/2/png-2/nieuwkoop.png)
Gemeenteblad van Nieuwkoop
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Nieuwkoop | Gemeenteblad 2025, 444174 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Besluit van burgemeester en wethouders van gemeente Nieuwkoop tot vaststelling van het handboek vervanging Bouwdossiers Gemeente Nieuwkoop 2025
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwkoop;
- -
- -
- I.
- II.
Dit handboek vervanging vormt de grondslag voor het vervangen van de papieren versies van de bouwdossiers van gemeente Nieuwkoop en haar rechtsvoorgangers door digitale reproducties.
Na scannen stelt Erfgoed Leiden en Omstreken de dossiers beschikbaar via haar e-depot. Gemeente Nieuwkoop vernietigt de papieren dossiers. Bepaalde dossiers blijven op papier bewaard vanwege het belang voor historisch onderzoek en de waarde als onderdeel van het cultureel erfgoed.
Dit handboek volgt versie 2.0 van de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden van het Nationaal Archief.1 In dat document is de juridische achtergrond en grondslag voor vervanging beschreven.
Op het moment van schrijven is een nieuwe archiefwet in de maak. Ook in de nieuwe archiefwet en onderliggende regelgeving is het concept vervanging opgenomen. Dit handboek vervanging voldoet ook aan de voorwaarden die in de nieuwe archiefwet en regelgeving staan.
De volgende functionarissen zijn betrokken:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Gemeente Leiden heeft hun bouwdossiers al gedigitaliseerd en het handboek vervanging van gemeente Leiden, opgesteld door Van Kaliber, is de basis geweest voor dit handboek vervanging. Op deze manier zorgen we ervoor dat de dossiers zo eenduidig mogelijk in het e-depot van Erfgoed Leiden komen.
De vervanging betreft de bouw- en omgevingsvergunningen van de gemeente Nieuwkoop en haar rechtsvoorganger uit de periode 1903-2020. De processen op basis waarvan de archieven zijn gevormd zijn:
- •
- •
Deze processen zijn door de Woningwet (artikel 40) opgedragen aan Burgemeester en Wethouders van de gemeente Nieuwkoop en haar rechtsvoorgangers vanaf 1901.
De gemeente Nieuwkoop bestaat uit de kernen: Aardam (voormalig buurtschap, nu onderdeel van Ter Aar), Ter Aar, Korteraar, Langeraar, De Meije (gedeeltelijk), Nieuwkoop, Nieuwveen, Noordeinde, Noorden, Noordse Dorp, Papenveer, Vrouwenakker, Woerdense Verlaat (voor 1989 nog deels gemeenten Kamerik en Wilnis), Zevenhoven.
Voorafgaand aan de fusie tot de huidige gemeente Nieuwkoop hebben de volgende fusiegemeenten bestaan:
1991 – Gemeente Nieuwveen (tijdelijke werknaam), samenvoeging van Zevenhoven, Nieuwveen
1994 – Naamsverandering Gemeente Nieuwveen naar Gemeente Liemeer
2007 – Gemeente Nieuwkoop vanuit voormalige gemeenten Liemeer, Ter Aar en Nieuwkoop
De dossiers behorende bij monumenten worden wel gedigitaliseerd, maar niet vervangen. Dat betekent dat de papieren dossiers bewaard blijven (ook dossiers van voor de aanvang van de monumentstatus en geweigerde en ingetrokken vergunningsaanvragen, voor zover nog beschikbaar).
In 2014 is een inventarisatie van bijzondere objecten uitgevoerd. Aanvullend op de dossiers behorende bij monumenten blijven alle dossiers behorende tot gebouwen die op die lijst bijzondere objecten staan op papier bewaard.
Daarnaast worden dossiers van bouwwerken die door bepaalde architecten zijn ontworpen bewaard en niet vervangen. In bijlage 1 is een lijst opgenomen van de adressen en reden voor uitzondering. Deze lijst is afgestemd met de gemeentearchivaris.
Het kan ook voorkomen dat het niet mogelijk is een scan te maken zonder dat gegevensverlies optreedt (document niet meer leesbaar). Bijvoorbeeld wanneer er slechts een vage blauwdruk vanuit carbonpapier beschikbaar is. In dat geval wordt het uitgezonderd van vervanging.
1.2 Beschrijving van de archieven
De dossiers met een datering tot en met 2006 zijn overgebracht naar de archiefdienst, Erfgoed Leiden en Omstreken. Het laatste blok bouwdossiers (2007 – 2009) en het papieren archief van de omgevingsvergunningen (2010-2019) is nog niet overgebracht. Deze blokken zijn wel gereed gemaakt voor overbrengen. Dat betekent dat alle bind- en hechtmiddelen verwijderd zijn en de dossiers in zuurvrije mappen zijn opgeslagen. De dossiers zijn ook inhoudelijk geschoond, dat betekent dat oude versies (niet gewaarmerkt/ goedgekeurd) van tekeningen en constructiegegevens zijn geschoond.
De oorspronkelijke volgorde van documenten is aangehouden. Er zijn geen tabstroken of scheidingsvellen per onderwerp of document aanwezig. De tekeningen op groot formaat zijn soms achteraan geplaatst en soms tussen de documenten aanwezig. Er is nog een ordening nodig in de tabs aanvraag en vergunning, correspondentie, tekeningen en bijlagen bij de tekeningen.
Vanaf 2020 is er een vervangingsbesluit genomen en zijn de dossiers geheel digitaal. Vóór 2020 is papier leidend. Er zijn wel documenten gedigitaliseerd, maar niet op basis van vervanging. De scans zijn deels zwart-wit (<2015) en niet volledig. Er zijn soms tekeningen aanwezig, maar de gewaarmerkte tekeningen zijn niet gescand.
De gemeente Nieuwkoop gaat de tekeningen digitaliseren en vervangen om de volgende redenen:
- •
- •
De dossiers worden veelvuldig geraadpleegd. Medewerkers van de gemeente hebben regelmatig oude dossiers nodig voor het uitvoeren van hun taken en inwoners en bedrijven hebben met name de tekeningen nodig bij het uitvoeren van renovatie en verbouwing. Doordat de dossiers alleen op papier beschikbaar zijn, zijn ze moeilijker toegankelijk.
- •
- •
- •
De doorzoekbaarheid van de dossiers is beperkt. De inventarissen zijn enkel op dossierniveau beschreven, een beschrijving per document ontbreekt. Bij het digitaliseren zal geen beschrijving per document gemaakt worden omdat dit veel werk is, maar er is tekstherkenning (middels OCR) toegepast op de documenten die in het e-depot komen, daardoor zijn ze doorzoekbaar op steekwoorden in de tekst. Dat maakt zoeken op bijvoorbeeld ‘milieurapport’ als woord in het document mogelijk.
1.3 Het principebesluit tot vervanging
Burgemeester en Wethouders hebben een vervangingsbesluit genomen voor de reguliere vervanging van ingekomen en uitgaande stukken, maar dat besluit is niet toepasselijk op dit project. Burgemeester en Wethouders wordt gevraagd een apart vervangingsbesluit te nemen voor het vervangen van de bouwdossiers door digitale reproducties. Zie bijlage 2.
- -
- -
- -
Bestandsformaten: JPEG2000 lossless & PDF/A-1b uncompressed met OCR toepassing2
Er wordt onderscheid gemaakt tussen tekstdocumenten en tekeningen, deze worden als volgt in verschillende tabs verdeeld:
- o
- o
- o
2.1 Metamorfoze light voor tekeningen
Voor documenten met bouwkundige tekeningen geldt aanvullend dat de scan moet voldoen aan de Metamorfoze light normen (zie bijlage 3).
De Metamorfoze norm “Light” wordt geëist voor de bouwtekeningen (tab D). Deze tekeningen op groot formaat moeten zodanig worden gedigitaliseerd dat er geen informatieverlies optreedt in de daarin opgenomen informatie. Dat wil zeggen dat de tekening volledig betrouwbaar moeten blijven. Zo moeten bijvoorbeeld lijnen en vormen niet vervormd worden gedigitaliseerd. Dit is de reden dat de Metamorfoze norm “Light” voor dit materiaal wordt geëist.
In 2024 is een nieuwe versie van de Metamorfoze standaard uitgebracht. Die biedt ook de mogelijkheid om de bestanden in JPEG2000 op te slaan. Dat vraagt minder opslagcapaciteit dan de tiff bestanden. De nieuwe norm is nog niet vastgesteld, maar ij passen dit vooruitlopende op de nieuwe norm al toe.
De tabs A, B, C en E bevatten voornamelijk tekstuele documenten met enkele kleinere tekeningen of ander beeldmateriaal tot en met A3. Deze documenten moeten eveneens zonder informatieverlies worden gescand. Omdat de informatie voornamelijk bestaat uit tekst waarbij tekeningen en andere afbeeldingen ondersteunend zijn aan die tekst, worden deze documenten ook in een mindere (maar voldoende hoge) kwaliteit dan Metamorfoze “Light” gescand. Deze documenten hoeven niet te voldoen aan de Metamorfoze “Light” norm, maar wel aan de algemene specificaties.
2.4 Nabewerking bij tekstdocumenten
Lege pagina’s mogen geautomatiseerd aangemerkt worden, maar er dient beoordeelt te worden of de pagina echt leeg is. Een pagina met een paginanummer is géén lege pagina.
Bij de tekeningen (tab D) zijn geen nabewerkingen toegestaan. Bij de tekstdocumenten zijn in overleg en met akkoord van de gemeentearchivaris van Erfgoed Leiden en Omstreken nabewerkingen toegestaan zoals cropping (mits zonder informatieverlies). Eventuele correcties zijn gangbaar bij scannen voor vervanging en worden vastgelegd in dit handboek vervanging.
Nabewerkingen op de afgeleide in PDF om gebruiksgemak te vergroten (bijv. compressie) op basis van advies van en in overleg met scanleverancier.
De geëiste naamgeving (zie bijlage 5) van de digitale bestanden is als volgt opgebouwd:
De geëiste (XML of EXIF) metadata die ingesloten zijn in het master beeldbestand zijn:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
2.8 Beschrijving van de gemaakte afwegingen en keuzes
Er is gekozen voor de Metamorfoze norm “Light” (bijlage D). Deze norm is algemeen geaccepteerd bij de dienstverleners van scandiensten en geeft een volledig overzicht van de technische scaneisen die aan een digitale reproductie gesteld kunnen worden. Het gebruik maken van deze norm zorgt voor eenduidige eisen op het gebied van de technische kwaliteit van de scans. Ook vereenvoudigt het gebruik van de norm de communicatie over de gewenste kwaliteit, zowel in de aanbestedingsfase als tijdens de uitvoering van het scanproject.
De Light-variant stelt zodanige eisen aan de beeldkwaliteit dat de risico’s op ongewenst informatieverlies minimaal zijn. Zodoende hoeven geen nadere afwegingen meer gemaakt te worden ten aanzien van de beeldkwaliteit.
De scanleverancier maakt gebruik van de zelf ontwikkelde scansoftware Allscan 8.4.5. Met behulp van deze software worden de scans beoordeeld en vastgelegd in een mappenstructuur per dossier. De metadata wordt in eerste instantie gevuld in één CSV bestand. Gemeente Nieuwkoop zorgt ervoor dat de scans omgezet worden in een side-car structuur waarbij de metadata per dossier en archiefstuk in een xml bestand gezet wordt. Dit is nodig voor het importeren in het e-depot en biedt meer flexibiliteit bij het beheer van de archiefstukken in de toekomst.
De scans komen in het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken en ze worden daar duurzaam beheerd. Op dit moment maakt Erfgoed Leiden gebruik van de software van Preservica. Preservica voldoet aan alle eisen voor duurzaam informatiebeheer.
Soort: High volume document scanner
Model en type: Inotec Scamax 4x3 serie
- -
- -
- -
- -
Kleurprofiel: scanner specifiek
Geautomatiseerde correcties: rechtstand
Uitvoerformaat: TIFF Adobe RGB 1998
Model en type: Phase One iXH 150MP
Firmware: iXH 150MP, v1.05.1 (FWR)
Geautomatiseerde correcties: nvt
Uitvoerformaat: TIFF Adobe RGB 1998
Gebruikte objectieven: Phase One RS 72mm MkII lens
Dit hoofdstuk inclusief de genoemde bijlage, beschrijft de gehele procesgang van substitutie, van voorbereiding tot overdracht of vernietiging.
Het vervangingsproces bestaat uit de volgende stappen die in detail in bijlage 7 zijn beschreven.
Het gehele vervangingsproces tot aan het moment van overdracht wordt uitgevoerd onder verantwoording van de projectleider (adviseur informatiebeheer – BV – DFD) en opdrachtgever (teamleider BV – DFD).
De gemeentearchivaris heeft gedurende het gehele proces een kaderstellende en toezichthoudende rol.
De te onderscheiden activiteiten zijn:
- A.
- B.
- C.
- D.
- E.
- F.
- G.
- H.
- I.
- J.
Bij de tekeningen die op Metamorfoze light kwaliteit gescand worden vindt technische controle aan de hand van UTT testkaarten plaats.
De technische eisen worden door de dienstverlener zelf gecontroleerd door aan het begin van elke productiedag een UTT-testkaart te scannen en die softwarematig te vergelijken met de gemaakte scan. Afwijkingen moeten binnen de voor die batch geëiste Metamorfoze norm blijven.
Een onafhankelijk expert controleert of de scans aan de technische eisen voldoen. 1 op 10 ‘dagtargets' worden beoordeeld. Een dagtarget bestaat uit alle scans die
De geëiste instellingen van de scanapparatuur kunnen door de gemeente, of een door de gemeente aangewezen expert, gecontroleerd worden. Indien gewenst maakt de gemeente daarover afspraken met de dienstverlener, die daaraan zal meewerken. Het betreft onder andere de volgende instellingen (naast de verificatie met de UTT-testmethode) van geautomatiseerde correcties/nabewerkingen die niet mogen plaatsvinden:
- •
- •
- •
- •
5.2 Visuele controle en controle op de metadata
De visuele eisen en metadata worden steekproefsgewijs gecontroleerd bij de scans binnen alle tabs. De methode hiervoor is de acceptable quality limit (AQL) methode. De geaccepteerde foutmarge is 0,025% bij zware fouten en 1% bij lichte fouten. Dat betekent dat er geen zware fouten mogen voorkomen bij de batchgroottes waar het om gaat. Als er fouten voorkomen moet de hele batch hersteld worden en wordt een nieuwe steekproef uitgevoerd op de batch met een verhoogd inspectieniveau (grotere steekproef). Bij de lichte fouten kan er bijvoorbeeld bij een batch van 1201-3200 scans 1 fout voorkomen en wordt de batch alsnog geaccepteerd. De aanname is dat de fouten slechts sporadisch voorkomen.
De scans voldoen niet aan de eisen zoals beschreven in paragraaf 2.5 en dit heeft gevolgen voor de juistheid en leesbaarheid.
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
De scans voldoen niet aan de eisen zoals beschreven in paragraaf 2.5 en dit heeft geen gevolgen voor de juistheid en leesbaarheid.
De gemeente Nieuwkoop voert de eerste steekproeven uit volgens de AQL methode Daarnaast legt de dienstverlener hun eigen controles en de resultaten vast in een logbestand.
De scanleverancier controleert de visuele aspecten op scan niveau, een ‘scan’ is één pagina/opname. De batches zijn daarbij veel groter. Ook hierbij wordt de AQL methode gebruikt om de batch grootte te bepalen.
De steekproeven starten op inspectielevel II. Indien een batch is afgewezen dan wordt de steekproef na herstel van de fouten op inspectielevel III gedaan. Als er geen fouten worden aangetroffen bij een eerste steekproef op een batch dan wordt het inspectieniveau afgeschaald naar niveau I.
Controles op alle aspecten kunnen aangekondigd of onaangekondigd worden uitgevoerd door gemeente Nieuwkoop, zowel op locatie als op afstand. Een onaangekondigde controle wordt 4 uur van tevoren gemeld (vanaf 9.00 uur 's ochtends) zodat scanleverancier gelegenheid heeft om vertrouwelijke documenten van andere klanten buiten zicht te houden. De gemeente Nieuwkoop heeft hierbij de mogelijkheid zich door een onafhankelijke derde te laten bijstaan.
In overleg kan een andere afspraak gemaakt worden over de batchgroottes. Daarbij dient de AQL methode aangehouden te worden voor het bepalen van de steekproefgrootte.
Deze vervanging achteraf (van een afgegrensd archiefonderdeel) is op een zeker moment afgerond. Alleen zolang het vervangingsproces nog gaande is, is het van belang de geldigheid van de procedures en processen te monitoren en eventuele veranderingen zorgvuldig vast te leggen zoals hieronder beschreven.
Het Handboek en de inhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de Projectleider digitalisering bouwdossiers, die verantwoordelijk is voor een goed wijzigingsbeheer/ configuratiemanagement.
- •
- •
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Nieuwkoop op 8 juli 2025
Burgemeester,
Secretaris,
Belanghebbenden kunnen binnen zes weken na verzenddatum van dit besluit bezwaar maken bij het college van burgemeester en wethouders van Nieuwkoop, Postbus 1, 2460 AA Ter Aar.
Voorwaarden voor het indienen van bezwaar:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
Als u de behandeling van uw ingediende bezwaar niet af kunt wachten, kunt u de voorzieningenrechter van de rechtbank (Postbus 20302, 2500 EH Den Haag) verzoeken een voorlopige voorziening te treffen. Dit kan alleen als u ook op tijd een bezwaarschrift heeft ingediend.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2025-444174.html