Meldprotocol integriteitsschending medewerkers gemeente Asten 2025

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Asten;

gelet op artikel 4 van de Ambtenarenwet 2017;

besluit:

vast te stellen het Meldprotocol integriteitsschending medewerkers gemeente Asten 2025.

1. Inleiding

De gemeente Asten streeft naar een organisatie waar integer en respectvol met elkaar wordt gewerkt en met elkaar wordt omgegaan. Er wordt een actief integriteitsbeleid overeenkomstig de ‘Gedragscode integriteit medewerkers gemeente Asten 2025’ gevoerd in de zin van artikel 4, eerste lid, van de Ambtenarenwet waarbij misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling en discriminatie worden voorkomen. Onderdeel van het integriteitsbeleid is dit 'Meldprotocol integriteitsschending medewerkers gemeente Asten 2025'.

1.1. Reikwijdte meldprotocol

Dit meldprotocol beschrijft de stappen die worden gezet in geval van meldingen van (voormalig) medewerkers van de gemeente Asten die te maken krijgen met een (vermoeden van een) integriteitsschending. Dit meldprotocol is van toepassing op integriteitsschendingen die niet raken aan het maatschappelijk belang, omdat zij niet ernstig of omvangrijk genoeg zijn. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan zaken als belangenverstrengeling of diefstal die geen structureel karakter heeft.

Dit protocol laat de bij of krachtens de wet gegeven mogelijkheden tegen integriteitsschendingen op te treden onverlet.

Het protocol is openbaar. De medewerkers ontvangen bij hun start van hun dienstbetrekking/opdracht een exemplaar van dit protocol.

Dit protocol is niet van toepassing op:

• het melden van (vermoedens van) misstanden, want voor integriteitsschendingen waar het maatschappelijk belang wordt geschaad in de zin van de Wet bescherming klokkenluiders geldt de ‘Regeling melden vermoeden misstand gemeente Asten’;

• het melden van ongewenst gedrag, want hiervoor geldt de ‘Klachtenregeling ongewenst gedrag gemeente Asten’;

• meldingen gericht tegen politieke ambtsdragers (collegeleden, raads- of commissieleden), de griffier of griffiemedewerkers, want hiervoor geldt het 'Protocol vermoeden van integriteitsschendingen door politieke ambtsdragers gemeente Asten’.

1.2. Begrippen

Betrokkene: de persoon waarop de melding betreffende een (vermoeden van een) integriteitsschending betrekking heeft.

Bevoegd gezag: de gemeentesecretaris van de gemeente Asten. Daar waar in deze regeling de gemeentesecretaris bevoegd is, is tevens de loco-gemeentesecretaris bevoegd. Indien de melding de gemeentesecretaris betreft, is de loco-gemeentesecretaris het bevoegd gezag;

Coördinator integriteit: de persoon die door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om het bevoegd gezag te ondersteunen en te adviseren ten aanzien van (vermoedens van) integriteitsschendingen;

Derden: iedereen met wie medewerkers van de gemeente Asten in hun functie te maken hebben; bijvoorbeeld inwoners, medewerkers van leveranciers en oud-medewerkers;

Integriteitsschending: een gedraging van een medewerker die in strijd is met het handelen als goed werknemer’. Het kan gaan om feiten die wettelijk strafbaar zijn, maar ook om handelingen in strijd met geschreven of ongeschreven regels.

Medewerker: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht bij de gemeente Asten dan wel degene die anders dan in dienstbetrekking arbeid verricht bij de gemeente Asten, waaronder niet wordt begrepen de (loco)burgemeester, de wethouders, de raadsleden, de commissieleden, de griffier en de griffiemedewerkers;

Melder: een (voormalig) medewerker van de gemeente Asten die een vermoeden van een integriteitsschending meldt;

Melding: de melding van (een vermoeden van) een integriteitsschending op grond van de onderhavige 'Meldprotocol integriteitsschending medewerkers gemeente Asten 2025';

Onderzoek: een onderzoek gericht op het verzamelen en op schrift stellen van feiten naar aanleiding van een melding van (een vermoeden van) een integriteitsschending;

Organisatie: de organisatie van de gemeente Asten;

Vertrouwenspersoon: degene die als vertrouwenspersoon is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Asten;

Werkgever: de gemeente Asten.

2. Coördinator integriteit

• 1. Het college van burgemeester en wethouders wijst een persoon aan als coördinator integriteit.

• 2. De coördinator integriteit heeft tot taak:

  • a. het fungeren als wegwijzer in de organisatie, daaronder begrepen het geven van informatie over het proces van intern melden van (vermoedens van) integriteitsschendingen;

  • b. het zijn van aanspreekpunt voor het bevoegd gezag, het college van burgemeester en wethouders, managementverantwoordelijken en andere betrokkenen wat betreft procedurele aspecten van meldzaken;

  • c. het ondersteunen en adviseren van het bevoegd gezag, in het bijzonder ten aanzien van het nemen van beslissingen en het voeren van correspondentie over meldingen;

  • d. het aansturen van interne onderzoeken naar aanleiding van meldingen;

  • e. het zijn van aanspreekpunt voor de vertrouwenspersoon, in het bijzonder wat betreft het adviseren over het al dan niet indienen van een melding door de persoon die zich tot de vertrouwenspersoon heeft gewend;

• 3. De coördinator integriteit is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die deze in de hoedanigheid van coördinator integriteit verneemt. De plicht tot geheimhouding vervalt niet na beëindiging van de werkzaamheden als coördinator integriteit. Tenzij de wet anders bepaalt, is de coördinator integriteit niet gehouden ten opzichte van derden informatie te geven waarover geheimhouding bestaat.

• 4. In de meldings- en onderzoeksfase is vertrouwelijkheid ten aanzien van de identiteit van de melder en informatie inzake de melding en het onderzoek het uitgangspunt.

3. Meldprocedure melding

• 1. Een melding kan worden gedaan door een (voormalig) medewerker.

• 2. Een (vermoeden van een) integriteitsschending kan worden gemeld bij de coördinator integriteit. Deze melding kan indien nodig ook anoniem worden gedaan.

• 3. De coördinator integriteit stelt onverwijld het bevoegd gezag op de hoogte van de (inhoud van de) melding.

• 4. Een melder kan op de volgende wijzen een melding doen:

  • a. schriftelijk;

  • b. mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen, dan wel video-verbinding; of

  • c. op zijn verzoek binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op locatie.

• 5. Een mondelinge melding wordt geregistreerd door:

  • a. het maken van een gespreksopname in een duurzame en opvraagbare vorm. Hiervoor is voorafgaande instemming van de melder vereist; of

  • b. een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek, waarbij de melder de gelegenheid krijgt om deze weergave te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen. Op aanvraag kan de melder een afschrift ontvangen, na afloop van de behandeling van de melding.

• 6. De melder kan de melding ook doen bij zijn (direct of hogere) leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon. In overleg met de melder stuurt deze de melding vervolgens door naar de coördinator integriteit. Verdere communicatie vindt hierna plaats tussen de coördinator integriteit en de melder.

4. Behandeling van de melding

• 1. De coördinator integriteit stuurt de melder een ontvangstbevestiging van de melding en registreert de melding in een daarvoor ingericht register. Indien de melding anoniem is gedaan, wordt geen ontvangstbevestiging verzonden. In het register wordt wel de datum van ontvangst van de anonieme melding aangetekend.

• 2. De coördinator integriteit stelt de melder in de gelegenheid de melding in een persoonlijk gesprek met de coördinator integriteit nader toe te lichten indien de melding naar oordeel van de coördinator integriteit nog onvoldoende duidelijk is.

• 3. De betrokkene wordt onmiddellijk over de melding geïnformeerd, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad.

• 4. Op grond van de melding en het eventuele gesprek met de melder stelt de coördinator integriteit op basis van zijn bevindingen een advies voor het bevoegd gezag op over de noodzaak tot het al dan niet instellen van een onderzoek.

• 5. Een integriteitsmelding wordt in ieder geval getoetst op:

  • a. de aard van het feit;

  • b. de ontvankelijkheid van de melding;

  • c. de ernst van de zaak;

  • d. de valideerbaarheid van feiten en omstandigheden;

  • e. de positie van de melder, van de betrokken medewerker en hun onderlinge betrokkenheid;

  • f. de geloofwaardigheid / waarschijnlijkheid van de melding.

• 6. Als het bevoegd gezag, eventueel na consultatie met de burgemeester (in verband met zijn/haar rol van portefeuillehouder personeel), beslist tot het instellen van een onderzoek, wordt een onderzoeksopdracht verstrekt aan de coördinator integriteit, dan wel aan een externe onderzoeker. De beslissing of de onderzoeksopdracht wordt verstrekt aan een externe onderzoeker is aan het bevoegd gezag, weliswaar in afstemming met de melder.

• 7. De melder ontvangt binnen vier weken na verzending van de ontvangstbevestiging van de melding schriftelijk bericht van de coördinator integriteit of een onderzoek wordt ingesteld en zo ja, wat de onderzoeksopdracht is en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. Als duidelijk is dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gegeven, informeert de coördinator integriteit de melder daar binnen de termijn van 4 weken schriftelijk over, onder opgaaf van redenen. Daarbij wordt aangegeven wanneer de melder een bericht tegemoet kan zien.

• 8. Als het bevoegd gezag beslist geen onderzoek in te stellen, wordt de melder door de coördinator integriteit geïnformeerd met een onderbouwing waarom geen onderzoek plaatsvindt.

• 9. Het is mogelijk - afhankelijk van de aard van de melding - dat wordt gezocht naar andere mogelijkheden dan een onderzoek om ten aanzien van de melding tot een oplossing te komen.

• 10. Het bevoegd gezag informeert het college van burgemeester en wethouders over ontvangen meldingen en de opvolging daarvan.

• 11. Tegen de beslissing van het bevoegd gezag om al dan niet onderzoek in te stellen kunnen geen rechtsmiddelen worden ingesteld.

5. Uitvoering van het onderzoek

• 1. De uitvoering van het onderzoek naar een melding door de coördinator integriteit bestaat uit het navolgende:

  • a. De coördinator integriteit stelt de melder in de gelegenheid te worden gehoord door het bevoegd gezag in het bijzijn van de coördinator integriteit.

  • b. De coördinator integriteit zorgt er vervolgens voor dat de betrokkene en betrokken derde(n) (afzonderlijk) worden gehoord door het bevoegd gezag in het bijzijn van de coördinator integriteit. Betrokkene en betrokken derden zijn verplicht mee te werken aan het onderzoek. Zij worden vooraf op de hoogte gesteld van de aard en de mogelijke duur van het gesprek. Hen wordt meegedeeld dat zij zich kunnen laten bijstaan door een raadsman. Ook is het, indien de melder dit wenst, mogelijk dat de vertrouwenspersoon bij het horen van de melder aanwezig is.

  • c. De coördinator integriteit kan binnen de organisatie alle documenten inzien en opvragen die hij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig acht.

  • d. De melder en de betrokkene mogen aan de coördinator integriteit alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de coördinator integriteit daar in het kader van het onderzoek kennis van neemt.

  • e. De coördinator integriteit stelt een door hem ondertekend verslag van het horen op en stuurt dit naar degenen die gehoord zijn, zodat deze de mogelijkheid hebben daar binnen vijf werkdagen schriftelijk op te reageren, met de mogelijkheid tot het doen van voorstellen tot aanpassing van het gespreksverslag.

  • f. Als degene die is gehoord weigert het gespreksverslag te ondertekenen wordt daarvan melding gemaakt in het verslag. Als degene die is gehoord is dat wil, wordt er een schriftelijke weergave van diens afwijkende mening bij het gespreksverslag gevoegd.

• 2. Indien het onderzoek wordt gedaan door een externe onderzoeker voert deze het onderzoek naar een melding uit op de wijze zoals genoemd in het eerste lid.

6. Beslissing bevoegd gezag na afronding onderzoek

• 1. Na afronding van het onderzoek stelt de coördinator integriteit dan wel de externe onderzoeker een advies op voor het bevoegd gezag naar aanleiding van het onderzoek. Het advies bevat een samenvatting van de onderzoeksgegevens (zoals het verslag van het horen), een beoordeling of sprake is van een integriteitsschending en eventueel een aanbeveling aan het bevoegd gezag over te nemen (preventieve) maatregelen die betrekking hebben op het vermoeden van een integriteitsschending.

• 2. De betrokkene krijgt de gelegenheid – voordat het advies aangeboden wordt aan het bevoegd gezag – kennis te nemen van het conceptadvies inclusief eventuele bijlagen. Ook krijgt hij de gelegenheid tot het maken van schriftelijke opmerkingen naar aanleiding van het conceptadvies. Deze opmerkingen worden als bijlage bij het definitieve rapport opgenomen, ongeacht of ze hebben geleid tot aanpassing van de concepttekst.

• 3. Het bevoegd gezag neemt met inachtneming van het advies, eventueel na consultatie met de burgemeester (in verband met zijn/haar rol van portefeuillehouder personeel), een beslissing met betrekking tot het gemelde vermoeden van een integriteitsschending.

• 4. De coördinator integriteit informeert de melder en de betrokkene schriftelijk over deze beslissing. Indien mogelijk en relevant wordt daarbij globaal aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid/zal gaan leiden.

• 5. De beslissing wordt uiterlijk binnen vier maanden na verzending van de ontvangstbevestiging van de melding aan de melder kenbaar gemaakt aan de melder en de betrokkene.

• 6. Als duidelijk is dat de beslissing redelijkerwijs niet binnen vier maanden na verzending van de ontvangstbevestiging van de melding kan worden gegeven, informeert de coördinator integriteit de melder en de betrokkene daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder en de betrokkene de beslissing tegemoet kunnen zien.

• 7. Na afronding van het onderzoek beoordeelt het bevoegd gezag of een externe instantie op de hoogte moet worden gebracht van de melding, bijvoorbeeld het Openbaar Ministerie of een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift.

• 8. De coördinator integriteit informeert de betrokkene over het bepaalde in het zevende lid op dezelfde manier als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad.

• 9. Tegen de beslissing van het bevoegd gezag kunnen geen rechtsmiddelen worden ingesteld.

7. Vertrouwelijkheid

• 1. Voor een ieder die is betrokken bij de melding van of het onderzoek naar een (vermoeden van een) integriteitsschending geldt een geheimhoudingsplicht. Die geheimhoudingsplicht geldt voor gegevens waarvan betrokken personen weten dat het vertrouwelijke gegevens zijn of waarvan zij redelijkerwijs moeten vermoeden dat die gegevens vertrouwelijk zijn. De geheimhoudingsplicht geldt niet als de melding verplicht is op grond van een wettelijk voorschrift.

• 2. Vertrouwelijk zijn in elk geval:

  • a. gegevens over de identiteit van de melder;

  • b. gegevens van degene over wie de melding wordt gedaan of met wie die persoon in verband wordt gebracht;

  • c. gegevens van in de melding genoemde derden;

  • d. alle informatie die tot hiervoor onder a, b en c genoemde gegevens herleidbaar is;

  • e. bedrijfsgeheimen in de zin van de artikel 1 van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen.

• 3. Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat de informatie over de melding en het onderzoek zodanig wordt bewaard, dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding en het onderzoek zijn betrokken.

• 4. Als de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan degene bij wie de melder zijn melding heeft gedaan of aan degene die de melder bijstaat. Deze persoon stuurt deze correspondentie direct door aan de melder.

• 5. Als bekendmaking van de identiteit van de melder verplicht is op grond van enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure, dan wordt de melder daarvan vooraf in kennis gesteld met schriftelijke opgaaf van redenen, behalve als dit het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.

• 6. De identiteit van de adviseur van de melder of degene die hem bijstaat en betrokken derden is ook vertrouwelijk. Deze wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder respectievelijk de adviseur of degenen die de melder bijstaan of de betrokken derden.

8. Bescherming melder, degene die melder bijstaat en betrokken derden

• 1. De werkgever zorgt ervoor dat de melder bij de uitoefening van zijn werkzaamheden op geen enkele wijze nadelige gevolgen ondervindt van de melding. Indien de melder een medewerker is van de gemeente Asten, dan ondervindt de medewerker als gevolg van de melding geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie, zoals bedoeld in de Regeling melding vermoeden misstand gemeente Asten.

• 2. De melder mag tijdens en na de behandeling van een melding niet worden benadeeld als gevolg van de melding, onder de voorwaarde dat hij de melding naar behoren heeft gedaan en bij de melding redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie over (het vermoeden van) een integriteitsschending op het moment van melding juist was.

• 3. Onder benadeling in de zin van dit artikel wordt in ieder geval verstaan het nemen van een voor de melder nadelige maatregel die samenhangt met het doen van de melding, voor zover deze besluiten worden genomen vanwege de door de melder gedane melding, zoals:

  • a. het niet aanbieden van een arbeidsovereenkomst;

  • b. het verlenen van ongevraagd ontslag of een schorsing;

  • c. het niet verlengen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd;

  • d. het niet omzetten van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;

  • e. de eenzijdige wijziging van de functie, standplaats of andere arbeidsvoorwaarden;

  • f. het treffen van disciplinaire maatregelen;

  • g. het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen;

  • h. een boete als bedoeld in artikel 7:650 van het Burgerlijk Wetboek (BW);

  • i. demotie of het onthouden van promotiekansen;

  • j. een negatieve beoordeling;

  • k. een schriftelijke berisping;

  • l. het afwijzen van een verlofaanvraag;

  • m. discriminatie;

  • n. intimidatie, pesterijen of uitsluiting;

  • o. smaad of laster;

  • p. voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten; en

  • q. intrekking van een vergunning, ontheffing of andere toestemming.

• 4. Onder benadeling wordt ook verstaan een dreiging met en een poging tot benadeling.

• 5. Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat de omgeving van de melder, waaronder leidinggevenden, zich onthoudt van benadeling die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert.

• 6. Het bevoegd gezag spreekt personen die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing geven of een disciplinaire maatregel opleggen.

• 7. Het is mogelijk dat gedurende de behandeling van de melding tijdelijke maatregelen worden getroffen die kunnen worden ervaren als benadeling. Dit kunnen uitsluitend tijdelijke maatregelen zijn, waarvan het onderzoeksbelang aantoonbaar is en die na afhandeling van de melding worden opgeheven.

• 8. Hetgeen in dit artikel is bepaald, geldt ook voor degene die de melder bijstaat en voor een betrokken derde.

9. Klachten

Voor klachten over de manier waarop personen tijdens het onderzoek naar de melding zijn behandeld is de klachtenregeling van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing.

10. Rectificatie en eerherstel

• 1. Een uitkomst van het onderzoek kan ook zijn dat de betrokkene geen integriteitsschending heeft begaan. In dergelijke gevallen is het belangrijk om de betrokkene, indien deze dat wenst, in ere te herstellen, zodat deze opnieuw volwaardig kan functioneren in de organisatie.

• 2. Mogelijkheden voor het geven van eerherstel aan de betrokkene zijn mondelinge of schriftelijke kennisgevingen die alleen aan de betrokkene worden gedaan of in aanwezigheid van collega’s of kennisgeving via interne communicatie in de organisatie. De betreffende kennisgeving kan worden gedaan door direct of hogere leidinggevenden of op andere wijze.

11. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regeling treedt in werking op eerste dag na bekendmaking ervan.

• 2. De regeling kan worden aangehaald als: 'Meldprotocol integriteitsschending medewerkers gemeente Asten 2025'.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Asten van 15 april 2025.

College van burgemeester en wethouders van Asten,

M. Derks

secretaris

A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk

burgemeester