Inkoopbeleid 2017 gemeente Wassenaar – Waar(-de) voor ons geld!

[Het college van burgemeester en wethouders heeft het inkoopbeleid vastgesteld op 20 december 2016.]

1. Inleiding

1.1 Doel van dit inkoopbeleid

De afgelopen jaren kochten de gemeenten Voorschoten, Wassenaar en de Werkorganisatie Duivenvoorde jaarlijks voor respectievelijk 17,5 miljoen, 20 miljoen en 4 miljoen euro in. De wijzingen in de nationale Aanbestedingswet 2012 vragen een nieuw inkoopbeleid. Dit inkoopbeleid geeft de uitgangspunten voor het inkopen van leveringen, diensten en werken door de gemeenten Voorschoten, Wassenaar en de Werkorganisatie Duivenvoorde. Het legt alle uitgangspunten vast die de gemeenten en de Werkorganisatie Duivenvoorde hanteren bij het inrichten van de inkoopfunctie en het uitvoeren van alle inkooptaken in de komende jaren. De gemeente Voorschoten, gemeente Wassenaar en de Werkorganisatie Duivenvoorde spannen zich continu in voor een professionalisering van onze inkoop.

Wij bieden met dit inkoopbeleid de medewerkers van de Werkorganisatie Duivenvoorde en ondernemers een leidraad voor professionele samenwerking bij onze inkooptrajecten. Het zet - net als een kompas - de koers uit voor de strategische inkoopambities voor de komende jaren. Ook helpt dit inkoopbeleid ons in het streven naar een doelmatige en rechtmatige inkooppraktijk. En ten laatste - maar zeker niet ten minste - zorgt dit inkoopbeleid voor de inbedding van de politieke thema’s uit de collegeakkoorden, zoals:

• ‘Vertrouwen in mensen, verbinden van krachten’, gemeente Voorschoten;

• ‘Vernieuwen, verbinden, vertrouwen’, gemeente Wassenaar;

• ‘ruimte geven aan ondernemers’;

• ‘werkgelegenheid;

• ‘duurzaamheid’;

• ‘minder regels’.

Zo halen we meer waarde uit onze inkoop!

1.2 Leeswijzer

In dit inkoopbeleid schetsen we de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop in de gemeenten en de Werkorganisatie Duivenvoorde plaatsvindt. Dit inkoopbeleid geeft onze richting aan jegens al de partijen die een belangrijke rol spelen in het speelveld van Inkoop. Dit zijn:

• In hoofdstuk 3: de maatschappij: maatschappelijke uitgangspunten, waarin milieu en mens centraal staan.

• In hoofdstuk 4: wet- en regelgevende instanties: juridische uitgangspunten, waarin objectiviteit en proportionaliteit een belangrijke rol spelen.

• In hoofdstuk 5: de markt: economische uitgangspunten: hoe gaan we om met (potentiële) leveranciers?

• In hoofdstuk 6: de organisatie: organisatorische en ethische uitgangspunten.

We beschrijven dit inkoopbeleid volgens deze vier soorten uitgangspunten. Per hoofdstuk werken we elk element uit, waarbij we eerst per soort uitgangspunten formuleren over wat de gemeenten en de Werkorganisatie willen bereiken en vervolgens hoe zij dat gaan doen. De gegevens die aan veranderingen onderhevig zijn of die we overnamen uit andere beleidsregels, staan in de bijlagen. Bij veranderingen kunnen de colleges en het dagelijks bestuur deze separaat vaststellen.

Om de tekst leesbaar te houden, spreken we soms alleen over ‘inkopen’, ook al bedoelen we daarmee ook ‘aanbesteden’. Om dezelfde reden bedoelen we met hij: hij/zij. Als we spreken over gemeenten dan bedoelen we de gemeente Voorschoten, gemeente Wassenaar en de Werkorganisatie Duivenvoorde.

2. Gemeentelijke doelstellingen

De gemeenten willen met dit inkoopbeleid de ambities uit het collegeakkoord concretiseren. Verder beoogt dit inkoopbeleid de volgende doelstellingen te realiseren.

a) Inkopen tegen de optimale prijs-kwaliteitverhouding	Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten betrekken de gemeenten ook andere kosten in de afweging dan enkel de aanschafprijs (bijv. Total Cost of Ownership). Ook de kwaliteit en duurzaamheid van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.
b) Continu een positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeenten	Inkoop is ondersteunend aan het gehele prestatieniveau van de gemeenten en draagt direct en voortdurend daar aan bij. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
c) Gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze besteden	De gemeenten leven daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoopbeleid na. Daarnaast kopen de gemeenten efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. Binnen onze mogelijkheden richten we ons op de mate waarin ondernemers verantwoord en transparant ondernemen. Zowel in hun bedrijfsvoering (denk aan Wet Normering Topinkomens) als in de gehele keten (eerlijke handel).
d) Integer, betrouwbaar, zakelijk en professioneel gedragen als inkoper en opdrachtgever	Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. We investeren continu in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de markt-omstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. De gemeenten stellen bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. Alle inkopen van de gemeenten voeren we daarom op objectieve, transparante, proportionele en niet-discriminerende wijze uit.
e) Administratieve lastenverlichting realiseren voor gemeenten én ondernemers	Zowel de gemeenten als ondernemers verrichten veel administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeenten verlichten deze lasten door proportionele eisen en criteria te stellen, door digitalisering en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren.
f) Zoveel mogelijk aansluiten op de relevante beleidsregels van de gemeenten	In het bijzonder sluit dit beleid aan op de volgende gemeentelijke regels en nota’s: Integriteitsregels voor medewerkers Social-returnbeleid Duurzaamheidsbeleid Beleidsregel voor toepassing Wet Bibob. Deze zijn leidend, maar omwille van de overzichtelijkheid zijn delen en ambities daaruit -waar relevant voor het inkoopbeleid- overgenomen.

3 Maatschappelijke uitgangspunten

3.1 Wat willen we bereiken?

In 2040 willen de gemeenten klimaatneutraal zijn^{1 2} . Dit scheelt bewoners en bedrijven energielasten, levert een hoop banen en bedrijvigheid op en is goed voor milieu en klimaat.

De gemeenten willen bijdragen aan de maatschappelijke opgave om de klimaatverandering tegen te gaan en de transitie naar een CO2 arme energievoorziening te bewerkstelligen. Ook willen de gemeenten zuinig omgaan met energie en grondstoffen, zoveel mogelijk gebruik maken van grondstoffen uit afvalstromen en energie duurzaam opwekken.

Om dit alles te bereiken, zetten de gemeenten onder andere stevig in op duurzaam inkopen; we nemen sociale- en milieuaspecten mee in ons inkoopproces. We gaan ervaringen opdoen met circulair inkopen waar we mogelijkheden zien. Bij circulair inkopen borgt de inkopende partij dat de producten of materialen aan het einde van de levens- of gebruiksduur weer optimaal in een nieuwe cyclus worden ingezet.

Verder nemen de gemeenten bij producten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden tot stand zijn gekomen, passende maatregelen. Dit kan uiteindelijk tot uitsluiting leiden. Ook hebben de gemeenten oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. In de rol van opdrachtgever zetten de gemeenten hun inkoopkracht in om arbeidsmogelijkheden te stimuleren voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt.

De gemeenten willen hun inkoopkracht gebruiken om jaarlijks meer arbeidsgehandicapten aan het werk te helpen en extra stageplaatsen en leerwerkplekken te creëren. We streven ernaar dat de gemeenten een zo laag mogelijke werkeloosheid hebben.

Om maatschappelijke meerwaarde te creëren, handelen we in dialoog en samen met de partijen in de markt. We creëren ruimte voor lokale initiatieven, waarbij we als gelijkwaardige partners optrekken. Dit betekent dat we ook aan initiatiefnemers vragen wat ze zelf kunnen doen. De inkopen vinden op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Het inkoopproces is zodoende gericht op het bereiken van een zo groot mogelijke maatschappelijke waarde.

3.2 Wat gaan we ervoor doen?

3.2.1 Duurzaamheidseisen opnemen

We houden ons aan de geldende landelijke duurzaamheidseisen voor de productgroepen die te vinden zijn op de website van Pianoo.nl. De duurzaamheidseisen gelden zowel voor opdrachten boven als onder de Europese drempel. Maximale duurzaamheidsambities worden nagestreefd door hogere duurzaamheidseisen te stellen of duurzaamheid aanvullend in de gunningscriteria op te nemen.

3.2.2 Focussen op Total Cost of Ownership (TCO)

Zowel bij gunning op de laagste prijs als bij gunning op de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) willen we niet sec naar de laagste aanschafprijs kijken, maar bijvoorbeeld ook naar de ‘total cost of ownership’, oftewel de totale kosten over de gebruiksduur. Dit betekent dat we naast de aanschafprijs alle bijkomende kosten gedurende en na het gebruik ervan mee beschouwen, zoals: milieueigenschappen, levensduur, onderhoudskosten, gebruikskosten, afvalkosten en leveringstermijn.

Figuur 1: Total Cost of Ownership: kijk ook onder water!

3.2.3 Werk maken van duurzaam inkopen

Duurzaam inkopen is een breed begrip en de invulling ervan is zeer opdracht specifiek. Een generieke invulling is niet te geven. Het vraagt om ambities, commitment en het uitproberen van verschillende mogelijkheden en vormen.

We gaan daarom bij de inkoop duurzaamheidselementen gebruiken in eisen en/of gunningscriteria. De duurzaamheidselementen bestaan uit³ :

• 1. Energie

• 2. (Schaarse) Materialen & (Stof)Stromen

• 3. Mobiliteit

• 4. Bodem

• 5. Water

• 6. Natuur & Ruimte (inclusief overlast voor flora en fauna, dierenwelzijn)

• 7. Gezonde leefomgeving (inclusief mensenrechten en arbeidsomstandigheden)

• 8. Kosten & Waarden

Figuur 2: Duurzaam ontwikkelen – Ambitieweb

Deze duurzaamheidselementen helpen om met alle betrokkenen in één oogopslag duurzame ambities helder te maken en deze gedurende het hele traject vast te houden en zo ‘ambitie-erosie’ te voorkomen. Het zorgt ervoor dat iedereen elkaar begrijpt en eenduidige termen hanteert.

We gaan de CO2-ladder⁴ toepassen bij (middel-)grote opdrachten (zijnde opdrachten langer dan zes maanden en/of met waarden vanaf € 500.000,-) in infra en bouw. De CO2-Prestatieladder is een instrument dat bedrijven helpt bij het reduceren van CO2. Binnen de bedrijfsvoering, in projecten én in de keten kan nog veel winst worden behaald in energiebesparing, het efficiënt gebruik van materialen en duurzame energie. De CO2-Prestatieladder is daarvoor het aangewezen instrument.

Figuur 3: CO2-Prestatieladder

3.2.4 Voorbehouden van opdrachten

Inkoopopdrachten met een groot aandeel aan lager gekwalificeerde arbeid kunnen we onder bepaalde voorwaarden (artikel 77, 1ste lid, Europese Richtlijn 2014/24/EU) één-op-één gunnen aan een Sociale Werkvoorziening (SW) of onderneming via het vestigen van alleenrecht. De schoonmaak van de kantoorpanden is een voorbeeld van een dergelijke inkoopopdracht. Voor gunning toetsen we in hoeverre de kosten marktconform zijn.

3.2.5 Social return

De gemeenten vinden het belangrijk om samen met opdrachtnemers te investeren in de sociale infrastructuur van de gemeente en de regio. De gemeenten passen bij aanbestedingen de vastgestelde social-returnbeleidsregels toe als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde dat de opdrachtnemer na gunning bereid is banen, leerwerkplekken of stageplekken aan te bieden aan specifieke doelgroepen werkzoekenden⁵ . Hierbij geldt als initieel uitgangspunt tenminste 5% van de opdrachtsom. Bij arbeidsextensieve opdrachten kan van dit uitgangspunt worden afgeweken en geldt een percentage van tenminste 2% van de opdrachtsom. Het is van belang dat te allen tijde het proportionaliteitsbeginsel in acht wordt genomen.

In de regio hanteren de lokale overheden voor social return de zogenoemde bouwblokkenmethode (zie bijlage 2). De bouwblokkenaanpak is niet puur gericht op het plaatsen van bijstandsgerechtigden, maar ook op creatief en in dialoog met de opdrachtnemer te onderzoeken hoe hij social return het beste in zijn organisatie invult.

De social-returnactiviteiten kunnen in de inkoopopdracht worden uitgevoerd, maar ook, zolang deze verband houden met de opdracht, in de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer of bij een onderaannemer of toeleverancier. Het bijdragen aan duurzame werkgelegenheid is wat de gemeenten beogen te bereiken met deze methode.

3.2.6 Lokale initiatieven en sociale ondernemingen stimuleren

Bij de invulling van social return heeft werktoeleiding de eerste prioriteit. Resteert echter een bepaalde social-returnwaarde, of kan de opdrachtnemer echt geen werk of stageplek bieden, kunnen we de social-returnverplichting ook invullen door een maatschappelijk betrokken activiteit of het leveren van steun, kennis of hulp aan een lokaal initiatief, bewonersorganisatie of een sociale onderneming.

3.2.7 Passende maatregelen nemen bij niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden

Bij de inkoop van producten die vervaardigd worden in derdewereldlanden, zijn we alert op de mogelijke risico’s van schending van de internationale arbeidsvoorwaarden. We vragen om gekwalificeerde keteninitiatieven of een plan van aanpak om de risico’s op misstanden te reduceren. Dit past bij en volgt logischerwijs uit de keuze van de gemeente om Fairtrade gemeente na te streven. Bij aanbestedingen worden de principes van eerlijke handel gehanteerd.

In haar rol als opdrachtgever is de gemeente verantwoordelijk voor het betalen van het cao-loon door een opdrachtnemer aan diens werknemers. De gemeenten willen daarom dat haar opdrachtnemers daarbij de arbeidswet- en regelgeving (Wet Ketenaansprakelijkheid) naleven. De gemeenten willen dat werknemers een beloning krijgen conform wet- en regelgeving of cao en de gemeenten willen schijnconstructies om dit te ontduiken, voorkomen. Daarom zullen de gemeenten hun opdrachtnemers contractueel verplichten om alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van de uitvoering van de opdracht op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast te leggen. Op verzoek toont de opdrachtnemer aan dat zij de arbeidswet- en regelgeving en/of cao naleeft. De gemeenten verplichten hun opdrachtnemers om deze bedingen ook weer onverkort aan hun opdrachtnemer op te leggen. Als de opdrachtnemer onvoldoende aantoont dat zij de arbeidswet- en regelgeving en/of cao naleeft, zullen de gemeenten hier vervolgens melding van maken bij de relevante toezichthoudende instantie(s) zoals de Inspectie SZW. De opdrachtnemer verschaft desgevraagd aan bevoegde instanties toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie.

3.2.8 Gebruik maken van de kracht van de dorpen

We willen de kracht van de dorpen gebruiken. Naast de mogelijkheden die we creëren door het maatschappelijk bouwblok in de social-returnmethode (zie par. 3.2.5) en door de mogelijkheid om opdrachten onder de Europese drempels (par. 4.2.4), één-op-één te gunnen aan een wijkinitiatief of sociaal ondernemer, zijn we alert op opdrachten die de dorpen beter zelf kunnen uitvoeren.

Burgerinitiatief en burgerparticipatie kan dat helpen aanzwengelen. Burgerinitiatief en burgerparticipatie bieden de mogelijkheid om samen met buurtbewoners, wijkondernemers en maatschappelijke groepen twee doelen te bereiken: meer verantwoordelijkheid en sturingsmacht in de samenleving leggen en een betere uitvoering van publieke taken.

Centraal staat de kans op zelforganisatie in dorpen en wijken. Hiervoor hebben we elkaar nodig. Immers de dorpen moeten weten wat wij gaan aanbesteden, wij moeten weten welke initiatieven de dorpen over kunnen en willen nemen. Deze behoeften brengen we de komende jaren bij elkaar. Voor opdrachten die zich daarvoor lenen, stellen we samen met de burgers/cliëntenraad het programma van eisen op en beoordelen we samen met hen de aanbiedingen.

4 Juridische uitgangspunten

4.1 Wat willen we bereiken?

De gemeenten leven de relevante wet- en regelgeving na. Bij onze inkoop is met name de Aanbestedingswet relevant. De gemeenten nemen bij inkoopopdrachten en concessies boven de (Europese) drempelwaarden en onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• Gelijke behandeling

  Gelijke omstandigheden worden niet verschillend behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• Non-discriminatie

  Discriminatie op grond van o.a. nationaliteit mag niet.

• Transparantie

  De gevolgde procedure moet navolgbaar (en dus controleerbaar) zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• Proportionaliteit

  De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers zijn niet onevenredig in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeenten passen het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• Wederzijdse erkenning

  Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten we toelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze voorzien in de legitieme behoeften van de gemeenten.

De gemeenten nemen bij alle inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. Daarnaast beogen de gemeenten bij haar inkopen meer deregulering; ‘regels dienen de mens’.

4.2 Wat gaan we ervoor doen?

4.2.1 Uniforme documenten en middelen gebruiken

De voornoemde beginselen dienen we het best als we gebruik maken van uniforme -meestal landelijke- aanbestedingsreglementen, standaard bestekken en inkoopvoorwaarden. De gemeenten streven ernaar uniforme documenten en middelen te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat.

Voor de gemeenten zijn onder andere van toepassing:

• Gewijzigde Aanbestedingswet 2012, inclusief AMvB, Gids Proportionaliteit 2016 en richtsnoeren

• Aanbesteding Reglement Werken (ARW 2016)

• Rationalisering Automatisering Wegenbouw (RAW-bestek)

• Standaardbestekken Bouw en Utiliteitsbouw (STABU)

• Tenderned.nl

• Algemene Inkoopvoorwaarden

• de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV 2012)

• de Uniforme Administratieve Voorwaarden Geïntegreerde Contractvormen voor de uitvoering van werken (UAV GC 2005)

• Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

• Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten (ARVODI)

4.2.2 Weten wie overeenkomsten aangaan

We ondertekenen overeenkomsten van de gemeenten uit naam van de burgemeester. In het mandaatbesluit zijn, onder instructies en voorwaarden, bepaalde functionarissen gemachtigd namens de burgemeester tot ondertekening van de overeenkomst over te gaan.

4.2.3 Aanbesteden conform de Aanbestedingswet

De gemeenten besteden aan conform de vastgestelde Europese drempelbedragen. Onder die Europese drempels hebben de gemeenten aanvullende eigen drempels vastgesteld in lijn met de Aanbestedingswet. In bijlage 1 is weergeven bij welke drempelbedragen welke aanbestedingswijzen zijn toegestaan binnen de gemeenten voor zowel leveringen en diensten als voor werken. Bij vaak voorkomende onderhandse uitvragen (onder andere infra) zal bij de selectie van uit te nodigen ondernemers de Past Performance een rol gaan spelen.

4.2.4 Weten bij welke omstandigheden we afwijken van onze drempelbedragen

Regels dienen de mens. De afdelingshoofden kunnen met goedkeuring van het college bevoegd afwijken van de toegestane aanbestedingswijzen bij de gemeentelijke drempelbedragen (zie bijlage 1). Dit is o.a. bij de volgende situaties:

• bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeenten zijn toe te rekenen;

• bij een lokaal initiatief of bewonersorganisatie, mits dit draagvlak heeft en bijdraagt aan de dorpen en dus past bij de spelregels van ‘lokale initiatieven’;

• waar het gaat om opdrachten die om artistieke, exclusieve, kennis-specifieke of technische redenen (onder andere een innovatie of pilot) slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd;

• bij vervolgopdrachten, als de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten, gevaar voor de continuïteit van een project, grote risico’s of technische moeilijkheden met zich meebrengt.

We kunnen noch van de Aanbestedingswet, noch van de Europese richtlijn afwijken.

4.2.5 Op alle overeenkomsten inkoopvoorwaarden toepassen

• Bij offerteaanvragen en het sluiten van een overeenkomst van leveringen, diensten en werken stellen de gemeenten de overeenkomst op, inclusief de van toepassing zijnde voorwaarden, bij voorkeur de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeenten voor leveringen en diensten, respectievelijk UAV 2012 voor werken. Een raamovereenkomst heeft in beginsel een looptijd van maximaal vier jaar inclusief de mogelijkheden tot verlenging. De verbonden partijen vormen hierop een uitzondering.

• Alle overeenkomsten hebben een einddatum.

• Alle getekende overeenkomsten slaan we digitaal op en beheren we.

4.2.6 Bij twijfel, starten we een Bibob-onderzoek

Wij behouden ons het recht voor om op basis van de Wet Bibob een onderzoek in te stellen naar het gevaar dat een overeenkomst wordt misbruikt voor het plegen van strafbare feiten en/of het benutten van onrechtmatig verkregen voordeel. Leidend hierbij is de beleidsregel voor de toepassing van de Wet Bibob en de daarbij behorende vragenlijst.

5 Economische uitgangspunten

5.1 Wat willen we bereiken?

De gemeenten gelegen in de Randstad maken deel uit van het hart van de meest competitieve regio van Europa. We willen ook via onze inkopen, daar waar mogelijk, de lokale economie versterken. Daarom hebben we in onze inkopen en in het contractbeheer oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en voor de lokale economie. De gemeenten streven immers naar verbetering van de werkgelegenheid.

In het sociaal domein worden we geconfronteerd met ingewikkelde vraagstukken, waarin we de kracht van de bedrijven (moeten) benutten en als partners met bedrijven samenwerken.

De gemeenten besteden publieke middelen voor de uitgaven. Het is van overduidelijk belang dat we hiermee op efficiënte en effectieve wijze omgaan. Dit betekent efficiënt inkopen: naast de optimale verhouding tussen prijs en kwaliteit, ook het proces van inkopen zo efficiënt en effectief mogelijk uitvoeren.

De gemeenten bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers krijgen een eerlijke kans op gunning van de opdracht. De gemeenten wensen geen ondernemers in het inkoopproces te betrekken die de mededinging (bijvoorbeeld door middel van prijsafspraken) vervalsen.

De gemeenten moedigen – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen aan. Bij innovatiegericht inkopen zoeken we naar een innovatieve oplossing of laten ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden.

5.2 Wat gaan we er voor doen?

5.2.1 Aanbesteden op basis van BPKV, tenzij…

Om de indirecte kosten, kwaliteit en duurzaamheid bij de beoordeling te betrekken, besteden we opdrachten aan volgens het principe van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).

Bij de BPKV-gunningsmethode laten de gemeenten zien, dat niet alleen de prijs leidend is, maar dat nog vele andere kwaliteitsaspecten belangrijk - zo niet belangrijker - zijn om een opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren. BPKV biedt de mogelijkheid om onderscheidende (kwalitatieve) inschrijvingen vanuit de markt te verkrijgen. In gevallen waar we toch kiezen voor de laagste prijs, motiveren we de reden hiervan.

5.2.2 Mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) stimuleren

De gemeenten hanteren de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en het aanbestedingsrecht bij alle inkopen. Dit betekent onder andere dat we zoveel mogelijk ondernemers kans bieden mee te doen. De gemeenten houden bij hun inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit doen de gemeenten door:

• opdrachten niet te groot te maken;

• opdrachten op te delen in kleinere percelen;

• het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming;

• het verminderen van de lasten;

• het onderhands aanbesteden bij hogere bedragen;

• het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningcriteria.

Bij uitvragen van inhuur van tijdelijk personeel, bieden we alle mogelijke partijen - dus ook het (regionale) MKB en zzp’ers - de gelegenheid mee te dingen, door gebruik te maken van onze ‘marktplaats inhuur’.

5.2.3 Kansen bieden aan de regionale economie

‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid en duurzaamheid van de inkoop. In gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag is toegestaan, nodigen de gemeenten minstens één ondernemer uit het lokale ondernemersregister uit, mits deze aanwezig is en mits de gemeenten in de afgelopen twee jaar geen slechte ervaringen met deze ondernemer had.

5.2.4 Past performance

Binnen enkele productgroepen zullen we bij inkopen met een repeterend karakter, waar veelvuldig onderhandse aanvragen worden gedaan, de selectie van de uit te nodigen ondernemers baseren op hun ‘past performance’.

Past Performance is een systematiek met de ambitie om zowel het opdrachtgeverschap als het opdrachtnemerschap verder te professionaliseren en daarmee:

• bij te dragen aan een betere relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouw- en infrasector;

• faalkosten te verminderen bij opdrachtgever en opdrachtnemer;

• miscommunicatie te voorkomen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over zowel het project als het wederzijds verwachtingspatroon inzake de samenwerking;

• een klantgerichte opstelling van de opdrachtnemers te versterken;

• een proces van ranking van opdrachtnemers in te richten om een overzicht van goed presterende opdrachtnemers te krijgen;

• de ranking te gebruiken welke marktpartijen worden uitgenodigd voor (meervoudig) onderhandse aanbestedingen.

5.2.5 Innovatieve oplossingen aanmoedigen

Bij innovatiegericht inkopen zoeken we naar een innovatieve oplossing of laten we ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Dit door te gunnen op BPKV, door de opdracht functioneel te omschrijven of door geïntegreerde contractvormen te maken, daar waar dit proportioneel en geschikt is voor de betreffende opdracht.

Daar waar mogelijk wordt de inkoopbehoefte functioneel gespecificeerd. Ook hebben de colleges de bevoegdheid tot afwijken van het inkoopbeleid door innovatieve (pilot-)projecten met een waarde onder de Europese drempelbedragen, één-op-één te gunnen.

5.2.6 Zoveel mogelijk digitaal inkopen

De gemeenten publiceren openbare aanbestedingen digitaal, waarbij inschrijvers ook digitaal inschrijven. Dit reduceert de administratieve lasten voor ondernemers en onze organisaties. Ook bij meervoudig onderhandse aanvragen maken de gemeenten gebruik van het digitale platform.

De bovengenoemde marktplaats werkt eveneens digitaal.

5.2.7 Behoudend omgaan met prijzen van marktpartijen

Om redenen van doelmatigheid maken de gemeenten geen gebruik van openbare openingen bij openbare aanbestedingen (met of zonder voorselectie).

De gemeenten handelen behoudend in het vrijgeven van prijzen richting deelnemende inschrijvers. Alleen indien een inschrijver verzoekt om inschrijfprijzen vanuit concurrentieoverwegingen niet bekend te maken, honoreren we dit. Hiermee beschermen we de rechtmatige commerciële belangen van de ondernemers.

Bij een aanbesteding op laagste prijs, maken de gemeenten alle prijzen aan de inschrijvers bekend.

6 Organisatorische uitgangspunten

6.1 Wat willen we bereiken?

• De gemeenten stellen bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. Alle inkopen van de gemeenten worden daarom op objectieve, transparante, proportionele en niet-discriminerende wijze uitgevoerd;

• De gemeenten contracteren alleen integere ondernemers. De opdrachtnemers mogen geen misbruik maken van de verkregen vertrouwelijke informatie;

• De gemeenten betrachten geheimhouding tegenover derden over vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden, voor zover dit niet in strijd is met een wettelijke plicht tot openbaarmaking;

• De gemeenten gaan vertrouwelijk om met de informatie die ze verkrijgen van (potentiële) opdrachtnemers;

• De gemeenten handelen onpartijdig. De gemeenten zorgen ervoor dat voor alle (potentiële) opdrachtnemers dezelfde procedures gelden, dat zij gelijke toegang tot informatie hebben en dat geen vermenging plaats vindt met oneigenlijke belangen;

• De gemeenten accepteren van de medewerkers geen nevenactiviteiten die de integriteit van de organisaties zouden kunnen schaden;

• De gemeenten staan niet toe dat de medewerkers beïnvloed worden door materiële of immateriële relatiegeschenken.

6.2 Wat gaan we er voor doen?

6.2.1 Gelijksoortige inkopen bundelen

De gemeenten Voorschoten en Wassenaar zijn samen met de Werkorganisatie Duivenvoorde drie entiteiten, maar treden uniform naar buiten. De gemeenten zijn gericht is op bundeling van gelijksoortige inkoopbehoeften voor de hele organisatie. Het uitgangspunt voor alle organisatieonderdelen bij nieuw af te sluiten raamovereenkomsten is: ‘meedoen, tenzij…’.

Bij de inkoop van een binnen de gemeenten gebundelde opdracht, verliezen we de positie van het MKB niet uit het oog, bijvoorbeeld door het maken van percelen.

6.2.2 Inkoop decentraal én centraal coördineren

De portefeuillehouders Inkoop zijn verantwoordelijk voor een efficiënte besteding van middelen en geven invulling aan het door de colleges en DB vastgestelde inkoopbeleid. De ambtelijke organisatie voert het inkoopbeleid uit, onder verantwoording van de colleges van burgemeester en wethouders en het DB. De inkooporganisatie is dusdanig ingericht dat het de principes van integraal management ondersteunt. Inkoop is daarom in het ambtelijk apparaat decentraal belegd én centraal georganiseerd.

Medewerkers van de gemeenten worden gefaciliteerd om hun werk met een grote mate van vrijheid en zelfstandigheid in te richten. De organisatieonderdelen hebben de materiekennis en zijn (budget-) verantwoordelijk. De decentrale inkoper of centrale inkoopadviseur (Team Inkoop FFJ) begeleidt het organisatieonderdeel bij het inkoopproces. Op deze manier benutten we de voordelen van de decentrale (budget-) verantwoordelijkheid van de organisatieonderdelen en de inzet van de materiekennis van het organisatieonderdeel én benaderen we de markt op een uniforme manier.

Opdrachten boven € 35.000,- worden vóór aanvang van inkooptrajecten bij de centrale inkoopadviseurs van team inkoop (FFJ) aangemeld, zodat zij in staat zijn tijdig de afdelingen van advies te voorzien.

6.2.3 Inkoopstrategie per segment opstellen

De totale inkoop van de gemeenten is heel divers. Er zijn diverse productgroepen die uit meerdere inkoopsegmenten bestaan. We gaan hiervoor segmentplannen opstellen:

• 1. hoe onze maatschappelijke en economische ambities maximaal uitgenut worden;

• 2. welke product- en procesverbeteringen er mogelijk zijn;

• 3. hoe besparingen voor dat segment gerealiseerd kunnen worden.

Door dit te evalueren, creëren we een proces van continu leren en verbeteren.

6.2.4 Integriteit borgen

Om de integriteit van de deelnemers aan het inkoopproces te waarborgen, bestaat er een adequate functiescheiding tussen de inkooprollen. Inkoop onderkent onder andere de volgende inkooprollen:

• 1. de persoon die een bestelling plaatst

• 2. de persoon die opdracht/bestelling goedkeurt/tekent

• 3. degene die de factuur accordeert

• 4. degene die de ontvangst van de bestelling goedkeurt.

Deze rollenscheiding wordt zoveel mogelijk geborgd. Het goedkeuren van de bestelaanvraag c.q. het verstrekken van een opdracht geschiedt op basis van het vier-ogen-principe door een budgethouder of opdrachtverstrekker op basis van de mandateringsregeling én een collega of leidinggevende die meekijkt.

De gemeenten hebben integer handelen door bestuurders en ambtenaren hoog in het vaandel. Zij houden zich aan de vastgestelde integriteitsregels⁶ . Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor zij bijvoorbeeld belangenverstrengeling voorkomen. Leidinggevenden hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om integriteit.

We staan niet toe dat een medewerker een opdracht één-op-één gunt aan een bedrijf waarin hij of een medewerker van de gemeenten een (financieel of ander) belang heeft. Deze regel geldt zowel voor medewerkers als voor extern ingehuurde medewerkers. Het bedrijf is niet uitgesloten voor de opdracht, maar de inkoop moet meervoudig onderhands of openbaar worden aanbesteed.

6.2.5 Integriteiteisen stellen aan opdrachtnemers

De gemeenten doen alleen zaken met integere ondernemers, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Potentiële opdrachtnemers moeten hiervoor de Uniform Europees Aanbestedingsdocument ondertekenen. Bij (voorlopige) gunning kunnen we vragen om nadere bewijsstukken te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen. Als daarvoor aanleiding bestaat, behouden de gemeenten zich het recht voor een Bibob-onderzoek naar de (potentiële) opdrachtnemer te laten uitvoeren.

6.2.6 Benutten en beheren inkoopcontracten

Ieder contract heeft recht op een passende vorm van contractmanagement, decentraal of gemeentebreed. Het managen van de afgesloten contracten vereist specialistische betrokkenheid. Het doel hiervan is optimale benutting van contracten te faciliteren en onze contractdoelstellingen te realiseren. We classificeren onze inkoopcontracten, waarna we de juiste vorm van de leveranciersrelatie vaststellen, inrichten en onderhouden.

6.2.7 Klachten over onze inkopen lokaal afhandelen

Aanbestedingswet 2012 geeft - als flankerend beleid - het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’. Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen. Daarnaast geeft het een kader voor de werkwijze en het oprichten van een landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. Klachten of bezwaren over een inkoop kan de ondernemer kenbaar maken tijdens de informatieronde tijdens de aanbesteding. De betreffende gemeente behandelt deze vragen serieus. Is de ondernemer van mening dat hij onvoldoende antwoord heeft ontvangen, dan kan hij terecht bij het algemene e-mailadres klachtenmeldpuntaanbesteden@werkorganisatieduivenvoorde.nl.

6.2.8 Verantwoording afleggen over de gemeentebrede inkoopfunctie

Het afleggen van verantwoording over het inkoopbeleid passen we in de bestaande planningscyclus van de gemeenten in. Dit betekent dat we rapporteren over de inkoopkengetallen en –activiteiten. De jaarlijkse accountantscontrole ziet onder andere toe op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van deze juridische inkoopkaders maakt onderdeel uit van die accountantscontrole.

Bijlage 1 Voorgeschreven aanbestedingsprocedures

De gemeenten onderscheiden grofweg negen aanbestedingsprocedures:

• 1. Enkelvoudig onderhandse procedure;

• 2. Meervoudig onderhandse procedure;

• 3. Openbare procedure;

• 4. Niet-openbare procedure;

• 5. Mededingingsprocedure met onderhandeling;

• 6. Innovatiepartnerschap;

• 7. Concurrentiegerichte dialoog;

• 8. Prijsvraag

• 9. Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

De vormvrijere aanbestedingsprocedures (5 t/m 9) starten ook met een aankondiging en kennen een voorselectie en worden daarom in onderstaand figuur onder de ‘niet-openbare procedure’ geschaard.

Openbare procedure	Niet-openbare procedure	Onderhandse procedure
(d.i zonder voorselectie)	(d.i. met voorselectie)	(enkel-/meervoudig)
Opdracht aankondigen	Opdracht aankondigen	-
⇩	⇩	-
⇩	Selecteren	Opdracht aankondigen
⇩	⇩	⇩
Inschrijven	Inschrijven	Inschrijven
⇩	⇩	⇩
Gunnen	Gunnen	Gunnen
⇩	⇩	-
Gunning aankondigen	Gunning aankondigen	-

Met uitzondering van de onderhandse procedures worden alle procedures afhankelijk van de waarde van de opdracht, het grensoverschrijdend belang en de markt, nationaal of Europees aangekondigd.

De opdrachtwaarde wordt als volgt bepaald:

• je neemt de totale waarde van de overeenkomst (inclusief opties en verlengingen), indien de overeenkomst eenmalig is of een vaste einddatum heeft;

OF

• je neemt de totale waarde van de opdracht(en) over een periode van vier jaar, indien de overeenkomst geen einddatum heeft.

De gemeenten hanteren de volgende procedures bij de volgende drempelwaarden. De waarden met een * zijn Europese drempelwaarden die elke 2 jaar worden geactualiseerd.

Diensten/ leveringen met opdrachtwaarde	Voorgeschreven	Toegestaan	Toegestaan met gemotiveerde afwijking college/DB
€ 0 – € 35.000	Eén-op-één gunnen	Meervoudig onderhands	-
€ 35.000 – € 209.000*	Meervoudig onderhands	Nationaal	Eén-op-één gunnen
>€ 209.000*	Europees	-	-

Sociale en andere specifieke diensten met opdrachtwaarde:	Voorgeschreven	Toegestaan	Toegestaan met gemotiveerde afwijking college
€ 0 – € 35.000	Eén-op-één gunnen	Meervoudig onderhands	-
€ 35.000 – € 750.000	Meervoudig onderhands	Nationaal	Eén-op-één gunnen
>€ 750.000*	Meervoudig onderhands	Nationaal	Eén-op-één gunnen

Werken met opdrachtwaarde:	Voorgeschreven	Toegestaan	Toegestaan met gemotiveerde afwijking college
€ 0 – € 100.000	Eén-op-één gunnen	Meervoudig onderhands	-
€ 100.000 – € 1,5 mln	Meervoudig onderhands	Nationaal	Eén-op-één gunnen
€ 1,5 mln – € 5,225 mln*	Nationaal	Europees	Meervoudig onderhands
>€ 5,225 mln*	Europees	-	-

Concessies werken en diensten met opdrachtwaarde:	Voorgeschreven	Toegestaan	Toegestaan met gemotiveerde afwijking college
€ 0 – € 209.000	Eén-op-één gunnen	Meervoudig onderhands	-
€ 209.000 – € 5,225 milj.	Nationaal	Europees	Onderhands gunnen
>€ 5,225 milj.*	Europees	-	-

* De genoemde Europese drempelbedragen gelden tot 1 januari 2018 en zijn exclusief BTW.

Bijlage 2 Waarden social-returnbouwblokken

De gemeenten vinden het belangrijk om samen met haar opdrachtnemers te investeren in de sociale infrastructuur van gemeente en regio. Eén van de instrumenten om dit te bewerkstelligen is social return. Social return vergroot de maatschappelijke waarde.

De gemeenten hebben voor de invulling van social return gekozen voor de bouwblokkenmethode. Kenmerkend voor deze bouwblokkenaanpak is de structuur en de invulling op basis van maatwerk en dialoog. Blokken met een transparante waardebepaling, kunnen op maat worden gestapeld tot de gewenste social return verplichting. De insteek van de bouwblokkenaanpak is niet alleen gericht op het uitplaatsen van bijstandsgerechtigden, maar om social return op creatieve wijze in te vullen in onze organisatie.

Ondernemers kunnen kiezen voor:

• het inzetten van werkloos werkzoekenden en jongeren (t/m 26 jaar)

• het plaatsen van orders bij sociale werkvoorzieningen en/of sociaal ondernemers

• het delen van kennis, expertise, middelen

• het verbinden met een lokaal wijkinitiatief

De prioriteit ligt bij het bieden van werkgelegenheid aan werkloos werkzoekenden. De projectcoördinatie social return adviseert en faciliteert de opdrachtnemer bij het zo effectief mogelijk invullen van afspraken en verplichtingen. De opdrachtnemer bepaalt vervolgens zelf welke invulling hij geeft aan social return.

Deze activiteiten mogen in de opdracht worden uitgevoerd, maar ook in de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer of bij een toeleverancier. Voorwaarde is wel dat deze activiteit alleen bij de betreffende gemeente wordt opgegeven.

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het nakomen van zijn social-returnverplichtingen (ook als bijvoorbeeld een toeleverancier de activiteiten uitvoert).

Om de waarde van de inspanningen met betrekking tot de social-returnverplichting te kunnen meten, drukken we de gerealiseerde waarde van de projecten uit in inspanningswaarde. De hoogte van deze inspanningswaarde heeft te maken met de afstand van de doelgroep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die ondernemer moet leveren om de doelgroep in te zetten op betaalde arbeid.

Soort	Bijzonderheden	Inspanningswaarde #
Geen uitkering	Zonder arbeidsbeperking	€ 5.000
Geen uitkering	Met arbeidsbeperking	€ 10.000
Leerling / student stage HBO	Stage op jaarbasis of naar rato / weken	€ 5.000
Leerling / student stage MBO BOL	Stage op jaarbasis of naar rato / weken	€ 5.000
Leerling / student MBO BBL	In dienst name	€ 25.000
Leerling / student stage PrO / VSO	In dienst name na uitstroom	€ 25.000*
WW	Uitkeringsduur niet van belang	€ 10.000
WIA	Uitkeringsduur niet van belang	€ 20.000
Wajong	Uitkeringsduur niet van belang	€ 25.000
Participatiewet	Zonder arbeidsbeperking en < 2 jaar uitkering	€ 25.000
Participatiewet	Zonder arbeidsbeperking en > 2 jaar uitkering	€ 30.000
Participatiewet	Met arbeidsbeperking, vastgesteld door UWV (valt onder garantiebaan/ doelgroepregister / banenafspraak^1	€ 50.000
WSW	WSW wachtlijst / Participatiewet	€ 50.000
WSW	WSW dienstverband	€ 50.000
Maatschappelijk verantwoorde activiteiten	Maatwerk	€ 1.000 maximaal per dag
		Voor werkzaamheden van 55+ geldt een extra waarde van € 10.000 op jaarbasis.
		Bij dienstverlening of productie door een SW-bedrijf geldt de waarde van de betaalde rekeningen.

# Inspanningswaarde social return (op basis van 1 fte, 40 uur per week op jaarbasis)

• WIA: Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen

• WAO: Wet op de Arbeidsongeschiktheidsverzekering

• WSW: Wet Sociale Werkvoorziening

• BBL: Beroepsbegeleidende leerweg (werken en leren)

• BOL: Beroepsbegeleidende leerweg (voltijdopleiding)

• Niet uitkeringsgerechtigde: niet-werkende mensen die geen uitkering ontvangen