Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Gevudo

Intitulé

Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Gevudo

Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gevudo,

gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 13 mei 2024 en

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, alsmede artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling van Gevudo

b e s l u i t :

Vast te stellen de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van Gevudo.

Begripsomschrijving

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het openbaar lichaam en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b. financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van het openbaar lichaam, om te komen tot een goed inzicht in:

  • 1. de financieel-economische positie;

  • 2. het financiële beheer;

  • 3. de uitvoering van de begroting;

  • 4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• c. rechtmatigheid: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

• d. openbaar lichaam: Gemeenschappelijke Regeling Gevudo.

• e. Gemeenten: de gemeenten van de colleges die deelnemen aan het openbaar lichaam.

• f. AVA: Algemene Vergadering van Aandeelhouders.

Begroting en verantwoording

Artikel 2 Begroting en jaarstukken

• 1. Het Algemeen Bestuur stelt de begroting vast.

• 2. In de jaarstukken legt het Dagelijks Bestuur verantwoording af over de uitvoering van de begroting.

Artikel 3 Kaders en verantwoording

• 1. Het Dagelijks Bestuur zendt vóór 30 april aan het Algemeen Bestuur de ontwerp-begroting voor het volgend begrotingsjaar met een meerjarenraming. Het Dagelijks Bestuur zendt de ontwerpbegroting uiterlijk twaalf weken voor het vaststellen van de ontwerp-begroting door het Algemeen Bestuur voor zienswijzen toe aan de raden van de Gemeenten. De ontwerpbegroting wordt gelijktijdig toegezonden aan de leden van het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur stelt de begroting en meerjarenraming vast vóór 30 september.

• 2. Het Dagelijks Bestuur zendt vóór 15 april de concept-jaarstukken over het voorliggende boekjaar ter informatie aan de raden van de Gemeenten. De concept-jaarstukken worden tegelijkertijd aangeboden aan het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur stelt de jaarstukken vast vóór 15 juli.

Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten alsook de stortingen en de onttrekkingen.

• 2. Voor investeringen waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor.

Financieel beleid

Artikel 5 Incidentele baten en lasten

Bij de jaarstukken en de begroting wordt een overzicht incidentele baten en lasten geleverd; voor zover sprake is van incidentele ontwikkelingen boven de € 10.000.

Artikel 6 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en van de jaarstukken de risico’s aan op het gebied van bedrijfsvoering en garantierisico’s.

Artikel 7 Bedrijfsvoering

• 1. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op; voorzover deze van toepassing zijn op de activiteiten van deze regeling.

• 2. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken geeft het Dagelijks Bestuur indien van toepassing een toelichting op de geconstateerde onrechtmatigheden zoals die in de jaarrekening zijn gepresenteerd en geeft een verklaring hiervoor alsmede maatregelen ter voorkoming hiervan in de toekomst.

Artikel 8 Verbonden partijen

Bij de begroting en de jaarstukken worden in de paragraaf Verbonden partijen de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten provincies en gemeenten opgenomen. Aangezien de deelneming HVC andere publicatiedata voor jaarstukken hanteert dan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) voor overheden hanteert zullen de gegevens van het voorgaande boekjaar worden gebruikt.

Financiële organisatie en administratie

Artikel 9 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het openbaar lichaam als geheel en in de organisatieonderdelen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, en contracten;

• c. het verschaffen van informatie over financiële voorstellen van HVC en het genomen besluit in de AVA daarover;

• d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 10 Financiële administratie

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

• a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen.

Artikel 11 Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor:

• a. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• b. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en de financiering van de Regeling.

Artikel 12 Rechtmatigheid

• 1. In de jaarrekening neemt het Dagelijks Bestuur de rechtmatigheidsverantwoording op.

• 2. In de paragraaf bedrijfsvoering licht het Dagelijks Bestuur eventueel geconstateerde rechtmatigheidsfouten nader toe en vermeldt de oorzaken en de maatregelen die zij neemt om rechtmatigheidsfouten te voorkomen.

• 3. Voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt een verantwoordingsgrens gehanteerd van 3% van de totale lasten van het betreffende boekjaar inclusief toevoegingen aan reserves.

Artikel 13 Interne controle

• 1. Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor het financieel vermogen van het openbaar lichaam met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de registratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Slotbepalingen

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

Artikel 15 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Financiële verordening Gevudo'.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van Gevudo van 6 december 2024.

de secretaris, C.R. Bruggeling

de voorzitter, T.F. de Jonge