Regeling cameratoezicht gemeentehuis Soest

INLEIDING

Het is belangrijk dat bezoekers, raadsleden, bestuur en medewerkers zich veilig voelen in het gemeentehuis.

Vanwege recente gebeurtenissen is het nodig om camera’s op te hangen in de publiekshal en rondom het gebouw.

Het doel van het cameratoezicht is om mensen te beschermen en problemen te voorkomen.

Als er toch iets gebeurt, kunnen de beelden worden teruggekeken.

Beelden kunnen worden gebruikt bij aangifte of als iemand de toegang wordt ontzegd. De camera’s helpen ook diefstal of schade aan eigendommen binnen en buiten het gebouw te voorkomen.

De camera’s staan altijd aan en maken opnames als er beweging is. De beelden zijn van hoge kwaliteit, zodat mensen op de beelden te herkennen zijn bij incidenten of noodgevallen.

In deze regeling staan duidelijke afspraken over het gebruik van cameratoezicht, wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe beelden worden verwerkt en wanneer ze gedeeld mogen worden.

Zo is het duidelijk voor burgers en medewerkers wat er gebeurt met de camerabeelden.

Deze regeling voldoet aan de regels van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Dit betreft:

• Toegangsbeveiliging (regel 7.02)

• Beveiliging van kantoren en ruimtes (regel 7.03)

• Bescherming van apparatuur (regel 7.08).

Privacy

Omdat camera’s voor lange tijd worden gebruikt, wordt er een DPIA (Data Protection Impact Assessment) uitgevoerd. Dit is verplicht volgens artikel 35 van de AVG.

De DPIA beoordeelt de privacy risico’s en wordt uitgevoerd voordat de camera’s worden ingeschakeld.

HOOFDSTUK 1 – ALGEMENE REGELS

Artikel 1 – Waarom er cameratoezicht is

De gemeente gebruikt camera’s in en rond het gemeentehuis om de volgende redenen:

• 1. Om bezoekers en medewerkers te beschermen;

• 2. Om schade aan spullen te voorkomen;

• 3. Om het gebouw en de toegang goed te beveiligen;

• 4. Om gebeurtenissen (zoals incidenten) vast te leggen.

Dit cameratoezicht valt onder de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Artikel 2 – Uitleg van woorden

In deze regels betekenen de volgende woorden:

• Gemeentehuis: een gebouw van de gemeente, waar iedereen naartoe mag en waar gemeentelijke diensten worden aangeboden.

• Incident: een gebeurtenis waarbij mensen, spullen of belangrijke processen in gevaar komen.

• Camerasysteem: alle onderdelen van het cameratoezicht, zoals de camera’s, schermen, opnameapparaten, kabels en houders.

• Opnameruimte: de plek waar de camerabeelden worden opgeslagen.

• Beeldinformatie: de camerabeelden die worden opgenomen. Deze beelden vallen onder de regels voor het omgaan met persoonsgegevens.

• Eindverantwoordelijke: de gemeentesecretaris/algemeen directeur die namens het college verantwoordelijk is.

• Beheerder/operationeel beheerder: de medewerker die is aangewezen om voor het systeem te zorgen.

• Technisch beheerder: de medewerker die het technische deel van het systeem beheert.

• Privacy Officer: de medewerker van juridische zaken die over privacy gaat.

• Functionaris Gegevensbescherming: de functionaris die controleert of de regels voor privacy goed worden gevolgd.

HOOFDSTUK 2 – TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Artikel 3 – Wie wat doet

• 1. De gemeentesecretaris/ algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het cameratoezicht. Hij of zij heeft deze taak overgedragen aan de manager bedrijfsvoering.

• 2. De beheerder zorgt ervoor dat het cameratoezicht in de praktijk goed wordt uitgevoerd.

• 3. De technisch gebouwbeheerder is verantwoordelijk voor het technische deel van het systeem.

• 4. Als er een incident is, kijken de beheerders de camerabeelden terug.

  Gaat het om agressie? Dan meldt de medewerker die dat heeft meegemaakt of gezien het incident, volgens de regels van het “Omgangsprotocol Agressie en Geweld”.

Artikel 4 – De plek waar de camera’s worden bekeken en beelden worden opgeslagen

• 1. De beelden kunnen live of achteraf bekeken worden op een speciale computer in een beveiligde ruimte in het gemeentehuis.

• 2. De beveiligde ruimte waar de beelden worden opgeslagen is alleen toegankelijk voor mensen die volgens het toegangscontrolesysteem (bijvoorbeeld via een toegangsdruppel) toegang mogen hebben.

• 3. Om de computer en de opgenomen camerabeelden te kunnen gebruiken, is een persoonlijke inlog nodig.

Artikel 5 – Wie mag het camerasysteem bedienen en beelden terugkijken

• 1. Het bedienen van het camerasysteem (zoals instellen en onderhouden) mag alleen door:

  • De beheerder of iemand die door hem/haar is aangewezen;

  • Andere personen, maar alleen als het nodig is voor hun werk én met toestemming van de beheerder of diens vervanger.

• 2. Onder ‘bedienen’ valt ook het terugkijken van de in de loop van 28 dagen opgenomen beelden en het opslaan van beelden op een externe datadrager.

• 3. De volgende personen mogen beelden terugkijken:

  • De beheerder of iemand die hij/zij daarvoor aanwijst;

  • Officieren van justitie*, als het nodig is voor een onderzoek;

  • Politieagenten*, als zij hun werk moeten doen volgens de wet.

• 4. Officieren van justitie en politieagenten die live camerabeelden willen bekijken of het systeem willen gebruiken, moeten zich eerst legitimeren bij de beheerder. Ze moeten uitleggen waarom zij toegang nodig hebben.

  *Toelichting bij de wet:

  • Officieren van justitie: artikel 126nd Wetboek van Strafvordering

  • Politie : artikel 126nda Wetboek van Strafvordering

HOOFDSTUK 3 – GEGEVENS DIE WORDEN VERZAMELD

Artikel 6 – Welke gegevens worden vastgelegd en hoe

• 1. Het camerasysteem registreert de volgende gegevens:

  • Beelden van mensen die in of rond het gemeentehuis zijn, in ruimtes die voor iedereen toegankelijk zijn;

  • Datum en tijd van de opname;

  • De plek waar de beelden zijn opgenomen.

• 2. Deze gegevens komen van de beveiligingscamera’s die gericht zijn op openbare delen van het gemeentehuis.

• 3. De camera’s hangen op zichtbare plekken. Bij de ingangen staat aangegeven dat er cameratoezicht is.

• 4. Er worden géén geluidsopnames gemaakt of opgeslagen.

Artikel 7 – Verslagen en rapporten

• 1. Camerabeelden worden maximaal 28 dagen bewaard.

  Beelden blijven langer bewaard als er een verzoek is gedaan, bijvoorbeeld vanwege een incident. In dat geval worden de beelden bewaard totdat het verzoek is afgehandeld.

• 2. De beheerder of een aangewezen persoon houdt bij wie het systeem gebruikt.

• 3. Elk incident met agressie wordt gemeld volgens het “Omgangsprotocol Agressie en Geweld”.

Artikel 8 – Privacy, zorgvuldigheid en rechten

• 1. De beelden mogen alleen worden gebruikt voor de doelen van het cameratoezicht.

• 2. Mensen die geen toestemming hebben, mogen het camerasysteem of de opnames niet gebruiken.

• 3. De mensen die het systeem mogen bedienen, gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met de beelden om. Ze moeten de privacy van anderen respecteren.

• 4. De gemeente mag de camera’s niet gebruiken om medewerkers te controleren of te volgen tijdens hun werk.

Artikel 9 – Delen van camerabeelden

• 1. Camerabeelden worden alleen vrijgegeven als de politie of de officier van justitie daar schriftelijk om vraagt.

• 2. De beelden worden op een beveiligde USB-stick (of iets vergelijkbaars) gezet.

• 3. De politie of officier van justitie moet zich eerst legitimeren bij de beheerder.

• 4. De ontvanger ondertekent een verklaring waarin staat dat hij/zij de beelden netjes en zorgvuldig gebruikt.

Artikel 10 – Inzien van camerabeelden door anderen

• 1. Als iemand anders beelden wil zien, moet hij/zij dat schriftelijk aanvragen bij de privacy officer. Het verzoek moet goed worden uitgelegd.

• 2. Een advocaat mag alleen via de officier van justitie een verzoek doen als het om de verdediging van een verdachte gaat.

• 3. De manager bedrijfsvoering beslist binnen 2 werkdagen of het verzoek wordt goedgekeurd.

• 4. Als het verzoek wordt goedgekeurd, moet de persoon zich persoonlijk melden bij de beheerder om zijn/haar identiteit te laten controleren.

• 5. Iedereen die toestemming krijgt om beelden in te zien, moet een verklaring hiervoor tekenen.

• 6. De aanvraag, de beslissing en de ondertekende verklaring worden bewaard in een speciaal logboek.

Artikel 11 – Ondernemingsraad

Als het camerasysteem wordt gebruikt om de publieke ruimte te observeren waarin medewerkers aanwezig zijn, dan geldt dit als een personeelsvolgsysteem.

Daarvoor moet eerst goedkeuring worden gegeven door de ondernemingsraad (volgens artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden).

Artikel 12 – Situaties die niet in de regeling staan

Als er iets gebeurt waar deze regeling niets over zegt, beslist gemeentesecretaris/ algemeen directeur.

Hij of zij doet dit na advies van de privacy officer en de functionaris gegevensbescherming.

HOOFDSTUK 4 – SLOTBEPALINGEN

Artikel 13 – Wanneer de regeling begint en hoe je deze noemt

• 1. Deze regeling gaat in op 2 augustus 2025.

• 2. De naam van deze regeling is: “Regeling Cameratoezicht Gemeentehuis Soest”.

ARTIKELEN TOEGELICHT

Artikel 1

Cameratoezicht in en rond het gemeentehuis van Soest wordt ingezet om personen en eigendommen te beschermen. Het cameratoezicht valt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De camera’s hebben een preventieve werking en kunnen helpen om personen op te sporen die mogelijk een strafbaar feit hebben gepleegd in of rond het gebouw, op een voor het publiek toegankelijke plek. De beelden geven dan ook inzicht in hoe het strafbare feit werd gepleegd.

Daarnaast kunnen de beelden helpen om mensen te vinden die mogelijk schade hebben veroorzaakt en om deze schade te verhalen. De beelden worden echter niet gebruikt om het gedrag van werknemers of bezoekers te registreren, behalve voor de bovengenoemde doelen.

Het cameratoezicht is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van de gemeente als werkgever (volgens de AVG, Artikel 6 lid 1f) en is nodig voor het uitvoeren van de gemeentelijke taken (volgens de AVG, Artikel 6 lid 1e).

Artikel 2

Dit artikel heeft geen verdere toelichting nodig.

Artikel 3

Iedereen die betrokken is bij het cameratoezicht en de verwerking van de beelden, moet de gegevens vertrouwelijk behandelen. Dit geldt, behalve als de doelstellingen van het cameratoezicht of een wettelijk voorschrift verplichten om de gegevens bekend te maken.

1e lid

Dit is in overeenstemming met de Regeling ambtelijke organisatie gemeente Soest 2023’ en het ‘Algemeen besluit mandaat, volmacht en machtiging Soest 2023’.

4e lid

De gemeente heeft een Omgangsprotocol Agressie & Geweld. Alle medewerkers, vooral degenen die in contact staan met klanten, zoals medewerkers van vergunning, toezicht en handhaving, en de buitendienst, moeten dit protocol kennen. Het protocol legt uit hoe om te gaan met agressie en geweld en hoe incidenten gemeld moeten worden.

Artikel 4

Waar camera’s continu actief zijn (niet per se opname maken), kunnen de beheerders en hun vervangers de camerabeelden bekijken in de beveiligde ruimte.

De toegang tot deze ruimte wordt geregeld via het toegangscontrolesysteem. Het gemeentehuis is buiten openingstijden beveiligd tegen inbraak en vandalisme.

Artikel 5

Niet iedereen mag opnames of live camerabeelden bekijken. Alleen de beheerders, de privacy officer en hun vervangers, evenals de politie en Officieren van Justitie, hebben toegang. Zij moeten zich eerst kenbaar maken en uitleggen waarom zij beelden willen inzien. Sinds 1 juni 2018 kunnen, op basis van artikel 126nda van het Wetboek van Strafvordering, camerabeelden ook door de politie zelf worden gevorderd, in plaats van alleen door de Officier van Justitie.

Artikel 6

Opnames van camerabeelden worden niet altijd en overal gemaakt. Beelden kunnen alleen helpen bij opsporing en vervolging als ze daadwerkelijk zijn opgenomen en tijdelijk bewaard. Alleen een specifieke groep personen heeft toestemming om deze camerabeelden te bekijken en op een beveiligde USB-stick of een vergelijkbare gegevensdrager te zetten voor strafrechtelijke doeleinden. Deze gegevensdragers moeten versleuteld zijn en de camerabeelden moeten minimaal met een wachtwoord beveiligd zijn, zodat onbevoegden geen toegang hebben.

Daarnaast worden er borden met de tekst 'Cameratoezicht' in en rond het gemeentehuis geplaatst, zodat zowel bezoekers als personeel weten dat er opnames worden gemaakt.

Artikel 7

1e lid

De camerabeelden worden niet permanent bewaard. Als er geen incidenten of voorvallen hebben plaatsgevonden, worden de beelden na 28 dagen automatisch gewist. Heeft er wel een incident plaatsgevonden, dan kan de beheerder een verzoek ontvangen om de beelden uit te lezen en te bewaren. In dat geval worden de beelden bewaard tot het incident is afgehandeld of tot er een negatief besluit is genomen over het verzoek. Een besluit over zo’n verzoek is geen besluit in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht. Dit betekent dat als het verzoek wordt afgewezen, de verzoeker zich tot de burgerlijke rechter kan wenden.

2e lid

Er worden logboeken bijgehouden waarin wordt geregistreerd wie de camerabeelden (live) heeft bekeken en/of de opnames heeft verzorgd.

3e lid

Zie de toelichting bij artikel 3, 4e lid.

Artikel 8 en 9

Camerabeelden mogen alleen worden bekeken als er een goede reden is. Politie of Officier van Justitie moeten schriftelijk verzoeken om beelden in te mogen zien. Beelden kunnen op een beveiligde usb-stick worden opgeslagen. Deze stick is versleuteld en met een wachtwoord beschermd. Na overdracht gaat de privacy-verantwoordelijkheid over naar de ontvanger.

Artikel 10

In sommige gevallen kunnen andere mensen de camerabeelden inzien. Advocaten in een strafzaak regelen dit via de Officier van Justitie. Anderen moeten aantonen waarom zij de beelden nodig hebben en een schriftelijk verzoek sturen naar de privacy officer.

In principe kunnen alleen de beelden van de betrokkene zelf worden ingezien. Als er anderen op de beelden staan, wordt er gekeken of het belang van de aanvrager opweegt tegen de privacy van anderen.

Als het verzoek wordt goedgekeurd, moet de aanvrager zich identificeren en een formulier ondertekenen. Alle verzoeken en goedkeuringen worden geregistreerd in een vertrouwelijk logboek, met daarin wie, wanneer en waarom de beelden zijn bekeken.

6e lid

Als iemand de beelden mag zien, moet diegene zich eerst identificeren en een formulier ondertekenen. Alle verzoeken, goedkeuringen en weigeringen worden opgeslagen in een "Logboek Inzien Beeldmateriaal". Dit logboek bevat informatie over wie de beelden heeft bekeken, wanneer dit is gebeurd en waarom. Het logboek is vertrouwelijk.

Artikel 11

Dit artikel heeft geen verdere toelichting nodig.

Artikel 12

Dit artikel heeft geen verdere toelichting nodig.

Artikel 13

Dit artikel heeft geen verdere toelichting nodig.