Verordening werkgeverscommissie gemeente Heiloo 2025

De raad van de gemeente Heiloo;

gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 17 december 2024

gelezen het advies van het presidium d.d. 6 januari 2025

gelet op het bepaalde in artikel 83 van de Gemeentewet;

gelet op het Delegatiebesluit werkgeverscommissie Heiloo 2025;

b e s l u i t:

vast te stellen de Verordening werkgeverscommissie gemeente Heiloo 2025:

Artikel 1 Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie

• 1. De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren, zoals die door de raad aan haar zijn gedelegeerd;

• 2. Tot de bevoegdheid van de werkgeverscommissie behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen;

• 3. De werkgeverscommissie kan de aan haar overgedragen bevoegdheden ten aanzien van de op de griffie werkzame ambtenaren niet zijnde de griffier mandateren aan de griffier;

• 4. Ten aanzien van de lokale regelingen voor arbeidsvoorwaarden die niet zijn geregeld in de landelijk geldende CAO Gemeenten, worden de bepalingen gevolgd zoals die voor de Werkorganisatie BUCH zijn vastgelegd. Indien toepassing daarvan een ongewenste of onredelijke situatie zou opleveren, kan de werkgeverscommissie besluiten hiervan af te wijken mits de op de griffie werkzame ambtenaren geen nadelige gevolgen ondervinden van deze afwijking.

• 5. De werkgeverscommissie voert ten miste één keer per jaar een gesprek met de griffier en voert ten minste één keer per jaar een gesprek met de griffie als geheel.

• 6. De werkgeverscommissie voert tenminste drie klankbordgesprekken met de burgemeester per ambtsperiode.

Artikel 2 Samenstelling werkgeverscommissie

• 1. De commissie bestaat uit drie raadsleden, bij voorkeur afkomstig uit de coalitie en de oppositie.

• 2. De leden van de werkgeverscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad;

• 3. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.

• 4. Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie eindigt:

  • a. op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;

  • b. indien het lid aftreedt als lid van de raad;

  • c. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de werkgeverscommissie te vervullen.

• 5. De voorzitter van de raad kan in voorkomende gevallen worden uitgenodigd om in de vergadering van de werkgeverscommissie aanwezig te zijn als informant en adviseur.

• 6. De werkgeverscommissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 3 Taken voorzitter

De voorzitter van de werkgeverscommissie draagt in ieder geval zorg voor:

• a. het tijdig en periodiek bijeenroepen van de werkgeverscommissie;

• b. het leiden van de vergaderingen en het leiden van de gesprekken met de burgemeester of met de griffier;

• c. het doen naleven van deze verordening;

• d. het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, alsmede het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de werkgeverscommissie;

• e. het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie.

Artikel 4 Ondersteuning van de commissie

De griffier of een door deze aan te wijzen functionaris staat de werkgeverscommissie terzijde, draagt zorg voor het secretariaat en maakt via de gemeentesecretaris afspraken over benodigde faciliterende ondersteuning door de Werkorganisatie BUCH.

Artikel 5 Besluitvorming

• 1. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden zoals bedoeld in artikel 2;

• 2. Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 6 Verslaglegging

• 1. De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van vergaderingen. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld.

• 2. De werkgeverscommissie kan de HR adviseur van de BUCH werkorganisatie vragen de verslaglegging te verzorgen als het de gesprekken over het functioneren van de griffie(r) betreft.

Artikel 7 Voorbereiding klankbordgesprekken met de burgemeester

• 1. De werkgeverscommissie maakt tijdens de vergadering afspraken over de werkverdeling voorafgaand aan de gesprekken als bedoeld in artikel 1 lid 6.

• 2. Het op andere wijze dan overeen gekomen onder lid 1 inwinnen van inlichtingen, informatie of overleg met derden door commissieleden is uitgesloten.

• 3. De leden van de commissie krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag van het gesprek met de burgemeester of met de griffier in te zien bij de griffier.

• 4. Leden van de commissie en de burgemeester of de griffier krijgen de gelegenheid bespreekpunten aan te leveren bij de griffier voor het gesprek.

• 5. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie, de burgemeester of de griffier een schriftelijke uitnodiging. De uitnodiging bevat plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen, delen dit tijdig mee aan de griffier.

• 6. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 8 (Klankbord)gesprek met de burgemeester en de griffier

• 1. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

• 2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester of de griffier de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 3. Uitgangspunt bij het gesprek met de burgemeester is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

• 4. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

• De burgemeester

  • a. als voorzitter van de raad en in het overleg met de fractievoorzitters;

  • b. in het proces van dualisme;

  • c. als voorzitter van het college;

  • d. als coördinator van het beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van art. 170 Gemeentewet

  • e. die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving en de openbare orde en veiligheid;

  • f. en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

  • g. als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

  • h. en zijn contacten met de ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

  • i. en zijn nevenfuncties en integriteit;

  • j. en zijn aan de profielschets gerelateerde competenties.

• 5. In het tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.

• 6. Uitgangspunt bij het gesprek met de griffier is de functieomschrijving. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

• De griffier:

  • a. als procesadviseur van de raad;

  • b. zijn adviesfunctie en ondersteuning van de raad en zijn ondersteuning van de voorzitter van de raad;

  • c. als bewaker van procedures;

  • d. als leidinggevende van de griffie;

  • e. zijn contacten en samenwerking met de voorzitter van de raad, de gemeentesecretaris, het college, het managementteam, de ambtenaren en externe partijen.

Artikel 9 Verslaglegging van de gesprekken

• 1. De griffier maakt van de gesprekken van de commissie met de burgemeester een conceptverslag in drievoud. Dit conceptverslag wordt aan de commissie en de burgemeester voor akkoord voorgelegd. Het verslag wordt door ondertekening door de voorzitter van de commissie en de burgemeester vastgesteld. De griffier ondertekent het verslag en verklaart daarmee dat aan hetgeen in deze verordening is vastgesteld, is voldaan.

• 2. Het onder lid 1 genoemde verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 3. Een afschrift van het onder lid 1 vastgestelde verslag wordt door de griffier aan de burgemeester en de Commissaris der Koning van de Provincie Noord Holland verstuurd.

• 4. Het verslag van de gesprekken van de commissie met de griffier wordt verzorgd door een ambtenaar van de BUCH werkorganisatie in overeenstemming met de onder artikel 6 lid 2 gemaakte afspraken met de gemeentesecretaris.

• 5. Het onder lid 4 genoemde verslag wordt voor akkoord voorgelegd aan de commissie en de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door ondertekening door de voorzitter van de commissie en de griffier.

• 6. Een afschrift van het verslag wordt aan de griffier gestuurd en een afschrift wordt opgeslagen in het personeelsdossier.

Artikel 10 Beslotenheid van vergaderingen

• 1. De vergaderingen van de werkgeverscommissie en de gesprekken met de burgemeester en griffier worden in beslotenheid gehouden voor zover er een belang geldt als bedoeld in artikel 5.1, tweede lid sub e en artikel 5.1, vierde lid, van de Wet open overheid;

• 2. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, tweede lid sub e en artikel 5.1, vierde lid van de Wet open overheid, dat hierop of een deel daarvan geheimhouding moet worden gelegd;

• 3. Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang.

Artikel 11 Vergaderfrequentie

• 1. De voorzitter van de werkgeverscommissie en griffier voeren ten minste één keer per jaar een klankbordgesprek met de op de griffie werkzame ambtenaren niet zijnde de griffier.

• 2. Voorts vergadert de commissie zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht of wanneer de griffier daartoe een verzoek doet.

Artikel 12 Verantwoording

• 1. De griffier brengt jaarlijks verslag uit aan de werkgeverscommissie over de door de griffie verrichte werkzaamheden.

• 2. De werkgeverscommissie brengt, gebruikmakend van het verslag als bedoeld in het eerste lid, jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen. Dit met inachtneming van het bepaalde in artikel 10.

Artikel 13 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan beslist de werkgeverscommissie.

Artikel 14 Intrekking oude verordening

• 1. De Verordening werkgeverscommissie Heiloo wordt ingetrokken.

• 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Artikel 15 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening werkgeverscommissie Heiloo 2025

Aldus besloten door de raad van de gemeente Heiloo in de openbare raadsvergadering van d.d. 27 januari 2025

G. A. Beeksma

griffier

M. ten Bruggencate

voorzitter