Gemeenteblad van Pijnacker-Nootdorp
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Pijnacker-Nootdorp | Gemeenteblad 2025, 360145 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Beleidsregel evenementen Pijnacker-Nootdorp 2025
Jaarlijks worden er meer dan 100 evenementen in Pijnacker-Nootdorp georganiseerd. Daar zijn wij blij mee want evenementen verbinden inwoners en bieden hen de mogelijkheid om hun vrije tijd aangenaam door te brengen. Evenementen bieden gelegenheid om op informele wijze anderen te ontmoeten en gezamenlijk te genieten van georganiseerde gebeurtenissen met amusementswaarde. Dit draagt bij aan het gemeenschapsgevoel.
Naast gezelligheid en saamhorigheid zijn openbare orde en veiligheid belangrijke elementen bij de organisatie van evenementen. Om al deze evenementen goed te laten verlopen moeten de kaders goed zijn vastgelegd in een beleid. Bijvoorbeeld hoe de procedure voor een vergunningsaanvraag verloopt en wat een organisator allemaal moet regelen. Dit biedt helderheid voor de organisator, de ambtelijke organisatie, de hulpdiensten en de inwoners. Dus duidelijkheid en geen verrassingen achteraf.
Het doel van dit beleid is het waarborgen van de veiligheid tijdens evenementen en het beperken van de overlast tot een aanvaardbaar niveau. De werkwijze die in de loop der jaren is ontstaan, wordt in dit beleid beschreven. Het vastleggen van deze werkwijze schept duidelijkheid naar alle betrokkenen zoals organisatoren, bezoekers en omwonenden. Met dit beleid wordt een aantal nieuwe regels geïntroduceerd. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het voorgaande beleid zijn de nieuwe geluidsvoorschriften, de werkwijze voor schaarse vergunningen, duidelijke afspraken over de gemeentelijke dienstverlening ten aanzien van hekken en borden en het opnemen van locatieprofielen voor een drietal vaste evenementenlocaties.
De uitgangspunten van dit beleid zijn:
- ○
- ○
- ○
Evenementen staan of vallen met de inzet van de organisatoren. Om tot een beleid te komen dat door alle betrokken partijen wordt gedragen is het van belang dat deze partijen worden gehoord. Er is daarom voorafgaand aan vaststelling van het beleid met verschillende lokale organisatoren gesproken over de zaken waar zij tegenaan lopen bij het organiseren van hun evenementen en waar de gemeente hen beter in zou kunnen faciliteren. Daarnaast is het (concept) beleid ook gedeeld met de organisatoren waarbij zij de mogelijkheid hebben gekregen om op- of aanmerkingen te geven.
De regelgeving die van toepassing is bij het aanvragen van een evenementenvergunning is in dit hoofdstuk opgenomen. Volgens artikel 174 van de Gemeentewet is de burgemeester belast met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden. Gemeenten kunnen deze bevoegdheden nader uitwerken in de Algemene Plaatselijke Verordening en vervolgens verfijnen in beleid. In artikel 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt een beleidsregel als volgt gedefinieerd:
Een bij besluit vastgestelde algemene regel, niet zijnde een algemeen verbindend voorschrift, omtrent de afweging van belangen, de vaststelling van feiten of de uitleg van wettelijke voorschriften bij het gebruik van een bevoegdheid van een bestuursorgaan.
Met dit beleid wordt een kader gecreëerd waarin uiteengezet wordt hoe gebruik zal worden gemaakt van de bevoegdheid om een evenementenvergunning al dan niet te verlenen.
Op grond van artikel 4:84 Awb heeft het bestuursorgaan een inherente afwijkingsbevoegdheid. Deze bevoegdheid houdt in dat de burgemeester handelt overeenkomstig de beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen.
2.1 Algemene Plaatselijke Verordening (APV)
De basis voor het verlenen van een evenementenvergunning is de APV. In artikel 2:24 van de APV wordt onder een evenement verstaan ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. In artikel 2:25 is opgenomen in welke gevallen een organisator met een melding kan volstaan en dus geen vergunning nodig heeft. Is een evenement wel vergunningsplichtig dan wordt de aanvraag getoetst aan de in artikel 1:8 en artikel 2:25, lid 5 opgenomen weigeringsgronden. Daarnaast kan een reeds verleende vergunning worden ingetrokken of gewijzigd als er onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt, een verandering van omstandigheden of inzichten heeft plaatsgevonden, voorschriften niet worden nagekomen, de vergunning niet wordt gebruikt of wanneer de aanvrager dit verzoekt.
Om tot een goed overwogen besluit te komen is behoorlijke behandeling van de aanvraag nodig. Om dit te waarborgen is in artikel 1:3 opgenomen dat een aanvraag waarbij het tijdstip waarop de aanvrager de vergunning nodig heeft minder dan zes weken bedraagt de vergunning kan worden geweigerd. In het geval van een B- of C-evenement1 bedraagt de termijn achttien weken. Het niet conform de gestelde termijnen aanvragen van een vergunning is in artikel 1:8 opgenomen als weigeringsgrond.
De burgemeester is op grond van artikel 172 van de Gemeentewet belast met de handhaving van de openbare orde. Op grond van artikel 174 van de Gemeentewet is de burgemeester tevens belast met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden alsmede voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven. De burgemeester kan ten behoeve van het handhaven van de openbare orde of het toezicht op openbare gelegenheden bevelen geven die hij noodzakelijk acht. De burgemeester kan zich daarbij laten bijstaan door de politie. Als zaken uit de hand lopen heeft de burgemeester op grond van de artikelen 175 en 176 van de Gemeentewet daarnaast nog de mogelijkheid tot het geven van noodbevelen of het afkondigen van een noodverordening.
2.3 Wet Bevordering integriteitsbeoordeling openbaar bestuur (Wet Bibob)
De gemeente Pijnacker-Nootdorp past de Wet Bibob toe. De Wet Bibob geeft de burgemeester een extra instrument in handen om criminele activiteiten te weren uit de gemeente. Om deze wet toe te passen heeft het college een Bibob-beleidslijn vastgesteld. In de beleidslijn is opgenomen dat de burgemeester de Wet Bibob toepast op onder andere aanvragen om een evenementenvergunning.
Als er bij een evenement alcohol geschonken gaat worden moet de organisator een ontheffing op basis van artikel 35 van de Alcoholwet aanvragen. Dit artikel regelt dat er bij bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogte twaalf dagen zwak-alcoholhoudende drank mag worden geschonken onder voorbehoud van een aantal voorschriften. Deze voorschriften worden in paragraaf 5.4.3 van dit beleid verder toegelicht.
Bij een evenement ontstaat veel afval op het evenemententerrein en in de omgeving daarvan. De gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft in zijn Afvalstoffenverordening 2018 opgenomen hoe om te gaan met onder andere zwerfafval. Een organisator dient maatregelen te treffen om te voorkomen dat zwerfafval ontstaat en zorg te dragen dat het evenemententerrein en de omgeving schoon opgeleverd wordt.
2.6 Europese Single Use Plastics-richtlijn
Per 1 januari 2024 is het gebruik van plastic wegwerpbekers en -bakjes bij gesloten evenementen2 niet meer toegestaan. Een circulair systeem, waarbij bekers en verpakkingen retour komen voor hergebruik of voor hoogwaardige recycling is verplicht. Voor open evenementen3 geldt dat bezoekers voor een wegwerpbeker of -bakje moeten betalen als deze plastic bevat. Daarnaast moeten ze gebruik kunnen maken van een herbruikbaar alternatief met een retoursysteem of van een zelf meegebrachte beker of verpakking.
Gelet op de bepalingen in de Wegenverkeerswet 1994 en het Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 (RVV 1990) en het Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW), is het mogelijk om (gedeelten van) wegen, straten en/ of pleinen, die in het beheer en eigendom van de gemeente zijn af te sluiten ten behoeve van een evenement. In sommige gevallen is voor een dergelijke verkeersmaatregel een verkeersbesluit op basis van die wetgeving nodig. Voor evenementen is ook bepaald dat ontheffing nodig is op het verbod voor het houden van wedstrijden met voertuigen op de openbare weg. De organisator van een evenement kan deze ontheffing aanvragen via de gemeentelijke website.
2.8 Regeling verkeersregelaars 2009
Om verkeersstromen bij tijdelijke wegafzettingen, zoals tijdens evenementen, in goede banen te leiden, kunnen beroeps-en/of evenementenverkeersregelaars ingezet worden. In de Regeling verkeersregelaars 20094 worden de eisen omschreven waaraan verkeersregelaars moeten voldoen.
Bij evenementen die op zondag plaatsvinden geldt de Zondagswet. In de Zondagswet is bepaald dat het verboden is om op zondag voor 13:00 uur openbare vermakelijkheden te houden, daartoe gelegenheid te geven of daaraan deel te nemen. Er kan ontheffing van het bepaalde van de Zondagswet worden verleend. Als een evenement geen beletsel vormt voor de viering van de Zondag of de rust verstoort stelt artikel 4, lid 4 van de Zondagswet dat deze openbare vermakelijkheden niet verboden zijn. Er is in die situatie dan geen ontheffing nodig.
2.10 Omgevingswet (natuurbescherming)
Bij het organiseren van een evenement dient verstoring van flora en fauna voorkomen te worden. Dit is geregeld in de Omgevingswet. Afhankelijk van de locatie en de periode in het jaar kunnen in dat verband beperkende voorwaarden worden gesteld aan een evenement. Deze beperkende voorwaarden hebben met name betrekking op verstoring van de natuur op het gebied door licht, geluid, de afstand van een evenement tot een te beschermen natuurgebied en specifieke diersoorten of het deel van de dag waarop een evenement plaatsvindt.
2.11 Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen
Het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BBGBOP) geeft brandveiligheidsvoorschriften voor het gebruik van een locatie waarvoor vanuit andere regels geen brandveiligheidseisen zijn gesteld. Bij evenementen worden vaak zogeheten ‘niet-bouwwerken’ geplaatst, zoals tenten en tribunes. In de BBGBOP worden eisen gesteld aan de veiligheid van deze objecten. Ook is in de BBGBOP opgenomen aan welke eisen een plattegrond of tekening moet voldoen om op een verantwoorde manier hierover te oordelen.
Voor het in behandeling nemen van een aanvraag is de aanvrager leges verschuldigd. Om lokale organisaties te ontzien heeft de gemeente Pijnacker-Nootdorp een lijst opgesteld met daarin opgenomen welke soorten organisaties vrijgesteld zijn van leges.
De leges voor evenementenvergunningen worden jaarlijks op grond van de Legesverordening vastgesteld.
Het komt voor dat een organisator van een evenement bepaalde activiteiten wil ondernemen die niet binnen het domein van de gemeente vallen maar waar de Provincie zeggenschap over heeft. Hierbij kan worden gedacht aan het afsteken van professioneel vuurwerk of het laten landen of opstijgen van bijvoorbeeld helikopters. Wanneer dit zich voordoet zal de gemeente de organisator deze activiteiten wel laten opnemen in de aanvraag om een compleet beeld van het evenement te krijgen maar zal voor de benodigde toestemmingen, vergunningen of ontheffingen de organisator doorverwijzen naar het juiste orgaan.
Evenementen worden in de gemeente Pijnacker-Nootdorp via een tweetrapssysteem ingedeeld in een behandelprocedure. Allereerst wordt er bekeken of een evenement vergunningsvrij, meldingsplichtig of vergunningsplichtig is. Nadat dit is bepaald wordt er aan de hand van de behandelscan voor de vergunningsplichtige evenementen een indeling gemaakt naar de behandelclassificatie A-, B-, of C-evenement.
3.1 Vergunningsvrij, meldingsplichtig of vergunningsplichtig
Het kan zijn dat er een evenement wordt georganiseerd dat volgens de definitie in de APV vergunningsplichtig zou zijn. Er zijn hierop wel enkele uitzonderingen. Bijvoorbeeld het organiseren van een kleinschalig toernooi bij een sportclub of een kaarttoernooi in een buurtgebouw. De activiteiten zijn misschien wel als evenement te interpreteren maar passen binnen het beoogde gebruik van de inrichting of gebouw en zijn dus vergunningsvrij.
In artikel 2:25 is opgenomen onder welke criteria voor een evenement geen vergunning nodig is maar wel meldingsplichtig is. Deze criteria zijn als volgt:
Artikel 2:25 Evenementenvergunning
- •
- •
Voor evenementen die niet vergunningsvrij of meldingsplichtig zijn, moet een evenementenvergunning worden aangevraagd.
Het merendeel van de evenementen binnen de gemeente Pijnacker-Nootdorp is vergunningsplichtig. Deze evenementen kunnen risico’s met zich meebrengen voor bezoekers, omwonenden of andere betrokkenen. Soms worden er evenementen georganiseerd die door hun omvang, of activiteiten risico’s met zich meebrengen die de aandacht en capaciteit van de gemeente en de hulpdiensten vragen. Hoewel ieder evenement uniek is, moet er een bepaalde uniformiteit in de behandeling worden toegepast. Om dit vorm te geven is er gekozen om gebruik te maken van de behandelscan van de Veiligheidsregio Haaglanden. Deze scan geeft de volgende drie behandelclassificaties conform artikel 2:24, lid 3 van de APV en de Regionale handreiking evenementenveiligheid Haaglanden aan:
- ○
A-evenement: laag risico-evenement/regulier evenement, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en het verkeer. Bij dit type evenement is de verwachting dat de kans op een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid minimaal is. De operationele voorbereiding en inzet van één of meer hulpverleningsdiensten wordt als niet voorstelbaar wordt geacht in relatie tot de interventiecapaciteit van de organisator en risico’s van het evenement.
- ○
B-evenement: gemiddeld risico-evenement/aandacht evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen voor het verkeer. Bij dit type evenement is de verwachting dat de kans op een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid aanwezig is. Waarbij operationele voorbereiding en inzet van één of meer hulpverleningsdiensten als voorstelbaar wordt geacht in relatie tot de interventiecapaciteit van de organisator en risico’s van het evenement.
- ○
C-evenement: hoog risico-evenement/risicovol evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving en/of regionale gevolgen voor het verkeer. Bij dit evenement is de verwachting dat de kans op een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid aanwezig is. Waarbij operationele voorbereiding en inzet van één of meer hulpverleningsdiensten als noodzakelijk wordt geacht in relatie tot de interventiecapaciteit van de organisator en risico’s van het evenement.
De indeling in een bepaalde classificatie geeft de mogelijke risico’s aan op het gebied van openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, en geneeskundige- en gezondheidsheidskundige veiligheid. Daarnaast geeft de classificatie ook aan op welke manier de aanvraag wordt behandeld, wat de termijn van de aanvraag is en welke documenten er nodig zijn om de aanvraag te behandelen.
Voor de classificatie van het evenement vult de vergunningverlener op basis van de vergunningaanvraag de behandelscan van de Veiligheidsregio Haaglanden in. De behandelscan bestaat uit 17 criteria op basis waarvan punten worden toegekend. Het totaal aantal punten (A = < 16 punten, B = 17 – 25 punten, C = 26 > punten) bepaalt in welke categorie een evenement valt. Hier kan gemotiveerd van worden afgeweken. Voorbeelden van criteria op basis waarvan het risicoprofiel wordt bepaald zijn: soort evenement; wanneer vind het plaats; gemiddelde verblijfsduur bezoeker; versterkte muziek; hoeveelheid bezoekers; alcohol-/drugsgebruik; publieksstromen; type locatie/terrein; gevolgen wegennet en openbaar vervoer; en risico-objecten in de omgeving.
De organisatoren die jaarlijks dezelfde evenementen organiseren weten onder welke categorie hun evenement valt. Bij het organiseren van een nieuw evenement kan het voor de organisator lastig zijn om in te schatten onder welke categorie het evenement valt. Als dit het geval is kan de organisator contact opnemen met de vergunningverlener, zodat deze kan helpen met het maken van de inschatting en de organisator weet hoever van tevoren de vergunningaanvraag moet worden gedaan.
Op basis van artikel 2:25, lid 7, van de APV kan er voor A-evenementen ook een meerjarenvergunning voor de duur van maximaal drie jaar worden verleend. Het doel hiervan is om de regeldruk voor de evenementenorganisator te verminderen. Het verlenen van een meerjarenvergunning kan alleen onder de volgende voorwaarden:
- •
- •
- •
In deze drie jaren zijn er geen negatieve ervaringen5 opgedaan met zowel het evenement als met de organisator(en) hiervan;
- •
- •
Het kan voorkomen dat een organisator tussentijds iets aan de organisatie van het evenement wil wijzigen. Als er wijzigingen plaatsvinden in het evenement dient de organisator deze wijzigingen 10 weken voorafgaand aan het evenement te melden. Aan de hand van de nieuwe gegevens wordt gekeken of een gewijzigde vergunning wordt verleend of dat de huidige vergunning voldoet. Als de wijzigingen dermate groot zijn, kan besloten worden om een (nieuwe) vergunning voor bepaalde tijd te verlenen. Na dit jaar vindt er een evaluatie plaats. Na deze evaluatie kan worden besloten de vergunning opnieuw voor drie jaar te verlenen.
Het kan voorkomen dat er naast de evenementenvergunning ook nog andere toestemmingen nodig zijn voor het organiseren van het evenement. Denk hierbij aan de ontheffing van de Zondagswet, de ontheffing geluidhinder, de ontheffing voor het in- en uitrijden van het voetgangersgebied en de melding op grond van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen. Deze ontheffingen en de melding zijn verwerkt in de evenementenvergunning en hoeven niet opnieuw te worden aangevraagd.
Voorts kan het voorkomen dat er tijdens het evenement vuurwerk tot ontbranding wordt gebracht. De aanvraag of melding voor het tot ontbranding brengen van vuurwerk dient de organisatie nog jaarlijks bij de Provincie Zuid-Holland in te dienen.
In het vorige hoofdstuk is de indeling van een evenement besproken. In dit hoofdstuk wordt toegelicht hoe de behandelprocedure er uit ziet.
Bij dit type evenement is de verwachting dat de kans op een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid minimaal is.
De gemeente kan naar eigen inzicht advies aanvragen bij de politie, brandweer en intern advies aan de relevante afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie. De GHOR geeft een standaardadvies voor A-evenementen. Ook kan het evenement worden besproken in het multidisciplinair evenementenoverleg.
Bij B-evenementen is de verwachting dat de kans op een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid aanwezig is en maatregelen of voorzieningen vergen om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. De gemeente vraagt advies aan bij de politie, brandweer, GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio), intern relevante afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie en eventuele overige hulporganisaties.
Daarnaast wordt het evenement besproken in het multidisciplinair evenementenoverleg. Hierbij zijn vertegenwoordigers van bovengenoemde organisaties aanwezig. De GHOR sluit alleen in uitzonderlijke gevallen aan. Naast het evenementenoverleg vindt er een voorbespreking en evaluatie plaats met alle bovengenoemde organisaties en de organisator van het evenement.
Bij dit evenement is de verwachting dat de kans op een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid aanwezig is. Dit vergt maatregelen en voorzieningen om die dreiging weg te nemen en/of schadelijke gevolgen te beperken. De gemeente vraagt advies aan bij de politie, brandweer, GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio), interne relevante afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie en eventuele overige hulporganisaties.
Daarnaast wordt het evenement besproken in het multidisciplinair evenementenoverleg. Hierbij zijn vertegenwoordigers van bovengenoemde organisaties aanwezig. Naast het evenementenoverleg vindt er een voorbespreking en evaluatie plaats met alle bovengenoemde organisaties en de organisator van het evenement.
4.4 Meldingsplichtig evenement
Naast de vergunningsplichtige evenementen kan een organisator ook een meldingsplichtig evenement organiseren. Daarvoor moet de organisator het evenement bij de gemeente melden. De melding moet tenminste 10 werkdagen voor aanvang worden gedaan. De aanvrager geeft op het aanvraagformulier aan of hij aan de eisen zoals gesteld in artikel 2:25, lid 2 van de APV voldoet. Als dit het geval is ontvangt hij een bevestiging met toestemming om het evenement te organiseren.
De burgemeester heeft de mogelijkheid om tot vijf dagen voor aanvang het evenement te verbieden in het kader van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid of het milieu. Ook kan de samenhang met verschillende evenementen in dezelfde periode hierin meegenomen worden. Als minder dan vijf dagen van te voren blijkt dat de openbare orde en/of de openbare veiligheid in gevaar komt door of tijdens het evenement kan de burgemeester het evenement ook verbieden door gebruik te maken van zijn noodbevoegdheden op basis van de Gemeentewet.
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de voorwaarden, voorschriften en beperkingen die gelden bij een vergunningsaanvraag en vergunningsverlening van een evenement. Helder moet zijn wat de uitgangspunten zijn van de toetsingsindicatoren en waaraan een veiligheidsplan moet voldoen.
De evenementenvergunning is persoonsgebonden. De vergunning kan door/op naam van een natuurlijke persoon, maar ook namens een rechtspersoon aangevraagd worden. De vergunning kan aan zowel een natuurlijk persoon, als aan een rechtspersoon verleend worden. Wel zal een aanvraag altijd door een gemachtigde namens de rechtspersoon ingediend moeten worden, als verantwoordelijke voor het evenement. De naam van de natuurlijk persoon wordt ook in de vergunning genoemd, als verantwoordelijke voor het evenement. De genoemde natuurlijke persoon kan bij onzorgvuldig handelen persoonlijk aansprakelijk zijn voor de schade als gevolg van het organiseren van het evenement.
Een aanvraag omvat in ieder geval de volgende informatie:
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
Op basis van de informatie die de organisator in de aanvraag opneemt wordt de behandelscan door de gemeente ingevuld en wordt beoordeeld in welke behandelclassificatie het evenement valt en welke behandelprocedure daarbij hoort.
Hoewel de informatie uit de aanvraag een beeld geeft van het evenement en de mogelijke risico’s, is deze informatie nog te summier voor een goede beoordeling van de benodigde maatregelen en voorzieningen. Daarom wordt er altijd om een veiligheidsplan gevraagd.
Een veiligheidsplan is een document waarmee de organisator informatie geeft over de veiligheid van het evenement en de (voorgenomen) maatregelen. In het veiligheidsplan dient de organisator na te denken over de veiligheid van het evenement en de te nemen maatregelen. Hierbij is het van belang ook te werken met scenario’s waarin duidelijk wordt wat er gaat gebeuren als bepaalde (voorstelbare) veiligheidsproblemen zich voordoen. Daarmee laat de organisator zien zich bewust te zijn van de risico’s van het evenement en weet hoe hiermee om te gaan. Hoe groter en risicovoller het evenement is, hoe uitgebreider het veiligheidsplan moet zijn.
Het calamiteitenhoofdstuk is een verplicht onderdeel van het veiligheidsplan. In het calamiteitenhoofdstuk moet worden beschreven hoe en wie welke acties uitvoert bij bepaalde scenario’s. Afhankelijk van het type evenement en relevantie kan worden gevraagd de volgende scenario’s uit te werken:
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
Om een evenement daadwerkelijk te kunnen laten plaatsvinden, kan het noodzakelijk zijn dat een deel van de openbare weg en/of een terrein moet worden afgesloten voor doorgaand verkeer en vrij moet worden gehouden van geparkeerde voertuigen. De organisator geeft in de aanvraag en het veiligheidsplan aan welke verkeersmaatregelen (weg- en terreinafzetting) zij ten behoeve van het evenement treft. De gemeente stelt materialen beschikbaar aan organisaties van evenementen zolang de voorraad strekt. Ook kan een organisator gebruik maken van standaard verkeersborden voor (weg) afzettingen als deze borden in bezit zijn van de gemeente. De gemeente leent geen materialen uit voor commerciële doeleinden. In overleg met de organisator kan de gemeente de gevraagde hekken (maximaal 20 stuks) leveren en ophalen. Als een organisator de hekken niet conform afspraak na afloop van het evenement oplevert, worden de extra gemaakte kosten in rekening gebracht. Hierbij moet gedacht worden aan de tijd die de gemeentelijke medewerkers kwijt zijn aan het zoeken en verzamelen van de gemeentelijke hekken of het vervangen van kapotte hekken.
Ondanks deze verkeersmaatregelen moet de toegankelijkheid van de hulpverleningsdiensten gewaarborgd blijven bij eventuele calamiteiten. Dit houdt ook in dat er op de calamiteitenroute geen (verplaatsbare) objecten6 geplaatst mogen worden.
Bij ieder evenement op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruikers geregeld moet worden, zijn verkeersregelaars vereist. Onderscheid dient gemaakt te worden tussen evenementenverkeersregelaars en beroepsverkeersregelaars. Aanwijzingen van verkeersregelaars zijn bindend voor alle weggebruikers. Het gaat hierbij om uniforme aanwijzingen, zoals stop- en doorrijdtekens.
De gemeente bepaalt, afhankelijk van het evenement, in het multidisciplinaire evenemententeam hoeveel en welk type verkeersregelaars er moet worden ingezet en op welke specifieke locatie. Hierbij wordt gekeken naar de verkeerssituatie, bijvoorbeeld het soort weg dat wordt afgesloten (binnen of buiten de bebouwde kom, toegestane snelheid op de weg etc.) en het soort evenement (bij een hogere categorie, kan de inzet van beroeps- en/of evenementenverkeersregelaars vereist zijn). Bij een statische wegafzetting kan doorgaans worden volstaan met een evenementenverkeersregelaar.
Het werven van verkeersregelaars is een verantwoordelijkheid van de organisatie. Deze verkeersregelaars dienen gecertificeerd te zijn conform de Regeling Verkeersregelaars. Daarnaast dient de aanvrager een verzekering voor deze verkeersregelaars af te sluiten. In principe valt de verzekering van de verkeersregelaars/vrijwilligers van een evenement onder de algemene verzekering die een organisator voor zijn evenement afsluit. Indien nodig kan in aanvulling daarop ook nog de vrijwilligersverzekering vanuit de gemeente van toepassing zijn. De kosten voor de inzet, opleiding en de verzekering komen voor rekening van de aanvrager.
Binnen de gemeente is er een poule met vrijwillige evenementenverkeersregelaars actief die ingezet kunnen worden. De vrijwilligers uit de poule worden door de gemeente voor een kalenderjaar aangewezen als evenementenverkeersregelaar.
Voor wat betreft de parkeersituatie zorgt de organisatie ervoor dat er voldoende (fiets)parkeergelegenheid voor bezoekers is en er voldoende bewegwijzering is naar het parkeerterrein. Bij de parkeergelegenheid dienen, afhankelijk van het aantal te verwachten bezoekers, parkeerbegeleiders/evenementenverkeersregelaars aanwezig te zijn om het parkeren in goede banen te leiden. Omwonenden mogen gedurende de evenementen geen overmatige overlast ondervinden van geparkeerde auto’s of fietsen van bezoekers. De hulpverleningsdiensten dienen te allen tijde vrije doorgang te hebben.
Hieronder wordt ingegaan worden op aspecten die het evenemententerrein aangaan, zoals de schouw, de indeling, voorzieningen, oplevering na afloop van het evenement en milieu gerelateerde aspecten. Voor de locaties De Groene Wijdte en de locatie Dobbeplas zijn afwijkende regels. Deze zijn opgenomen in bijlage 1 Locatieprofielen
Bij alle vergunningsplichtige evenementen moet de organisator een plattegrond aanleveren. De plattegrond moet aan de eisen voldoen zoals opgenomen in het BBGBOP (zie bijlage).
Van meldingsplichtige evenementen wordt over het algemeen geen plattegrond geëist omdat de objecten die daarbij worden geplaatst vaak beperkt van omvang zijn. Als er meerdere of grote objecten worden geplaatst of wanneer een meldingsplichtig evenement risico’s op het gebied van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, geneeskundige- en gezondheidskundige veiligheid met zich meebrengt, kunnen er extra documenten worden gevraagd.
Het is aan de organisatie van het evenement om voor voldoende sanitaire voorzieningen te zorgen. Afhankelijk van het soort evenement en aantal bezoekers zal het advies voor het aantal sanitaire voorzieningen van de GHOR worden opgenomen als vergunningvoorschrift. Indien de GHOR niet als adviesorgaan is betrokken bij een evenement, kan ook de gemeente de verplichting om sanitaire voorzieningen te treffen als voorschrift opnemen in de vergunning.
5.3.3 Water-, riool- en elektriciteitsaansluitingen
Het gebruik van water-, riool- en/of een elektriciteitsaansluiting is mogelijk als dit ter plaatse aanwezig is. Voor het gebruik worden kosten in rekening gebracht.
De organisator van het evenement is verantwoordelijk voor het gebruik van de openbare ruimte. Dit houdt in dat het terrein na gebruik schoon en in de oorspronkelijke staat wordt achtergelaten. Om te voorkomen dat er veel (zwerf)afval ontstaat worden organisatoren aangemoedigd om gebruik te maken van herbruikbare plastic drinkglazen, ook wel hard cups genoemd. Het doel hiervan is de hoeveelheid afval terug te dringen.
Afval dat als gevolg van het evenement ontstaat moet door de organisator worden opgeruimd. Dit kan ook in de naaste omgeving van het evenement zijn als er sprake is van zwerfafval. De schoonmaak van het terrein dient ook onmiddellijk na afloop van het evenement plaats te vinden. Als hieraan niet wordt voldaan en afval niet op een correcte manier wordt verwijderd, vindt op kosten van de organisator schoonmaak van het evenemententerrein door de gemeente plaats. De beoordeling of hieraan is voldaan, vindt plaats tijdens de naschouw van het evenement.
Ontstane schade aan bijvoorbeeld het wegdek of straatmeubilair, moet door de organisatie worden hersteld. Gebeurt dit laatste niet, dan zal de gemeente het herstel laten uitvoeren en de kosten doorberekenen aan de organisatie. Ook deze beoordeling vindt plaats tijdens de naschouw.
5.3.5 Plastic wegwerpbekers en -bakjes
Per 1 januari 2024 zijn evenementenorganisatoren op basis van de Europese Single Use Plastics-richtlijn verplicht om gebruik te maken van een circulair bekersysteem. Er zijn drie opties voor een circulair bekersysteem, waarvan de derde optie alleen is toegestaan bij open evenementen:
- 1.
- 2.
- 3.
Bij de eerste twee opties is het noodzakelijk dat de beker terugkomt en niet bij het restafval belandt. Een retoursysteem met statiegeld of een andere incentive, zoals een retourmunt, leidt hierbij tot het beste resultaat. Voor de derde optie is het van belang dat het bedrag dat extra in rekening wordt gebracht (richtlijn €0,25) apart van de consumptie wordt aangeslagen op de kassa, omdat hierover het hoge btw-tarief gerekend wordt.
5.3.6 Milieu- en natuurbescherming
Om te voorkomen dat evenementen een belasting op het milieu zijn kunnen er voorschriften worden opgenomen in de vergunning waardoor een organisator bepaalde maatregelen moet treffen. Zo kan van een organisator worden geëist, die er voor kiest om zijn evenement in een groen gebied te organiseren, dat hij een ecologische inspectie laat uitvoeren om de impact op de aanwezige fauna zo veel mogelijk te ontzien. De maatregelen die door de inspectie naar voren komen dienen te worden opgevolgd door de organisator. De inspectie dient te worden uitgevoerd door een daarin gespecialiseerde organisatie en is op kosten van de organisator. Een organisator moet bij de organisatie van het evenement de Wet Milieubeheer en de Omgevingswet in acht nemen.
Het oplaten van alle vormen van ballonnen tijdens evenementen is niet toegestaan op basis van artikel 4:9a Verbod oplaten ballonnen van de APV. Dit verbod wordt ook opgenomen in de vergunningsvoorschriften.
Evenementen gaan in de regel hand in hand met horeca. Aan de horeca/horeca-activiteiten wordt vanuit verschillende wet- en regelgeving bepalingen en voorschriften opgelegd, die ook een rol kunnen spelen bij evenementen. In dit kader zijn de volgende aandachtspunten van belang.
5.4.1 Evenementen in een horecagelegenheid
In het algemeen is voor activiteiten in een horecagelegenheid geen evenementenvergunning nodig, aangezien de vergunning van de horecagelegenheid doorgaans zelf volstaat. In sommige gevallen is een evenementenvergunning wel vereist. Als het gaat om een feest dat vanwege de grootschaligheid, de muziekstijl, het verwachte publiek en/of de sluitingstijd niet tot de normale bedrijfsvoering van de inrichting behoort, is een evenementenvergunning vereist.
5.4.2 Evenementen en terrassen
In de praktijk is het mogelijk dat terrassen van een horecagelegenheid tijdens een evenement binnen een evenemententerrein vallen. Het is horecagelegenheden, die vallen binnen of grenzen aan een evenemententerrein, toegestaan om tijdens evenementen op het eigen terras een buitentap te plaatsen. De buitentap en het schenken van alcohol vallen onder de aan de betreffende horecaondernemer verstrekte drank- en horecavergunning. Uit de buitentap mag uitsluitend zwak alcoholische drank in plastic/zachte bekers worden geschonken. De horecaondernemer ziet erop toe dat de alcoholische dranken enkel worden genuttigd binnen de horeca lokaliteit. Om de verantwoordelijkheden op de plaats te laten waar ze horen, is het uitgangspunt dat terrassen onderdeel van de horeca-inrichting blijven/zijn. De betreffende horecaondernemer is dus zelf verantwoordelijk voor de buitentap en het schenken van alcohol op het terras. Deze activiteiten vallen immers onder de drank- en horecavergunning, die aan de betreffende horecaondernemer is verstrekt. Bij ongeregeldheden naar aanleiding van het schenken van alcohol binnen de horeca lokaliteit, kan er dus niet worden verwezen naar de evenementenorganisator.
Organisatoren worden er op gewezen dat zij met het inrichten van het evenemententerrein rekening dienen te houden met de bestaande terrassen. De evenemententerreinen dienen door de organisatoren zodanig te worden ingericht dat een normaal gebruik van het terras mogelijk blijft. Organisatoren moeten ondernemers informeren over de plannen.
De Alcoholwet geeft de mogelijkheid om voor incidentele festiviteiten toestemming te verlenen om zwak alcoholhoudende dranken te verkopen zonder dat men in het bezit is van de benodigde horecavergunningen. Dit gebeurt op basis van de ontheffingsmogelijkheid uit artikel 35 van de Alcoholwet. Aan deze ontheffing wordt een aantal voorschriften gesteld, deze zijn als volgt:
- ○
- ○
de ontheffing geldt alleen voor het verstrekken van zwak-alcoholhoudende dranken7 voor gebruik ter plaatse;
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
Daarnaast worden aan de leidinggevenden, onder wiens verantwoordelijkheid de drankverstrekking plaatsvindt, de volgende voorschriften gesteld:
- ○
- ○
- ○
- ○
Om te voorkomen dat jongeren onder de 18 jaar alcohol drinken moet de organisator maatregelen nemen om dit te voorkomen. Afhankelijk van het evenement kan er voor bepaalde maatregelen gekozen worden. Hierbij kan gedacht worden aan communicatie naar bezoekers en medewerkers, legitimatiecontrole, polsbandjes, sniffers of in het uiterste geval het weren van jongeren onder de 18. Toezicht en handhaving op de Alcoholwet is een verantwoordelijkheid van de gemeente en wordt uitgevoerd door de gemeentelijke handhavers.
De gemeente werkt met verschillende partners samen om gebruikers van genotsmiddelen te informeren over de gevolgen hiervan. Omdat bij sommige evenementen de doelgroep voor deze voorlichting aanwezig is, kan in de vergunning worden opgenomen dat de partners van de gemeente aanwezig zijn om hun werkzaamheden uit te voeren. Hierbij kan gedacht worden aan o.a. demonstraties, workshops of stands.
De laatste jaren wordt er in stijgende mate gebruik gemaakt van drugs en lachgas op en rondom evenemententerreinen. Omdat de organisator verantwoordelijkheid draagt voor het evenemententerrein moet de organisator dus ook op dit gebied alert zijn en bezoekers weren die in bezit of onder invloed zijn van drugs of lachgas. De gemeente eist bij bepaalde evenementen dat deze maatregelen in de huisregels worden opgenomen zodat dit ook voor de bezoekers duidelijk is. Bij een constatering van drugsbezit of gebruik dient de organisator contact op te nemen met de politie en de betreffende personen aan de politie over te dragen.
Bij veel evenementen is er sprake van versterkte muziek, zoals een live band of DJ. Door bezoekers wordt dit over het algemeen gewaardeerd, terwijl het door omwonenden regelmatig als overlast wordt ervaren. Bij deze overlast spelen naast het geluidniveau vele andere factoren een rol, bijvoorbeeld de gebruikte geluidfrequenties (verdeling tussen hoge en lage tonen), de locatie, het tijdstip en de duur van het evenement. Om overlast zoveel mogelijk te kunnen objectiveren en te beperken, gelden bij evenementen specifieke geluidvoorschriften. Door deze toe te passen, zullen de geluidniveaus – in algemene zin – binnen acceptabele grenzen blijven. Ze garanderen niet dat geen enkele omwonende overlast zal ervaren. Een bepaalde mate van hinder is bij evenementen met versterkte muziek onvermijdelijk.
Voor evenementen zijn de volgende regels vastgesteld wat betreft geluid.
Een geluidniveau in decibel (dB) is opgebouwd uit verschillende toonhoogtes (frequenties). Om de geluidvoorschriften beter af te stemmen op de beleving van omwonenden, worden de normen uitgedrukt in de volgende twee wegingen:
- ○
- ○
De geluidsvoorschriften voor buitenevenementen met versterkte muziek zijn als volgt:
- 1.
Tijdens evenementen met versterkte muziek mag het geluidsniveau (LAeq, 5 minuten) op de gevels van woningen ten hoogste één van de volgende waarden 80 dB(A) en 90 dB(C) bedragen8 . Wanneer er binnen 50 meter van het podium geen woningen aanwezig zijn, gelden de genoemde beoordelingsniveaus op deze afstand.
- 2.
Op dagen voorafgaand aan een werkdag mag binnen de bebouwde kom (met uitzondering van sporthallen/kantines, Dobbeplas en De Groene Wijdte) niet langer dan tot 23.00 uur muziekgeluid ten gehore worden gebracht; op vrijdag en zaterdag mag binnen de bebouwde kom (met uitzondering van sporthallen/kantines, Dobbeplas en De Groene Wijdte) niet langer dan tot 0.00 uur muziekgeluid ten gehore worden gebracht. .
Buiten de bebouwde kom en in sporthallen/kantines, Dobbeplas en De Groene Wijdte mag op dagen voorafgaande aan een werkdag niet langer dan tot 23.30 uur muziekgeluid ten gehore worden gebracht; op vrijdag en zaterdag mag buiten de bebouwde kom en in sporthallen/kantines, Dobbeplas en De Groene Wijdte niet langer dan tot 01.00 uur muziekgeluid ten gehore worden gebracht.
- 3.
- 4.
De organisatie van het evenement is zelf verantwoordelijk voor het naleven van de geluidvoorschriften. De organisatie dient door middel van controlemetingen (3 metingen verspreid over de duur van het evenement) tijdens het evenement aan te kunnen tonen dat hieraan wordt voldaan. Hierbij wordt een effectieve meettijd van minimaal 3 minuten en een meethoogte van 1½ meter aangehouden. Daarnaast kan de gemeente er voor kiezen om zelf (via de ODH) aanvullende geluidsmetingen uit te voeren.
- 5.
Speakers worden zoveel mogelijk van de omliggende woonbebouwing af en op het bezoekende publiek gericht. Door gebruik van meerdere kleine speakers in plaats van enkele grote speakers kan het bronvermogen naar beneden worden gebracht. Dit vermindert de overlast. Tevens zijn er geluidssystemen beschikbaar die (met name laagfrequent) geluid beter richting bezoekers kunnen richten en als gevolg daarvan aanzienlijk minder overlast richting omwonenden veroorzaken.
- 6.
De geluidsvoorschriften voor buitenevenementen zonder versterkte muziek zijn als volgt:
- 1.
- 2.
Op dagen voorafgaand aan een werkdag mag binnen de bebouwde kom (met uitzondering van sporthallen/kantines, Dobbeplas en De Groene Wijdte) niet langer dan tot 23.00 uur geluid ten gehore worden gebracht; op vrijdag en zaterdag binnen de bebouwde kom (met uitzondering van sporthallen/kantines, Dobbeplas en De Groene Wijdte) niet langer dan tot 0.00 uur geluid ten gehore worden gebracht.
Buiten de bebouwde kom en in sporthallen/kantines, Dobbeplas en De Groene Wijdte mag op dagen voorafgaande aan een werkdag niet langer dan tot 23.30 uur muziekgeluid ten gehore worden gebracht; op vrijdag en zaterdag mag dit buiten de bebouwde kom en in sporthallen/kantines, Dobbeplas en De Groene Wijdte niet langer dan tot 01.00 uur geluid ten gehore worden gebracht.
- 3.
Naast de voorschriften worden er ook een aantal adviezen meegegeven aan de organisatoren. Deze zijn als volgt:
- 1.
- 2.
- 3.
Het vertrek van bezoekers kan na afloop van een evenement overlast veroorzaken voor omwonenden. Om een goed verloop van het vertrek te bevorderen is er na het beëindigden van de muziek enige tijd nodig om de bezoekers rustig te laten vertrekken vanaf het terrein. De organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het vertrek van de bezoekers. De volgende eindtijden worden gehanteerd:
- (1)
- (2)
- (3)
De bovengenoemde eindtijden gelden niet voor evenementen in horecagelegenheden. Voor horecagelegenheden zijn de normen uit het Besluit activiteiten leefomgeving van toepassing tijdens evenementen. De APV biedt met artikel 4:3 Kennisgeving incidentele festiviteiten de mogelijkheid hier maximaal 12x per jaar van af te wijken.
5.6 Adviezen van hulpverleningsdiensten
Het kan zijn dat de hulpverleningsdiensten (politie, brandweer, GHOR) in het kader van de bescherming van de openbare orde, de veiligheid en/of gezondheid, de burgemeester adviseren om los van dit beleid, aanvullende voorwaarden en/of voorschriften aan de evenementenvergunning te verbinden. Dergelijke adviezen worden vrijwel altijd door de burgemeester overgenomen.
Het kan voor een organisator wenselijk zijn om reclame te maken voor zijn evenement. Er zijn hiervoor een aantal opties. De eerste optie is het gebruik van de A0-displays die aan lichtmasten zijn gevestigd. Deze displays zijn in beheer van een externe partij en een organisator kan via deze partij reclame maken.
Een andere optie is het plaatsen van aankondigingsborden op eigen grond. Op deze borden mogen enkel aankondigingen voor het evenement worden geplaatst. Dit houdt in dat de datum, naam en locatie van het evenement mag worden genoemd maar dat er geen prijzen of kaarten via deze borden mogen worden aangeboden. Ook mogen op deze borden geen sponsoren worden vermeld.
De laatste optie is het plaatsen van borden op het grasveld nabij de rotonde Molenaar Blonkweg/ Oudeweg nabij Oudeweg nummer 43 in Nootdorp of bij de ingang van de dorpskern Pijnacker voor de rotonde Nootdorpseweg/ Sportlaan. Voor deze borden gelden dezelfde voorwaarden als voor de aankondigingsborden op eigen grond.
Wij vinden het belangrijk dat alle evenementen toegankelijk zijn voor al onze inwoners. We moedigen daarom organisatoren aan om aandacht te hebben voor inclusie en toegankelijkheid tijdens hun evenement. Hierbij kan gedacht worden aan het toegankelijk(er) maken van het evenement voor personen met een lichamelijke beperking. Bijvoorbeeld voor personen die gebruik maken van een rolstoel, die slechter ter been zijn, gehoorproblemen ervaren of slechtziend zijn. Denk dan aan een goede locatiekeuze met (rolstoel)toegankelijkheid, aanwezigheid van een lift, dat er weinig/geen drempels zijn, dat er een herkenbare looproute aanwezig is, dat wegwijzers goed leesbaar zijn, dat er gebruik van microfoons/geluidsversterkers gemaakt wordt en er een toegankelijke website voor slechtzienden gebruikt wordt. Ook van belang is goede communicatie over deze voorzieningen, zodat mensen weten dat het evenement voor iedereen toegankelijk is. Maar we willen ook bredere aandacht voor inclusie, zoals aandacht voor zaken als diversiteit van artiesten, het trekken van een diverser publiek en/of het aanwijzen van een aantal genderneutrale toiletten waar een ieder gebruik van kan maken.
6 Weigerings- en intrekkingsgronden
In artikel 1:8 van de APV worden de algemene weigeringsgronden genoemd op grond waarvan een vergunning of ontheffing kan worden geweigerd:
- ○
- ○
- ○
Naast de bovenstaande weigeringsgronden is in artikel 1:8 in het tweede lid opgenomen dat een vergunning of ontheffing ook kan worden geweigerd als de aanvraag niet conform de termijnen uit artikel 1:3 van de APV is ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is.
De termijnen die in artikel 1:3 genoemd zijn luiden als volgt:
- 1.
- 2.
Er wordt hier specifiek een onderscheid gemaakt tussen reguliere vergunningen en ontheffingen en vergunningen voor B- en C-evenementen. Dit is gedaan vanuit de gedachte dat B- en C-evenementen een hoger risico en impact op de omgeving (kunnen) hebben, waardoor meer tijd nodig is om het evenement voor te bereiden en maatregelen en voorzieningen te treffen om risico’s te beperken.
Om te waarborgen dat de benodigde maatregelen en voorzieningen kunnen worden getroffen is het van belang dat de termijnen ook gehandhaafd worden. Daarnaast is de handhaving van de termijnen van belang zodat de organisatoren weten wanneer de voorbereidingen getroffen kunnen worden en burgers niet voor verrassingen komen te staan en er voldoende tijd is om een volwaardig bezwaar- en beroepsprocedure te doorlopen.
Naast de hierboven genoemde weigeringsgronden zijn er specifiek voor evenementenvergunningen in artikel 2:25, lid 5 van de APV nog een aantal weigerings-, intrekkings- of wijzigingsgronden bepaald, namelijk:
Onverminderd het bepaalde in artikel 1.8 kan de burgemeester de evenementenvergunning geheel of gedeeltelijk weigeren, intrekken of wijzigen indien naar zijn oordeel:
- ○
- ○
- ○
- ○
- ○
Tot slot kan de burgemeester op grond van artikel 2:25 lid 9 van de APV de aanvraag voor evenementenvergunning voor een door de burgemeester aangewezen categorie van vechtsportwedstrijden of gala’s weigeren als de organisator/aanvrager van slecht levensgedrag blijkt te zijn.
7 Schaarse evenementenvergunningen
De gemeente heeft met de Beleidsregel evenementen 2024 geen type evenementenvergunningen meer die beleidsmatig schaars zijn gemaakt. Desondanks kan er nog steeds schaarste optreden door meerdere vergunningsaanvragen voor een evenement op dezelfde datum en locatie. De manier waarop de gemeente hiermee omgaat is in dit hoofdstuk op hoofdlijnen beschreven zodat voor alle betrokken partijen duidelijk is wat er verwacht kan worden.
De organisator meldt zich jaarlijks vóór 1 november voorafgaand aan het jaar dat zijn evenement wordt gehouden. De organisator geeft hierbij een aantal gegevens door waarmee de gemeente de kalender kan invullen. Wanneer de gemeente op 1 november alle gegevens heeft ontvangen wordt de evenementenkalender opgesteld en zal hieruit blijken of er concurrerende aanvragen zijn. Als hier sprake van blijkt te zijn kan de gemeente de volgende stappen ondernemen:
- •
- •
de gemeente stelt een aanvraagtijdvak open waarbinnen de evenementenorganisatoren een complete vergunningaanvraag voor hun evenement moeten indienen. Na sluiting van het aanvraagtijdvak wordt een vergelijkende toets op de vergunningaanvragen toegepast. De aanvrager waarvan de vergunningaanvraag het beste uit de toetsing komt gaat verder in het proces. De andere vergunningaanvraag wordt afgewezen;
- •
Evenementen die voor 1 november zijn aangemeld voor de evenementenkalender hebben voorrang op evenementen die daarna worden aangemeld of vergunningaanvragen die daarna worden ingediend. Als er na 1 november een rivaliserende vergunningaanvraag wordt ingediend wordt de aanvraag geweigerd, maar kan er wel gekeken worden naar een alternatieve datum of locatie.
De verantwoordelijkheid voor het naleven van de regels ligt in de eerste plaats bij de evenementenorganisatie zelf, het toezicht en de handhaving hierop ligt bij team Handhaving en Veiligheid van de gemeente. Door bekendheid te geven aan onder andere de wijze van handhaving, weet men wat er verwacht wordt, waarom en hoe. Als evenementenorganisaties, ondanks bovengenoemde inspanningen, toch nog de regels overtreden, dan is het toepassen van bestuursrechtelijke maatregelen noodzakelijk. In het ergste geval kan een evenement dan niet (op tijd) van start gaan of wordt het evenement voortijdig of tussentijds stopgezet.
De gemeente voert in samenwerking met relevante partners gerichte controles uit. Dit betekent dat de gemeente handhavend kan optreden als de vergunningvoorschriften niet worden nageleefd.
8.1 Wijze van toezicht en handhaving
Gestructureerd toezicht en handhaving vindt plaats door het houden van een schouw van het evenement.
Voorafgaande aan het evenement, wordt in het multidisciplinaire evenemententeam bepaald bij welke evenementen een voorschouw dient te worden gehouden. Doorgaans zal dit bij B- en C-evenementen het geval zijn. Hierbij wordt eveneens bepaald op welke accenten toezicht en handhaving komt te liggen, wat de rol is van de verschillende partners (politie/brandweer) en wat hun inzet voorafgaand, tijdens en na het evenement zal zijn.
De voor- en naschouw wordt georganiseerd door de vergunningverleners van het team Handhaving en Veiligheid. Vanuit de gemeente kunnen, afhankelijk van de aard en inhoud van het evenement, naast de vergunningverleners ook andere disciplines vanuit de gemeente worden betrokken bij de schouw.
Daarnaast kunnen afhankelijk van de aard van het evenement en de vergunningvoorschriften er ook gedurende het evenement controles door de verschillende disciplines van de afdeling Wijkzaken plaatsvinden. Voor wat betreft het toezicht op de geluidsnormen is de Omgevingsdienst Haaglanden in opdracht van de gemeente de partij die dit uitvoert.
De organisator wijst één persoon aan als coördinator. De coördinator is tijdens het evenement het aanspreekpunt voor de gemeente en hulpdiensten. De coördinator dient tijdens het evenement telefonisch bereikbaar en nuchter te zijn. Bij B- en C-evenementen dient er een plaatsvervanger voor de coördinator te worden aangewezen die ook het gehele evenement telefonisch bereikbaar en nuchter dient te zijn.
Op basis van de vergunning beslist de gemeente na de schouw of het evenement kan starten, dan wel of er nog aanpassingen nodig zijn. Wanneer afwijkingen worden geconstateerd ten opzichte van de vergunning, zal passende actie worden ondernomen alvorens het evenement van start kan gaan.
Het niet naleven van vergunningvoorschriften tijdens het evenement kan leiden tot een (herstel)sanctie in de vorm van een last onder bestuursdwang (het doen van aanpassingen) of het stilleggen van een activiteit gedurende het evenement of stillegging van het gehele evenement. Daarnaast kan intrekking plaatsvinden op grond van de verleende vergunning, bijvoorbeeld in het kader van de openbare orde en veiligheid.
Als na afloop van het evenement niet wordt voldaan aan de schoonmaak- en afvalverwijderingsverplichting, worden de kosten van het schoonmaken en het verwijderen van afval door de gemeente door middel van een last onder bestuursdwang aan de organisator opgelegd en op hem verhaald.
Schade aan het terrein, ontstaan ten gevolge van het evenement en die aan de organisator kan worden toegerekend, worden door de gemeente door middel van een aansprakelijkheidsstelling (privaatrechtelijk) op de organisator verhaald.
Het stelselmatig niet nakomen van de vergunningvoorschriften door de organisator, kan uiteindelijk ook leiden tot het weigeren van een nieuwe evenementenvergunningsaanvraag.
Voor een tweetal locaties zijn er specifieke regels opgenomen. Dit is gedaan omdat op deze locatie vaker (grotere) evenementen zijn of er extra maatregelen zijn om de omgeving van de locatie te beschermen.
In artikel 2.3 van het BBGBOP staan de volgende eisen waaraan een plattegrond moet voldoen:
- •
- •
Bij een bouwsel met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk, wordt de hoogste bezetting van die verblijfsruimte opgegeven, en bevat de plattegrond per verblijfsruimte:
- •
- •
- •
De aanduidingen zijn conform NEN 1413, indien deze norm daarin voorziet.
Bij alle evenementen moet de organisator een veiligheidsplan indienen. In dit veiligheidsplan zal een risico-inventarisatie moeten worden opgenomen en worden maatregelen beschreven die de organisator neemt om de risico’s te beheersen.
Het veiligheidsplan moet zo concreet en duidelijk mogelijk worden ingevuld; het plan is uiteindelijk ook het draaiboek aan de hand waarvan opgetreden kan worden als er zich incidenten voordoen. De informatie (zoals telefoonnummers, situatietekeningen etc.) moet kloppen.
De organisator blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement, ongeacht of het scenario in het veiligheidsplan is uitgewerkt.
Het veiligheidsplan bestaat in elk geval uit de volgende hoofdstukken:
- 1.
Deze informatie is bij evenementen met meer dan 2000 bezoekers ook aangegeven op het meldingsformulier. Op basis van die informatie is het evenement geclassificeerd als Regulier (A) evenement, Aandacht (B) evenement of Risico (C) evenement.
Voor de verdere risico-inventarisatie kan gebruik maken worden van de “checklist” zoals vermeld in de “Handreiking evenementen”. Er dient nader ingegaan te worden op de risico-analysevragen die daarin zijn benoemd. Onder te verdelen in de volgende profielen;
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Op basis van de risico-inventarisatie wordt het veiligheidsplan verder ingevuld en worden door de organisator concrete maatregelen voorgesteld.
De risico’s dienen constant gemonitord te worden op afwijkingen.
De risico-inventarisatie en de overige informatie in het veiligheidsplan kunnen er toe leiden dat de classificatie van het evenement door de vergunningverlener (in samenspraak met de nood- en hulpdiensten) wordt aangepast.
- 2.
- 3.
- •
In dit hoofdstuk wordt beschreven welke maatregelen de beveiligingsorganisatie neemt om de risico’s beheersbaar te houden (zie ook risico-inventarisatie). Dit hoofdstuk bevat een inzetschema voor de beveiliging voorafgaand, tijdens en na afloop van het evenement (hoeveel beveiligers worden voor welke taak en op welke locatie ingezet, eventueel in een bijlage).
- •
Het toezicht op het terrein is in eerste instantie in handen van een geregistreerd beveiligingsbedrijf. Dit bedrijf is in bezit van een vergunning verleend door het Ministerie van Justitie, op grond van Wet Particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Personeel gaat bij de uitvoering van de werkzaamheden gekleed in gepaste en herkenbare kleding, met op de jas een duidelijk ‘V’ teken. De kwaliteit van de beveiligers die worden ingezet wordt beschreven in het veiligheidsplan.
- •
De organisator en het beveiligingsbedrijf hebben gezamenlijk de volgende ambitie: "Het realiseren van een veilig en ongestoord verblijf van de bezoekers en de medewerkers aan dit evenement en het door aanvullende maatregelen, indien mogelijk, bewaken van te zware inbreuken op de belangen van bewoners, bedrijven rond het evenemententerrein."
- •
Het beveiligingsbedrijf is primair verantwoordelijk voor opvang en afhandeling van incidenten op en rond evenemententerrein. De organisator blijft eindverantwoordelijk. Kleinere incidenten worden door de beveiliging afgehandeld. Bij ernstiger incidenten worden nood- en hulpdiensten ingeschakeld (contact via het alarmnummer 112) en nemen zij de regie over, eventueel ondersteund door de beveiligingsorganisatie. Aangehouden personen worden overgedragen aan de politie.
- •
- •
- •
- •
- •
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
Dit hoofdstuk beschrijft op welke mogelijke calamiteiten, die zich ten tijde van het evenement voor kunnen doen, preparatie heeft plaatsgevonden. Voor deze calamiteiten dienen in dit hoofdstuk scenario’s te worden uitgewerkt.
In de scenario’s moet worden omschreven welke maatregelen de organisator neemt om het incident zo snel mogelijk te stabiliseren en wie daarbij welke rol speelt (beveiliging, BHV, EHBO etc). Daarnaast dient er helder gemaakt te worden wanneer, hoe en door wie de nood- en hulpdiensten worden opgeroepen en hoe zij worden opgevangen en gegidst naar het incident. De locatie van het incident dient toegankelijk gemaakt te worden.
Uitgangspunt is dat de organisator de veiligheid van publiek, medewerkers, omstanders en publieke eigendommen waarborgt. Daartoe is op locatie de directe leiding in handen van de contactpersoon van de organisator. Bij ernstige incidenten nemen nood- en hulpdiensten de regie over.
Mogelijke scenario’s kunnen zijn;
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- 8.
- 9.
- 10.
- 11.
- 12.
- 13.
Tijdens aandacht- en risico-evenementen kan er met een coördinatieteam gewerkt worden, waarin politie, brandweer, GHOR, organisator en beveiliging samenwerken. In het veiligheidsplan wordt aangegeven wie namens de organisator en het beveiligingsbedrijf hieraan deel kunnen nemen. Organisator en nood- en hulpdiensten dienen hun draaiboeken op elkaar af dienen te stemmen. Zo wordt gewaarborgd dat een evenement met professionele deskundigheid wordt benaderd en voorbereid.
- 14.
Plattegrond(en) evenemententerrein
De organisator is primair verantwoordelijk voor een goede en ordelijke gang van zaken op het evenemententerrein. Het is verplicht om een nauwkeurige plattegrond te maken van het evenemententerrein. Gebruik hiervoor de eisen zoals opgenomen in artikel 2.3 van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen.
- •
- •
- •
- •
- •
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2025-360145.html