Besluit elektronisch berichtenverkeer Terschelling

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

gelet op afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht “Verkeer langs de elektronische weg”, meer in het bijzonder artikel 2:13, lid 2 Algemene wet bestuursrecht;

B e s l u i t e n:

vast te stellen het navolgende “Besluit elektronisch berichtenverkeer Terschelling”.

Artikel 1: definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. officiële berichten: elektronische berichten in het kader van, ambtshalve en op aanvraag te nemen, besluiten, klachten, bezwaarschriften, ingebrekestellingen, meldingen en andere krachtens wettelijk voorschrift voorgeschreven berichten.

• b. e-formulier: een formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg;

• c. DigiD: het landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan;

• d. handtekening: een door de ondertekenaar zelf gemaakte handtekening of de handtekening, gezet via DigiD;

• e. elektronisch berichtensysteem: de e-mail en het e-formulier via de website;

• f. betrokken bestuursorgaan: de raad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de heffingsambtenaar aan wie een officieel bericht is gericht.

Artikel 2 Elektronische indiening van officiële berichten

• 1. Berichten, bedoeld in artikel 1, onder a, kunnen via de elektronisch berichtensysteem, bedoeld in artikel 1, onder e, worden ingediend.

• 2. De berichten, bedoeld in lid 1, worden enkel in behandeling genomen wanneer deze zijn voorzien van een handtekening.

• 3. Berichten, bedoeld in artikel 1, onder a, worden ingediend op het mailadres: gemeente@terschelling.nl

• 4. Alle ingekomen officiële berichten worden geregistreerd in het digitale postregistratiesysteem.

• 5. Een automatische ontvangstbevestiging wordt verstuurd vanuit het digitale postregistratiesysteem.

Artikel 3 Vereisten voor het elektronisch versturen van officiële berichten

• 1. Als de wet van de burger een handtekening eist moet een e-mail zijn voorzien van een door de ondertekenaar zelf gemaakte en in de e-mail of in de bijlage geplaatste afbeelding van diens handtekening. In de e-mail moeten de naam, adres en woonplaats van de afzender zijn vermeld.

• 2. Als de wet van de burger een handtekening eist, moeten de e-formulieren met gebruikmaking van een elektronische handtekening worden verzonden.

• 3. Voor het ondertekenen als bedoeld in lid 2, moet gebruik worden gemaakt van DigiD.

Artikel 4 Weigering van officiële berichten

• 1. In de volgende gevallen worden officiële berichten en de daarbij horende bijlagen geweigerd en niet in behandeling genomen indien:

  • a. het bericht niet geopend kan worden;

  • b. een bijlage de maximale toegestane grootte, uitgedrukt in MB, overschrijdt;

  • c. het bericht geen contactgegevens bevat;

  • d. het bericht niet is ondertekend zoals bedoeld in artikel 3;

  • e. het bericht een virus of schadelijke inhoud bevat;

• 2. Een officieel bericht kan worden geweigerd indien gerede twijfel bestaat over de identiteit van de afzender of de authenticiteit van de inhoud van het bericht.

• 3. Indien een bericht wordt geweigerd op grond van het eerste en tweede lid, wordt de (kennelijke) afzender daarvan uiterlijk binnen veertien dagen na ontvangst van het officiële bericht langs – zo mogelijk – dezelfde weg op de hoogte gesteld.

• 4. Indien mogelijk, wordt de (kennelijke) afzender in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na ontvangst van de weigering het gebrek te herstellen. Blijft herstel uit, dan blijft de weigering in stand.

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie

• 1. Aanvullende informatie en bijlagen kunnen elektronisch worden ingevoegd bij het te gebruiken e-formulier of e-mailbericht.

• 2. Bij het versturen van aanvullende informatie en bijlagen, moet worden verwezen naar het bijbehorende eerder verzonden bericht, indien mogelijk met een kenmerk.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging en verminderde elektronische bereikbaarheid van de gemeente

• 1. De ontvangst van officiële berichten wordt (automatisch) bevestigd.

• 2. Bij een storing in het elektronisch berichtensysteem, bedoeld in artikel 1, onder e, gelden artikel 2:21 en verder van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 7 Wijze van antwoorden

• 1. Het betrokken bestuursorgaan, bedoeld in artikel 1, onder f, sluit voor wat betreft de wijze van beantwoording zoveel mogelijk aan bij de wens van de burger.

• 2. Officiële berichten kunnen door het betrokken bestuursorgaan elektronisch worden verzonden, indien deze zijn voorzien van een door of namens dat bestuursorgaan geplaatste handtekening.

• 3. Besluiten die per mail verzonden worden en een telefoonnummer, bankrekeningnummer, BSN en/of een persoonlijk e-mailadres bevatten, worden via Cryptshare verstuurd.

Artikel 8 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betrokken bestuursorgaan.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2026.

Artikel 11 Intrekking

Gelijktijdig met de inwerkingtreding van het Besluit elektronisch berichtenverkeer Terschelling, wordt het Besluit elektronisch berichtenverkeer Terschelling 2022 - gepubliceerd in het gemeenteblad nr. 476022 van 26 oktober 2022 - ingetrokken.

Artikel 12 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als “Besluit elektronisch berichtenverkeer Terschelling”.

Vastgesteld op 15 juli 2025

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling,

H.M. de Jong,

secretaris/ directeur.

mr. R.S. Cazemier,

wnd. burgemeester.

Vastgesteld op 15 juli 2025

De wnd. burgemeester van de gemeente Terschelling,

mr. R.S. Cazemier