Procedureregels aanmeldingen tot plaatsing op de reserveringskalender evenementen

Toelichting

Met deze procedureregels wordt het proces van de totstandkoming van de reserveringskalender voor evenementen in de gemeente Eindhoven geregeld. De reserveringskalender heeft als doel evenementen efficiënt te plannen en te spreiden. Het totstandkomingsproces ervan biedt transparantie en zorgt voor een eerlijke en efficiënte toewijzing van schaarse evenementenvergunningen voor locaties met een locatieprofiel waar de (potentiële) vraag het aanbod overstijgt.

De reserveringskalender biedt inzicht in de beschikbaarheid van locaties, voorkomt concurrerende en conflicterende aanvragen en waarborgt een veilige en verantwoorde spreiding van evenementen.

Daarnaast worden in deze procedureregels ook de criteria en het proces beschreven voor het geval meerdere aanmeldingen concurreren om dezelfde locatie. De verdeling van deze schaarse vergunningen vindt plaats op basis van een transparante en objectieve beoordelingsmethode.

Geprioriteerde evenementen krijgen vanwege hun belang voor de gemeente Eindhoven een vaste status op de reserveringskalender.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eindhoven en de burgemeester, ieder voor zover het hun eigen bevoegdheden betreft,

gelet op het bepaalde in artikelen 1:8 en 2:24 e.v. van de Algemene plaatselijke verordening Eindhoven (APV) en titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht;

overwegende dat

artikel 2:25 van de APV de burgemeester de bevoegdheid geeft om een evenementenvergunning te verlenen of te weigeren;

het belangrijk is dat evenementen goed op elkaar worden afgestemd en dat ongewenste samenloop wordt voorkomen;

daarom jaarlijks vóór 1 januari een reserveringskalender wordt vastgesteld waarvoor organisatoren zich in de voorafgaande periode kunnen aanmelden;

er mogelijk twee of meer aanmeldingen binnen kunnen komen voor dezelfde locatie en/of datum of dat aanmeldingen anderszins met elkaar kunnen concurreren;

er in die zin sprake kan zijn van samenlopende, conflicterende en concurrerende aanmeldingen;

de plaatsing op de reserveringskalender daarmee wordt beschouwd als een schaars recht;

het gewenst is regels op te stellen om te bepalen welk evenement in aanmerking komt voor plaatsing op de reserveringskalender evenementen;

het gewenst is om daarbij jaarlijks tevens een beperkt aantal evenementen als geprioriteerd aan te wijzen, waarmee deze evenementen een beschermde status krijgen op de reserveringskalender vanwege hun bijzondere waarde voor de stad.

besluiten:

Het besluit Procedureregels (concurrerende) aanmeldingen evenementenkalender, vastgesteld op 16 september 2014, gemeenteblad 2014, nr. 85 in te trekken;

De Procedureregels voor aanmeldingen tot plaatsing op de reserveringskalender evenementen vast te stellen;

Te bepalen dat deze procedureregels één dag na publicatie in werking treden.

Artikel 1. Definities

• a. Reserveringskalender: Een gemeentelijk instrument voor de planning en spreiding van evenementen.

• b. Aanmelding: Verzoek tot plaatsing op de reserveringskalender.

• c. Locatieprofiel: Een concrete uitwerking van een specifieke evenementenlocatie, waarin staat wat daar wel of niet mogelijk is qua evenementen (aantal dagen, frequentie, maximale geluidsnormen en aantallen bezoekers) en waarin relevante ruimtelijke kenmerken en aandachtspunten worden vastgelegd (voorzieningen, bereikbaarheid, milieu- of natuurbeperkingen e.d.).

• d. Samenlopende aanmeldingen: Meerdere tijdig ingediende verzoeken voor plaatsing op de reserveringskalender op dezelfde locatie en / of datum zonder dat deze per definitie conflicteren of concurreren.

• e. Conflicterende aanmeldingen: Aanmeldingen met betrekking tot verschillende locaties binnen dezelfde periode, die elkaar negatief beïnvloeden of leiden tot ongewenste effecten, zoals capaciteitsproblemen, verstoring van de openbare orde, verkeersoverlast of een verhoogd veiligheidsrisico.

• f. Concurrerende aanmeldingen: Aanmeldingen die concurreren om dezelfde locatie.

• g. Schaarse rechten: Schaarse rechten (of vergunningen) zijn rechten waarvan er slechts één of een beperkt aantal beschikbaar is, terwijl er meer potentiële gegadigden zijn. Zowel bij conflicterende als bij concurrerende evenementen, is de reservering op de reserveringskalender een schaars recht.

• h. Geprioriteerde evenementen: Evenementen met vaste kalenderplek, aangewezen vanwege hun bijzondere betekenis voor de stad, met voorrang op andere aanmeldingen¹.

• i. Verdelingsregels: de vastgestelde criteria en procedures die bepalen welk evenement voorrang krijgt bij plaatsing op de reserveringskalender bij schaarste aan locaties of data.

• j. Vergelijkende toets: Een beoordelingsmethode waarbij meerdere aanmeldingen voor een plaats op de reserveringskalender worden vergeleken en gerangschikt op basis van vooraf vastgestelde en objectieve criteria.

Artikel 2. Aanmelden plaatsing reserveringskalender

• 1. Aanmeldingen dienen uiterlijk op 30 september van het jaar voorafgaand aan het evenement te worden ingediend.

• 2. Aanmeldingen, evenals de eventuele latere plaatsingen op de kalender, zijn niet overdraagbaar aan derden.

• 3. Aanmeldingen dienen te worden ingediend via het aanmeldingsformulier dat beschikbaar is op de website van Eindhoven247.

• 4. Op de website van Eindhoven247 is te zien welke dagen en locaties gereserveerd zijn voor de geprioriteerde evenementen.

• 5. Met het indienen van een aanmelding erkent de aanmelder dat plaatsing op de reserveringskalender geen garantie biedt voor het verkrijgen van een evenementenvergunning.

• 6. Aanmeldingen die na 30 september worden ontvangen, worden behandeld na vaststelling van de reserveringskalender en op volgorde van binnenkomst.

• 7. Bij de beoordeling van de aanmeldingen die na 30 september zijn binnengekomen hoeft geen rekening te worden gehouden met de reservering voor evenementen die op de reserveringskalender staan:

• a. waarvan inmiddels zeker is dat ze niet zullen plaatsvinden, of;

• b. waarvoor niet tijdig een evenementenvergunning is aangevraagd, of;

• c. waarvan de aanvraag van de evenementenvergunning wezenlijk afwijkt van de aanmelding.

Artikel 3. Beoordeling aanmeldingen

• 1. De aanmeldingen worden allereerst beoordeeld via een globale toets, waarbij wordt gekeken naar: de geschiktheid van de locatie in relatie tot de aard en omvang van het evenement, de locatieprofielen, relevante beleidskaders zoals het vigerende evenementenvergunningen- en horecabeleid, de ruimtelijke inpasbaarheid en de impact op de openbare orde, veiligheid en het milieu.

• 2. Bij deze beoordeling wordt tevens nagegaan of er aanmeldingen zijn die met elkaar conflicteren of concurreren, waardoor schaarste ontstaat.

• 3. Indien sprake is van conflicterende of concurrerende aanmeldingen, wordt in samenspraak met de aanmelders onderzocht of inhoudelijke aanpassingen of verschuivingen in tijd en / of locatie mogelijk zijn, zodat beide of meerdere evenementen op de reserveringskalender kunnen worden geplaatst.

• 4. Als er in samenspraak geen oplossing wordt gevonden, vindt een vergelijkende toets plaats op basis van de verdelingsregels conform artikel 7.

Artikel 4. Geen plaatsing op de reserveringskalender

Het college van burgemeester en wethouders plaatst een aanmelding niet op de reserveringskalender als:

• 1. vaststaat dat de aanmelding naar haar aard, omvang of impact, ruimtelijk niet inpasbaar is op de beoogde locatie, of niet voldoet aan het geldende locatieprofiel of andere beleidsmatige of juridische kaders, of;

• 2. op basis van eerdere ervaringen of beschikbare informatie aannemelijk is dat de organisator niet overeenkomstig de aanmelding zal handelen of eerder zonder geldige reden gereserveerde kalenderplaatsen niet heeft benut;

• 3. er sprake is van een vaste reserveringsplek ten behoeve van een geprioriteerd evenement, of;

• 4. op grond van de verdelingsregels een ander evenement op de reserveringskalender wordt geplaatst, of;

• 5. het voorgenomen evenement, naar het oordeel van de burgemeester, een risico vormt voor de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid of milieu.

Artikel 5. Plaatsing op de reserveringskalender heeft geen juridische status

De reserveringskalender dient uitsluitend als een planningsinstrument en biedt geen rechten of garanties. De plaatsing geeft daarom geen uitsluitsel over de uiteindelijke toekenning van een evenementenvergunning.

Bij de beoordeling van een vergunningaanvraag behoudt de burgemeester te allen tijde de discretionaire bevoegdheid om, indien de omstandigheden dit vereisen, een vergunning te weigeren. Tevens is het mogelijk dat een reeds verleende vergunning later wordt ingetrokken of gewijzigd.

Artikel 6. Geprioriteerde evenementen

• 1. Jaarlijks, uiterlijk op 1 juli, stelt het college van burgemeester en wethouders vast welke evenementen voor het daaropvolgende jaar als geprioriteerd worden aangemerkt, inclusief de bijbehorende data en locaties.

• 2. Deze vaststelling wordt jaarlijks geëvalueerd en waar nodig herzien.

• 3. Geprioriteerde evenementen genieten een beschermde status op de reserveringskalender. Dit betekent dat zij voorrang hebben op andere evenementen en niet worden onderworpen aan de vergelijkende toets zoals opgenomen in artikel 7.

• 4. De aanwijzing van geprioriteerde evenementen betreft slechts een beperkt deel van de beschikbare kalendercapaciteit en is gerechtvaardigd vanuit het algemeen belang.

Artikel 7. Verdelingsregels en vergelijkende toets

• 1. Indien sprake is van schaarste zoals bedoeld in artikel 3, lid 2 van deze procedureregels, en de samenspraak zoals bedoeld in artikel 3, lid 3 niet heeft geleid tot een oplossing, wordt een vergelijkende toets uitgevoerd om het schaarse recht toe te wijzen.

• 2. Bij deze vergelijkende toets worden aan de aanmeldingen punten toegekend op basis van de beoordelingscriteria in artikel 8. Daarbij worden de wegingsfactoren toegepast zoals opgenomen in de bijlage Besluit wegingsfactoren behorend bij deze procedureregels.

• 3. Bij de vergelijkende toets worden aanmeldingen in beginsel vergeleken binnen dezelfde categorie van evenementen (groot, middelgroot of klein). Evenementen worden daarmee beoordeeld in verhouding tot gelijksoortige evenementen.

• 4. Op basis van de behaalde scores worden de aanmeldingen gerangschikt. De aanmeldingen worden in volgorde van de aangebrachte rangschikking op de reserveringskalender geplaatst totdat het voor de betreffende locatie genoemde maximale aantal evenementendagen is bereikt.

• 5. Indien op grond van de rangschikking zoals bedoeld in lid 3 geen eenduidige toewijzing mogelijk is, bijvoorbeeld wegens gelijke scores, een gelijke datum en locatie, dan wel bij toewijzing van de laatst beschikbare evenementendag, wordt de plaatsing op de reserveringskalender bepaald door middel van een loting, welke onder toezicht van een notaris plaatsvindt.

De te behalen scores luiden als volgt:

1	Zeer lage score
2	Lage score
3	Gemiddelde score
4	Hoge score
5	Zeer hoge score

Artikel 8. Beoordelingscriteria

• 1. De vergelijkende toets vindt plaats op basis van objectieve, toetsbare en niet-discriminerende criteria. Deze criteria zijn vastgesteld met het oog op een zorgvuldige, transparante en eerlijke toewijzing van schaarse rechten.

• 1. De weging van de criteria is afgestemd op het gemeentelijk beleid, zoals vastgelegd in de Evenementenvisie Eindhoven en relevante beleidskaders zoals het vigerende horecabeleid, binnenstadsvisie en de city marketingstrategie en aanverwant beleid op het gebied van duurzaamheid, toegankelijkheid, cultureel erfgoed, veiligheid en inclusiviteit.

• 2. De volgende beoordelingscriteria zijn van toepassing. De wegingsfactoren die daarbij worden gehanteerd, worden afzonderlijk vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders:

De beoordelingscriteria luiden:

	Criterium
1.	Het evenement is vernieuwend en/of onderscheidend.
toelichting	Het evenement is vernieuwend en/of onderscheidend als: Het een nieuw concept, format of samenwerkingsvorm introduceert. Het evenement uniek is in zijn soort. Het aantoonbaar inspeelt op de veranderende vraag en interesses van (internationale) bewoners en bezoekers van Eindhoven.
2.	Het evenement draagt bij aan het behouden en versterken van cultureel erfgoed.
toelichting	Een evenement draagt hieraan bij als: Het bestaande of nieuw ontstane tradities met culturele betekenis versterkt, voortzet of toegankelijk maakt voor een breed publiek. Het verbonden is met de identiteit, betekenis of symboliek van de locatie of de stad. Het bijdraagt aan de overdracht of zichtbaarheid van immaterieel erfgoed of culturele kennis; Het zich in de afgelopen jaren heeft ontwikkeld tot een terugkerend evenement met culturele of maatschappelijke waarde voor de stad, waarmee het inmiddels zelf onderdeel is geworden van het levend erfgoed van Eindhoven.
3.	Het evenement sluit aan bij het imago van Eindhoven.
toelichting	Het evenement sluit aan bij het imago als: Het de kernwaarden en strategische doelen, zoals vastgelegd in de Evenementenvisie weerspiegelt. Het bij het innovatieve karakter van Eindhoven aansluit en ruimte biedt voor creatieve expressie en technologische vooruitgang. Het een bijdrage levert aan de creatie van saamhorigheid, verbondenheid en trots van de stad door de inzet van vrijwilligers.
4.	Het evenement heeft een positieve maatschappelijke en economische spin-off.
toelichting	Het evenement heeft een positieve maatschappelijke en toeristische spin-off als: Het economische waarde voor de stad genereert, bijvoorbeeld via bestedingen van bezoekers bij lokale ondernemers. De organisator afkomstig is uit de Brainportregio of aantoonbaar samenwerkt met lokale en/of maatschappelijke partners. Het bijdraagt aan maatschappelijke doelen van de stad, bijvoorbeeld via side events rond inclusie, duurzaamheid of gezondheid. Het nieuwe of minder bekende plekken in de stad activeert, en zo bijdraagt aan Eindhoven als een ‘place to be’. Het lokale werkgelegenheid stimuleert, bijvoorbeeld via inzet van lokale leveranciers, freelancers, makers of vrijwilligers.
5.	Het evenement draagt bij aan duurzaamheid en de circulaire economie
toelichting	Het evenement draagt bij aan duurzaamheid en de circulaire economie als: Het duurzaam gedrag bij bezoekers stimuleert, bijvoorbeeld via communicatie, educatie of zichtbare duurzame keuzes. Het afvalstromen minimaliseert en actief inzet op hergebruik en recycling (reduce, reuse, recycle). Er worden zo veel mogelijk circulaire of herbruikbare materialen gebruikt. Het milieuvriendelijk vervoer voor bezoekers, personeel en toelevering stimuleert. Het energiegebruik wordt geminimaliseerd, met inzet op groene of efficiënte energievoorziening. Samenwerking met lokale partners die duurzaam produceren of circulaire oplossingen bieden. Het aanbod van eten en drinken toekomstbestendig is, met nadruk op gezond, lokaal, korte keten, weinig verspilling en duurzame herkomst.
6.	Het evenement streeft naar toegankelijkheid en inclusiviteit.
toelichting	Het evenement streeft naar toegankelijkheid en inclusiviteit als: Het toegankelijk is voor een breed en divers publiek, ongeacht leeftijd, financiële situatie, nationaliteit, achtergrond of beperking. Het actief ontmoeting en verbinding stimuleert tussen mensen met verschillende sociale, culturele of fysieke achtergronden.
7.	Het evenement vindt plaats met respect voor de fysieke leefomgeving.
toelichting	Het evenement vindt met respect voor de omgeving plaats als: De organisatie aantoonbaar rekening houdt met de leefomgeving, natuur en dieren en maatregelen treft om deze te beschermen. Verstoring en mogelijke schade aan de omgeving aantoonbaar wordt beperkt. Overlast van welke vorm dan ook zoveel mogelijk wordt voorkomen of beperkt.
8.	Beoordeling op basis van eerdere ervaringen
toelichting	Minpunten worden toegekend indien uit eerdere ervaringen blijkt dat het evenement onvoldoende professioneel en veilig is georganiseerd, bijvoorbeeld door: Onvoldoende kwaliteit totale planvorming. Een onvoldoende doordacht plan. Onrealistische doelstellingen. Onvoldoende aandacht voor impact op de omgeving. Overtreden of negeren van vergunningsvoorschriften. Twijfel over de betrouwbaarheid van de organisator. Eerdere negatieve ervaringen met het evenement, zoals overlast of incidenten op het gebied van openbare orde en veiligheid.

Artikel 9. Vaststelling reserveringskalender

• 2. Het college stelt, na afstemming met de VRBZO (Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost) en driehoek (burgemeester, openbaar ministerie, politie), de reserveringskalender uiterlijk op 31 december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de reserveringskalender geldt, vast.

• 3. Na vaststelling van de reserveringskalender ontvangt iedere aanmelder die geen plek heeft gekregen op de reserveringskalender een motivering hiervoor. Aanmelders bij wie een vergelijkende toets is toegepast, krijgen inzage in de onderbouwing van de toegekende scores per criterium.

Artikel 10. Hardheidsclausule

Het college kan een of meer artikelen van deze procedureregels buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover toepassing ervan gelet op het belang van het doel van deze regeling leidt tot onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 11. Citeertitel

Deze procedureregels worden aangehaald als: “Procedureregels voor aanmeldingen tot plaatsing op de reserveringskalender evenementen”.

Artikel 12. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Definities

Onderdeel a

Een reserveringskalender is een instrument dat door de gemeente wordt ingezet voor de planning en spreiding van evenementen. Dit instrument heeft de volgende doelen:

Inzicht bieden aan organisatoren: Het is duidelijk wanneer en waar evenementen (kunnen) plaatsvinden, waardoor betrokkenen geïnformeerd zijn over de beschikbare data en locaties.

Voorkomen van conflicterende en concurrerende aanmeldingen.

Efficiënt aanvraagproces: Organisatoren kunnen tijdig een volledige vergunningaanvraag indienen, waardoor de gemeente het beoordelings- en adviseringsproces goed kan voorbereiden.

Beheersing van veiligheidsrisico’s: De kalender helpt voorkomen dat te veel evenementen gelijktijdig plaatsvinden, wat de veiligheid kan beïnvloeden.

Spreiding van ruimtelijke impact in tijd en plaats: Aan de hand van locatieprofielen wordt beoordeeld of de gekozen locaties geschikt zijn voor het beoogde evenement, rekening houdend met factoren zoals overlast voor omwonenden en de capaciteit van de locatie.

Onderdeel d

Van samenlopende aanmeldingen is sprake wanneer meerdere organisatoren een aanmelding indienen voor een plaatsing op de reserveringskalender van evenementen op dezelfde locatie en datum. Dit betekent echter niet automatisch dat deze evenementen niet tegelijkertijd kunnen plaatsvinden.

Een probleem ontstaat pas wanneer de evenementen elkaar negatief beïnvloeden, bijvoorbeeld door:

Objecten die op dezelfde plek gepland staan, of;

Onvoldoende capaciteit voor het verwachte aantal bezoekers, of;

Belemmering van bereikbaarheid voor hulpdiensten, of;

Thematische mismatches tussen evenementen, of;

Geluidsniveaus of muziekstijlen die elkaar verstoren.

Wanneer deze beïnvloeding plaatsvindt, spreken we van conflicterende of concurrerende aanvragen, waarvoor een afweging nodig is.

Onderdeel e

Conflicterende aanmeldingen ontstaan wanneer meerdere evenementen op verschillende locaties in dezelfde periode plaatsvinden en gezamenlijk ongewenste effecten op de openbare ruimte veroorzaken. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot:

Overmatige geluidsbelasting door cumulatie van geluidsbronnen;

Verkeersproblemen en verminderde bereikbaarheid.

Door deze negatieve effecten kunnen conflicterende evenementen elkaar en de omgeving verstoren, wat vraagt om een zorgvuldige afweging bij de toekenning van een plaats op de reserveringskalender.

Onderdeel f

Concurrerende aanmeldingen zijn aanmeldingen die concurreren om dezelfde locatie of om factoren die het gebruik van die locatie mogelijk maken. Dit gebeurt in twee scenario's:

Gelijke dag(en) en locatie: Twee of meer evenementen worden op dezelfde dag en locatie gepland, terwijl dit gezien hun omvang of inhoud feitelijk onmogelijk is.

Overmatige belasting van de locatie: Evenementen vinden weliswaar op verschillende dagen plaats, maar gezamenlijk overschrijden zij de vastgestelde voorschriften (bijvoorbeeld qua duur of geluidsniveau) voor de betreffende locatie.

Onderdeel g

Schaarse rechten (of vergunningen) zijn rechten of vergunningen waarvan er maar één of een beperkt aantal kan worden verleend terwijl er meer potentiële gegadigden zijn.

Uit de rechtspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State volgt dat in het Nederlandse recht een rechtsnorm geldt die ertoe strekt dat bij de verdeling van schaarse rechten door het bestuur op enigerlei wijze aan (potentiële) gegadigden ruimte moet worden geboden om naar de beschikbare vergunning(en) mee te dingen².

De procedure tot verdeling van de schaarse rechten dient een passende mate van openbaarheid te kennen. Het bestuursorgaan moet hierover tijdig, voor de start van de aanvraagprocedure, duidelijkheid scheppen over de procedure en dit zodanig bekendmaken dat potentiële gegadigden daarvan kennis kunnen nemen (transparantiebeginsel).

Deze eisen hebben betrekking op:

De beschikbaarheid van de schaarse vergunning;

De verdelingsprocedure;

Het aanvraagtijdvak, en;

De toe te passen criteria.

Om aan bovenstaande eisen te voldoen wordt in deze procedureregels de totstandkoming van de reserveringskalender ingekaderd. Daarnaast wordt beschreven hoe de beoordeling plaatsvindt indien er meerdere gegadigden (concurrerend dan wel conflicterend) zijn voor een beschikbare plaats op de reserveringskalender. Deze beoordeling vormt de zogenaamde verdelingsprocedure.

Onderdeel i

Verdelingsregels zijn de criteria en procedures die worden toegepast om te bepalen welk evenement bij schaarste—bijvoorbeeld een beperkt aantal beschikbare locaties of data—voorrang krijgt op de reserveringskalender. Deze regels zorgen voor een objectieve en transparante toewijzing, waarbij concurrerende aanmeldingen eerlijk worden beoordeeld op basis van vooraf vastgestelde maatstaven.

Onderdeel j

Een vergelijkende toets is een beoordelingsmethode die wordt toegepast wanneer er meerdere aanmeldingen zijn voor een plaats op de reserveringskalender. Hierbij worden de aanmeldingen op een objectieve en transparante wijze vergeleken op basis van vooraf vastgestelde criteria en een puntentelling. De toets garandeert dat alle aanvragen op gelijke en consistente wijze worden beoordeeld, waardoor het college van burgemeester en wethouders een weloverwogen beslissing kan nemen over welke aanmelding voorrang krijgt. Deze procedure zorgt voor een eerlijke toewijzing van schaarse rechten en waarborgt dat de uiteindelijke beslissing controleerbaar en gebaseerd is op objectieve maatstaven.

Artikel 2. Aanmelden plaatsing reserveringskalender

Eerste lid, tweede lid, vierde lid

Wanneer een aanmelding onvolledig is ingediend, kan de aanmelding uiterlijk tot 1 oktober worden aangevuld. Na deze datum is aanvullen niet meer mogelijk.

In het bestuursrecht geldt de algemene regel dat een aanvrager de gelegenheid krijgt om gebreken in zijn aanvraag te herstellen. Omdat in deze procedure concurrerende evenementen met elkaar vergeleken moeten worden, is een vaste einddatum noodzakelijk. Na deze datum kunnen geen nieuwe aanmeldingen meer worden ingediend. Daarnaast is het essentieel om na de sluitingsdatum een vlot proces te doorlopen, zodat de definitieve reserveringskalender tijdig kan worden vastgesteld. Beide aspecten zijn niet verenigbaar met de mogelijkheid om na 1 oktober nog aanmeldingen aan te vullen.

derde lid

Op de website van Eindhoven247 wordt aangegeven welke locaties, data en tijdstippen zijn gereserveerd voor geprioriteerde evenementen. Door deze informatie tijdig te publiceren, wordt voorkomen dat onnodig knelpunten ontstaan met aanmeldingen voor andere evenementen.

Daarnaast vermeldt de website wanneer grote evenementen niet mogelijk zijn, bijvoorbeeld omdat hulpdiensten elders worden ingezet, zoals bij een internationale conferentie met wereldleiders. Ook wordt aangegeven wanneer een locatie niet beschikbaar is, bijvoorbeeld vanwege groot onderhoud of herinrichting.

Ook voor een geprioriteerd evenement dient een aanmelding ingediend te worden voor de reserveringskalender.

Vijfde lid

Aanvragen voor een evenementenvergunning die na de indieningstermijn voor de reserveringskalender worden ingediend en niet eerder zijn aangemeld, komen niet op de reserveringskalender. Deze aanvragen worden pas na de vaststelling van de reserveringskalender behandeld, op volgorde van binnenkomst.

Een evenement wordt in principe niet op de kalender geplaatst als de locatie op de reserveringskalender voor die datum al is gereserveerd voor een ander evenement. Echter, als een organisator van een evenement op de reserveringskalender aangeeft geen vergunning aan te vragen, kan een ander evenement mogelijk alsnog op die datum en locatie plaatsvinden.

Voor een evenement dat op de kalender staat, moet tijdig een evenementenvergunning worden aangevraagd. Als dit niet gebeurt dan vervalt de reservering.

Artikel 3. Beoordeling aanmeldingen.

Eerste lid

Een geschikte locatie is een locatie die, op basis van de aard en omvang van een evenement, voldoet aan de vooraf vastgestelde eisen en beperkingen zoals beschreven in de locatieprofielen. Deze profielen specificeren onder andere de maximale frequentie van evenementen en de vereiste rustperiodes. Een locatie wordt als geschikt beschouwd als het evenement past binnen deze ruimtelijke kaders, geen conflicten veroorzaakt met andere aanmeldingen op de reserveringskalender en tevens geen negatieve impact heeft op de openbare orde.

Derde lid

Het uitgangspunt van deze regels is dat evenementen in de gemeente Eindhoven kunnen plaatsvinden, met een evenwichtige planning en spreiding over de diverse locaties. Daarom wordt, conform de werkwijze van voorgaande jaren, getracht in overleg te gaan met aanmelders die mogelijk conflicterende aanvragen hebben ingediend, zodat beide evenementen een geschikte plaats op de kalender krijgen.

Artikel 4. Geen plaatsing op de reserveringskalender

Sub b

Het college van burgemeester en wethouders behoudt zich het recht voor om bij de beoordeling van een aanmelding voor de reserveringskalender ook eerdere ervaringen mee te wegen. Organisatoren die eerder hebben aangetoond niet conform hun aanmelding te handelen, gemaakte afspraken niet na te komen, of zonder geldige reden een gereserveerde plek niet te benutten, kunnen bij volgende aanmeldingen buiten de kalenderplaatsing worden gehouden.

Artikel 6. Geprioriteerde evenementen

In deze procedureregels is vastgelegd op welke wijze wordt omgegaan met samenlopende of concurrerende aanmeldingen voor dezelfde datum of locatie. De verdeling van deze schaarse gebruiksmogelijkheden van de openbare ruimte vindt plaats op basis van een transparante, objectieve en non-discriminatoire beoordelingssystematiek.

Tegelijkertijd is het strikt toepassen van deze systematiek niet zonder gevolgen. Het kan ertoe leiden dat evenementen met een bijzondere betekenis voor de stad — zoals traditioneel gewortelde of cultureel verankerde evenementen — geen plek op de kalender bemachtigen. Daarom is binnen de kaders van de Dienstenrichtlijn voorzien in een beperkte, gemotiveerde uitzonderingsmogelijkheid voor zogenoemde geprioriteerde evenementen. Deze uitzondering vormt een toelaatbare afwijking van het gelijkheidsbeginsel, mits deze vooraf is vastgelegd, objectief gerechtvaardigd is en transparant wordt toegepast.

Geprioriteerde evenementen onderscheiden zich door hun maatschappelijke, culturele of historische betekenis en hun sterke verankering in de lokale samenleving. Het reserveren van ruimte voor deze evenementen dient een gerechtvaardigd algemeen belang, zoals het behouden en versterken van culturele identiteit, erfgoed, sociale cohesie en publieke betrokkenheid.

De Evenementenvisie en andere relevante beleidskaders zoals het vigerende horecabeleid, binnenstadsvisie en de city marketingstrategie vormen het inhoudelijk kader voor de aanwijzing van geprioriteerde evenementen. De selectie vindt jaarlijks plaats op basis van de strategische doelen en criteria uit deze visie en beleidskaders, wordt geëvalueerd en herzien waar nodig, en vooraf kenbaar gemaakt. Daarmee voldoet de toepassing van deze uitzondering aan de vereisten van transparantie, proportionaliteit en gelijke behandeling, en biedt zij ruimte voor een zorgvuldig en afgewogen plaatsing van betekenisvolle evenementen op de kalender.

Artikel 8. Beoordelingscriteria

Dit artikel bevat de beoordelingscriteria die worden toegepast bij de vergelijkende toets van concurrerende aanmeldingen. Het opnemen van de criteria in de procedureregels waarborgt dat het proces transparant en objectief verloopt. De criteria zijn rechtstreeks verbonden met de gemeentelijke beleidskaders, zoals de Evenementenvisie, het horecabeleid, de binnenstadsvisie en de citymarketingstrategie, en aanverwant beleid op het gebied van duurzaamheid, toegankelijkheid, cultureel erfgoed, veiligheid en inclusiviteit.

De wegingsfactoren die bij deze criteria horen, worden niet meer in deze procedureregels vastgelegd, maar afzonderlijk vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Dit is gedaan omdat de wegingsfactoren een bestuurlijke en politieke keuze vormen die het college desgewenst kan herzien. Door de wegingsfactoren los van de procedureregels vast te stellen, kan hier flexibel mee worden omgegaan zonder dat de gehele regeling hoeft te worden aangepast.

De beoordelingscriteria zijn als volgt:

Vernieuwend/onderscheidend

Cultureel erfgoed

Aansluiting op het imago van Eindhoven

Maatschappelijke en economische spin-off

Duurzaamheid en circulaire economie

Toegankelijkheid en inclusiviteit

Respect voor de fysieke leefomgeving

Eerdere ervaringen (negatief)

Deze criteria vormen samen de basis voor de rangschikking van aanmeldingen bij schaarste. De exacte puntentoekenning wordt bepaald door de wegingsfactoren die het college vaststelt.

Eindhoven, 23 september 2025

Het college van burgemeester en wethouders van Eindhoven

secretaris