Instructie voor de gemeentesecretaris gemeente De Bilt 2025

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente De Bilt;

gelezen het voorstel van 26 augustus 2025 ;

gelet op artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de Instructie voor de gemeentesecretaris gemeente De Bilt 2025

Artikel 1. Algemene ondersteuning

• 1. De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

• 2. De secretaris is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet. Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke

Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders

• 1. De secretaris draagt zorg voor:

  • a. een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

  • b. de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van burgemeester en wethouders;

  • c. een gedegen en tijdige onafhankelijke advisering aan burgemeester en wethouders;

  • d. een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

  • e. het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

  • f. het doorgeven van signalen uit de samenleving naar het college hetzij zelf hetzij via de ambtelijke organisatie

  • g. het informeren van het college over de verbonden partijen en/of gemeenschappelijke regelingen waarin de secretaris de gemeente vertegenwoordigd.

• 2. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

• 1. De secretaris staat de burgemeester terzijde.

• 2. De secretaris bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

• 3. Voorts is de secretaris de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 4. Ambtelijke organisatie

• 1. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de secretaris regelmatig gezamenlijk overleg met het managementteam van de ambtelijke organisatie.

• 2. De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. De secretaris doet, in overleg met het managementteam, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

• 3. De secretaris kan in overleg met het managementteam procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Artikel 5. Samenwerking en samenhang

• 1. De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

• 2. De secretaris doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan het management team om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 6. Verhindering en vervanging

• 1. Indien de secretaris door ziekte of door andere redenen verhinderd of afwezig is -of gaat zijn- om het ambt te vervullen, doet deze zo spoedig mogelijk na bekendheid met de (aanstaande) verhindering, doch in ieder geval uiterlijk bij aanvang van de eerste werkdag bedoeld na de bekendmaking, mededeling aan de burgemeester en wethouders en in ieder geval telefonisch aan de burgemeester. Bij afwezigheid door ziekte geld het verzuimprotocol van de gemeente De Bilt.

• 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door een daartoe door de secretaris aangewezen plaatsvervanger. Hiervoor is door het college een volgorde van locosecretaris vastgesteld.

Artikel 7. Slotbepalingen

• 1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met burgemeester en wethouders of de burgemeester.

• 2. Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag van de bekendmaking.

• 3. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris gemeente De Bilt 2025.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van gemeente De Bilt op 26 augustus 2025

De Burgemeester

Drs. M.C. Haverkamp

De Secretaris

Drs I.M. Schuurman

Toelichting

Algemeen

Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). Hierin is geregeld dat het college in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de secretaris.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Algemene ondersteuning, Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders, en Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

Deze artikelen zijn een uitwerking van artikel 103 van de wet. Op grond van artikel 103, eerste lid, van de wet staat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. Op grond van artikel 103, tweede lid, van de wet stelt het college in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de secretaris vast.

Artikel 6. Verhindering en vervanging

Dit artikel is een uitwerking van artikel 106, eerste lid, van de wet. Hierin is bepaald dat het college de vervanging van de secretaris regelt.