1e Wijziging Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Stede Broec 2021

De raad van de gemeente Stede Broec;

gelezen het voorstel van het presidium van: 22 april 2025

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

b e s l u i t

de volgende verordening vast te stellen:

1e wijziging Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Stede Broec 2021

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;

• ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;

• document: document als bedoeld in artikel 2.1, van de Wet open overheid;

• fractie: fractie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Stede Broec 2022;

• wet: Gemeentewet.

Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of ambtelijke bijstand

Artikel 2. Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in, of afschrift van, documenten waaromtrent geen geheimhouding krachtens hoofdstuk Va van de wet opgelegd.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Paragraaf 3. Fractieondersteuning

Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een door de fractievoorzitter getekend verslag. Dit verslag wordt mede ondertekend door een raadslid niet zijnde de voorzitter, een commissielid of de penningmeester van de fractie.

• 2. De verantwoording wordt afgelegd middels het verslagformulier fractievergoedingen.

• 3. De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van het verstrekte fractievergoeding, de bestedingen en de resterende reserve aan het eind van het kalenderjaar.

• 4. Mocht blijken dat de te verstrekken financiële bijdrage leidt tot het opbouwen van een reserve, dan mag die reserve niet méér bedragen dan tweemaal het maximale bedrag op jaarbasis dat de fractie ontvangt. Het meerdere wordt dan verrekend met de nog te ontvangen voorschotten.

• 5. De fractie, die na verstrijken van een raadsperiode niet terugkeert in de gemeenteraad stort het bedrag, dat resteert na de datum van de ontbinding van de raad binnen 3 maanden na die datum terug in de gemeentekas.

• 6. De fractie die zoals bedoeld in artikel 10 lid 3 ophoudt te bestaan, stort het bedrag dat resteert binnen 3 maanden na de datum waarop de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan terug in de gemeentekas.

Artikel 12. Administratieve verplichtingen

• 1. De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. De fractie is daarbij verantwoordelijk voor de interne controle op besteding van de bijdrage.

• 2. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag de accountant, de raad of de griffier nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overlegd.

Paragraaf 4. Slotbepalingen

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2025 en is van kracht vanaf de verantwoording van de financiële bijlage 2024.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: 1e wijzigingsverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Stede Broec 2021

Aldus besloten door de raad van de gemeente Stede Broec in zijn openbare vergadering van 5 juni 2025

De raad voornoemd,

de griffier,

R.J.H. Claessens

de voorzitter,

P.G. Raven

Bijlage: Verslagformulier fractievergoeding

Verantwoording over het jaar:

Fractie:

Overzicht van inkomsten en uitgaven:

Overzicht van inkomsten en uitgaven:

Ontvangen fractievergoeding

Uitgaven per kostenpost		Bedrag in €
1.	Bureaukosten
2.	Cursus/training/congres
3.	Personeelskosten
4.	Representatie
5.	Overige

	Totaal uitgaven
	Saldo inkomsten en uitgaven

Hieronder kunt u een toelichting op de uitgaven geven:

nr. kostenpost	toelichting
1.
2.
3.
4.
5.

Ondergetekenden:

naam:

fractievoorzitter

naam:

functie:

Verklaren hierbij in hun hoedanigheid van fractievoorzitter, respectievelijk lid van de fractie, dat het verslag over de besteding van fractievergoeding over het kalenderjaar naar waarheid is gedaan.

Datum

Toelichting

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die op grond van deze 1e wijzigingsverordening worden aangepast behandeld.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden overeenkomstig lid 1 en dat de bestedingen kan worden gemotiveerd.

Afspraken over vrijwilligers- en onkostenvergoeding voor werkzaamheden en activiteiten ten behoeve van de fractie dienen binnen de fractie te zijn vastgelegd. Het gaat erom dat afspraken zijn vastgelegd. Deze afspraken kunnen als toelichting op en motivering van de uitgaven worden voorgelegd. De maximale hoogte van de vrijwilligersvergoeding in een kalenderjaar is vastgelegd op de website van de belastingdienst. In de verordening raadscommissie Stede Broec is bepaald dat commissieleden presentiegeld krijgen voor hun deelname aan een commissie. Voor uitbetaling kunnen de commissieleden kiezen voor een vrijwilligersvergoeding. Let hiermee op dat, de vrijwilligersvergoeding maar bij één bedrijf, organisatie of vereniging mag worden ontvangen.

Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd. Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage. Ook uitgaven die op grond van enige wettelijke regelingen in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten etc. deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet.

Opleidingen voor raads- en commissieleden moeten bekostigd worden uit de gemeentekas en komen daarom ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Fractiegerichte opleidingen aan de gehele fractie of een gedeelte van de fractie mogen wel ten laste van de financiële vergoeding worden gebracht.

Daarnaast geldt dat circa 95% van de Nederlanders beschikt over Wifi en daarmee over een computer en aanverwante zaken. Daardoor is het niet noodzakelijk om Wifi en bijbehorende zaken te declareren. ICT apparatuur en aanverwante zaken (zoals printers, inktpatronen, wifirouters, tablets, kabels, telefoons) vallen buiten deze verordening en mogen niet gedeclareerd worden.

Om de fracties enige houvast te geven bij de besteding van het fractiebudget, is in de onderstaande tabel aangegeven aan welke uitgaven het budget wel/ niet besteed mag worden:

Wel	Niet
Bureaukosten fractie: waaronder administratiekosten, raadswerkzaamheden, vergaderkosten en webkosten	Uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen en overige regelingen
Cursus/training/congres: hieronder valt ook de eventuele reiskosten	Betalingen aan politieke partijen, daarmee verbonden instellingen of natuurlijke personen en geen verkiezingscampagnes of partijbelangen.
Personeelskosten: waaronder ook het inhuren van (externe of ambtelijke) adviseurs, en ondersteuning (secretarieel, organisatorisch, inhoudelijk, onderzoek of coaching).	Giften en leningen
Representatie: zoals informatieverstrekking, organiseren van bijeenkomsten en werkbezoeken	Uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.
Overige	Individuele/ persoonlijke onkosten zoals opleiding en congressen
	(Her)verkiezingen van raadsleden.

Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

Voor de verantwoording wordt verplicht het vastgestelde verslagformulier gebruikt. Per kostenpost wordt het totaal van de onder die kostenposten vallende uitgaven verantwoord. De fractie kan desgewenst een nadere toelichting op de uitgaven geven. De raad stelt jaarlijks dit verslag, waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord, vast. Het verschil tussen het bestede bedrag en het ontvangen voorschot wordt onttrokken of toegevoegd aan de reserve. Wanneer de reserve meer dan 2 maal de jaarlijkse fractievergoeding bedraagt, moet dit meerdere worden terugbetaald (art 4:57 eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht). Voor fracties die deel uit (blijven) maken van de raad loopt de terugvordering via een verrekening met het nog te ontvangen voorschot. Fracties die de raad verlaten, betalen het teveel ontvangen voorschot binnen 3 maanden terug.

Artikel 12. Administratieve verplichtingen

Om te zorgen dat aan het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord (zie artikel 11) een deugdelijke administratie ten grondslag ligt, wordt in dit artikel eisen gesteld aan het voeren van deze administratie. Hoe een fractie de interne controle inricht is een verantwoordelijkheid van de fractie, maar daarbij wordt minimaal het vier ogenprincipe gehanteerd. Dit blijkt ook uit de ondertekening van het verslag door zowel de fractievoorzitter als een tweede ondertekenaar namens de fractie.

De fractie(voorzitter) is verantwoordelijk voor een juiste besteding en verantwoording van de vergoeding. De fractie is daarmee ook verantwoordelijk voor de aanwezigheid van de bewijsstukken (facturen, bonnetjes etc.) in de administratie. Deze bewijsstukken hoeven niet bij de verantwoording te worden overlegd, maar zijn op verzoek op korte termijn beschikbaar.