Reglement van orde voor de commissie gemeente Dijk & Waard 2024

Zaaknummer: 805991

De raad van de gemeente Dijk en Waard;

Gelezen het advies van het presidium en de agendacommissie

Gelet op artikel 16 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

‘Reglement van orde voor de commissie gemeente Dijk & Waard 2024

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze verordening verstaat onder:

• a. Agendacommissie: een commissie bestaande uit de plaatsvervangend raadsvoorzitter en raadsleden, die namens de raad o.a. de agenda’s van de commissie bepaalt;

• b. Commissielid: een door de raad benoemde vertegenwoordiger van een fractie, niet zijnde een raadslid, die lid mogen zijn van een commissie zoals bedoeld in de gemeentewet;

• c. Griffier; de griffier van de raad van Dijk en Waard of diens plaatsvervanger(s);

• d. Leden van de vergadering; raadsleden en commissieleden die als woordvoerder bij de commissie aanwezig zijn;

• e. Raadscommissie; een openbare commissievergadering van door de raad van Dijk en Waard ingestelde commissie, waarin het beeldvormend dan wel oordeelsvormend behandelen van onderwerpen centraal staat op grond van artikel 82 Gemeentewet;

• f. Raad: de gemeenteraad van Dijk en Waard;

• g. Commissievoorzitter: het door de raad aangewezen raadslid dat optreedt als voorzitter van een commissie waar beeld- of oordeelsvorming door de raad plaatsvindt;

• h. Voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering.

• i. Wet: Gemeentewet.

Toelichting artikel 1 De relevante begripsbepalingen zijn uit het reglement van orde voor de gemeenteraad overgenomen. Bij de raad vervult de raadsgriffier de secretarisrol, bij de raadscommissie is dat de raadsadviseur.

Artikel 2 Instelling raadscommissie; werkwijze

• 1. Er is een raadscommissie op grond van artikel 82 van de wet die de volgende taken heeft:

  • a. voert het inhoudelijke debat over door het college voorgelegde voorstellen en brengt advies uit aan de raad over de voorstellen waarover een besluit of oordeel wordt gevraagd;

  • b. kan advies uitbrengen aan de raad over de wijze van voorbereiding en het proces van behandeling van voorstellen die door het college worden voorgelegd aan de raad.

  • c. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de voorstellen bedoeld onder a.

  • d. laat zich technisch-inhoudelijk informeren door het college of burgemeester met beeldvormende besprekingen.

• 2. Op verzoek van een raadslid en na akkoord van de agendacommissie kan ook een motie of collegebericht op de agenda van de commissie worden geplaatst.

• 3. De beraadslaging over een onderwerp dient eerst binnen de raadscommissie plaats te vinden alvorens het onderwerp tijdens de raadsvergadering aan bod komt, met uitzondering van de initiatiefvoorstellen. De agendacommissie kan hiervan afwijken. De beraadslaging over een onderwerp dient eerst binnen de raadscommissie plaats te vinden alvorens het onderwerp tijdens de raadsvergadering aan bod komt, met uitzondering van de initiatiefvoorstellen. De agendacommissie kan hiervan afwijken.

Toelichting artikel 2 Lid 1 Dit artikel geldt als instellingsbesluit waarbij de wettelijke grondslag voor de raadscommissie wordt gegeven. Taken van een raadscommissie zijn in artikel 82 van de Gemeentewet vastgelegd. Het gaat om voorbereiden van besluitvorming van de raad en overleggen met het college of de burgemeester. In het BOB-model vinden de beeldvorming en oordeelsvorming plaats in de commissie. Voor de beeldvorming geldt dat dit een technisch-inhoudelijk karakter heeft. Dit is in lid d benoemd. De oordeelsvorming in de commissie houdt in: advies geven aan de raad op de inhoud, advies geven over het agenderen als bespreek -of hamerstuk en het weergeven van de hoofdlijnen van de discussie gericht op de besluitvorming in de raad. In de raad vindt besluitvorming plaats op basis van de definitieve standpunten van de fracties. Beeldvorming kan ook op nadere momenten plaatsvinden, bijvoorbeeld op locatie of zonder dat er (direct) een raadsvoorstel op volgt. Hiervoor zijn de informatiesessies bedoeld. Oordeelsvorming kan ook plaatsvinden in de commissie zonder dat er een besluit wordt gevraagd aan de raad. Dit vindt plaats aan de hand van een vooraf geformuleerde vragen vanuit het college of de raad. Om de oordeelsvorming bij de commissie goed te laten verlopen, zijn de portefeuillehouders aanwezig om te reageren op het politieke debat. Dit staat onder lid c. Het gaat hierbij niet om technische vragen, want die moeten voorafgaand worden gesteld. Het gaat om een politiek-bestuurlijke reactie die soms nog van belang kan zijn voor de standpunten en de daaropvolgende raadsbehandeling. Lid 2 Een raadslid kan bij de agendacommissie met een agendaverzoek een verzoek indienen om een motie of collegebericht oordeelsvormend te bespreken. Na akkoord van de agendacommissie bepaalt uiteindelijk de commissie of het onderwerp ook daadwerkelijk besproken wordt. Zij gaan over hun eigen agenda. Lid 3 Om de besluitvorming in de raad zo goed mogelijk voor te bereiden, dient het zwaartepunt van de politieke discussie in de commissie plaats te vinden. Het uitgangspunt is dan ook dat elk voorstel voor oordeelsvorming in de raadscommissie wordt geagendeerd. De agendacommissie kan hiervan afwijken in bijzondere gevallen. Voor initiatiefvoorstellen geldt dat deze direct op de agenda van de raad worden geplaatst.

Artikel 3 Samenstelling raadscommissie; taken

• 1. De raad wijst uit zijn midden een aantal voorzitters aan die de vergaderingen van de commissie voorzitten.

• 2. De voorzitters zijn technisch voorzitter van de vergadering en nemen niet deel aan de beraadslagingen, tenzij een voorzitter als woordvoerder bij een commissievergadering aanwezig is.

• 3. De voorzitter is verantwoordelijk voor:

  • a. Het leiden van de vergadering;

  • b. het naleven van hetgeen deze verordening stelt of wat er verder op grond van de verordening van hem/haar wordt gevraagd;

  • c. het handhaven van de orde tijdens de vergadering;

  • d. een samenhangende en duidelijke formulering van de commissieadviezen aan de raad.

• 4. Het voorzitterschap van een commissievoorzitter eindigt automatisch door:

  • a. Beëindiging van het lidmaatschap van de raad;

  • b. Ontslag op eigen verzoek;

  • c. Ontslag door de raad wanneer hij/zij naar het oordeel van de raad door handelen of nalaten ernstig nadeel toebrengt aan het in hem/haar gestelde vertrouwen.

• 5. Elk raadslid is tevens lid van de commissie.

• 6. Commissieleden worden op voordracht van een fractie door de raad benoemd bij raadsbesluit. Ook zij zijn lid van de commissie.

• 7. Fracties met 3 of meer raadsleden mogen 3 commissieleden voordragen. Fracties die met 2 raadsleden vertegenwoordigd zijn mogen 2 commissieleden voordragen. Overige fracties mogen 1 commissielid voordragen.

• 8. De artikelen 10, 11, 12,13 en 15 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden. Zij ondertekenen daartoe een door de griffier opgestelde verklaring. Het niet-raadslid vertegenwoordigt als lid van de commissie uitdrukkelijk de fractie door wie het lid is voorgedragen.

• 9. Wijziging van de benoemde voorzitters of het lidmaatschap van de commissie gebeurt bij afzonderlijk raadsbesluit.

Toelichting artikel 3 Lid 1 tot en met 4 Lid 1 tot en met 4 regelt het voorzitterschap. De voorzitter van de commissie is, conform artikel 82 lid 4, een lid van de raad. Een aantal raadsleden worden benoemd als commissievoorzitter. Zij zijn niet aanwezig als woordvoerder, maar zijn technisch voorzitter. Lid 5 tot en met 9 Omdat de commissie alle beleidsonderwerpen behandelt, zijn alle raadsleden automatisch lid op grond van artikel 3, lid 5. Niet-raadsleden kunnen als commissielid worden aangemeld door een fractie die behoefte heeft aan personele versterking. Gebruik van deze regeling is geen verplichting. Grotere fracties hebben meer mogelijkheden om taken onderling te verdelen. Kleinere fracties kunnen soms steun hebben aan commissieleden. Het gaat in de kern wel om ondersteuning, niet van vervanging van het raads- en commissiewerk dat van een raadslid mag worden verwacht. Commissieleden hebben dezelfde rechten als raadsleden als het gaat om de vergaderstukken. Zij hebben daarom ook dezelfde plichten, en houden zich aan de regels van de wet. Dit betekent onder andere dat zij tenminste 18 jaar zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15 van de Gemeentewet (verboden handelingen). Zij verklaren verder dat zij zich houden aan de geheimhoudingsplicht en verplichten zij zich te houden aan de Gedragscode. Als een niet-raadslid niet langer de fractie kan of wil vertegenwoordigen of de steun van de fractie valt weg, dan kan hij of zij worden ontslagen of zelf ontslag nemen. Dit staat in art. 5, lid 5. Benoeming of ontslag van voorzitters of commissieleden gebeurt per raadsbesluit.

Artikel 4 De commissiegriffier

• 1. Het secretariaat van de commissie wordt vervuld door een raadsadviseur of de griffier.

• 2. De raadsadviseur of griffier is tijdens de vergadering van de commissie aanwezig en kan op verzoek van de commissie aan de beraadslagingen deelnemen.

Toelichting artikel 4 Lid 1 Waar de griffier de raad ondersteunt, is dat bij een commissievergadering een raadsadviseur óf de griffier. Lid 2 Bij elke vergadering van de commissie is de griffier óf een raadsadviseur aanwezig. Het kan in bijzondere gevallen voorkomen dat de raadsadviseur of griffier gevraagd wordt deel te nemen aan de beraadslaging. Dat kan bijvoorbeeld gaan over het besluitvormingstraject van een raadsvoorstel of een ordevoorstel van de commissie.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een commissielid, en de commissievoorzitters eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Een lid houdt op lid te zijn van de commissie indien het lid niet meer voldoet aan de in artikel 3 lid 8 gestelde eisen.

• 3. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 4. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege, behalve in die gevallen dat de fractie onder een andere naam verder gaat of zich aansluit bij een andere fractie.

• 5. De raad kan de door hem benoemde niet-raadsleden, commissieleden ontslaan. Ook kunnen zij zelf ontslag nemen.

Toelichting artikel 5 De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het kan gebeuren dat fracties fuseren of een andere naam aannemen. Als dat zich voordoet, hoeft met artikel 5 lid 4 niet opnieuw een besluit genomen te worden over commissieleden. De raad kan dit uiteraard wel doen, indien noodzakelijk.

Hoofdstuk 2. Commissievergaderingen

Artikel 6 Tijd en plaats

• 1. De commissievergaderingen vinden plaats op de data conform het door de agendacommissie vast te stellen vergaderschema.

• 2. De agendacommissie kan afwijken van hetgeen in het eerste lid is bepaald.

Toelichting artikel 6 De commissievergaderingen worden op het vergaderschema geplaatst dat door de agendacommissie wordt vastgesteld. Wanneer deze eenmaal is vastgesteld, kan de agendacommissie in bijzondere gevallen bepalen om commissievergaderingen te verplaatsen.

Artikel 7 Uitnodiging en voorlopige agenda

• 1. De voorzitter zendt ten minste 12 dagen voor een vergadering de leden van de commissie een schriftelijke digitale uitnodiging en voorlopige agenda met bijbehorende stukken.

• 2. De agendacommissie is verantwoordelijk voor het plaatsen van onderwerpen op de voorlopige commissieagenda.

• 3. De commissies worden, voor zover openbaar, via het raadsinformatiesysteem met beeld en geluid uitgezonden en zijn ook nadien te raadplegen.

• 4. De agenda wordt bij aanvang van de vergadering door de commissie vastgesteld.

• 5. Als op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, wordt de leden onder geheimhouding inzage verleend.

Toelichting artikel 7 In dit reglement van orde is bepaald dat de agendacommissie datum, tijdstip en plaats van de raadscommissie vaststelt (artikel 6, lid 1). De agenda van de commissie wordt vooraf door de agendacommissie opgesteld. Dat betekent dat eventuele wijzigingen aan het begin van de vergadering moeten worden gemeld. Een voorbeeld is een motie die nog tekstueel is gewijzigd. Ook kan via een voorstel van orde de agenda worden gewijzigd (bijv. toevoegen verzoek tot interpellatie of een voorstel verplaatsen naar de bespreek- of hamerlijst). Het beginsel ‘openbaar, tenzij’ geldt voor vergaderingen van de commissie. De agenda’s, stukken, vergaderingen en uitzendingen van de commissie zijn openbaar, tenzij er bijvoorbeeld geheimhouding opgelegd is.

Artikel 8 Aanvullende agenda en wijzigen van de agenda

• 1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke/digitale uitnodiging een aanvullende digitale agenda opstellen, aan de leden zenden, en openbaar maken.

• 2. De commissie kan een onderwerp van de commissieagenda afhalen, of aan het college nadere inlichtingen of advies vragen. De commissie geeft gemotiveerd aan waarom een agendapunt niet kan worden behandeld. De agendacommissie wordt direct op de hoogte gesteld van het advies van de commissie. De agendacommissie beslist over de gevolgen voor de agendering van het onderwerp. Het onderwerp blijft wel op de raadsagenda staan met het advies van de commissie.

Toelichting artikel 8 Lid 1 In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat een spoedeisend voorstel in route moet worden gebracht. De voorzitter kan in dat geval een aanvullende agenda verzenden aan de leden. Aan het begin van de commissievergadering wordt de agenda vastgesteld door de commissie. Lid 2 De commissie gaat over haar eigen agenda. Zij kan er dus voor kiezen om onderwerpen van de agenda te halen. Dat doet zij gemotiveerd. De agendacommissie beslist, gehoord hebbende de motivatie van de commissie, wat het vervolg wordt. De commissie gaat echter niet over de raadsagenda. Dat betekent dat voorstellen die ter besluitvorming naar de raad zouden gaan, ook op de raadsagenda blijven staan. Het advies dat de commissie dan aan de raad geeft is om het onderwerp ook van de raadsagenda te halen. De raad besluit hierover bij het vaststellen van haar agenda.

Artikel 9 Vergoeding

• 1. De raadsadviseur houdt een lijst bij voor de vergoedingen van commissieleden.

• 2. Commissieleden kunnen alleen aanspraak maken op een vergoeding als zij door de fractie zijn aangewezen als woordvoerder en ook als woordvoerder de voorbereiding van de vergadering op zich hebben genomen en in de vergadering hebben plaatsgenomen.

• 3. De vergoedingen zijn geregeld in de Verordening ambtelijke bijstand van Dijk en Waard.

Toelichting artikel 9 De vergoedingen zijn landelijk geregeld in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Voor de vergoeding is het niet noodzakelijk feitelijk het woord gevoerd te hebben: het doen van alle voorbereidingen namens de fractie en het aanwezig zijn als woordvoerder in de vergadering is voldoende grondslag voor een vergoeding. De secretaris van de commissie houdt dit bij.

Artikel 10 Opening vergadering en quorum

• 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur als van meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde partijen tenminste 1 raadslid of commissielid aanwezig is.

• 2. De agendapunten van een niet-geopende vergadering, bedoeld in lid 1 schuiven door naar de eerstvolgende commissievergadering of, na overleg in de agendacommissie, naar een andere vergadering.

Toelichting artikel 10 De Gemeentewet regelt een vergaderquorum voor de gemeenteraad, maar niet voor een raadscommissie. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal woordvoerders aanwezig is, kan de vergadering worden geopend. Is bij een navolgend agendapunt niet meer de helft van de benodigde woordvoerders aanwezig, dan geldt dit quorumvereiste dus niet meer omdat de vergadering al is geopend.

Artikel 11 Spreekregels

• 1. De voorzitter verleent leden het woord en bepaalt de volgorde van de sprekers.

• 2. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in maximaal twee termijnen.

• 3. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

• 4. Per fractie neemt één woordvoerder deel aan de bespreking van een onderwerp.

• 5. De voorzitter kan ook anderen toestaan deel te nemen aan de beraadslaging.

• 6. De bespreking van een onderwerp in de commissievergadering gebeurt op politieke gronden. Technische vragen zijn niet toegestaan, tenzij de voorzitter anders beslist.

• 7. Degene die heeft verzocht het onderwerp te agenderen krijgt het eerste en het laatste woord, tenzij door de commissie of de voorzitter anders wordt besloten.

• 8. De voorzitter kan interrupties toelaten. Een interruptie kan bestaan uit een vraag of een korte opmerking.

• 9. Op een voorstel van orde tijdens een commissie beslist de voorzitter, gehoord hebbende de vergadering.

• 10. De voorzitter kan de vergadering schorsen, hetzij op eigen initiatief hetzij na een voorstel van orde.

Toelichting artikel 11 Lid 6 De scheidslijn tussen politiek en technisch is niet altijd even duidelijk. Uitgangspunt van het politieke debat is dat het niet om feitelijke, technisch-inhoudelijke bespreking gaat. Deze kunnen vooraf, schriftelijk worden gesteld. De voorzitter bepaalt of iets technisch is en of een technische vraag wordt toegelaten. Voor sommige onderwerpen wordt voorafgaande aan de politieke bespreking een technische toelichting georganiseerd. Lid 7 In principe krijgt degene die een voorstel of verzoek heeft ingediend als eerste het woord. En heeft ook het recht op een slotwoord. Of het nu een raadslid, collegelid of inwoner betreft. De agendacommissie, of indien dit tijdens de vergadering zelf blijkt de voorzitter, kan besluiten hiervan af te wijken. Een voorstel moet in de formulering ook gewoon helder zijn voor de raad, zonder dat eerst een toelichting moet plaatsvinden. Desondanks is deze bepaling opgenomen, waarbij, met de kanttekening uit de vorige zin, een begin- en slotwoord relevant, kort en bondig moet. Lid 8 Om de bespreking binnen de commissie levendig te houden, worden interrupties toegestaan. Een interruptie is een vraag of een korte opmerking. Dit kan ook worden gebruikt om een debat te voeren. De voorzitter ziet toe dat deze interrupties ook binnen dit stramien vallen. Lid 9 Een voorstel van orde kan bijvoorbeeld inhouden een verzoek om de agenda te veranderen. Ook kan worden gevraagd de vergadering te schorsen of te beëindigen. De voorzitter besluit hierover, gehoord hebbende de vergadering. Bij het wijzigen van een voorstel van een hamer- naar een bespreekstuk, dient dit door ten minste twee fracties gemotiveerd ondersteund te worden. Het zwaartepunt van het politieke debat vindt plaats binnen de commissie. Een debat kan niet worden gevoerd door één fractie. Vandaar deze voorwaarde.

Artikel 12 Handhaving van de orde

• 1. Aanwijzingen die door de voorzitter worden gegeven, dienen te worden opgevolgd.

• 2. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare commissievergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 3. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring door toehoorders of pers of het op een andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 4. De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, hen uit de vergadering te laten vertrekken.

• 5. De voorzitter bepaalt of het tijdens de vergadering is toegestaan dat deelnemers van de vergadering bepaalde uitingsvormen kunnen doen.

• 6. De voorzitter roept sprekers tot de orde als zij zich, naar het oordeel van de voorzitter, in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door de voorzitter het woord ontnomen worden over het onderwerp van bespreking.

• 7. De voorzitter van een commissie kan, gehoord hebbende de vergadering, besluiten een raadslid of commissielid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Het raadslid of commissielid verlaat hierop onmiddellijk de vergadering. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het raadslid of commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 8. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

Toelichting artikel 12 Lid 1 Zoals onder artikel 5, derde lid sub a, van dit reglement van orde is bepaald, organiseert de agendacommissie de raadscommissie en raadsvergaderingen. Vanuit die verantwoordelijkheid wordt aangewezen waar deelnemers en bezoekers dienen plaats te nemen. E.e.a. wordt duidelijk vanuit de fysieke opstelling in de zaal of wordt via naambordjes kenbaar gemaakt. Lid 4 Artikel 26 Gemeentewet kent bevoegdheden toe aan de voorzitter van de raad en gaat uit van een raadsvergadering. Echter, ook bij de vergaderingen van de commissie kan van een ordeverstoring sprake zijn. Via dit vierde lid wordt hierin voorzien. Het stelt dat de voorzitter de bevoegdheid heeft om toehoorders te doen vertrekken indien de orde wordt verstoord. Het aan toehoorders voor langere duur de toegang ontzeggen tot de vergadering (artikel 26, tweede lid, Gemeentewet) blijft, gezien de zwaarte van het middel, voorbehouden aan de voorzitter van de raad. Daarbij wordt nog opgemerkt dat onder toehoorders niet worden verstaan ambtenaren en pers. Lid 6 In artikel 22 Gemeentewet is de onschendbaarheid en verschoonbaarheid geregeld van hetgeen in de vergadering is gezegd of overlegd. De raad gaat zelf over wat zij toelaatbaar vindt. In dit zesde lid is hiervoor een bepaling opgenomen. Lid 7 en 8 Artikel 26, derde lid, Gemeentewet ziet toe op gedragingen van raadsleden die dusdanig de orde raken dat de toegang tot de vergadering voor kortere of langere duur moet worden ontzegd. Via dit zevende en achtste lid wordt de strekking van artikel 26, derde lid, Gemeentewet ook van toepassing verklaard op de voorbereidende commissies. Er zijn ook lichte ordemaatregelen, zoals sprekers het woord ontnemen. Hierin voorziet het zesde lid.

Artikel 13 Deelname leden van het college en andere sprekers

• 1. De leden van het college of de burgemeester zijn aanwezig bij de vergaderingen waar onderwerpen aan de orde zijn die hun portefeuille betreffen. Zij reageren op de beraadslaging op verzoek van de commissie.

• 2. De commissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Toelichting artikel 13 Lid 1 De commissie is een vergadering van een raadscommissie, conform artikel 82 Gemeentewet. Wethouders en burgemeester zijn bij wet geen lid van deze commissie. Zij zijn te gast in vergaderingen van de commissie en kunnen op verzoek van de commissie deelnemen aan de beraadslaging. Lid 2 In bijzondere gevallen is het wenselijk om anderen deel te laten nemen aan beraadslaging. Met de 'anderen' wordt meestal geduid op externe deskundigen, projectleiders of ambtenaren die expertise hebben op het onderwerp.

Artikel 14 Mee- en inspreken

• 1. In de beeldvorming kan een ieder meespreken. Raads- en commissieleden, inwoners en andere belanghebbenden kunnen deelnemen aan de bespreking.

• 2. In de oordeelsvorming, kan er alleen worden ingesproken. De inspreektijd bedraagt maximaal 3 minuten. De totale inspreektijd per vergadering bedraagt maximaal 30 minuten wat gelijk staat aan 10 insprekers. Indien er meer insprekers zijn dan de totale inspreektijd toelaat, besluit de agendacommissie de totale inspreektijd evenredig te verdelen over het aantal insprekers of de totale inspreektijd te verlengen.

• 3. Mee- en insprekers dienen zich, onder vermelding van naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, vooraf aan te melden bij de griffier, uiterlijk om 12.00 uur op de dag van de commissievergadering

• 4. Na afloop van de inbreng van de inspreker kan de voorzitter de aanwezige fracties gelegenheid geven de inspreker vragen ter verduidelijking te stellen.

• 5. Na het uitspreken van een inspreektekst en het eventueel beantwoorden van vragen vanuit de fracties neemt de inspreker plaats op de voor toehoorders bestemde plaatsen.

• 6. Artikel 12, lid 4 tot en met 6, zijn van overeenkomstige toepassing.

• 7. Onverminderd artikel 21 van de Gemeentewet kan de raad besluiten anderen uit te nodigen en/of te laten deelnemen aan de vergadering van de commissie.

Toelichting artikel 14 Lid 1 en 2 Een ieder, dus ook inwoners van buiten Dijk en Waard, kan mee- of inspreken aan het begin van de beraadslaging. De inspreektekst moet betrekking hebben op het geagendeerde onderwerp. De commissievergadering is, bij oordeelsvorming, het zwaartepunt van het politieke debat. Hier kunnen insprekers politiek direct beïnvloeden. In de raad vindt besluitvorming plaats en is deze fase vaak al gepasseerd. Er wordt maximaal 3 minuten inspreektijd per inspreker aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken. Lid 3 De inwoners of belanghebbenden die wensen in te spreken moeten zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de griffier. Dit in het belang van een goede voorbereiding van de vergadering. Lid 4 en 5 Inspreker is gericht op het delen van een standpunt met de commissie. Soms vraagt een standpunt om verduidelijking, maar het is niet de bedoeling om een debat te voeren met inwoners of belanghebbenden die inspreken. Daarom is het alleen toegestaan om verduidelijkende vragen te stellen. De inspreker neemt na beantwoording van eventuele vragen daarom weer plaats op de voor toehoorders bestemde plaatsen. Lid 6 Ook mee- en insprekers dienen zich aan de orde van de vergadering te houden. De voorzitter ziet hierop toe.

Artikel 15 Publieksrondvraag

• 1. Bij aanvang van de vergadering is ruimte voor een algemene publieksrondvraag.

• 2. De publieksrondvraag is bedoeld voor inspreken door inwoners van de gemeente of personen die niet in Dijk en Waard wonen maar die wel een direct belang hebben over onderwerpen die niet op de agenda van de commissie staan maar waar wel de aandacht van de politiek voor kan worden gevraagd.

• 3. Wie gebruik wil maken van de publieksrondvraag meldt uiterlijk 12 uur op de dag van de vergadering bij de voorzitter of de raadsadviseur om welk onderwerp het gaat.

• 4. De voorzitter bepaalt, desnoods na overleg met de commissie, of gebruik kan worden gemaakt van de publieksrondvraag.

• 5. Het woord voeren in de publieksrondvraag mag gedurende maximaal 3 minuten. Er is geen debat mogelijk over de rondvraag. De commissievoorzitter of een lid van de commissie doet indien nodig een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de sprekers.

Toelichting artikel 15 In de commissievergadering is er ten opzichte van de raad gelegenheid tot inspreken: bijvoorbeeld als een onderwerp niet op de agenda staat. Er zijn wel enkele algemene voorwaarden: je moet inwoner van de gemeente zijn, en bij je onderwerp of vraag/mening moet het betrekken van de politiek wel een doel zijn. Je spreekt immers een politiek orgaan toe. Het is aan de commissievoorzitter in overleg met de commissie zelf om hier een oordeel over te geven. Ook bij dit artikel gelden de algemene uitzonderingsgronden. Inspreken mag maximaal 3 minuten duren en er kan geen debat op volgen. Leden van de commissie moeten zelf met de inspraakreactie aan de slag. Indien nodig kan de voorzitter een ordevoorstel doen voor behandeling van de inspraakreactie.

Artikel 16 Uitkomsten

• 1. Behandeling van agendapunten die voorbereiding van besluitvorming door de raad inhouden, mondt uit in een advies aan de raad.

• 2. In het advies aan de raad staat in ieder geval een samenvatting met de hoofdlijnen van de behandeling en de door het college gedane toezeggingen. Er staat een voorstel voor de wijze van agendering van het onderwerp in de raadsvergadering.

• 3. Besluitvorming over een onderwerp kan tijdens de eerstvolgende raadsvergadering als de uitkomst van de commissie daar aanleiding voor geeft. Indien een onderwerp opnieuw beeldvormend dan wel oordeelsvormend besproken moet worden, gebeurt dit tijdens de eerstvolgende raadscommissie. Tenzij de agendacommissie anders bepaalt.

Toelichting artikel 16 De bespreking binnen de raadscommissie kan een aantal uitkomsten hebben. Hiervan wordt door de raadsadviseur een samenvattend advies gemaakt namens de voorzitter. In dit advies staat in ieder geval beschreven: een samenvatting van de discussie en beantwoording van de wethouder en de gedane toezeggingen. Wanneer raadsinstrumenten worden aangekondigd, worden deze ook opgenomen. Het advies wordt geconcludeerd met een behandelvoorstel voor de raadsvergadering. Het commissieadvies wordt gebruikt om de voorlopige raadsagenda op te stellen.

Artikel 17 Besloten vergaderingen

• 1. De vergaderingen van een commissie zijn behoudens het bepaalde in de wet en deze verordening, openbaar.

• 2. De deuren worden in ieder geval gesloten als op een onderwerp of een deel van de inhoud van een onderwerp al geheimhouding rust, tenzij voor de voorzitter duidelijk is dat de beraadslagingen de geheimhouding niet zullen schenden.

• 3. Over onderwerpen waarover advies aan de raad wordt uitgebracht wordt het advies openbaar, tenzij de inhoud van het advies de geheimhouding schendt.

• 4. Een vergadering die in beslotenheid wordt gehouden, start en eindigt in openbaarheid.

• 5. Beraadslaging over een besloten agendapunt vindt altijd aan het einde van de agenda plaats.

• 6. Indien behoefte bestaat aan vergaderen in beslotenheid, wordt dit door de indiener van het verzoek in de vergadering kenbaar gemaakt. Het verzoek kan worden ingediend door een raadslid, commissielid of een lid van het college.

• 7. De voorzitter maakt melding van het verzoek en vraagt of de deelnemers aan de vergadering hiermee kunnen instemmen. Hierbij geldt dat de voorzitter beslist, gehoord hebbende de vergadering.

• 8. Indien de vergadering in beslotenheid wordt voortgezet, dienen de aanwezigen op de publieke tribune de zaal te verlaten. Dit geldt niet voor raadsleden, leden van het college, commissieleden en ambtenaren die bij het onderwerp zijn betrokken.

• 9. Conceptverslagen van besloten commissievergaderingen worden digitaal, achter een slotje, ontsloten voor hen die toegang hebben.

Toelichting artikel 17 De procedure zoals in dit artikel is beschreven, is een uitwerking van artikel 23 Gemeentewet. Artikel 23 geldt ook voor een raadscommissie, zoals blijkt uit artikel 82 lid 5 van de Gemeentewet. In artikel 24 Gemeentewet is bepaald wanneer niet in beslotenheid mag worden vergaderd. De Wet Open Overheid regelt de gronden en de wijze waarop geheimhouding mag worden opgelegd. Belangrijk verschil is dat de raad of een commissie geen geheimhouding meer hoeft te bekrachtigen.

Artikel 18 Geluid- en beeldregistraties

• 1. Tijdens de raadscommissie maakt de gemeente Dijk en Waard (livestream) geluid- en beeldregistratie. Deze worden op de website geplaatst.

• 2. Anderen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Toelichting artikel 18 De Gemeentewet stelt eisen aan de openbaarheid van zowel de agenda als van de vergadering zelf. Dit maakt het voor inwoners en geïnteresseerden mogelijk om te volgen waarover in de gemeente wordt gesproken, welke partijen daaraan deelnemen en wat hun inbreng is. Het openbaar uitzenden van vergaderingen is een voorwaarde van een formele commissievergadering, met uitzondering van geheimhouding of vergaderen achter gesloten deuren. Als er geen livestream is, kan de vergadering geen doorgang vinden.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 19 Uitleg reglement van orde voor de commissie

In gevallen waarin dit reglement van orde niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement van orde, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter bij meerderheid.

Toelichting artikel 19 Waar er twijfel bestaat over dit reglement van orde en het toepassen daarvan beslist de commissie. Uiteindelijk gaat de raad over zijn eigen orde (artikel 16 Gemeentewet).

Artikel 20 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening Reglement van orde voor de commissie gemeente Dijk & Waard 2024 ”.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 oktober 2024.

De griffier,

De voorzitter,