Nadere regel subsidie Stads- en volksfeesten en herdenkingen gemeente Utrecht

Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

• gelet op artikel 156, lid 3, Gemeentewet;

• gelet op artikel 3, lid 2, van de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht;

Overwegende dat:

• In het ‘Locatiebeleid evenementen - Passende ruimte voor evenementen 2024-2030’ van juni 2024 is bepaald dat stads- en volksfeesten en herdenkingen onlosmakelijk verbonden zijn met onze stad en haar inwoners;

• Op beleidsmatig en inhoudelijk vlak de stads- en volksfeesten en herdenkingen bijdragen aan verschillende doelstellingen van de gemeente Utrecht;

• Burgemeester en wethouders financieel meerjarig duidelijkheid willen bieden aan de stads- en volksfeesten en herdenkingen;

Besluiten de volgende nadere regel vast te stellen:

Artikel 1 Definities

Deze nadere regel verstaat onder:

• Asv: algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht

• B urgemeester en wethouders:burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

• Begroting: schatting vooraf van de inkomsten en uitgaven van het evenement.

• Evenement: het geheel van activiteiten dat plaatsvindt bij een voor het publiek toegankelijke bijzondere gebeurtenis, al dan niet met een openbaar dan wel besloten karakter, op of aan de openbare plaats of het openbaar water, met uitzondering van:

  • I. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

  • II. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h van de Gemeentewet.

• Gemarginaliseerde positie: gemarginaliseerd verwijst naar individuen of groepen in de samenleving die in een positie verkeren van systematische uitsluiting en/of achterstelling, vaak door factoren zoals etniciteit, huidskleur, sekse, sociaaleconomische status, leeftijd en/of andere kenmerken. Mensen in een gemarginaliseerde positie ervaren specifieke uitdagingen en barrières om gelijke toegang tot middelen en kansen te verkrijgen;

• Geprivilegieerde positie: Geprivilegieerd verwijst naar individuen of groepen die in een bevoorrechte positie verkeren ten opzichte van anderen op basis van hun sociale status, als gevolg van etniciteit, huidskleur, sekse, sociaaleconomische status, leeftijd en/of andere kenmerken. Mensen in een geprivilegieerde positie ervaren vaak betere toegang tot middelen en meer kansen.

• Stads- en volksfeest, nationale vieringen en herdenkingen: de viering van koningsnacht en Koningsdag, Nationale dodenherdenking, Bevrijdingsdag, Utrecht Canal Pride, Keti Koti, viering van Sint Maarten, intocht van Sinterklaas.

Artikel 2 Doel

Deze nadere regel draagt bij aan het doel om:

• a. financiële meerjaren duidelijkheid te bieden aan de stads- en volksfeesten en herdenkingen die onlosmakelijk verbonden zijn met onze stad en haar inwoners zoals opgenomen in het Locatiebeleid Evenementen Utrecht 2024 – 2030;

• b. met koningsnacht- en Koningsdag, Dodenherdenking, Bevrijdingsdag, Utrecht Canal Pride, Keti Koti en de Intocht van Sinterklaas het belang van herdenken en vieren in en voor de stad te benadrukken.

Artikel 3 Eisen aan de subsidieaanvrager

De subsidie kan worden aangevraagd door een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid.

Artikel 4 Vaststellen subsidieplafond

Burgemeester en wethouders stellen jaarlijks het subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

De volgende activiteiten komen voor subsidie in aanmerking:

• a. Koningsnacht: Het coördineren van de koningsnacht-pleinfeesten op 26 en 27 april in de Utrechtse binnenstad met de betrokken organisatoren. Op de dagen van de viering het fungeren als coördinator en aanspreekpunt, wat leidt tot een afgestemde onderlinge organisatie.

• b. Koningsdag: Het faciliteren van de viering van Koningsdag op 27 april voor de organisatie die aangesloten zijn bij het Utrechts Oranjecomité.

• c. Dodenherdenking: Het organiseren van de grootstedelijke Dodenherdenking voor alle inwoners van de stad op 4 mei op Domplein,

• d. Bevrijdingsdag: Het organiseren van de grootstedelijke viering van de bevrijding voor alle inwoners van de stad op 5 mei. Dit wordt georganiseerd in samenwerking met de nationale viering van de vrijheid.

• e. Utrecht Canal Pride: Het organiseren van de botenparade door de Utrechtse binnenstad op de eerste zaterdag van juni. Ter viering van en maatschappelijk protest voor de lhbtqia+ gemeenschap in Utrecht.

• f. Keti Koti: Het organiseren van de stedelijke herdenking én viering van Keti Koti op 30 juni en 1 juli;

• g. Intocht van Sinterklaas: Het organiseren van de stedelijke intocht van sinterklaas voor alle inwoners van de stad aansluitend op landelijke intocht bij de Weerdsluis.

Artikel 6 Eisen aan de aanvraag

• 1. De aanvraag van de subsidie wordt ingediend met e-Herkenning via https://www.utrecht.nl/subsidievolksfeesten .

• 2. De aanvraag heeft betrekking op 1 stad- volksfeest of herdenking . Koningsnacht en Koningsdag zijn afzonderlijke activiteiten .

• 3. De subsidieaanvraag bestaat in ieder geval uit:

  • a. Een meerjarenbeleidsplan dat de volgende onderdelen bevat:

    • i. Beschrijving van de organisatie;

    • ii. Beschrijving van de aangevraagde activiteit;

    • iii. Beschrijving van de doelgroep;

    • iv. Een beschrijving hoe de activiteit bijdraagt aan een of meerdere doelen van de gemeente Utrecht zoals benoemd in artikel 9, lid 2, letter a van deze nadere regel;

    • v. Een beschrijving van kennis van Utrechtse traditie en context met betrekking tot het aangevraagde evenement;

    • vi. Een schets van de beoogde ontwikkeling en toekomstvisie van het aangevraagde evenement voor de periode 2026 t/m 2028;

    • vii. Een beschrijving van de toepassing van de Code Diversiteit & Inclusie (https://codedi.nl/). Daarbij geldt het principe ‘pas toe en leg uit’ (p.4);

    • viii. Een toelichting die aantoont dat de aanvrager kennis heeft van en minimaal vijf jaar ervaring met het organiseren van een (vergelijkbaar) stads- en/of volksfeest of herdenking;

    • ix. Een terugblik op de ontwikkeling van het evenement over de afgelopen jaren.

    • x. Indien de aanvraag wordt ingediend voor Keti Koti: de onderdelen zoals benoemd in artikel 9, lid 2, letter e van deze nadere regel;

    • xi. Indien de aanvraag wordt ingediend voor Utrecht Canal Pride: de onderdelen zoals benoemd in artikel 9, lid 2, letter f van deze nadere regel.

  • b. Een begroting per jaar voor de jaren 2026, 2027 en 2028;

  • c. Jaarverslag en de jaarrekening 2024 of 2025 van een (vergelijkbaar) evenement dat door de aanvrager is georganiseerd;

• 4. Als een aanvrager in de voorgaande drie jaar geen subsidie bij burgemeester en wethouders heeft aangevraagd of indien de onderstaande gegevens zijn gewijzigd, levert de aanvrager bij de aanvraag ook de volgende gegevens aan:

  • a. Kopie bankafschrift waarop in ieder geval het rekeningnummer en de naam van de aanvrager duidelijk zichtbaar zijn;

  • b. Een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel;

  • c. De statuten.

Artikel 7 Indieningstermijn aanvraag

De aanvraag dient uiterlijk vier maanden voor het evenement plaatsvindt te zijn ingediend:

• a. Koningsnacht: uiterlijk 25 december 2025 23:59 uur

• b. Koningsdag: uiterlijk 26 december 2025 23:59 uur

• c. Dodenherdenking: uiterlijk 3 januari 2026 23:59 uur

• d. Bevrijdingsdag: uiterlijk 4 januari 2026 23:59 uur

• e. Utrecht Canal Pride: uiterlijk 5 februari 2026 23:59 uur

• f. Keti Koti: uiterlijk 28 februari 2026 23:59 uur

• g. Intocht van Sinterklaas: uiterlijk 13 juli 2026 23:59 uur

Artikel 8 Maximale subsidie

• 1. De subsidie wordt verleend voor een periode van drie jaar, ingaande 1 januari 2026.

• 2. Van het subsidieplafond op de subsidiestaat is beschikbaar:

  • a. 5% voor de functie Koningsnacht – Pleinfeesten;

  • b. 15% voor de functie Koningsdag – Oranjefeesten;

  • c. 5% voor de functie Dodenherdenking;

  • d. 25% voor de functie Bevrijdingsdag;

  • e. 17% voor de functie Keti Koti;

  • f. 14% voor de functie Utrecht Canal Pride;

  • g. 19% voor functie Intocht van Sinterklaas.

• 3. De percentages gelden ieder voor zich als deelplafond. Het per deelplafond beschikbare bedrag wordt verdeeld volgens de voorschriften in deze nadere regel.

Artikel 9 Verdeling subsidie

• 1. In afwijking van artikel 4, eerste lid, tweede volzin, van de Asv wordt het budget per deelplafond/evenement toegekend aan de aanvrager met het hoogst aantal punten.

• 2. Aan de volledig en tijdig ontvangen aanvragen worden punten toegekend aan de hand van de volgende criteria:

  • a. De mate waarin de activiteit bijdraagt aan één of meerdere van de beleidsdoelen van de gemeente Utrecht (maximaal 10 punten):

    • i. samen vieren en/of samen herdenken;

    • ii. mensen in de stad verbinden;

    • iii. het organiseren van toegankelijke evenementen waarbij het gaat om het wegnemen van mogelijke drempels, fysiek of anderszins, de inrichting van een locatie, de communicatie over een evenement en gratis toegang;

    • iv. Utrechters kunnen zichzelf zijn en leven prettig samen, worden in gelijke gevallen gelijk behandel en hebben gelijke kansen;

    • v. Utrechters in een gemarginaliseerde positie doen in Utrecht op een gelijkwaardige manier mee aan het (maatschappelijk) leven;

    • vi. Utrechters in een geprivilegieerde positie hebben meer kennis en bewustwording over in- en uitsluiting, privilege, discriminatie en racisme;

    • vii. Utrechters hebben de vaardigheden om om te gaan met verschil, met meer begrip en verbondenheid;

    • viii. Utrecht is een veilige stad voor mensen in een gemarginaliseerde positie.

  • b. Kennis van Utrechtse traditie en context met betrekking tot het evenement (maximaal 10 punten);

  • c. De mate waarin er een heldere toekomst en ontwikkel visie is m.b.t het evenement (maximaal 10 punten);

  • d. Een beschrijving hoe u de Code Diversiteit & Inclusie toepast (https://codedi.nl/). Daarbij geldt het principe ‘pas toe en leg uit’ (p.4) (maximaal 5 punten);

  • e. Keti Koti (maximaal 20 punten)

    • De mate waarin aanvrager kennis heeft over het trans-Atlantische slavernijverleden en de doorwerking daarvan;

    • De mate waarin de aanvrager verbonden is met en aantoonbare samenwerking heeft met de zwarte gemeenschap in Utrecht;

    • De mate waarin de activiteit bijdraagt aan blijvende verandering met betrekking tot de in letter a van dit artikel genoemde beleidsdoelen.

  • f. Utrecht Canal Pride (maximaal 20 punten)

    • De mate waarin aanvrager kennis heeft over de lhbtiq+ gemeenschap en de geschiedenis van Pride;

    • De mate waarin de aanvrager verbonden is met en aantoonbare samenwerking heeft met de lhbtiq+ gemeenschap in Utrecht;

    • De mate waarin de activiteit bijdraagt aan blijvende verandering met betrekking tot de in letter a van dit artikel genoemde beleidsdoelen.

• 3. Voor het toekennen van een score aan de criteria in het voorgaande lid en de bijbehorende punten wordt de volgende puntenschaal gehanteerd:

Score	Omschrijving	Percentage van maximale punten
uitstekend	Uw beschrijving/aanpak met betrekking tot het (sub)gunningcriterium is volledig. Er zijn geen ontbrekende elementen.   Uw beschrijving/aanpak is specifiek, concreet en sluit uitstekend aan bij hetgeen is gevraagd in het (sub)gunningcriterium. Er zijn hierin geen onduidelijkheden geconstateerd.   Uw beschrijving/aanpak is op alle aspecten realistisch en voor de Gemeente toepasbaar en/of effectief bevonden.	100%
goed	Uw beschrijving/aanpak met betrekking tot het (sub)gunningcriterium is bijna volledig bevonden.   Uw beschrijving/aanpak is op de meeste aspecten concreet en specifiek beschreven. Uw beschrijving/aanpak is over het algemeen duidelijk en zij sluit op de meeste aspecten aan bij hetgeen is gevraagd in het (sub)gunningcriterium.   Uw beschrijving/aanpak is op de meeste aspecten realistisch en voor de Gemeente toepasbaar en/of effectief bevonden.	75%
voldoende	Uw beschrijving/aanpak met betrekking tot het (sub)gunningcriterium is voldoende uitgewerkt, maar niet volledig bevonden.   Uw beschrijving/aanpak is voldoende specifiek en/of duidelijk beschreven. Er zijn meerdere aspecten die meer specifiek of duidelijk beschreven hadden mogen zijn. Uw uitwerking sluit voldoende aan bij hetgeen is gevraagd in het (sub)gunningcriterium.   Uw beschrijving/aanpak is op enkele aspecten realistisch en voor de Gemeente voldoende toepasbaar en/of effectief bevonden.	50%
onvoldoende	Uw beschrijving/aanpak met betrekking tot het (sub)gunningcriterium is onvoldoende uitgewerkt en niet volledig bevonden.   Uw beschrijving/aanpak is onvoldoende duidelijk en specifiek beschreven en sluit onvoldoende aan bij hetgeen is gevraagd in het (sub)gunningcriterium.   Uw beschrijving/aanpak is grotendeels niet realistisch en voor de Gemeente toepasbaar en/of effectief bevonden.	25%
slecht	Geeft geen invulling aan het gunningcriterium of de beschrijving/aanpak ontbreekt.	0%

• 4. Bij de besluitvorming geldt de volgende procedure: Alle aanvragen worden ambtelijk beoordeeld op basis van consensus. Het maximaal aantal punten per criterium is opgenomen in lid 2 van dit artikel. Het aantal punten wordt bepaald op basis van het schema in lid 3 van dit artikel.

Artikel 10 Beslistermijn

Burgemeester en wethouders beslissen binnen 13 weken na de deadline van het aangevraagde evenement, zoals genoemd in artikel 7 van deze nadere regel, over de aanvraag.

Artikel 11 Voorwaardelijke verlening

Burgemeester en wethouders verlenen de subsidie onder de voorwaarde dat de evenementenvergunning en indien noodzakelijk omgevingsvergunning tijdig zijn aangevraagd en zijn verleend voor aanvang van het evenement.

Artikel 12 Verplichtingen

• 1. De subsidieontvanger dient jaarlijks binnen 3 maanden na het gesubsidieerde evenement een aanvraag tot vaststelling in.

• 2. De aanvraag tot vaststelling gaat vergezeld van:

  • a. Een activiteitenverslag waarin de uitvoering van het evenement wordt verantwoord;

  • b. Een financiële verantwoording van de gerealiseerde kosten en inkomsten met daarnaast -ter vergelijking- het bij de aanvraag ingediende overzicht van de verwachte kosten en inkomsten.

• 3. Indien de subsidieontvanger over het te verantwoorden subsidiejaar enkel subsidie heeft ontvangen op grond van deze nadere regel, dan verlenen burgemeester en wethouders vrijstelling voor de verplichting van paragraaf 3.2, lid 3 van het Verantwoordingsprotocol gemeente Utrecht.

Artikel 13 Evaluatie

• 1. Het beleid waarvoor de subsidie stads- en volksfeesten en herdenkingen wordt ingezet, wordt periodiek geëvalueerd.

• 2. De evaluatie kan leiden tot aanpassing van deze nadere regel.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze nadere regel treedt in werking de dag na bekendmaking.

Artikel 15 Citeertitel

Deze nadere regel wordt aangehaald als: Nadere regel subsidie Stads- en volksfeesten en herdenkingen gemeente Utrecht.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht, in de vergadering van 14 oktober 2025

De burgemeester

Sharon A.M. Dijksma

De secretaris,

Michiel J. Ruis