Gemeenteblad van Steenbergen
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Steenbergen | Gemeenteblad 2025, 41731 | beleidsregel |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Steenbergen | Gemeenteblad 2025, 41731 | beleidsregel |
Regeling budgetbeheer gemeente Steenbergen
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen:
Gelet op artikel 22 van de financiële verordening gemeente Steenbergen en afdeling 10.1.1 Algemene wet bestuursrecht
Regeling budgetbeheer gemeente Steenbergen
Doelstelling van deze regeling
De regeling budgetbeheer stelt de regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt en geeft het college een instrument om de uitvoering van de begroting te mandateren aan de uitvoerende ambtelijke organisatie.
Aan het budgetbeheer zijn regels verbonden, die in deze regeling zijn opgenomen. Het betreft hier een werkwijze met rechten en verplichtingen voor de (deel)budgethouders en budgetbeheerders binnen onze organisatie. Deze Regeling is te beschouwen als een aanvulling op de Financiële verordening en heeft een nauwe relatie met de mandaatregeling.
In deze regeling wordt verstaan onder:
Budget: een bedrag aan baten, danwel lasten tot welk bedrag de (hoofd- of deel)budgethouder is gehouden de afgesproken taakstelling binnen de exploitatie, een programma, project of investering te realiseren.
Hoofdbudgethouder: diegene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen. Deze rol wordt vervuld door de gemeentesecretaris.
(Deel)budgethouder: diegene die ambtelijk verantwoordelijk is voor het realiseren van de taakstellingen verbonden aan de hem/haar toegewezen (deel)budgetten en bevoegd is binnen het aan hem/haar toegekende (deel)budget uitgaven te doen of inkomsten te genereren en verantwoording aflegt over het financieel beheer van de aan hem/haar toegekende (deel)budgetten.
Budgetbeheerder: een door de (deel)budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de (deel)budgethouder budgetbevoegdheid is opgedragen. Tevens is deze belast met het budgetbeheer en de uitvoering van de taakstellingen, verbonden aan de door de (deel)budgethouder aan hem toegewezen budgetten.
College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen.
Gemeentesecretaris / algemeen directeur: de hoogst aangestelde ambtenaar die benoemd is door het college en belast is met de ondersteuning van het college en de zorg voor de ambtelijke organisatie.
Griffier: de griffier als bedoeld in Hoofdstuk VII § 3 Gemeentewet.
Concernmanager : de ambtenaar die integraal leiding geeft aan coördinatoren A, coördinatoren B en medewerkers en stuurt op resultaat en de organisatie brede inzet van capaciteit en middelen. De concernmanager legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris.
Coördinator A: de ambtenaar die leiding geeft aan een organisatorische eenheid en daarmee verantwoordelijk is voor het resultaat en de inzet van middelen. De coördinator A legt verantwoording af aan de concernmanager.
Financieel adviseur: de medewerker die mede belast is met het financieel adviseren en ondersteunen van de (deel)budgethouders en budgetbeheerders.
Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht).
Mandaatgever: degene die het mandaat verstrekt. In het kader van deze regeling het college van burgemeester en wethouders.
Medewerker: eenieder die bij de gemeente Steenbergen als ambtenaar werkzaam is.
Project: een tijdelijke opdracht waaraan een tijdsplanning en een concrete doelstelling wordt gekoppeld, opgenomen in een door de bestuurlijk en/of ambtelijk opdrachtgever vastgestelde projectopdracht (waarin expliciet de projectmanager is opgenomen), met een eigenstandig projectbudget en een eigenstandige plaats in de financiële administratie.
Projectbudget: een taakstelling, tot uitdrukking komend in uitgaven en inkomsten, ten behoeve van een eenmalig, tijdelijk project met een concreet beoogd eindresultaat;
Projectmanager: de ambtenaar die als ambtelijke opdrachtnemer verantwoordelijk is voor het resultaat en de inzet van middelen binnen het vastgestelde project. De projectmanager legt verantwoording af aan de ambtelijk opdrachtgever of gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever.
Programma: een tijdelijke opdracht, gericht op het realiseren van strategische beleidsdoelen op lange termijn, die kan bestaan uit verschillende, afdeling overstijgende activiteiten die in samenhang moeten worden uitgevoerd. Hieraan ligt een door de bestuurlijk en / of ambtelijk opdrachtgever vastgesteld programmaplan ten grondslag, met een eigenstandig programmabudget en een eigenstandige plaats in de financiële administratie.
Programmabudget: een taakstelling, tot uitdrukking komend in uitgaven en inkomsten, ten behoeve van een eenmalig, tijdelijk programma, gericht op het realiseren van strategische doelen;
Programmamanager: de ambtenaar die als gedelegeerd ambtelijke opdrachtgever verantwoordelijk is voor het resultaat en de inzet van middelen binnen het bestuurlijk vastgestelde programma. De programmamanager legt verantwoording af aan de ambtelijk opdrachtgever.
Register van (deel)budgethouders en budgetbeheerders: een register, waaruit blijkt welke (deel)budgethouder en budgetbeheerder verantwoordelijk is voor welke budgetten.
Begrotingsprogramma: een door de raad benoemde samenhangende activiteiten die zijn opgenomen in de programmabegroting. Onder de begrotingsprogramma’s zijn taakvelden opgenomen welke een vertaling zijn van deze programma’s. De raad autoriseert de begroting op programmaniveau.
Taakveld: een onderdeel van de begrotingsprogramma’s conform de indeling van het BBV.
Financiële verplichting: verplichtingen inzake uitgaven waaronder het aangaan van een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk, dan wel elke andere onherroepelijke handeling die leidt tot een definitieve juridische binding van de gemeente tot een uitgave.
Artikel 2 Mandatering (deel)budgethouders
De uitvoering van de begroting wordt door het college gemandateerd aan de gemeentesecretaris / algemeen directeur, welke eindverantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de organisatie, met uitzondering van de budgetten van de griffie. De gemeentesecretaris vervult hiermee de rol van hoofdbudgethouder.
Voor programma’s en projecten, die worden aangestuurd vanuit de afdeling programma’s en projecten, kunnen programmamanagers en projectmanagers optreden als deelbudgethouder. Dit past bij de integrale verantwoordelijkheid voor een programma en project. Het toewijzen van budgetten en het aanwijzen van (deel)budgethouders vindt plaats op basis van de bestuurlijk vastgestelde opdracht.
Het is concernmanagers en coördinatoren A, programma- en projectmanagers toegestaan een deel van hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangaande budgetbeheer door te mandateren aan budgetbeheerders, echter ontslaat dit hen niet van de integrale verantwoordelijkheid hiervoor. De mandaatgever behoudt de integrale en volledige verantwoordelijkheid voor de gemandateerde delen van zijn budget en de daarmee samenhangende doelen en activiteiten.
Artikel 3 Aanwijzing hoofdbudgethouder
Het college wijst de gemeentesecretaris als hoofdbudgethouder aan voor zover het niet de budgetten van de raad en griffie betreft.
Artikel 7 Register van budgethouders en budgetbeheerders
Van (deel)budgethouders en budgetbeheerders wordt een register van (deel)budgethouders en budgetbeheerders bijgehouden, waaruit hun bevoegdheden in het kader van deze regeling blijken. Dit register van budgethouders is bepalend voor wie bevoegdheden als (deel)budgethouder of budgetbeheerder heeft gekregen en welke budgetten het betreft. Aangezien dit register centraal bij het team financiën dient te worden bijgehouden, is er sprake van een actieve informatieplicht. Indien er zaken wijzigen, dient de beheerder van het register hiervan per direct op de hoogte te worden gebracht door de verantwoordelijk (deel)budgethouder.
Artikel 11 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden budgetbeheerder
Voor budgetbeheerders zijn artikel 9 en artikel 10 met uitzondering van artikel 10 sub c, binnen de aan hen toegewezen budgetten van overeenkomstige toepassing. Daarnaast is de verantwoordelijkheid van een budgetbeheerder:
Tijdig informeren en adviseren van de (deel)budgethouder omtrent de voortgang van beleid (taakrealisatie en beleidsontwikkelingen) en verwachte financiële afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel (dreigende) overschrijdingen als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten;
Artikel 13 Informatieverstrekking en ondersteuning
De (deel)budgethouder en budgetbeheerder leggen verantwoording af aan de mandaatgever over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de aan hem/haar toegewezen budgetten conform de afspraken binnen de planning & control cyclus. Ten aanzien van de verantwoording gelden de spelregels zoals vastgelegd in de financiële verordening;
De deelbudgethouder en budgetbeheerder is niet verantwoordelijk voor boekingen in het financieel systeem die niet direct leiden tot betalingen aan of ontvangsten van derden. Dat zijn: correctieboekingen, boekingen van kapitaallasten, boekingen ten laste van reserves, interne verrekeningen en boekingen uit applicaties die zijn gekoppeld aan het financieel systeem.
Ondertekening
Aldus besloten door het College van Burgemeester en Wethouders van Steenbergen d.d. 28 januari 2025
De Secretaris, De Burgemeester,
A.N. Phaff – de Groot R.P. van den Belt MBA
Deze toelichting legt uit hoe de artikelen van de regeling gelezen moeten worden en waartoe ze dienen. Artikelen die voor zich spreken, zijn niet nader toegelicht.
Deze regeling budgethouderschap is bedoeld als leidraad om taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en omgangsregels voor (deel)budgethouders en budgetbeheerders duidelijk te maken.
De regeling geeft het college een instrument om de uitvoering van de programmabegroting te mandateren aan de uitvoerende ambtelijke organisatie. Omdat het hierbij om een mandaat gaat, behoudt het college ten opzichte van de raad de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten.
Dit artikel beschrijft de belangrijkste begrippen uit de regeling. Nieuw is de introductie van programma’s en projecten en de daaraan gerelateerde functies. Ook nieuw is het deelbudgethouderschap.
Artikel 2 Mandatering (deel)budgethouders
In dit artikel wordt de eindverantwoordelijkheid voor de beheersing van alle budgetten belegd bij de gemeentesecretaris. Met het vaststellen van de programmabegroting verkrijgt het college, van de raad, de bevoegdheid om het in de begroting opgenomen beleid uit te voeren. Deze bevoegdheid wordt door het college via bestuurlijke mandaatverlening geheel of gedeeltelijk overgedragen aan de gemeentesecretaris. Deze laatste is naar het college eindverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering en de verantwoording. De gemeentesecretaris vervult daarmee de rol van hoofdbudgethouder. Het betreft hier de budgetten en de investeringen zoals opgenomen in de begroting, met uitzondering van de budgetten van de griffie.
In dit artikel is geregeld dat het budgethouderschap ligt bij de concernmanagers. De concernmanagers hebben, in de rol van budgethouder, de bevoegdheid om deelbudgethouders aan te wijzen, bijvoorbeeld als er sprake is van omvangrijke budgetten.
Lid 4 Budgethouderschap bij programma’s en projecten
Hier wordt specifiek ingegaan op het budgethouderschap voor programma’s en projecten die worden aangestuurd vanuit de afdeling Programma’s en Projecten. De aanwijzing van budgethouders vindt plaats op basis van een bestuurlijk vastgestelde opdracht. Op dat moment bepaalt de gemeentesecretaris, gehoord het CMT, wie optreedt als budgethouder voor het betreffende programma of project. De budgethouder is bevoegd om eventuele deelbudgethouders en budgetbeheerders aan te wijzen. Het toekennen van budgetbevoegdheid aan project- en programmamanagers past bij de integrale verantwoordelijkheid die zij hebben voor het betreffende programma of project.
Artikel 4 Aanwijzing (deel)budgethouder
In dit artikel komt de getrapte mandatering tot uiting van de gemeentesecretaris naar de concernmanagers en van de concernmanagers naar de coördinatoren A. Zo is geborgd dat budgethouderschap, met uitzondering van projecten en programma’s, altijd op managementniveau ligt.
Artikel 5 Aanwijzing budgetbeheerder
Omdat de concernmanagers zelf medewerkers aansturen (zonder tussenkomst van een coördinator) hebben zowel de concernmanager als de coördinator A de bevoegdheid om budgetbeheerders aan te wijzen. De (deel)budgethouder blijft zelf integraal verantwoordelijk.
Artikel 7 Register van budgethouders en budgetbeheerders
Het register van budgethouders en budgetbeheerders voor budgetten wordt bepaald op basis van de jaarlijkse begroting. In deze begroting wordt de budgethouder en budgetbeheerder per begrotingspost vastgelegd. Hierdoor ontstaat één overzicht waarin is vastgelegd welke functionaris voor welke begrotingspost (budget)verantwoordelijk is. Budgethouders en budgetbeheerders worden op basis van een exploitatie grootboeknummer geregistreerd in het financiële informatiesysteem. De budgethouders voor programma en projectbudgetten worden opgenomen in het register opgenomen op basis van de projectopdracht.
Artikel 9 Taken en verantwoordelijkheden budgethouder
In dit artikel worden de taken en verantwoordelijkheden van de budgethouder beschreven. Een budget geeft de te leveren prestaties weer en de te verrichten taken en activiteiten, alsook de mogelijke inzet financiële middelen. De budgethouder draagt de verantwoordelijkheid voor de inzet van alle aangegeven middelen. Hij dient dit te laten gebeuren binnen de algemene regels en richtlijnen die daarvoor zijn gesteld (waaronder de binnen artikel 14 vermelde regelingen zoals de financiële verordening, het Inkoop en aanbestedingsbeleid, de mandaatregeling en andere (specifieke) regelingen). De middelen moet hij aanwenden voor het doel als omschreven bij het budget, al dan niet specifiek opgenomen in de programmabegroting.
Artikel 10 Bevoegdheden budgethouder.
Een budgethouder krijgt een aantal bevoegdheden. In dit artikel staan deze beschreven. Hij dient deze bevoegdheden uit te oefenen binnen de algemene regels en richtlijnen die daarvoor zijn gesteld (waaronder de binnen artikel 14 vermelde regelingen zoals de financiële verordening, het Inkoop en aanbestedingsbeleid, de mandaatregeling en andere (specifieke) regelingen). Uiteraard wordt van de budgethouder verwacht dat hij zich in zijn gedrag en uitlatingen bewust is van het feit dat hij de gemeente ook in een precontractuele fase kan verplichten. Dit is nadrukkelijk niet de bedoeling. Van de budgethouder wordt verwacht dat hij zich hiervan bewust is. De middelen moet hij aanwenden voor het doel als omschreven bij het budget, al dan niet specifiek opgenomen in de programmabegroting.
Artikel 11 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden budgetbeheerder.
De budgetbeheerder is de medewerker die onder eindverantwoordelijkheid van de budgethouder belast is met de uitvoering en besteding van de aan de taakstelling toegewezen opdracht en budget. Hiermee wordt de budgetbeheerder (mede)verantwoordelijk voor de besteding van de aan deze taakstelling toegewezen middelen (budget). Uiteraard wordt van de budgetbeheerder verwacht dat hij zich in zijn gedrag en uitlatingen bewust is van het feit dat hij de gemeente ook in een precontractuele fase kan verplichten. Dit is nadrukkelijk niet de bedoeling. Van de budgetbeheerder wordt verwacht dat hij zich hiervan bewust is.
In de praktijk houdt de budgetbeheerder zich veelal bezig met de begrotingsuitvoering en de budgetbewaking, het aangaan van verplichtingen, het afwikkelen van facturen, het realiseren van inkomsten, het tussentijds aan de budgethouder afleggen van verantwoording en aanleveren van informatie ten behoeve van de planning & control cyclus. Het merendeel van de binnen artikel 9 en 10 benoemde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van budgethouders is daarmee in essentie ook van toepassing op budgetbeheerders. Een en ander met uitzondering van her allocatie van middelen (artikel 10, lid 1 sub c).
Artikel 12 Begrotingswijzigingen
In dit artikel staan de bevoegdheden om wijzigingen door te voeren in budgetten.
In alle andere situaties (wijzigingen tussen programma’s met een effect op het saldo) is de raad bevoegd. Dat geldt eveneens voor wijzigingen in reserves.
Lid 2 en 3 uitzonderingen op het vierogen principe
In een aantal situaties is het niet praktisch om de budgethouder of budgetbeheerder te betrekken bij het maken van een boeking ten laste of ten gunste van zijn of haar budget.
In lid 2 gaat het over boekingen die binnen het team financiën worden afgewikkeld zonder tussenkomst van de (deel)budgethouder of -beheerder. In lid 3 gaat het om de verwerking van specifieke facturen. Ook deze worden rechtstreeks verwerkt door het team financiën.
Lid 4 Aanwijzing (deel)budgethouders en budgetbeheerders
Tegelijk met het opstellen van deze nieuwe regeling loopt de evaluatie van de het begrotingsproces. Eén van de aanbevelingen is om het aantal budgetbeheerders kritisch te bezien. Dit maakt deel uit van de algehele verbetering van de planning en control cyclus. Dit betekent dat we kiezen voor een praktische aanpak, waarbij we de huidige lijst van budgethouders als uitgangspunt nemen bij de nieuwe regeling. In deze lijst is reeds geanticipeerd op het beleggen van deelbudgethouderschap bij de coördinatoren.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2025-41731.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.