op de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten;

  • 5.

    De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie van de dienstverlening door de griffie;

  • 6.

    De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

  • 7.

    De griffier stelt een griffiejaarplan en een -jaarverslag op en rapporteert over de uitvoering van activiteiten van de griffie aan de werkgeverscommissie.

Artikel 12: Raadscommunicatie en voorlichting

  • 1.

    De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie door de gemeenteraad;

  • 2.

    De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen;

  • 3.

    De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en de mogelijkheden tot participatie.

Artikel 13: Verhindering en vervanging

  • 1.

    Indien de griffier meer dan 21 dagen verhinderd is het ambt te vervullen, doet hij/zij daarvan mededeling aan de raad;

  • 2.

    Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.

Artikel 14. Slotbepalingen

  • 1.

    In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier, voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie of de plv. voorzitter van de werkgeverscommissie;

  • 2.

    De Instructie griffier gemeente Vught 2014 vervalt;

  • 3.

    Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling door de raad;

  • 4.

    Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie griffier gemeente Vught 2025.

de griffier,

M.M. Penders

de voorzitter,

C.N.A. Nijkerken-de Haan

Naar boven