Bijlage Participatiekader: Richtlijn samenwerking wijk-, dorps- en plattelandsraad

Aanleiding

Wijk- en Kerngericht werken richt zich op het versterken van de relatie tussen kernen, inwoners en de gemeente, met als doel de betrokkenheid van de gemeenschap te vergroten. De wijk-, dorps- en plattelandsraad van Montferland zien wij als schakel met de gemeenschap. Met hun inzicht in de lokale situatie dienen zij als klankbord en gesprekspartner voor de gemeente. De gemeenteraad heeft bij het vaststellen van het Participatiekader gemeente Montferland 2021 aangegeven dit belang van de wijk-, dorps- en plattelandsraad te missen. Daarom hebben zij nadrukkelijk de wens geuit dat de rol van de wijk-, dorps- en plattelandsraad beter gedefinieerd moet worden. Bij de gemeente Montferland zijn twee participatiecoördinatoren aangesteld als contactpersoon voor de wijk-, dorps- en plattelandsraad. In die hoedanigheid is er een richtlijn opgesteld waarin het belang van de samenwerking tussen de wijk-, dorps- en plattelandsraad en de gemeente wordt vastgelegd.

Doelstelling

Wijk- en Kerngericht Werken

Het Wijk- en Kerngericht Werken richt zich op het versterken van de relatie tussen kernen, inwoners en de gemeente, met als doel de betrokkenheid van de gemeenschap te vergroten. Dit gebeurt door een zichtbare aanwezigheid van de gemeente in de kernen. Hierbij wordt er niet alleen actief geluisterd naar wat er leeft onder de inwoners, maar worden signalen, waar mogelijk, meegenomen in beleid en acties. Op deze manier ontstaat er een wederzijdse uitwisseling, waarin zowel de gemeente als de inwoners bijdragen aan het vormgeven van initiatieven en beslissingen die aansluiten bij de behoeften van de gemeenschap.

Rol van participatiecoördinatoren

De participatiecoördinatoren ondersteunen bij participatieprocessen, projecten en beleidsvorming en vervullen de rol van aanjager en verbinder. Zij nemen deel aan (informatie)bijeenkomsten en sluiten aan bij initiatieven zoals inloopuren, om zo direct in contact te komen met bewoners, verenigingen en buurtverbinders. Daarnaast wonen de participatiecoördinatoren regelmatig vergaderingen van de dorps-, wijk- en plattelandsraden bij en fungeren als hun vaste contactpersonen. De participatiecoördinatoren werken nauw samen met de wijk-, dorps en plattelandsraad om dat wat er leeft in de gemeenschap op te vangen. Relevante signalen zetten zij vervolgens uit bij de juiste afdelingen binnen de gemeente. Daarnaast onderhouden de participatiecoördinatoren ook de banden met organisaties zoals Welcom en Plavei.

Belang wijk-, dorps- en plattelandsraad

De wijk-, dorps- en plattelandsraad vervullen een belangrijke rol in het wijk- en kerngericht werken. Met hun inzicht in de lokale situatie dienen zij als klankbord en gesprekspartner voor de gemeente. Ze zijn daarmee een cruciale schakel in de gemeenschap. De wijk-, dorps- en plattelandsraad:

• Brengen in kaart wat er leeft in de kernen.

• Schakelen tussen meeweten, meedenken en meewerken bij de vraagstukken afhankelijk van het onderwerp. Zie hoofdstuk 3 van het Participatiekader.

• Zij vertegenwoordigen het algemeen belang van de kern.

• Dienen als eerste aanspreekpunt en informatiepunt voor de kern.

Uitvoering en afspraken

Stimulering wijk-, dorps- en plattelandsraad

Wanneer een kern geen actieve wijk- of dorpsraad heeft, zet de gemeente zich actief in om het oprichten hiervan te stimuleren. Hoewel het initiatief uiteindelijk vanuit de gemeenschap zelf moet komen, blijven wij dit aanmoedigen, vooral in kernen waar al langere tijd geen raad actief is. Bij de uitvoering van een campagne om nieuwe wijk-, en dorpsraden op te zetten, wordt er gebruik gemaakt van de kennis van de bestaande wijk-, dorps- en plattelandsraad.

Regelmatig contact met wijk-, dorps- en plattelandsraad

De participatiecoördinator onderhoudt maandelijks contact met de wijk-, dorps- en plattelandsraad, per e-mail, telefonisch of persoonlijk. Dit regelmatige contact zorgt ervoor dat informatie, signalen en behoeften tijdig met elkaar uitgewisseld worden.

Vroegtijdig informatievoorziening

In een vroeg stadium worden de wijk-, dorps- en plattelandsraad zoveel mogelijk door de gemeente geïnformeerd over projecten, ontwikkelingen of initiatieven die door inwoners worden aangedragen. Dit stelt hen in staat om tijdig meningen en zorgen van de gemeenschap te verzamelen en terug te koppelen aan de gemeente. Het is belangrijk dat de wijk-, dorps- en plattelandsraad de belangen van de inwoners uit hun kern behartigen en kunnen informeren over de manier waarop ze dit hebben aangepakt. Door vroegtijdige informatie kunnen lokale gevoeligheden en mogelijke bezwaren vroeg worden gesignaleerd, waardoor deze in de besluitvorming kunnen worden meegenomen.

Jaarlijkse bijeenkomst

De gemeente organiseert één keer per jaar een bijeenkomst met het bestuur van alle wijk-, dorps- en plattelandsraden. De participatiecoördinatoren en een afvaardiging van het college van B&W zijn hierbij aanwezig. Deze bijeenkomst is belangrijk omdat het een platform biedt voor uitwisseling van kennis en ervaringen, wat bijdraagt aan een sterkere samenwerking en wederzijds begrip tussen de gemeente en de wijk-, dorps- en plattelandsraad.

Financieel

De gemeente stelt een subsidie beschikbaar om de wijk-, dorps- en plattelandsraad financieel te ondersteunen. Voor de reguliere jaarkosten is een subsidie van € 750,- per jaar beschikbaar. Deze subsidie valt onder de subsidieregeling ’Sociale structuur gemeente Montferland 2024’ en staat onder artikel 5.3. De reguliere kosten bestaan onder andere uit vergaderingen, drukwerk, abonnementen en bankkosten. De wijk-, dorps- en plattelandsraad hebben de vrijheid om deze middelen naar eigen inzicht te besteden, zonder verantwoording aan de gemeente af te leggen.

Daarnaast biedt de gemeente incidentele subsidies aan voor specifieke doelgroepen en voor unieke of vernieuwende activiteiten. Het is van belang dat deze activiteiten voldoen aan de geldende regelingen. De voorwaarden hiervoor zijn te vinden in het document ‘Subsidieregeling Sociale Structuur gemeente Montferland 2024’, beschikbaar op de website: https://www.montferland.info/jaarlijkse-subsidie-maatschappelijke-instellingen.

Publicatie van documenten

De wijk-, dorps- en plattelandsraad plaatsen hun content, zoals notulen, zoveel als mogelijk op OnsMontferland zodra het online platform volledig uitgerold is. Dit online platform, beheerd door en voor inwoners met de steun van buurtverbinders, dient als centrale ontmoetingsplek voor de hele gemeenschap. Door belangrijke documenten zoals notulen op OnsMontferland te delen, zorgen de wijk-, dorps- en plattelandsraad ervoor dat alle relevante informatie op één plek beschikbaar is en gemakkelijk toegankelijk voor iedereen. Hierdoor kunnen bewoners eenvoudig op de hoogte blijven, informatie delen en feedback geven, wat de betrokkenheid en samenhang binnen de gemeenschap versterkt.

Evaluatie

Om ervoor te zorgen dat het beleid effectief blijft en aansluit bij de veranderende behoeften van de gemeenschap, worden er jaarlijks evaluaties uitgevoerd tijdens de jaarlijkse bijeenkomst. Deze evaluaties bieden de gelegenheid om samen met alle wijk-, dorps-, en plattelandsraden te beoordelen of aanpassingen of actualisaties van het beleid noodzakelijk zijn.