Verordening ondersteuning gemeenteraad Zandvoort 2025

De gemeenteraad van de gemeente Zandvoort:

 

gelezen het voorstel van het presidium van 18 september 2025, nr. 2025/617403:

 

gelet op:

 

de artikelen 33, 107a, 107e en 147 lid 1 Gemeentewet; de artikelen 10:3, 10:5, 10:11 en 10:12 Algemene wet bestuursrecht; en de Gemeenschappelijke regeling ambtelijke samenwerking Zandvoort-Haarlem;

 

besluit de volgende verordening, inclusief toelichting, vast te stellen:

 

VERORDENING ONDERSTEUNING GEMEENTERAAD ZANDVOORT 2025

 

1. DE VERORDENING

 

Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zandvoort;

  • b.

    commissie: de commissies zoals bedoeld in artikelen 6, 11 en 50 Reglement van orde gemeenteraad Zandvoort, de werkgeverscommissie zoals bedoeld in de Verordening werkgeverscommissie griffie Zandvoort en de onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a lid 3 van de Gemeentewet.

  • c.

    commissielid: een door de fractie aangewezen en door de raad benoemd ondersteunend lid van een commissie als bedoeld in de artikelen 82, 83 en 84 van de Gemeentewet, dat niet tevens raadslid is of ambtenaar die als zodanig tot lid van een commissie is benoemd.

  • d.

    fractie: de groep raadsleden die samen één politieke partij of groepering vertegenwoordigen zoals omschreven in artikel 9, leden 1 tot en met 7, van het reglement van orde gemeenteraad Zandvoort

  • e.

    griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers;

  • f.

    griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;

  • g.

    presidium en seniorenconvent: orgaan ingesteld ingevolge artikel 5 Reglement van orde gemeenteraad Zandvoort;

  • h.

    raad: de gemeenteraad van de gemeente Zandvoort;

  • i.

    vergadering: bijeenkomst van de raadsleden en/of commissieleden, zoals omschreven in artikel 1 van het Reglement van orde gemeenteraad Zandvoort

  • j.

    voorzitter: de voorzitter van de raad of van een commissie

  • k.

    werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83, eerst lid, van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier en de op de griffie werkzame medewerkers is gedelegeerd.

Hoofdstuk 2 – De griffie

2.1 Instructie Griffier

Artikel 2 Algemene taken en verantwoordelijkheden

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

  • 2.

    De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden.

Artikel 3 Taken besluitvorming

  • 1.

    De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.

  • 2.

    De griffier adviseert de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad over de kwaliteit van de aangeleverde voorstellen en over de wijze van behandeling.

  • 3.

    De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

  • 4.

    De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad, het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.

  • 5.

    De griffier of een door de griffier aangewezen griffiemedewerker adviseert de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.

  • 6.

    De griffier of een door de griffier aangewezen griffiemedewerker de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over de kwaliteit van de aangeleverde voorstellen en over de wijze van behandeling.

  • 7.

    De griffier of een door de griffier aangewezen griffiemedewerker is aanwezig bij de vergaderingen van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

  • 8.

    De griffier of een door de griffier aangewezen griffiemedewerker draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen, het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.

  • 9.

    De griffier is er verantwoordelijk voor dat de griffiemedewerkers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de taken uit dit artikel voor de commissies en werkgroepen uitvoeren.

Artikel 4 Taken presidium en seniorenconvent

  • 1.

    De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en seniorenconvent en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

  • 2.

    Indien het presidium of het seniorenconvent aanvullende ondersteuning of advisering behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.

Artikel 5 Ondersteuning onderzoekscommissie

Als de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a lid 3 van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffie deze commissie.

Artikel 6 Taken raadsleden

  • 1.

    De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

  • 2.

    De griffier zorgt ervoor dat raadsleden op verzoek ambtelijke bijstand krijgen overeenkomstig hoofdstuk 3 van deze verordening.

  • 3.

    De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning.

Artikel 7 Raadscommunicatie en voorlichting

  • 1.

    De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie door de gemeenteraad.

  • 2.

    De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

  • 3.

    De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen en kan daarover ook namens de gemeenteraad het woord voeren.

Artikel 8 Verhindering en Vervanging

  • 1.

    Indien de griffier vijf of meer dagen verhinderd is diens ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de werkgeverscommissie.

  • 2.

    Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.

Artikel 9 Periodieke overleggen

  • 1.

    De griffier voert regelmatig overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris van de gemeente Zandvoort over de ondersteuning van het gemeentebestuur en de communicatie en samenwerking tussen raad, college, ambtelijke organisatie en griffie.

  • 2.

    In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.

Artikel 10 Management griffie

  • 1.

    De griffier is verantwoordelijk voor de planning van werkzaamheden op de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten aan de werkgeverscommissie.

  • 2.

    De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie van de dienstverlening door de griffie.

  • 3.

    De griffiermedewerkers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 11 Dienstverleningsovereenkomst

De griffier kan dienstverleningsovereenkomsten afsluiten met de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem voor ondersteuning op het terrein van personeel, informatie en communicatie, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting.

 

2.2. Mandaat

Artikel 12 Mandaatverlening

  • 1.

    De raad, de werkgeverscommissie, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Zandvoort, een ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, kunnen bevoegdheden aan de griffier mandateren, waaronder bevoegdheden tot het nemen van personele besluiten voor de griffiemedewerkers voor de raad en griffie en de bevoegdheden voor het aangaan en ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten, zoals bedoeld in artikel 160 lid 1 onder d Gemeentewet, namens de raad.

Artikel 13 Taken financiën en contractbeheer

  • 1.

    De griffier is budgethouder voor raad, griffie en rekenkamer en signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt de rapportages hierover.

  • 2.

    De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met in- en externe partijen.

Hoofdstuk 3 – Ambtelijke bijstand

Artikel 14 Verzoek

  • 1.

    Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie zoals technische vragen als bedoeld in artikelen 169 en 180 Gemeentewet;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang;

    • c.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2.

    De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, b of c, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

  • 3.

    Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, b of c, stelt hij de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem daarvan in kennis. De gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem beslist.

Artikel 15 Verlening

  • 1.

    Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem ambtelijke bijstand.

  • 2.

    Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem.

  • 3.

    Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 16 Weigering

  • 1.

    De gemeentesecretaris van Haarlem kan het verzoek om ambtelijke bijstand weigeren indien de gevraagde bijstand het belang van de gemeente kan schaden of het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad.

  • 2.

    Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

  • 3.

    Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 17 Informatie over verzoek om bijstand

Het college of leden van het college wenden zich voor informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand, zoals bedoeld in artikel 14 van deze verordening, of de inhoud van het gegeven advies of informatie, uitsluitend tot het betrokken raadslid of namens deze de griffie.

Hoofdstuk 4 – Fractieondersteuning

Artikel 18 Jaarlijkse bijdrage

  • 1.

    Fracties ontvangen een financiële bijdrage ter ondersteuning van hun werkzaamheden.

  • 2.

    De bijdrage bestaat uit een voor elke fractie gelijk basisbedrag en een variabel bedrag naar rato van het aantal raadszetels.

  • 3.

    De hoogte van de bijdrage wordt jaarlijks vastgesteld door de raad.

Artikel 19 Besteding

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage uitsluitend om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd voor de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven die betaald moeten worden uit vergoedingen die de leden ontvangen op basis van het Besluit rechtspositie raads- en commissieleden;

    • e.

      opleidingen voor raads- en commissieleden.

Artikel 20 Uitbetaling

  • 1.

    De bijdrage wordt op declaratiebasis uitgekeerd.

  • 2.

    Een raadslid wendt zich tot de griffier met de declaratie.

  • 3.

    Het raadslid gebruikt voor het indienen van de declaratie de daarvoor door de organisatie aangewezen declaratiemodule.

Artikel 21 Wijziging bijdrage.

  • 1.

    Indien het zeteltal van een fractie door de verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

    • a.

      bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

    • b.

      bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2.

    Bij splitsing van of samenvoeging bij een fractie wordt het variabel deel van de bijdrage naar rato verdeeld op basis van het aantal betrokken raadsleden.

  • 3.

    Bij splitsing van of samenvoeging bij een fractie wordt het basisbedrag van de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing of samenvoeging betrokken leden.

Artikel 22 Verantwoording

  • 1.

    Fracties leggen elk jaar, onder overlegging van een verslag, verantwoording af aan de raad over de besteding van de bijdrage binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, tenzij er in dat jaar raadsverkiezingen plaatsvinden; in dat geval leggen fracties uiterlijk op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt verantwoording af.

  • 2.

    De raad stelt de uitgekeerde bedragen vast die fracties in het vorige kalenderjaar of – in een jaar dat raadsverkiezingen plaatsvinden – de eerste maanden van het jaar tot de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raads plaatsvindt uit de bijdrage bekostigd zijn.

  • 3.

    De door de raad aangemerkte onrechtmatige uitbetalingen worden door de gemeente teruggevorderd.

Hoofdstuk 5 – Slotbepalingen

Artikel 23 Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of leidt tot een onredelijk resultaat, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 24 inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    De Verordening ondersteuning gemeenteraad Zandvoort 2018 wordt ingetrokken met ingang van de in het tweede lid genoemde datum.

  • 2.

    Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

  • 3.

    Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening ondersteuning gemeenteraad Zandvoort 2025’.

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Zandvoort op 14 oktober 2025.

De griffier,

De voorzitter,

2. TOELICHTING OP DE VERORDENING

1 ALGEMEEN

Deze instructie geeft onder andere uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de gemeenteraad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. In deze instructie staat de rol van de griffier als eerste adviseur van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de individuele leden van de gemeenteraad, voorop. De instructie bevat dus voorschriften over de wijze waarop de griffier de gemeenteraad in de uitoefening van diens taak ondersteunt en met name adviseert.

 

In aanvulling daarop voorziet deze instructie, gezien de ontwikkeling die de functie van griffier de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, ook in een duidelijke taak voor de griffier als het aankomt op de bestuurlijke besluitvorming en de processen die daarop zien. Ook daarin kan de griffier advies geven. Tot slot zijn in de instructie bepalingen opgenomen die zien op de rol van de griffier in relatie tot de verhoudingen tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie alsmede die tussen de griffier en de griffie. De instructie sluit aan op het functieprofiel dat er voor de griffier is.

 

De verordening vult ook de leemte om de rechtspositie van de griffier en griffie duidelijk vast te leggen.

 

Voor het afleggen van de eed of belofte door de griffier en de griffiemedewerkers is een afzonderlijk artikel in deze verordening niet nodig. Het afleggen van de eed of belofte is geregeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling Haarlem, dat door artikel 4 van deze verordening van toepassing wordt verklaard.

 

De hoofdstukken 3 en 4 van deze verordening geven uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Hoofdstuk 3 legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

 

De griffier vervult de rol van schakel tussen de raadsleden en de ambtelijke organisatie.

 

De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.

 

Gezien de dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijke scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een collegelid dat informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moet wenden tot het betrokken raadslid of de griffie en niet tot de behandelend ambtenaar. De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken namelijk voor het college. Artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. De secretaris staat het college terzijde en de raad wordt bijgestaan door de griffier.

 

Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de ambtelijke organisatie. De griffie is in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen kan een beroep op de organisatie nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

 

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

 

De raad heeft op 4 maart 2008 besloten dat het gewenst was, met terugwerkende kracht af te zien van reservevorming van de niet benutte fractiegelden.

 

2 ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

Bij ‘vergadering’ is een algemene definitie gebruikt en wordt naar het Reglement van orde verwezen voor de vergadervormen die de raad hanteert.

 

Artikel 2 Algemene taken en verantwoordelijkheden

Dit artikel bevat de belangrijkste taken van de griffier. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning en advisering van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. De griffier is voor de gemeenteraad en de individuele leden het eerste aanspreekpunt. Tegen deze achtergrond wordt de griffier in dit artikel aangewezen als degene die zorg draagt voor die ondersteuning (eerste lid). Daarnaast wordt de griffier als eerste adviseur van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen gepositioneerd (tweede lid). In dat kader doet de griffier bijvoorbeeld voorstellen voor het verbeteren en vernieuwen van de vergaderwijze, de procedures, de invoering van werkprocessen en de beleids- en beheersinstrumenten. Als de gemeenteraad met die voorstellen instemt, is de griffier bovendien verantwoordelijk voor de implementatie daarvan.

 

Artikel 3 Taken besluitvorming

Dit artikel bevat de taken van de griffier als het op de besluitvorming in de gemeenteraad aankomt. In het eerste lid is geregeld dat de burgemeester in diens functie van voorzitter van de gemeenteraad wordt bijgestaan door de griffier. De griffier zit naast de voorzitter tijdens de vergaderingen, draagt zorg voor alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raadsvergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.

 

Daarnaast adviseert de griffier over de kwaliteit van de aangeleverde voorstellen en over hoe de behandeling in de gemeenteraad het beste plaats kan vinden (tweede lid). Dit betekent dat de griffier bijvoorbeeld nagaat of deze stukken voldoen aan de wet- en regelgeving en de door de gemeenteraad vastgestelde spelregels en dat de griffier een voorstel doet voor de behandeling van samenhangende stukken.

 

Op grond van het derde lid is de griffier bij de vergaderingen van de gemeenteraad aanwezig en zorgt de griffier voor de verslaglegging daarvan. Het vierde lid voegt daar in meer algemene zin aan toe dat de griffier zorg draagt voor de voorbereiding van de vergaderingen, het goede verloop van de procedures die voor de besluitvorming nodig zijn en de afhandeling van de vergaderingen. Dit betekent onder andere dat de griffier ervoor zorgt dat de leden van de gemeenteraad tijdig over de informatie beschikken die zij nodig hebben om hun taak te kunnen vervullen, dat de griffier zorgt voor een strategische raadsplanning, dat de griffier advies geeft over de wijze waarop en de volgorde waarin voorstellen behandeld worden en dat de griffier nagaat of moties en toezeggingen tijdig worden afgedaan of nagekomen.

 

De griffier zorgt ervoor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen ten aanzien van deze commissies en werkgroepen dezelfde taken uitvoeren zodat ook deze commissies en werkgroepen adequaat worden ondersteund.

 

Artikel 4 Taken presidium en seniorenconvent

In het presidium wordt gesproken over het functioneren van de raad en worden praktische werkafspraken gemaakt.

 

De griffier heeft ook taken ten aanzien van de vergaderingen van het presidium en seniorenconvent. Deze zijn ook in de instructie vastgelegd.

 

De griffier is aanwezig in de vergaderingen van het presidium en maakt hiervan een kort verslag. De griffier heeft een adviserende taak in het presidium.

 

Het presidium wordt door de griffier en griffiemedewerkers ondersteund.

 

Artikel 5 Ondersteuning onderzoekscommissie

Als de raad een enquêtecommissie instelt, zal deze behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie.

 

Een dergelijke commissie heeft een tijdelijk karakter en het kan nodig zijn hiervoor extra personeel aan te trekken door het intensieve en tijdelijke karakter.

 

Op grond van artikel 155a lid 8 Gemeentewet moeten voor een dergelijk onderzoek nadere regels zijn gesteld in een verordening.

 

Artikel 6 Taken raadsleden

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden.

 

Verzoeken om ondersteuning worden ingediend bij de griffier.

 

De griffier kan de leden van de gemeenteraad advies geven over de vorm als er inhoudelijke ondersteuning nodig is.

 

De griffier bewaakt de voortgang van het proces om te voorkomen dat verzoeken onnodig lang blijven liggen.

 

Verder stimuleert de griffier dat de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de vaardigheden ontwikkelen die nodig zijn om op een goede manier hun functie uit te oefenen.

 

Artikel 7 Raadscommunicatie en voorlichting

De gemeenteraad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is dan ook van belang dat inwoners worden geïnformeerd over alles wat zich in en rondom de gemeenteraad afspeelt. Daarover adviseert de griffier. De griffier zorgt daarnaast voor de raadscommunicatie, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s, raadsvoorstellen en verslagen. Inwoners kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt in dat kader onder andere informatie over de werkwijze van de gemeenteraad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie en kan daarover ook in voorkomende gevallen namens de gemeenteraad het woord voeren.

 

Artikel 8 Verhindering en Vervanging

De raad heeft een plaatsvervanger van de raad aangewezen, die de griffier in zijn afwezigheid vervangt. De plaatsvervangend griffier is tevens aangewezen als budgethouder. Om de gemeenteraad de mogelijkheid te bieden voor de uitvoering van de bestuursrechtelijke taken van de griffier een andere plaatsvervanger aan te wijzen dan bij de privaatrechtelijke of arbeidsrechtelijke taken, voorziet het artikel in de mogelijkheid ook meer dan één plaatsvervanger te benoemen

 

Artikel 9 Periodieke overleggen

Om de bestuurlijke besluitvorming soepel te laten verlopen is het van belang dat de griffier, de gemeentesecretaris en de burgemeester onderling afspraken maken over de bestuurlijke besluitvorming en de voorbereiding daarvan. De instructie voorziet er daarom in elk geval in dat zij periodiek overleggen in de zogenaamde driehoek. In het verlengde daarvan bevat de instructie ook bepalingen over het periodiek overleg tussen de griffier en de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk. Tot slot is geregeld dat ook periodiek overleg plaatsvindt tussen de griffier en de gemeentelijke accountant en tussen de griffier en de rekenkamer. Met de gemeentelijke accountant vindt overleg plaats over de controle op de jaarrekening en met de rekenkamer over de lopende en geplande onderzoeken en de wensen van de gemeenteraad ten aanzien van de te onderzoeken onderwerpen. In de bepaling is opgenomen dat de griffier ‘in elk geval’ met deze betrokkenen overlegt omdat vanzelfsprekend ook periodiek overleg met andere betrokkenen mogelijk, en wellicht ook noodzakelijk, is.

 

Artikel 10 Management griffie

De griffier draagt zorg voor de griffieorganisatie. Dit artikel voorziet in voorschriften die daar betrekking op hebben. Zo is de griffier verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad, stelt de griffier een planning voor de werkzaamheden van de griffie op en rapporteert de griffier hier periodiek over.

 

Artikel 11 Dienstverleningsovereenkomst

De griffie is in vergelijking met de ambtelijke organisatie beperkt in omvang. Voor het uitvoeren van taken zal de griffie een beroep moeten doen op de organisatie. Dit kan worden vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten, zodat het duidelijkheid geeft voor alle partijen en ook budgettair kan worden verantwoord.

 

Artikel 12 Mandaatverlening

De raad kan een deel van zijn bevoegdheden delegeren aan de griffier.

 

Het college is exclusief bevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente (artikel 160 lid 1 sub d Gemeentewet). Het is dan ook het college dat mandaat verleent aan de griffier tot het aangaan van overeenkomsten. De burgemeester ondertekent overeenkomsten waarbij de gemeente als rechtspersoon betrokken is. Het is dan ook de burgemeester die volmacht verleent om overeenkomsten, die binnen het door het college verleende mandaat zijn aangegaan, te ondertekenen.

 

Omdat de griffier niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het college of de burgemeester is artikel 10:4 Algemene wet bestuursrecht van toepassing en moet voor mandaatverlening de gemandateerde (i.c. de griffier) en degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkt (i.c. de raad) instemming geven.

 

De mandaatverlening betreft in ieder geval:

  • a)

    Personele en/of organisatorische aangelegenheden waaruit financiële verplichtingen voortvloeien;

  • b)

    Het binnen de geldende wet- en regelgeving en de overige vastgestelde kaders uitvoering en toepassing geven aan de regelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden en rechtspositie;

  • c)

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget toekennen van beloningscomponenten;

  • d)

    Het invullen van de formatie, waaronder het aanstellen van personeel, binnen de geldende kaders van de formatie en de loonkostenbegroting;

  • e)

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget inhuren van derden;

  • f)

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget aangaan van verplichtingen ter uitvoering van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet);

  • g)

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget vaststellen van het op de griffiemedewerkers gerichte vormings- en opleidingsplan;

  • h)

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget (doen) bekostigen van reïntegratietrajecten van griffiemedewerkers;

  • i)

    Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget (doen) bekostigen van loopbaantrajecten van griffiemedewerkers.

De griffier legt over de toepassing van het mandaat verantwoording af aan de werkgeverscommissie.

 

Artikel 13 Taken financiën en contractbeheer

De griffier biedt ook ondersteuning aan de gemeenteraad door overzicht en inzicht te houden over de budgetten van de gemeenteraad en het contractbeheer te verzorgen met externen zoals leveranciers. Ook hier kan de griffier de gemeenteraad over adviseren als dat nodig is.

 

Artikel 14 Verzoek

De regels voor ambtelijke bijstand zijn bedoeld om duidelijke afspraken over het verlenen van bijstand vast te leggen.

 

Bij een verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffie(r) die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de ambtelijke organisatie.

 

Het begrip document heeft de betekenis uit de Wet open overheid. Voor niet openbare documenten is een regeling in de artikelen 87, 89 en 89 van de Gemeentewet opgenomen.

 

Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen door de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

 

In de verordening is gekozen voor een onderscheid tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als over ambtenaren gesproken wordt, worden de ambtenaren bedoeld die onder het gezag van het college van de gemeente Haarlem staan en niet de griffiemedewerkers. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

 

Op grond van het derde lid heeft de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem bij twijfel een beslissende rol. Deze moet beslissen of het gaat om een verzoek als bedoeld in het eerste lid onder a, b en c.

 

Artikel 15 Verlening en Artikel 16 Weigering

Beoordeling of één van de in artikel 16 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem als hoofd van de ambtelijke organisatie. De uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris van de gemeente Haarlem en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

 

Indien het raadslid meent, dat op onvoldoende wijze aan zijn verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak op een hoger niveau worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn zelfstandige positie in het gemeentebestuur de meest aangewezen persoon voor.

 

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris

 

In artikel 15 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris van de gemeente Haarlem en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

 

Artikel 17 Informatie over verzoek om bijstand

Om te voorkomen dat een ambtenaar door collegeleden onder druk wordt gezet om inlichtingen, zoals bedoeld in artikel 14 van deze verordening, te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt ook een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

 

Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

 

Artikel 18 Jaarlijkse bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

 

De verhouding vast deel – variabel deel dient bij de bepaling van de jaarlijkse bijdrage te worden vastgesteld of bevestigd om in een bijdrage te kunnen worden vertaald.

 

Artikel 19 Besteding

De fracties hebben de vrijheid voor de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning.

 

Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden worden bekostigd uit het daarvoor beschikbare budget en niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.

 

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan fractieondersteuning inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

 

Artikel 20 Uitbetaling

De bijdrage wordt op declaratiebasis uitgekeerd.

 

Artikel 21 Wijziging bijdrage.

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de hele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.

 

Bij splitsing van of samenvoeging bij een fractie gedurende de raadsperiode zal de vergoeding direct verrekend moeten worden.

 

De splitsing of samenvoeging heeft als resultaat dat het oorspronkelijke basisbedrag voor de oorspronkelijke fracties nu wordt verdeeld over de twee (of meer) nieuwe fracties; deze deling van middelen blijft bestaan zolang de splitsing bestaat. Omdat door de splitsing of samenvoeging weliswaar meer fracties komen maar niet meer raadsleden, verandert de uitgave aan het variabele deel niet. Er zullen dus niet meer middelen worden uitgegeven aan fractieondersteuning dan voor de splitsing of samenvoeging; splitsing of samenvoeging belast de gemeentebegroting niet extra.

 

Bij splitsing of samenvoeging wordt het oorspronkelijke fractiebedrag naar evenredigheid verdeeld over de nieuwe fracties. Een andere dan deze rekenkundige maat gebruiken kan niet, omdat dan de discussie over de achtergrond van de splitsing wordt opgewekt.

 

Artikel 22 Verantwoording

Dit artikel regelt de wijze waarop fracties verantwoording afleggen over de besteding van de fractiebijdrage. De uitbetaling wordt verwerkt in de jaarrekening.

 

De door de raad aangemerkte onrechtmatige uitbetalingen worden door de gemeente teruggevorderd.

 

Artikel 23 en 24 Hardheidsclausule, inwerkingtreding en citeertitel

Deze artikelen behoeven geen toelichting.

Naar boven