Controleverordening Gemeenschappelijke Regeling Bedrijvenparken A7 2024

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijvenparken A-7 besluit;

overwegende dat de Controle verordening op basis van artikel 213 Gemeentewet moet worden geactualiseerd;

gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten;

Besluit:

vast te stellen de Controle Verordening 2024:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

1. accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, 2e lid van de Gemeentewet;

2. accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant.

3. rechtmatigheidsverantwoording:

De rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

4. deelverantwoording

een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

5. gemeenschappelijke regeling

de gemeenschappelijke regeling Bedrijvenparken A-7 c.a.

Hoofdstuk 2 Accountantscontrole

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt door het algemeen bestuur opgedragen aan een door het dagelijks bestuur voorgestelde accountant.

• 2. Het algemeen bestuur stelt ten behoeve van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • 1. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • 2. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbasis en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • 3. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • 4. de eventuele aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • 5. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • 6. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • 7. de producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkingen rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening met de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 april volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft aan het algemeen bestuur.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur en de accountant gemeld.

• 5. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zoveel mogelijk gebruik van de het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijk onderzoek.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de ambtenaar van de gemeente Heerenveen, die belast is met het voeren van de financiële administratie en het samenstellen van de jaarrekening.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van de controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle informatiedragers van de gemeenschappelijke regeling.

• 2. De accountant is bevoegd om van de ambtenaren van de gemeente Heerenveen en De Fryske Marren mondelinge en schriftelijke inlichtingen te verlangen die hij voor de uitvoering van de opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente Heerenveen en De Fryske Marren zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig beeld kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan door algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in belang van de gemeenschappelijke regeling is.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor opdracht te verlenen aan een andere dan door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende contoleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel))controles verslag uit over bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van de gemeente Heerenveen, die belast is met het voeren van de financiële administratie en het samenstellen van de jaarrekening.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant voorgelegd aan het dagelijks bestuur met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt zonodig, op verzoek van het algemeen bestuur, voorafgaand aan de Algemeen Bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het Algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 8. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Verordening op de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling Bedrijvenparken A-7 C.A. wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2024

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controle verordening gemeenschappelijke regeling Bedrijvenparken A-7 2024

Algemeen Bestuur Gemeenschappelijke Regeling Bedrijvenparken A7

Namens deze,

Lourens Bergsma

Secretaris