Organisatiebesluit Weststellingwerf 2025

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weststellingwerf;

Op voorstel van de directie;

Overwegende dat:

• Per 1 januari 2025 de functie van Concerncontroller wordt toegevoegd aan het functieboek van de gemeente Weststellingwerf;

Gelet op artikel 160, aanhef en eerste lid, onder c van de Gemeentewet;

Besluit:

Vast te stellen het Organisatiebesluit Weststellingwerf 2025

Artikel 1. De ambtelijke organisatie

• 1. De ambtelijke organisatie werkt onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders.

• 2. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris die als algemeen directeur verantwoordelijk is voor het doelmatig, doeltreffend en rechtmatig functioneren van de ambtelijke organisatie.

• 3. De organisatie kent een driehoofdige directie. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de adjunct-directeuren vormen samen de directie.

Artikel 2. Structuur en inrichting ambtelijke organisatie

• 1. Werkzaamheden van de ambtelijke organisatie zijn met uitzondering de werkzaamheden die zijn ondergebracht bij een OWO-afdeling- organisatorisch ingedeeld naar teams. Teams zijn organisatie- eenheden met een samenhangend kennis- activiteiten- en takenpakket.

• 2. Het gaat bij aanvang om de volgende teams:

  • Opgaven, Projecten en Processen (OPP)

  • Schakelteam

  • Gemeentewerf

  • Serviceteam gemeentewerf

  • Team specialisten gemeentewerf

  • Gebiedsteams (4)

  • Bestuur

  • Advies & Ondersteuning

  • Sport en leefstijl

  • Vastgoed, grondzaken en facilities (VGF)

  • Beleid

  • Publiek & Communicatie.

• 3. Ieder team heeft een teamleider.

• 4. Teamleiders vallen onder aansturing van de directie, waarbij één van de leden van de directie geldt als primair aanspreekpunt (aandachtsdirecteur).

• 5. Als het voor de uitvoering van werkzaamheden noodzakelijk en of gewenst is, kan de teamnaam, de omvang en het aantal teams worden aangepast. De directie deelt dit mee aan het college van B&W.

• 6. Een deel van de werkzaamheden van de gemeente zijn belegd in een OWO-afdeling; de OWO afdeling bedrijfsvoering is juridisch, financieel en organisatorisch ondergebracht en gehuisvest bij de gemeente Weststellingwerf. De afdeling bedrijfsvoering wordt aangestuurd door het afdelingshoofd Bedrijfsvoering die daarin wordt ondersteund door teamleiders.

Artikel 3. De directie

• 1. De algemeen directeur is voorzitter van de directie.

• 2. De adjunct directeur beschikt over gemandateerde bevoegdheden en maakt vanuit die verantwoordelijkheid deel uit van de directie (functie/orgaan). De adjunct-directeur is plaatsvervangend algemeen directeur. De adjunct-directeur voert de opdrachten van de directie uit in mandaat van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 3. De directie geeft leiding aan de organisatie en is verantwoordelijk voor:

  • het functioneren en ontwikkelen van de organisatie;

  • de realisatie van de concerndoelen- en opgaven;

  • het vertalen van bestuurlijke uitgangspunten naar een strategie voor de gemeentelijke organisatie en het stellen van kaders en prioriteiten voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie;

  • het opdrachtgeverschap voor strategische opgaven en programma’s;

  • het adviseren van het college van B&W bij de bestuurlijke strategie en strategische gemeentebrede en gemeente overstijgende vraagstukken.

• 4. De directie is de formele schakel tussen college van B&W en ambtelijk apparaat.

• 5. De directie deelt namens de opdrachtgever (college B&W) de taken en de verantwoordelijkheden toe aan de teamleiders.

• 6. De directie streeft naar collectieve en collegiale koersbepaling en besluitvorming. Waar nodig heeft de algemeen directeur een doorslaggevende stem.

Artikel 4 Benoeming, schorsing en ontslag

• 1. De (adjunct) directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college. Functionerings- en beoordelingsgesprekken worden jaarlijks met de directeur gevoerd door het college. Namens het college voert de voorzitter en portefeuillehouder P&O of locoburgemeester het gesprek met de directeur/gemeentesecretaris. De terugkoppeling aan het college wordt door de voorzitter verzorgd.

• 2. De directeur voert de functionerings-en beoordelingsgesprekken met de adjunct-directeur.

Artikel 5. Specifieke (wettelijke) taken gemeentesecretaris

• 1. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke dienst/algemeen directeur.

• 2. De gemeentesecretaris is eerste adviseur van het college en burgemeester en als zodanig verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen van het college, het laten vaststellen van de besluiten in de vergaderingen van het college en de terugkoppeling besluiten naar de ambtelijke organisatie.

• 3. Bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.

• 4. Voorzitter van het Lokaal Overleg.

• 5. De gemeentesecretaris draagt samen met de griffier en burgemeester bij aan het goed functioneren van de gemeente.

Artikel 6. Adjunct-directeur

• 1. De adjunct-directeur is plaatsvervanger van de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

• 2. De dagelijkse werkzaamheden voert de adjunct-directeur uit onder mandaatverstrekking van de algemeen directeur.

Artikel 7. Concerncontroller

• 1. De concerncontroller is onafhankelijk adviseur van de algemeen directeur, het directieteam en B&W.

• 2. De concerncontroller is verantwoordelijk voor de bevordering van de doelgerichtheid, doelmatigheid en effectiviteit van het gevoerde beleid en beheer en heeft de zorg voor het inzichtelijk maken en beheersen van risico’s.

• 3. De concerncontroller heeft adviesrecht in de Directievergadering en rapporteert indien nodig aan college B&W , algemeen directeur en directeuren .

• 4. De concerncontroller heeft een onafhankelijke positie binnen de organisatie. De algemeen directeur geeft direct leiding aan de concerncontroller, waarbij de onafhankelijke positie van concerncontroller gewaarborgd blijft.

• 5. De concerncontroller kan, na informeren van de algemeen directeur, rechtstreeks adviseren aan B&W.

• 6. De concerncontroller is (onafhankelijk) adviseur in de controlecommissie van de Raad.

Artikel 8. Teamleiders

• 1. Teamleiders voeren taken uit onder verantwoordelijkheid van het directieteam en zijn klankbord voor het directieteam op tactisch en strategisch niveau.

• 2. Teamleiders richten zich op het binden en boeien van medewerkers en ondersteunen en coachen hen bij hun persoonlijke ontwikkeling. Ze zijn verantwoordelijk voor teamontwikkeling gericht op de gewenste cultuur (professionele dienstbaarheid, integraliteit, maatwerk, eigenaarschap en wendbaarheid).

• 3. Teamleiders sturen op stevig budgethouderschap en acteren hier zelf ook (als budgethouder) actief in. Dit wordt nader uitgewerkt in de budgethoudersregeling.

• 4. Teamleiders richten zich op de planning van inhoud en processen en zijn verantwoordelijk voor het tijdig en doelmatig opleveren van resultaten en leggen hierover verantwoording af. Ze voeren daartoe een gestructureerd overleg met de medewerkers uit het team en escaleren waar nodig tijdig naar directie.

• 5. Teamleiders zijn verantwoordelijk voor het op een adequate wijze functioneren van hun team en dragen vanuit hun verantwoordelijkheid voor hun team bij aan het functioneren van de organisatie als geheel. Samen met collega-teamleiders en directie sturen ze op de integraliteit tussen teams, wendbaarheid rondom opgaven en concernbelang in het algemeen.

• 6. Teamleiders zijn voor de individuele leden van het college van B&W aanspreekpunt voor de inhoudelijke dossiers die bij hun team horen. De teamleider weet bestuurlijke ambities en opgaven te prioriteren (in afstemming met de bestuurder en directie) en te vertalen naar concrete opdrachten voor de ambtelijke organisatie.

Artikel 9. Opgaven, opgavemanagers en projecten

• 1. Ter versterking van de integraliteit, samenhang en prioritering bij grote maatschappelijke ontwikkelingen in de steeds complexere wordende samenleving werken we met opgavemanagers.

• 2. De directie bepaalt wanneer er sprake is van een opgave of project en wie daar vanuit de directie of teamleiders ambtelijk opdrachtgever voor is.

• 3. Als er sprake is van een opgave en/of project zoals bedoeld in dit artikel zal het college van B&W op de hoogte worden gesteld over de doelstelling en inzet in een opgave- of projectplan. Waar nodig zal dit plan worden vastgesteld door het college van B&W.

Artikel 10. Mandatering van bevoegdheden

De bevoegdheden van de algemeen directeur, de adjunct-directeur, OWO afdelingshoofden, teamleiders, opgavemanagers, projectleiders en medewerkers leggen we vast in de mandaatregeling en in de budgethoudersregeling.

Artikel 11. Overlegvormen en afstemming

Om de bewaking van eenheid van werken en ter bevordering van onderlinge samenwerking en coördinatie kent de organisatie verschillende overlegvormen. De voor dit gewijzigde aansturingsmodel relevante overlegvormen (denk aan het portefeuillehoudersoverleg, overleg tussen teamleiders en directie en directieoverleg) werkt de directie uit in een aparte regeling. Deze regeling zal na vaststelling ter kennisgeving aan het college van B&W verstuurd worden.

Artikel 12. OWO Samenwerking

• 1. We werken in OWO verband met drie afdelingen die elk juridisch, financieel en organisatorisch ondergebracht en gehuisvest zijn in één van de gemeenten, die taken verrichten voor de gezamenlijkheid.

  • Ooststellingwerf Beheer Vastgoedinformatie en Backoffice Werk, Inkomen & Zorg.

  • Weststellingwerf beheert Informatisering, Automatisering (I&A), Documentaire Informatievoorziening (DIV), Personeel & Salarisadministratie (PSA) en Financiële Administratie c.a. (FA).

  • Opsterland beheert Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving.

• 2. De gemeentesecretaris geeft samen met zijn collega’s van de OWO gemeenten leiding aan de OWO-afdelingen.

• 3. Voor OWO-gerelateerde overleggen wordt binnen de directie iemand aangewezen of een medewerker uit de organisatie.

• 4. Afdelingshoofden OWO zijn verantwoordelijk voor de aansturing van hun afdeling. Ze zijn daarbij gericht daar waar mogelijk en gewenst op een uniforme uitvoering van taken. Het afdelingshoofd is voor de individuele leden van het college van B&W aanspreekpunt voor de inhoudelijke dossiers die bij de afdeling horen.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Het organisatiebesluit Weststellingwerf 2022 wordt ingetrokken.

• 2. Het organisatiebesluit treedt in werking per 1 januari 2025.

• 3. Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Organisatiebesluit Weststellingwerf 2025’.

locosecretaris,

S. Vuist

burgemeester,

N.A. van de Nadort