Inkoop- & aanbestedingsbeleid

Kaders en uitgangspunten voor het handelen ten aanzien van het inkopen en aanbesteden

Deel I

1 Inleiding

Voor de gemeente is het belangrijk om aandacht te besteden aan de verdere professionalisering van de inkooppraktijk. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid is een voorwaarde en helpt de gemeente om zich verder te ontwikkelen. Het draagt niet alleen bij aan besparingen, maar geeft ook verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten en duurzaamheid. Denk daarbij ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen. Professioneel opdrachtgeverschap geeft de mogelijkheid om een verbinding te maken, die de gemeente heeft met de lokale- en regionale werkgelegenheid.

2 Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid

2.1 Strategische doelstellingen

Met inkopen en aanbesteden worden strategische doelstellingen ondersteund. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. In het bijzonder worden de volgende strategische doelstellingen zoveel mogelijk nagestreefd:

• 1. Een continue positieve bijdrage leveren aan de beleids- en organisatiedoelstellingen.

• 2. Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op verantwoorde en controleerbare wijze worden aangewend en besteed.

• 3. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele opdrachtgever zijn.

• 4. Inkopen en aanbesteden tegen de optimale (integrale) prijs- kwaliteitverhouding.

• 5. Administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers.

2.2 Algemeen juridisch kader

De gemeente draagt zorg voor het naleven van de geldende wet- en regelgeving. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit de geldende:

• Nationale- en Europese aanbestedingswetgeving;

• Richtsnoeren (Gids proportionaliteit, Aanbestedingsreglement Werken 2016);

• Algemene wet bestuursrecht;

• Burgerlijk wetboek; het wettelijk kader voor overeenkomsten;

• Gemeentewet: het wettelijk kader voor de gemeente.

2.3 Uniformiteit

De gemeente streeft ernaar om zoveel mogelijk uniforme documenten en werkwijzen bij haar inkoop- en aanbestedingsprocedures te hanteren. De gemeente doorloopt haar inkoop- en aanbestedingsprocedures in beginsel vanaf meervoudig onderhands op een digitaal platform: www.tenderned.nl. Door digitaal aan te besteden draagt de gemeente bij aan het verlagen van de administratieve lasten van ondernemers.

2.4 Mandaat en volmacht

Inkoop en aanbesteden vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.5 Klachtenregeling

De gemeente biedt ondernemers de mogelijkheid om klachten over inkoop- en aanbestedingsprocedures in te dienen. Hiervoor is een klachtenregeling. Deze regeling is onder andere te vinden via de website van de gemeente.

3 Ethische en ideële uitgangspunten

3.1 Integriteit

De gemeente hecht belang aan het integer handelen van zowel bestuurders en ambtenaren. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan het integriteitsbeleid. Zij handelen zakelijk en objectief en belangenverstrengeling wordt voorkomen.

De gemeente wenst alleen zaken te doen met integere ondernemers, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. De toetsing van de integriteit van ondernemers vindt onder andere plaats door toepassing van uitsluitingsgronden bij de uitvoering van inkoop- en aanbestedingsprocedures.

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Duurzaam Inkopen

De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer en neemt daar waar mogelijk in alle fasen van het inkoop- en aanbestedingsproces milieu- en sociale aspecten in acht. Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemen, waarbij mens, milieu en financiën in balans zijn. Bij de mens gaat het om zaken zoals, kinderarbeid, fraude, discriminatie en recht op lidmaatschap van een vakbond. Bij milieu gaat het erom het milieu en de natuur zo min mogelijk te belasten. Bij financiën gaat het erom de beschikbare budgetten in relatie tot bovenstaande zo goed mogelijk te besteden.

Social return on investment (SROI)

Bij SROI worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Namens de gemeente vervult de regionale werkvoorziening een belangrijke maatschappelijke rol bij de arbeidsintegratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hierbij is van belang dat er voldoende werkzaamheden zijn om deze mensen daadwerkelijk aan het werk te helpen en te houden. Dit door waar mogelijk (deel)opdrachten uit te laten voeren door medewerkers van de regionale sociale werkvoorziening.

Sociale voorwaarden

Door toepassing van Sociale voorwaarden bij inkoop en aanbesteden kunnen ondernemers worden uitgesloten, als opdrachten onder niet-aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

3.3 Burgerparticipatie

De gemeente heeft oog voor de maatschappelijke ontwikkeling om de burgers te laten participeren in de samenleving. Zij betrekt daar waar mogelijk haar inwoners bij inkoop- en aanbestedingsprocedures.

3.4 Innovatie

De gemeente zal, daar waar mogelijk, innovatie bevorderen met haar inkoop- en aanbestedingsprocedures. Hierbij heeft de gemeente oog voor innovatieve producten, werken en diensten die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en de kwaliteit van overheidsdiensten.

Innovatie kan een bijdrage leveren aan een duurzamere ontwikkeling van de gemeente en een kwalitatief betere leefomgeving voor haar inwoners.

4 Economische Uitgangspunten

4.1 Product- en marktanalyse

Inkoop en aanbesteden vindt plaats op basis van een voorafgaande product-, dienst- en/of marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor ondernemersrelatie

De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers. De gemeente heeft altijd vrijheid bij het maken van keuzes bij inkoop- en aanbestedingsprocedures en/of in verband met de naleving van de Aanbestedingswet- en regelgeving.

4.3 Regionale- en lokale economie en midden- en kleinbedrijf

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. De gemeente houdt rekening met het midden- en kleinbedrijf (MKB). In voorkomende gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met regionale- en lokale ondernemers.

4.4 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De ondernemers dienen een eerlijke kans te krijgen om een opdracht gegund te krijgen. Dit realiseren wij door objectief, transparant, niet-discriminerend en proportioneel te handelen. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking.

4.5 Samenwerkingsverbanden

De gemeente streeft naar samenwerking bij inkoop en aanbesteden zowel binnen de eigen organisatie, als met andere gemeenten en aanbestedende diensten.

Deel II

5 Algemene beginselen bij inkoop en aanbesteden

5.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

Wij nemen bij onze inkopen de volgende beginselen in acht:

Gelijke behandeling

We behandelen alle ondernemingen die een kans maken op een opdracht hetzelfde.

Non-discriminatie

We geven ondernemingen dezelfde kansen op opdrachten, ongeacht het land waar ze vandaan komen.

Transparantie

We geven iedere onderneming duidelijke en gelijke informatie over de aanbesteding.

Proportionaliteit

De eisen die we stellen staan in verhouding tot de opdracht en de grootte daarvan.

Hierbij nemen we onze (inkoop)beslissingen op basis van objectieve criteria en kunnen wij onze keuzes op grond van die criteria motiveren.

5.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Omdat wij naast aanbesteder ook bestuursorgaan zijn, nemen we bij onze inkopen ook de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, waaronder het zorgvuldigheidsbeginsel, het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

6 Openbaarheid

Bij onze inkopen nemen we een passende mate van openbaarheid in acht. De publicatie van nationale en Europese aanbestedingen doen we via TenderNed. Onderhandse aanbestedingen publiceren we via TenderNed, tenzij dat niet past bij het karakter en de omvang van de opdracht.

7 Opdrachtverstrekking bij raamovereenkomsten

Als een raamovereenkomst is afgesloten, wordt altijd eerst uitvraag gedaan bij de partijen die vallen onder deze raamovereenkomst. Indien deze partij(en) niet kan (kunnen) leveren en vervolgens een meervoudig onderhandse aanbesteding de voorgeschreven inkoopprocedure zou zijn, dan beschouwen we dit als dezelfde situatie als wanneer een aanbesteding is mislukt en de mogelijkheid ontstaat van een onderhandelingsprocedure zonder (voorafgaande) aankondiging. In deze situatie is het mogelijk de opdracht rechtstreeks aan een door ons geselecteerde partij te verstrekken.

8 Bepalen van de inkoopprocedure en drempelbedragen

Wij passen – met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – in beginsel bij de hierna volgende opdrachtwaardes de volgende procedures toe.

Procedure	Werken en concessies	Leveringen en diensten	Sociale en Andere Specifieke diensten
Enkelvoudig	Tot € 150.000	Tot € 50.000	Tot € 150.000	Offerte aanvragen bij 1 of 2 onderneming(en)
Meervoudig	€ 150.000 tot € 3.000.000	€ 50.000 tot EU-Drempel	€ 150.000 tot EU-Drempel	Offerte aanvragen bij tenminste 3 en ten hoogste 5 ondernemingen*
Nationaal	€ 3.000.000 tot EU-drempel	N.v.t.	N.v.t.
Europees	Vanaf Europees drempelbedrag	Vanaf Europees drempelbedrag	Vanaf Europees drempelbedrag	De Europese drempelwaarden voor overheidsopdrachten zijn vastgelegd in artikel 7 van de richtlijn 2004/18/EG. De Europese Commissie stelt elke twee jaar de nieuwe drempelwaarden vast.

* Bij inkoop van leveringen en diensten met een opdrachtwaarde tot € 100.000 volstaat een offerte uitvraag bij – ten minste - twee ondernemingen. Dit gezien de relatief beperkte opdrachtwaarde en het uitgangspunt de administratieve lasten voor zowel de gemeente als de betrokken ondernemingen te verlichten.

9 Afwijkende inkoopprocedure

Als er gegronde redenen zijn om ten aanzien van het bepalen van de inkoopprocedure een andere keuze te maken dan voorgeschreven op grond van de Aanbestedingswet of het inkoop- en aanbestedingsbeleid, neemt het college hierover een besluit. Dit gebeurt aan de hand van een deugdelijk gemotiveerd voorstel dat vooraf is afgestemd met, en voorzien van een advies van, de inkoopadviseur.

10 Inkoopstrategie

Met een inkoopstrategie vertalen we abstracte (inkoop)doelstellingen en/of een functionele inkoopbehoefte naar een concreet plan van aanpak. Een inkoopstrategie heeft qua inhoud en opzet veel weg van een projectplan, dat we kennen vanuit het projectmatig werken.

In een inkoopstrategie wordt de scope van de opdracht bepaald, worden de wettelijke, beleids- en budgettaire kaders beschreven, risico’s geïnventariseerd, de stakeholders in kaart gebracht, de gewenste resultaten beschreven, de rollen en verantwoordelijkheden verdeeld en een planning vastgelegd waarbinnen deze gerealiseerd moeten zijn. Ook wordt in de inkoopstrategie bepaald hoe we invulling geven aan MVOI (zie artikel 12).

Bij Europese aanbestedingen wordt de inkoopstrategie ter vaststelling aan het college voorgelegd. Deze verplichting geldt niet voor diensten met een repeterend karakter die periodiek – bijvoorbeeld eens in de vier jaar – worden aanbesteed en waarbij de huidige cq. door het college vastgestelde inkoopstrategie niet fundamenteel wijzigt.

11 Onderhandse aanbestedingen en het MKB

We houden rekening met de lokale economie en het lokale MKB ¹ binnen de mogelijkheden die de wet ons daarvoor biedt.

Bij een enkelvoudig onderhandse aanbesteding nodigen we, indien aanwezig en geschikt, een onderneming uit de gemeente uit, of bij het ontbreken daarvan een onderneming uit de regio. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen nodigen we tenminste twee ondernemingen uit de gemeente uit, voor zover aanwezig en geschikt. Bij het ontbreken van lokale ondernemingen nodigen we tenminste twee ondernemingen uit de regio uit, voor zover aanwezig en geschikt.

12 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

We hebben als Opdrachtgever een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. MVOI betekent dat wij de effecten op mens, milieu en financiën meenemen bij inkopen. De basis voor MVOI leggen we in de voorbereiding, door vroegtijdig deze aspecten te betrekken. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van sociale, ecologische en economische aspecten en hoe deze vertaald worden in MVOI.

We hanteren het pas-toe-of-leg-uit beginsel bij MVOI. Dat betekent dat we in beginsel altijd MVOI-criteria opnemen in onze aanbestedingen, tenzij dit niet proportioneel is.

Binnen MVOI maken we onderscheid in Internationale Sociale Voorwaarden, Social Return On Investment, klimaatbewust inkopen, biobased inkopen en circulair inkopen.

12.1 Internationale Sociale Voorwaarden (ISV)

Door toepassing van ISV kunnen ondernemingen worden uitgesloten, als opdrachten onder niet-aanvaardbare arbeidsomstandigheden tot stand komen of zijn gekomen.

We letten nauw op inkopen waarvan bekend is dat de producten niet duurzaam en integer worden geproduceerd. Als er risico’s zijn, dan moeten ondernemingen zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Om dit te bewerkstelligen kunnen we in de offerteaanvraag ISV opnemen als uitvoeringseis. Ook kunnen we, door het toepassen van uitsluitingsgronden, niet-integere ondernemingen tijdens de aanbesteding weren.

12.2 Social Return On Investment (SROI)

SROI is het maken van afspraken over de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Na gunning is het aan de opdrachtnemer om uitvoering te geven aan deze verplichting en aan te tonen dat zij hieraan voldoet. Opdrachtnemers kunnen voor ondersteuning contact opnemen met de coördinator SROI van het WerkgeversServicepunt Noord-Holland Noord (WSPNHN). Voor West-Friesland valt de coördinator onder WerkSaam.

12.3 Klimaatbewust inkopen

Wij onderschrijven het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. Wij willen stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook ondernemingen aangespoord tot CO2-reductie.

12.4 Biobased inkopen

Bij biobased inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een CO2-arme economie wordt ondersteund. Wij streven ernaar daar waar mogelijk en passend (proportioneel) biobased producten in te kopen.

12.5 Circulair inkopen

Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om hergebruik van producten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. Wij kunnen bij inkopen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie eisen. Het stimuleren van een circulaire economie is gericht op ondernemingen, gemeenten en (kennis)organisaties. Dat doen we samen met het samenwerkingsverband Circulair Westfriesland.

13 Inkoopvoorwaarden

Bij iedere offerteaanvraag worden onze inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard (en meegezonden), tenzij het vanuit het uitgangspunt proportionaliteit beter is om andere inkoopvoorwaarden toe te passen. Standaard passen we de volgende inkoopvoorwaarden toe:

• voor leveringen en diensten: onze actuele Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten;

• voor werken: de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV 2012);

• voor ICT: de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden voor IT (GIBIT).

14 Afstemming met de inkoopadviseur

Inkopen boven de € 10.000 worden altijd – vooraf - afgestemd met de inkoopadviseur. ICT-gerelateerde inkopen (hard- en software) worden afgestemd met de inkoopadviseur ongeacht de waarde van de inkoop.

15 Samenwerking in de regio

Binnen de regio Noord-Holland Noord trekken we op inkoopgebied samen op. Hiermee bevorderen we uniformiteit in de wijze waarop we inkopen en creëren we lastenverlichting voor onze lokale en regionale ondernemingen. Er is periodiek regionaal overleg. Daarnaast stellen we in gezamenlijkheid formats voor onze aanbestedingstukken op. We beschikken over:

• regionaal opgestelde inkoopvoorwaarden;

• regionaal opgestelde model-aanbestedingstukken;

• regionale modelovereenkomsten.

16 Klachtenregeling

We voorzien in een klachtenregeling ter uitvoering van de Klachtenafhandeling bij Aanbesteden als flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012. De klachtenregeling wordt opgenomen in het aanbestedingsdocument van iedere Europese aanbesteding, nationale aanbesteding en meervoudig onderhandse aanbesteding. De klachtenregeling omvat de inrichting van een klachtenmeldpunt en klachtprocedure op basis waarvan klachten van ondernemingen over een aanbesteding in behandeling worden genomen. Misverstanden, onbedoelde fouten en disproportionele eisen of andersoortige criteria in de aanbesteding kunnen hierdoor op onafhankelijke en deskundige wijze worden opgelost.

17 Registratie en dossiervorming

De inkopende collega maakt bij elke voorgenomen inkoop een zaakdossier (“inkoop producten en diensten”) aan en registreert hierin alle relevante documenten, conform de afgesproken werkwijze van zaakgericht werken. De na de gunning afgesloten overeenkomst wordt geregistreerd in het contractenregister.