Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hollands Kroon 2025

De raad van de gemeente Hollands Kroon;

gelezen het voorstel van het presidium;

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hollands Kroon 2025

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. ambtelijke bijstand: bijstand, verleend onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

• b. bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie.

Hoofdstuk 2 Verzoeken om informatie of bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de gemeentesecretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3. De gemeentesecretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden; of

  • b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden; of

  • c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 4. Als de gemeentesecretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de gemeentesecretaris.

• 2. Als overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Hoofdstuk 3 Fractieondersteuning

Artikel 6 Recht op financiële vergoeding

• 1. De fracties als bedoeld in artikel 2.6 van het Reglement van orde voor de gemeenteraad van Hollands Kroon ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 2.000,- voor elke fractie.

Artikel 7 Besteding financiële vergoeding

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. betalingen aan politieke partijen of met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie;

  • b. giften;

  • c. uitgaven die betaald moeten worden van vergoedingen ingevolge het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden;

  • d. uitgaven gericht op politieke doeleinden, zoals verkiezingscampagnes.

• 3. Onduidelijkheden over bestedingen van de financiële vergoedingen worden voorgelegd aan het presidium.

Artikel 8 Voorschot bijdrage fractieondersteuning

De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt op een door de fractie aan te geven rekeningnummer.

Artikel 9 Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar

In afwijking van het bepaalde in artikel 8 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 10 Gevolgen splitsen fractie

• 1. Bij afsplitsing van een fractie wordt in het jaar van afsplitsing de op grond van artikel 6, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 2. In het jaar van afsplitsing wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot per de eerste dag van de maand na de splitsing onderling verrekend.

Artikel 11 Verantwoording

• 1. Elke fractie legt binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. Dat gebeurt door het openbaar maken van een jaarverslag via de voor de fractie geëigende communicatiekanalen.

• 2. Elke fractie dient het jaarverslag en de onderliggende originele betalingsbewijzen zeven jaar te bewaren. Bij het opheffen van politieke fracties kunnen deze stukken bij de griffie ter archivering worden aangeboden.

• 3. Het bedrag dat de fracties niet hebben gebruikt in het betreffende kalenderjaar wordt teruggestort binnen 2 maanden nadat het kalenderjaar is geëindigd.

• 4. Onduidelijkheden over verantwoordingen worden voorgelegd aan het presidium.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 12 Intrekken oude verordening

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hollands Kroon 2016 (vastgesteld op 20 december 2016 en gewijzigd op 15 februari 2024) wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop deze verordening in werking treedt.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking de dag na de dag van bekendmaking.

Artikel 14 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als ’Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hollands Kroon 2025’.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 18 september 2025.

Griffier

J.M.M. Vriend

Burgemeester

A. van Dam

Toelichting bij de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hollands Kroon

ALGEMEEN

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier.

De griffier vervult, via de gemeentesecretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de gemeentesecretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de gemeentesecretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

Voor een uitgebreidere toelichting op de artikelen 1 tot en met 5 wordt verwezen naar de toelichting op de modelverordening van de VNG (2019).

Voor de wijze waarop met ambtelijke bijstand wordt omgegaan, is daarnaast de Handreiking van de VNG “Omgaan met ambtelijke bijstand” van belang. De handreiking van de VNG heeft naast het ‘revitaliseren’ van het instrument vooral de inzet om eraan bij te dragen dat alle betrokkenen zich bewust zijn van de juiste werking van het instrument. Een belangrijke onderliggende boodschap bij de handreiking is dat alle betrokkenen – ambtelijke organisatie, college van B&W, raadsleden en griffie – alleen in goede onderlinge samenwerking de meerwaarde van het instrument kunnen realiseren.

FRACTIEONDERSTEUNING

Budget

Naast het beroep doen op ambtelijke bijstand hebben fracties de mogelijkheid om ondersteuning in te schakelen bij de uitvoering van de politieke taken. Hiervoor stelt de raad jaarlijks bij de begroting een bedrag vast voor fractieondersteuning.

Elke fractie moet de garantie hebben om zich op gelijkwaardig niveau te kunnen laten ondersteunen ongeacht de grootte van de fractie. Elke fractie krijgt dan ook jaarlijks hetzelfde vaste bedrag van € 2.000.

Bij splitsing van een fractie zal de nieuwe fractie naar rato van het aantal maanden dat nog in het kalenderjaar over is een deel ontvangen van het vastgestelde vaste bedrag.

Besteding

De verordening schrijft regels voor de besteding van het fractiebudget. Het is van belang dat er eenduidigheid is over de criteria. Zo is het verboden om het budget te gebruiken voor partijbelangen, zoals kosten voor campagnes of verkiezingen. Ook controle en contra-expertise kunnen niet worden bekostigd uit het fractiebudget, daarvoor bestaat het onderzoeksbudget van de raad. Het budget mag ook niet gebruikt worden voor dienstreizen en opleidingen/cursussen van raadsleden. De vergoeding van deze kosten zijn geregeld in de Verordening rechtspositie raadsleden.

Voorbeelden van wel/niet toegestane bestedingen

WEL	NIET
Raadswerkzaamheden (m.n. politiek getinte)	Uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen en overige regelingen
Personele ondersteuning (secretarieel, organisatorisch, inhoudelijk, onderzoek, coaching)*	Betalingen aan politieke partijen, daarmee verbonden instellingen of natuurlijke personen geen verkiezingscampagnes of partijbelangen
Inhuren van (externe of ambtelijke) adviseurs t.b.v. fractiewerkzaamheden incl. scholing van de fractie	Cursussen / trainingen steunfractieleden
Opzetten en onderhouden van een website, fractienieuwsbrieven	Uitgaven die moeten worden bestreden uit de raadsvergoedingen (geen aanvulling op raadsvergoedingen)
Financiële en facilitaire ondersteuning bij uitwerken van initiatieven volksvertegenwoordigende rol	Individuele/persoonlijke onkosten raadsleden (cursussen, congressen, opleidingen), computer; zie de faciliteiten die zijn geregeld in de Verordening rechtspositie
Organiseren bijeenkomsten (zaalhuur, organisatie, publiciteit), fractievergaderingen op locatie	Controle of contra-expertise
Administratiekosten t.b.v. gehele fractie	Individuele administratiekosten (vallen onder de vaste onkostenvergoeding)
Excursies, werkbezoeken e.d. van de fractie	Giften, presentjes/bloemen/kaarten e.d. t.b.v. relaties, lief en leed
	Digitale camera
	Algemene ledenvergaderingen

*Indien dit wordt aangemerkt als ‘loon’ dient men rekening te houden met loonheffing,

Verantwoording

Elke fractie legt voor 1 maart van het volgend kalenderjaar verantwoording af over de besteding van het budget. Het is aan de fractie zelf hoe zij zich verantwoorden. Dit kan bijvoorbeeld door plaatsing van het jaarverslag op de eigen websites van de fracties. Uitgangspunt is dat de informatie (incl. originele betalingsbewijzen) voor een ieder toegankelijk en opvraagbaar moet zijn.

Het jaarverslag en de originele betalingsbewijzen dienen t.b.v. de Belastingdienst zeven jaar te worden bewaard. Hier zijn de fracties zelf verantwoordelijk voor. Bij het opheffen van politieke fracties kunnen deze stukken bij de griffier ter archivering worden aangeboden. In voorkomend geval ontvangen zij daarvoor een ontvangstbevestiging.