Subsidieregeling evenementen, gemeente Vlaardingen

Het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen,

Gelet op artikel 4 van de Algemene Subsidieverordening Vlaardingen 2024, artikel 4.25 en artikel 4:81 e.v. van de Algemene wet bestuursrecht;

overwegende dat:

• de gemeente Vlaardingen de ambitie heeft om een toekomstbestendig, divers en aantrekkelijk evenementenaanbod voor haar inwoners, regiobewoners en bezoekers te stimuleren;

BESLUIT de volgende nadere regels vast te stellen:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze subsidieregeling wordt verstaan onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders van Vlaardingen;

• ASV: De op het moment van de subsidieaanvraag geldende algemene subsidieverordening van de gemeente Vlaardingen;

• evenement: een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Deze georganiseerde, verplaatsbare, tijdelijke gebeurtenis wordt bijgewoond door een verzameling mensen die zich daarvoor in een bepaald tijdvak en in een inrichting of op een terrein bevindt of beweegt;

• SMART-doelstelling: een concreet uitgewerkte doelstelling die specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden is.

Artikel 2. Toepassingsbereik

Het bepaalde in deze subsidieregeling is alleen van toepassing op de verstrekking van subsidies door het college voor het in artikel 3 genoemde doel en voor de in artikel 5 bedoelde activiteiten. De ASV is van toepassing, tenzij daarvan in deze regeling uitdrukkelijk wordt afgeweken.

Artikel 3. Subsidiedoel

Deze subsidieregeling heeft tot doel het bevorderen van (nieuwe) evenementen die worden georganiseerd in de gemeente Vlaardingen door middel van het verstrekken van subsidies, bijdragend aan de ambities zoals omschreven in de Evenementenvisie 2025-2035.

Artikel 4. Subsidieontvanger

Subsidie kan uitsluitend worden verstrekt aan een organisator van een evenement zonder winstoogmerk.

Artikel 5. Activiteiten

Subsidie kan uitsluitend worden verstrekt voor activiteiten die bijdragen aan de organisatie van een evenement en die aansluiten bij de criteria in artikel 6 van deze regeling.

Artikel 6. Subsidiecriteria

In de Evenementenvisie 2025-2035 zijn de kaders en ambities op het gebied van evenementen door de gemeenteraad vastgesteld en middels deze regeling vertaald naar subsidiecriteria. Naast de criteria uit de ASV, worden de activiteiten uit de subsidieaanvraag beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

• het evenement vindt plaats in de gemeente Vlaardingen en is openbaar;

• het evenement sluit aan op de behoeften en wensen van de inwoners van Vlaardingen waarbij in de programmering specifiek aandacht is voor:

  • o theater, muziek, food of een combinatie daarvan

  • o een gezonde en actieve leefstijl

  • o erfgoed

  • o jongeren 15-25 jaar

  • o de leefstijlen Plezierzoekers en Rustzoekers;

• het evenement geeft een positieve (economische) impuls aan Vlaardingen door het betrekken van lokale detailhandel, horeca, leveranciers, verenigingen en/of stichtingen en vrijwilligers in Vlaardingen;

• het evenement draagt bij aan een levendige en diverse samenstelling van de evenementenkalender;

• het evenement is toegankelijk voor mensen met verschillende fysieke of sociale behoeften;

• het evenement faciliteert verbinding en ontmoeting tussen bewoners, bezoekers, vrijwilligers, verenigingen, bijvoorbeeld door het betrekken van inwoners met verschillende achtergronden bij de organisatie en uitvoering van het evenement;

• het evenement is onderscheidend en/of vernieuwend ten opzichte van andere evenementen in de stad;

• de kwaliteit en veiligheid van de te voeren activiteiten tijdens het evenement worden door de organisator geborgd;

• de organisator onderneemt maatschappelijk verantwoord en zoveel mogelijk duurzaam ook met betrekking tot het gebruik van de betreffende locatie;

• de organisator heeft een professionele houding, is in staat om het evenement te realiseren, heeft de organisatie op orde, voert marketing uit, heeft een innoverend vermogen en genereert ook zelfstandig inkomsten;

• het vergunningstraject van het evenement dient door de organisator professioneel, tijdig en op een betrouwbare en deugdelijke wijze te worden doorlopen;

• het evenement is gratis toegankelijk of betaalbaar voor zoveel mogelijk inwoners.

Richtlijnen on-brand evenementen

Een evenement maakt meer kans op subsidie wanneer het:

• aansluit op de merkpijlers van onze stad; haring/visserij, food, innovatie, groen en doen;

• aansprekend is voor de citymarketingdoelgroep social creators die kan bestaan uit bewoners, bezoekers, ondernemers en studenten;

• de kernwaarden van Vlaardingen uitdraagt; stoer, open, samen, vernieuwen en doen;

• bijdraagt aan het ‘Verhaal van Vlaardingen’;

• bij voorkeur plaatsvindt:

  • o in de binnenstad voor meer “reuring”;

  • o of in Rivierzone en daarmee de verbinding leggen tussen de stad en de rivier;

  • o of op plekken die de kwaliteiten van Vlaardingen laten zien, bijvoorbeeld aan of op het water of in het groen.

Artikel 7. Het projectplan

De organisator dient bij de subsidieaanvraag een projectplan in te dienen inclusief een marketing- en communicatieplan en een sluitende begroting.

Het projectplan bevat in elk geval de volgende onderdelen:

• o een missie/visie waarin ook is benoemd hoe het evenement onderscheidend en vernieuwend is en een aanvulling op de reeds georganiseerde evenementen in Vlaardingen;

• o SMART-geformuleerde doelstellingen van het evenement;

• o een gedetailleerde omschrijving van het evenement, waaronder:

  • o locatie en programmaoverzicht;

  • o omvang;

  • o te verwachten bezoekersaantal;

  • o de doelgroep(en) van het evenement;

  • o hoe invulling wordt gegeven aan de subsidiecriteria genoemd in artikel 6;

  • o toepassing van de richtlijnen on brand evenementen;

  • o hoe invulling wordt gegeven aan een veilig verloop van het evenement;

• o een planning, met onder andere de aanvraag en doorlooptijd van de evenementenvergunning;

• o evaluatie van het evenement: hoe en wanneer vindt dit plaats, met welke deelnemers en hoe worden doelstellingen, bezoekersaantal en bereik en waardering gemeten.

Het marketing- en communicatieplan bevat in elk geval de volgende onderdelen:

• o de marketing- en communicatiedoelstellingen;

• o de marketing- en communicatieactiviteiten;

• o mediakeuze en te verwachten mediabereik.

Ten aanzien van de begroting van het evenement geldt:

• o deze is sluitend en realistisch;

• o in elk geval is vermeld: inkomsten, uitgaven, waaronder het gevraagde subsidiebedrag, organisatiekosten en -uren, bijdragen van partners, marketing-communicatiebudget;

• o het marketing- en communicatiebudget is realistisch om de doelstellingen van het evenement te kunnen behalen;

• o het marketing- en communicatiebudget staat in verhouding tot de overige kosten.

Artikel 8. Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

• 1. Het college kan per kalenderjaar één subsidie verstrekken voor het organiseren van eenzelfde evenement of voor activiteiten die bijdragen aan de uitvoering van eenzelfde evenement.

• 2. Voor subsidie komen uitsluitend de kosten in aanmerking die in rechtstreeks verband staan tot het te organiseren evenement.

• 3. Kosten zijn uitsluitend subsidiabel indien deze na het indienen van de aanvraag door de subsidieontvanger zijn gemaakt en betaald.

• 4. Het college kan besluiten dat andere kosten dan genoemd in het eerste lid subsidiabel zijn.

Artikel 9. Hoogte van de subsidie

• 1. De subsidie bedraagt maximaal 30% van de begroting van het evenement.

• 2. Het college kan in afwijking van het eerste lid een subsidie verstrekken van maximaal 50% van de begroting van een evenement waarvan het publiek de hoofdactiviteit(en) gratis kan bezoeken.

• 3. Het college kan in incidentele gevallen besluiten af te wijken van de hoogte van het subsidiebedrag als bedoeld in het eerste of tweede lid.

Hoofdstuk 2 Subsidieaanvraag

Artikel 10. De aanvraag

• 1. De aanvraagvereisten als bedoeld in artikel 8, lid 1 en 2 van de ASV zijn van toepassing.

• 2. Een aanvraag moet worden ingediend met een aanvraagformulier via www.vlaardingen.nl. In aanvulling op dit aanvraagformulier verstrekt de aanvrager bij de aanvraag een projectplan met een begroting en een bijlage waarin is beschreven hoe en in welke mate de activiteiten voldoen aan de criteria, als bedoeld in artikel 6 van deze regeling.

Artikel 11. Aanvraagtermijn

• 1. De incidentele subsidies voor evenementen dienen voor 1 oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement en/of de activiteiten plaatsvinden te worden aangevraagd.

• 2. Een uitzondering geldt voor evenementen die in het eerste kwartaal van het jaar plaatsvinden. Voor deze activiteiten kan 2 jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement en/of de activiteiten plaatsvinden een aanvraag worden ingediend. De subsidieperiode loopt dan van 1 januari van het eerst volgende jaar tot 31 maart van het jaar daarop.

Artikel 12. Beslistermijn

• 1. Het college neemt aanvragen vanaf 1 oktober van het jaar waarin de subsidie is aangevraagd in behandeling.

• 2. Het college beslist op een aanvraag voor een incidentele subsidie binnen acht weken; deze termijn kan ten hoogste met vijf weken worden verlengd.

• 3. Indien niet voor de in het tweede lid genoemde datum kan worden beslist stelt het college na overleg met de subsidieontvanger een andere datum vast. De datum mag niet verder gelegen zijn dan acht weken na de in het tweede lid genoemde datum.

Artikel 13. Verantwoording en vaststelling

• 1. Met betrekking tot de verantwoording en vaststelling van de subsidie zijn artikel 17, 18, 19, 20, 21, 22 en 23 uit de ASV van toepassing.

• 2. In aanvulling op de hierboven genoemde artikelen uit de ASV geldt voor de verantwoording en vaststelling dat een evaluatie van het evenement uitgevoerd moet worden.

Hoofdstuk 3 Subsidieplafond en wijze van verdeling

Artikel 14. Subsidieplafond

Het subsidieplafond is gelijk aan het bedrag dat door de gemeenteraad in de begroting beschikbaar wordt gesteld voor subsidies als bedoeld in deze regeling.

Artikel 15. Wijze van verdeling

• 1. Het voor subsidie beschikbare bedrag wordt verdeeld over de aanvragen die voldoen aan de criteria.

• 2. Het college zal de aanvragen beoordelen op basis van de in artikel 6 genoemde criteria en indien mogelijk een evaluatie van voorgaande edities van het evenement of de activiteiten. Hiervoor wordt het beoordelingskader zoals gepubliceerd op de website gebruikt.

• 3. Op basis van de beoordeling van de subsidieaanvraag wordt bepaald of en voor hoeveel subsidie het evenement in aanmerking komt.

• 4. Indien het subsidieplafond niet is bereikt kan het resterende bedrag, vanaf 1 januari van het eerstvolgende jaar, het hele jaar door worden aangevraagd. Aanvragen worden dan vergelijkbaar inhoudelijk getoetst en vergeleken met andere eerdere aanvragen onder deze subsidieregeling.

Hoofdstuk 4 Overige bepalingen

Artikel 16. Inwerkingtreding

Deze Subsidieregeling evenementen, gemeente Vlaardingen treedt in werking op de dag na bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de Subsidieregeling Evenementen 2025, gemeente Vlaardingen.

Artikel 17. Overgangsbepaling

Op subsidieaanvragen die zijn ingediend voor de datum van inwerkingtreding als bedoeld in artikel 16 van deze regeling, blijven de bepalingen van de Subsidieregeling Evenementen 2025, gemeente Vlaardingen van toepassing.

Artikel 18. Citeertitel

Deze subsidieregeling wordt aangehaald als:

‘Subsidieregeling evenementen, gemeente Vlaardingen’.

Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Vlaardingen,

de secretaris,

drs. E. Stolk

de burgemeester,

drs. B. Wijbenga - van Nieuwenhuizen