Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede betreffende vervanging van papieren archiefbescheiden 2008 tot en met 2022 van het Sociaal Domein

De afdelingsmanager archief;

gelet op:

-artikel 7 van de Archiefwet 1995;

-de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995;

-artikel 26b van de Archiefregeling;

besluit:

Artikel 1. Vervanging archiefbescheiden

Archiefbescheiden op papier die vanaf 2008 zijn opgemaakt en ontvangen in de uitvoering van taken binnen het sociaal domein en die op grond van de geldende Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, worden vervangen door digitale reproducties waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd.

Artikel 2. Uitzonderingen vervanging papierenarchiefbescheiden

In afwijking van artikel 1 worden de volgende categorieën papieren archiefbescheiden niet vervangen door digitale reproducties:

• a. vertrouwelijke archiefbescheiden, die niet horen bij een zaak die is ingericht in zaaksysteem Liber.

• b. overeenkomsten met een waarde vanaf € 500.000, tenzij het gaat om een opdracht die is aanbesteed via TenderNed of het gaat om een arbeidsovereenkomst.

• c. waardedocumenten (zegels, watermerken)

• d. bewijs van Nederlanderschap/aktes (burgerlijke stand)

• e. verklaring van overlijden

• f. melding voorgenomen huwelijk

• g. afwijkende formaten A2 en groter;

• h. archiefbescheiden met cultuurhistorische waarde;

• i. archiefbescheiden met esthetische of artistieke waarde;

• j. archiefbescheiden met unieke of bijzondere kenmerken (bijvoorbeeld waarmerken, hologrammen).

Artikel 3. Wijze van vervanging

Vervanging geschied op de wijze zoals omschreven in de “Toelichting bij Vervangingsbesluit Sociaal Domein 2008-2022”.

Artikel 4. Sotbepaling

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad.

• 2. Dit besluit kan worden aangehaald als: ‘Besluit vervanging archiefbescheiden 2008 tot en met2022 van het Sociaal Domein’.

Vastgesteld op 15 juli 2025, zaaknummer 20250708795615

Namens het college van burgemeester en wethouders,

Martin Visser

Interim afdelingsmanager Archief