Reglement van orde Rekenkamer Zutphen

De Rekenkamer van de gemeente Zutphen,

gelet op artikel 81i van de Gemeentewet;

gelet op artikel 12, derde lid van de Verordening rekenkamer gemeente Zutphen 2024;

b e s l u i t:

vast te stellen het:

Reglement van orde Rekenkamer Zutphen

Artikel 1 Algemeen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• Rekenkamer: de organisatie als bedoeld in artikel 81a van de Gemeentewet en die is ingesteld door de raad op ingesteld bij besluit van de gemeenteraad op 11 december 2023 en die onderzoeken verricht naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid alsmede de raad daarover adviseert;

• Leden: de leden van de Rekenkamer bestaande uit:

  • Voorzitter: de voorzitter van de Rekenkamer

  • Overige leden

  • Secretaris-onderzoeker van de rekenkamer in de rol van:

  • Secretaris: ambtelijk medewerker belast met de secretariële ondersteuning van de rekenkamer;

  • Onderzoeker: medewerker belast met het verrichten van onderzoek ten behoeve van de Rekenkamer

Artikel 2 Voorzitter

• 1. De voorzitter is belast met het leiden van de vergaderingen van de Rekenkamer, het woordvoerderschap van de Rekenkamer, het aangaan van overeenkomsten met derden ter invulling van de taken van de Rekenkamer, ondertekening van officiële correspondentie en onderzoeksrapporten en is verantwoordelijk voor het budget van de Rekenkamer en voor de functionele aansturing van de secretaris-onderzoeker van de Rekenkamer.

• 2. Bij afwezigheid van de voorzitter of bij terugtreding van de voorzitter ter vermijding van belangenverstrengeling is het eerste lid van toepassing op de plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 3 Leden

• 1. De leden van de rekenkamer zijn verantwoordelijk voor:

  • a. Het in gezamenlijkheid met de voorzitter en de secretaris-onderzoeker vormgeven van het onderzoeksprogramma, het opzetten van afzonderlijk onderzoek, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een jaarverslag van de werkzaamheden van de Rekenkamer.

  • b. Het (mede) begeleiden van de uitvoering van een onderzoek met de optie om onderzoekswerkzaamheden uit te voeren.

• 2. Als onderdeel van de benoemingsprocedure dienen leden een VOG te worden overlegd.

Artikel 4 Secretaris-onderzoeker in de rol van secretaris (A)

• 1. In aanvulling op het bepaalde in de Verordening, draagt de secretaris-onderzoeker zorg voor:

  • a. het opstellen van voorstellen voor de vergaderingen, tenzij de Rekenkamer in voorkomend geval anders besluit;

  • b. het tijdig verzenden van de agenda en de bijbehorende stukken;

  • c. het voeren van het secretariaat, het beheren van de website en het beheren van het budget;

  • d. het verrichten van dossieranalyse bij de voorbereiding van een onderzoek;

  • e. het adviseren van de Rekenkamer bij het formuleren en aanbesteden van onderzoeksopdrachten;

  • f. het begeleiden van opdrachtverlening aan interne of externe onderzoekers;

  • g. het mede bewaken van de inhoud en de procesgang van het onderzoek.

  • h. Ondersteunen van de wervingsprocedure van de selectiecommissie.

• 2. De secretaris-onderzoeker legt verantwoording af aan de Rekenkamer over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

Artikel 4 secretaris-onderzoeker in de rol van onderzoeker (B)

De secretaris-onderzoeker is in geval van onderzoek in intern beheer verantwoordelijk voor het opzetten en uitvoeren van onderzoeken resulterend in een Nota van Bevindingen inclusief een aanzet voor de conclusies en aanbevelingen.

Artikel 5 Selectiecommissie

• 1. Voor het werven van leden en voorzitter van de Rekenkamer wordt een selectiecommissie ingesteld.

• 2. Alle leden van de Rekenkamer nemen deel aan de selectiecommissie.

• 3. De selectiecommissie bestaat verder uit twee raadsleden.

• 4. De selectiecommissie laat zich in de wervingsprocedure adviseren door de secretaris-onderzoeker en de griffier.

• 5. De selectiecommissie voert de wervingsprocedure uit.

• 6. De selectiecommissie beveelt de raad de kandidaten voor benoeming als lid van de Rekenkamer aan.

Artikel 6 De vergaderingen, beslotenheid en geheimhouding

• 1. De vergaderingen van de Rekenkamer worden in beslotenheid gehouden tenzij de Rekenkamer anders besluit. De vergaderstukken van de Rekenkamer zijn niet openbaar.

• 2. De rapporten die de rekenkamer uitbrengt, alsmede het onderzoeksplan en jaarverslag zijn openbaar.

• 3. De leden van de Rekenkamer gaan vertrouwelijk om met de informatie over de lopende onderzoeken en zaken die in de vergaderingen zijn besproken conform de afgelegde eed of belofte. Deze vertrouwelijkheid geldt tevens voor de secretaris-onderzoeker en anderen die de vergaderingen bijwonen. Communicatie over onderzoeken loopt, tenzij anders afgesproken, via de voorzitter.

• 4. De Rekenkamer vergadert in de regel een keer per maand, met uitzondering van de vakantieperiode in de zomer.

• 5. Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de voorzitter extra vergaderingen uitschrijven.

• 6. De voorzitter stelt, na overleg met de secretaris-onderzoeker, de voorlopige agenda voor de vergaderingen van de Rekenkamer vast.

• 7. De leden ontvangen de agenda en de bijbehorende stukken zoveel mogelijk uiterlijk een week voor de vergadering.

• 8. Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agendapunt en eventuele bijbehorende stukken toe te zenden.

• 9. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk en voor aanvang van de vergadering aan de secretaris-onderzoeker of voorzitter weten.

• 10. Bij verhindering van meer dan de helft van de leden, wordt de vergadering geannuleerd of verplaatst.

• 11. Een lid dat later bij de vergadering aansluit of vóór de sluiting de vergadering verlaat, laat dit vooraf aan de secretaris-onderzoeker weten. Hiervan maakt de secretaris-onderzoeker melding in het verslag.

• 12. De voorzitter belegt een extra vergadering wanneer een lid/twee leden van de Rekenkamer daar een met redenen omkleed verzoek toe doet.

Artikel 7 Overige deelnemers

De voorzitter kan, na overleg met de leden van de rekenkamer, een of meer derden uitnodigen om (een deel van de) vergadering bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen. Voor deze derden geldt dezelfde vertrouwelijkheid zoals beschreven in artikel 6, lid 3.

Artikel 8 Besluiten

• 1. Alle besluiten van de Rekenkamer worden genomen bij meerderheid van stemmen en zoveel mogelijk unaniem. In het verslag wordt melding gemaakt van een minderheidsstandpunt als zich dit voordoet. Bij stakende stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

• 2. De taken van de voorzitter worden bij diens afwezigheid, dan wel wanneer de voorzitter terugtreedt ter vermijding van (de schijn van) belangenverstrengeling, uitgevoerd door de plaatsvervangend voorzitter.

• 3. De Rekenkamer kan, indien geen inhoudelijke behandeling noodzakelijk is, buiten de vergadering besluiten nemen, met dien verstande dat het besluit unaniem dient te zijn.

• 4. De Rekenkamer kan alleen besluiten nemen wanneer ten minste twee leden in de vergadering aanwezig zijn.

• 5. Bij afwezigheid kan een lid de voorzitter schriftelijk machtigen namens hem/haar te stemmen.

• 6. Wanneer het quorum als bedoeld in lid 4 van dit artikel niet bereikt wordt, kan de voorzitter een extra vergadering uitroepen. Er dient minimaal zeven dagen te zitten tussen de oproep en de datum van de nieuwe vergadering.

• 7. De besluiten van de Rekenkamer en de minderheidsstandpunten worden opgenomen in het verslag.

Artikel 9 Verslaglegging

• 1. In het verslag van de vergadering wordt de aanwezigheid van de leden vermeld, de namen van de afwezige leden, een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest, de zakelijke conclusies van het besprokene en actiepunten.

• 2. De secretaris-onderzoeker zorgt zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering voor een concept-verslag ervan. Het concept-verslag wordt met eventuele wijzigingen de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 3. Bij verhindering van de secretaris-onderzoeker zorgt de voorzitter voor zijn/haar vervanging.

Artikel 10 Gedragscode

• 1. De leden zijn verplicht om nevenfuncties te melden bij de Rekenkamer. De nevenfuncties worden openbaar gemaakt.

• 2. In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling kan optreden, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden.

• 3. Een Rekenkamerlid, secretaris-onderzoeker of extern ingehuurde onderzoeker vermijdt politiek of persoonlijk gedrag, dat aan het gezag van de Rekenkamer schade kan toebrengen.

• 4. Bedrijven en/of organisaties waarbij een lid werkzaam is, bestuurslid of toezichthouder is, kunnen geen opdrachten voor de Rekenkamer uitvoeren.

• 5. Vóór aanvang van elk onderzoek dient ieder lid en de secretaris-onderzoeker te melden of hij/zij eventuele relaties c.q. contacten heeft of heeft gehad met (mogelijk) bij het onderzoek betrokken personen, afdelingen, instanties, bedrijven en instellingen, c.q. met deze verbonden partijen, die de schijn van het ontbreken van de onafhankelijkheid zouden kunnen oproepen.

• 6. Leden van de Rekenkamer alsmede anderen, die meewerken aan of ingehuurd zijn voor uitvoering van onderzoek door de rekenkamer zijn gehouden aan vertrouwelijkheid over wat er in de vergaderingen besproken wordt en over de lopende onderzoeken.

Artikel 11 Opdrachtgeverschap

Onderzoekers die door de Rekenkamer worden ingehuurd, tekenen waar nodig een geheimhoudingsverklaring of verwerkingsovereenkomst.

Indien het onderzoek hiertoe aanleiding geeft, kan een VOG worden gevraagd aan de uitvoerend onderzoeker(s).

Artikel 12 Onderzoeksprotocol

De Rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol vast waarin onder meer wordt beschreven: de wijze van totstandkoming van het onderzoeksprogramma, de criteria voor onderwerpselectie, de wijze van totstandkoming van een onderzoeksopzet, de presentatie van een onderzoeksresultaat en de communicatie omtrent deze onderwerpen.

Artikel 13 Nazorg en verantwoording

• 1. De Rekenkamer brengt voor 1 april een jaarverslag uit. Hierin geeft de rekenkamer weer welke onderzoeken zijn verricht en verantwoordt zij haar bestedingen in het betreffende jaar.

• 2. Het jaarverslag wordt aangeboden aan de gemeenteraad en wordt in afschrift toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 14 Communicatie

• 1. De Rekenkamer heeft voor haar werkzaamheden onder andere contacten met de gemeenteraad, de auditcommissie en met de ambtelijke organisatie. Op verzoek van de gemeenteraad of de Rekenkamer kan te allen tijde in samenspraak een informatiesessie of een bijeenkomst van de raad worden georganiseerd, bijvoorbeeld naar aanleiding van het jaarverslag van de Rekenkamer.

• 2. De onderzoeksrapporten worden aangeboden aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en overige betrokkenen en worden geplaatst op de openbare website van de gemeenteraad.

• 3. Alle relevante openbare informatie van de rekenkamer zal toegankelijk worden gemaakt via de website van de gemeenteraad.

Artikel 15 Slotbepalingen

• 1. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de Rekenkamer in voltalligheid en unanimiteit.

• 2. Het reglement van orde wordt gepubliceerd op de website van de gemeenteraad en ter kennisneming toegezonden aan de gemeenteraad.

• 3. Dit reglement treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2024.

• 4. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde Rekenkamer Zutphen.

Aldus vastgesteld door de Rekenkamer van de gemeente Zutphen op 15 september 2025.

M.M. (Maaike) van Elteren, plaatsvervangend voorzitter

B. (Birgitta) Dolfing, secretaris-onderzoeker