Regeling financieel beheer en beleid Den Haag 2025

Toelichting

 

Per 1 januari 2025 is de nieuwe Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2025 ingegaan. Als gevolg hiervan moet het Uitvoeringsbesluit financieel beheer en beleid 2019 ook worden geactualiseerd, omdat deze aansluit op de oude financiële verordening. Het uitvoeringsbesluit wordt omgezet in de Regeling financieel beheer en beleid Den Haag 2025. In deze regeling stelt het college nadere regels vast over de activiteiten binnen de gemeente met betrekking tot planning en control en op het gebied van financiën en administratief beheer. Daarnaast worden de voorbereiding en inhoud van de door het college uit te brengen stukken in de begrotingscyclus geregeld.

 

Besluitvorming

 

Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag,

 

gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en artikel 2:1, eerste lid, van de Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2025,

 

besluit vast te stellen de Regeling financieel beheer en beleid Den Haag 2025:

 

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

 

Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

accountant:

degene die door de gemeenteraad is aangewezen voor de controle op de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet;

activiteit:

het resultaat van een samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit; activiteiten tellen op tot programma’s en taakvelden;

algemeen directeur dienst:

de functionaris die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor de algehele leiding, waaronder beleid, uitvoering en bedrijfsvoering, van zijn dienst. Dit strekt zich mede uit tot de financiële verantwoordelijkheid voor de resultaten en activiteiten voor zover die belegd zijn binnen de verantwoordelijkheid van een dienst;

BBV:

Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, inhoudende de voorschriften voor de begrotings- en verantwoordingsdocumenten, uitvoeringsinformatie en informatie voor derden van provincies en gemeenten;

begrotingscyclus:

de cyclus van één jaar waarin de voorjaarsnota, de programmabegroting, de najaarsnota en de programmarekening worden behandeld;

begrotingsretraite:

de bijeenkomst(en) van het college van burgemeester en wethouders waarin besloten wordt over de door de portefeuillehouders voorgestelde wijzigingen ten opzichte van de lopende begroting;

begrotingsuitvoering:

het proces van het uitvoeren van de begroting;

begrotingsverantwoording:

de verantwoording over de realisatie ten opzichte van de begroting;

begrotingsvoorbereiding:

het proces van het opstellen van de begroting;

beleidsarme budgetneutrale bijstellingen:

aanpassingen op de lopende begroting met beperkte beleidsmatige en/of financiële consequenties;

CBS:

het Centraal Bureau voor de Statistiek;

CO:

het controllers-overleg;

college:

het college van burgemeester en wethouders van Den Haag;

concerncontroller:

de functionaris die verantwoordelijk is voor de doelmatige en efficiënte inrichting, uitvoering en controle van de financiële taken en verantwoordelijkheden van het college. Deze is onafhankelijk in zijn adviserende en toetsende taak en kan zo nodig zelfstandig advies aan het college uitbrengen;

dienst:

een dienst is een organisatorische eenheid in de eerste lijn, waaraan op de aangewezen beleidsterreinen beleidsmatige en uitvoerende taken zijn opgedragen, evenals de verantwoordelijkheid voor de inzet van middelen;

IV3-rapportages:

rapportages die periodiek door de gemeente aangeleverd worden aan het CBS via het systeem Informatie voor Derden;

najaarsnota:

raadsvoorstel in de tweede helft van het jaar dat gaat over beleidsarme budgetneutrale begrotingsbijstellingen en de begrotingsuitputting en financiële prognose van het lopende jaar;

ontwerpbegroting:

de concept-programmabegroting die het college aan de raad voorlegt;

paragrafen:

de onderdelen van de beleidsbegroting waarin de beleidslijnen zijn vastgelegd voor relevante beheersmatige aspecten en de lokale heffingen. De paragrafen vormen in de programmabegroting en programmarekening een dwarsdoorsnede van een onderwerp wat in één of meerdere programma’s terugkomt, en bieden daarmee een verdiepend inzicht;

planning- en controlproces:

het proces binnen de kaders van het financieel beleid waarbij aansturing van de organisatie plaatsvindt door het formuleren van doelen, het aangeven van termijnen, het beschikbaar stellen van middelen, het aanwijzen van verantwoordelijken, het volgen van de uitvoering, het normeren van gewenste effecten, het meten van resultaten en het informeren van alle betrokkenen;

portefeuillehouder:

het collegelid dat het aangegeven terrein in zijn portefeuille heeft op basis van het Reglement van orde van het college;

programma:

een aantal samenhangende activiteiten voorzien van ten minste inhoudelijke doelstellingen en een budget en eventueel indicatoren; voor ieder programma wordt bij de begroting omschreven wat er bereikt gaat worden, wat daarvoor gedaan gaat worden en wat de omvang is van de directe lasten en baten, inclusief toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;

programmabegroting:

de begroting, bestaande uit de beleidsbegroting en financiële begroting zoals bedoeld in artikel 7, BBV;

programmarekening:

de jaarstukken, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening, zoals bedoeld in artikel 24, BBV;

rechtmatigheidsverantwoording:

de rapportage van het college welke onderdeel is van de programmarekening, waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

richtlijnenbrief:

brief van de concerncontroller aan de algemeen directeuren van een dienst en het CO met nadere specifieke aanwijzingen en richtlijnen bij elk individueel onderdeel van de begrotingscyclus;

systeemeigenaar van het financieel systeem:

de ambtelijk eindverantwoordelijke voor het gemeentebrede financiële systeem;

taakveld:

een vanuit het BBV voorgeschreven eenheid waarin de programmabegroting en programmarekening worden onderverdeeld en de bijbehorende baten en lasten, en toevoegingen aan en onttrekkingen van de reserves worden toegerekend, ten behoeve van de vergelijkbaarheid tussen gemeenten en de informatiebehoefte van derden (zoals het Centraal Bureau voor de Statistiek, de Rijksoverheid);

uitputting:

de feitelijke bestedingen;

verordening:

de Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2025;

voorjaarsnota:

raadsvoorstel in de eerste helft van het jaar die het meerjarige budgettair kader ter voorbereiding op de begroting van het volgende jaar bevat, evenals de begrotingsuitputting en financiële prognose van het lopende jaar.

 

Artikel 1:2 Inrichting financiële administratie

  • 1.

    De gemeente Den Haag werkt met één gemeentebreed financieel systeem.

  • 2.

    De directeur Financiën en Inkoop stelt richtlijnen op over de inrichting, het gebruik en periodieke afsluiting van het financiële systeem, gehoord hebbende de proceseigenaar Financiën, de systeemeigenaar van het financieel systeem en het CO.

 

Hoofdstuk 2 De begrotingscyclus

 

Artikel 2:1 Onderdelen van de begrotingscyclus

  • 1.

    De begrotingscyclus bestaat uit de begrotingsvoorbereiding (voorjaarsnota en begrotingsretraite), begrotingsvaststelling en -bijstelling (programmabegroting), begrotingsuitvoering (voorjaars- en najaarsnota en begrotingsverantwoording (programmarekening).

  • 2.

    De concerncontroller kan ten aanzien van elk onderdeel, zoals genoemd in artikel 2:1, eerste lid, van deze Regeling, nadere richtlijnen opstellen met aanwijzingen die nodig zijn voor het opstellen van onderdelen daarvan.

  • 3.

    De concerncontroller kan na afronding van elk onderdeel van de begrotingscyclus een evaluatie uitvoeren naar inhoud en proces. De uitkomsten worden besproken met het CO en kunnen aanleiding zijn voor aanpassing van de richtlijnen.

 

Artikel 2:2 Het proces van voorbereiding, opstelling en vaststelling van de begroting

  • 1.

    De concerncontroller maakt voor het college uiterlijk in het begin van het jaar voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar een planning voor de begrotingsvoorbereiding en overige planning en control producten. De planning is gebaseerd op de behandeling van de begrotingsstukken in het college en houdt rekening met de vaststellingstermijnen en een tijdige toezending aan de raad.

  • 2.

    De begrotingsvoorbereiding vindt plaats in het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft. Het proces bestaat uit de volgende fasen:

    a. richtlijnenbrief staand beleid uiterlijk eind februari;

    b. voorjaarsnota;

    c. begrotingsretraite;

    d. richtlijnenbrief nieuw beleid met effecten voorjaarsnota en begrotingsretraite na vaststelling retraitenota;

    e. ontwerpbegroting en concept raadsvoorstel aanbieding aan raad uiterlijk 16 september;

    f. raadsbesluit; uiterlijk 15 november.

 

Artikel 2:3 Voorjaarsnota

  • 1.

    Conform artikel 3:2 van de Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2025, rapporteert het college in de voorjaarsnota op basis van de lopende begrotings-uitvoering aan de raad over de meerjarige budgettaire ruimte. De voorjaarsnota bevat het meerjarige budgettaire kader ter voorbereiding op de begroting van het volgende jaar, evenals de begrotingsuitputting en financiële prognose van het lopende jaar.

  • 2.

    De concerncontroller maakt de voorjaarsnota op basis van de actuele ontwikkelingen, trends en verwachtingen die van invloed zijn op het budgettaire kader. Daarbij wordt met name gekeken naar exogene ontwikkelingen.

 

Artikel 2:4 Begrotingsretraite

  • 1.

    De wethouder belast met de portefeuille financiën legt de bestuurlijk relevante onderdelen van de voorjaarsnota en overige verwachte financiële voor- en nadelen, die de verschillende portefeuillehouders hebben gemeld bij de wethouder belast met de portefeuille financiën, voor aan het college ter besluitvorming in de begrotingsretraite.

  • 2.

    Na de begrotingsretraite verwerken de diensten op basis van de retraitenota en in overleg met de concerncontroller de financiële en tekstuele effecten van de besluiten van het college in de ontwerpbegrotingsstukken.

 

Artikel 2:5 De opstelling en wijziging van de programmabegroting

  • 1.

    De concerncontroller stelt in samenwerking met de diensten de programmabegroting op. Dit is de begroting zoals bedoeld in artikel 3.2 van de Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2025.

  • 2.

    Jaarlijks stelt de concerncontroller nadere richtlijnen op voor het opstellen van de begroting. De diensten leveren volgens planning uit de richtlijnenbrief, en na afstemming met de desbetreffende portefeuillehouder(s) en de concerncontroller, de begrotingsstukken met geactualiseerde teksten en budgetgegevens aan. De concerncontroller kan in overleg met de portefeuillehouder aanwijzingen geven om teksten dan wel budgetgegevens aan te passen.

  • 3.

    De actualisatie van de begroting vindt in twee fases plaats:

    a. actualisatie van het staand beleid;

    b. verwerking van nieuw beleid conform retraitenota.

  • 4.

    Voor beide onderdelen worden door de concerncontroller jaarlijks afzonderlijke richtlijnen en tijdspaden opgesteld. Wanneer er sprake is van een financiële begrotingswijziging, dan wordt deze wijziging opgevoerd in de financiële administratie en ter goedkeuring aangeboden aan de concerncontroller.

  • 5.

    De algemeen directeur van een dienst meldt knelpunten in het begrotingsproces direct schriftelijk aan de portefeuillehouder en aan de concerncontroller. Als de algemeen directeur van een dienst de begrotingsstukken niet volgens planning aanlevert, kan de concerncontroller de verwerking in de programmabegroting niet garanderen. De concerncontroller kan in uitzonderlijke gevallen schriftelijk toestemming geven om af te wijken van het in de richtlijnen opgenomen tijdspad.

 

Artikel 2:6 Begrotingsuitvoering

  • 1.

    De algemeen directeur van een dienst is verantwoordelijk voor een juiste begrotingsuitvoering.

  • 2.

    Bij de voor- en najaarsnota rapporteert de algemeen directeur van een dienst over de begrotingsuitvoering.

  • 3.

    De algemeen directeur van een dienst meldt een verwacht tekort onmiddellijk bij de verantwoordelijke portefeuillehouder en de concerncontroller.

  • 4.

    De concerncontroller stelt nadere richtlijnen op voor de rapportage over de begrotingsuitvoering.

  • 5.

    De algemeen directeur van een dienst spreekt minimaal twee keer per kalenderjaar met de algemeen directeur Den Haag en concerncontroller over het verloop en de stand van zaken van de begrotingsuitvoering.

  • 6.

    De concerncontroller kan gedurende het jaar nadere uitvraag doen van informatie met betrekking tot de begrotingsuitvoering.

 

Artikel 2:7 Najaarsnota

  • 1.

    Conform artikel 3:3 van de Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2025 rapporteert het college in de najaarsnota over de uitputting van de begroting van het lopende jaar aan de raad. De najaarsnota bevat ook een financiële prognose van het lopende jaar.

  • 2.

    In de najaarsnota wordt een voorstel opgenomen voor beleidsarme budgetneutrale bijstellingen van de programmabegroting van het lopende jaar.

 

Artikel 2:8 Algemene bepalingen bij de begrotingsverantwoording

  • 1.

    De begrotingsverantwoording bestaat uit het jaarverslag en de jaarrekening, tezamen de programmarekening genoemd.

  • 2.

    De programmarekening volgt qua indeling en opzet in principe de programmabegroting en bevat tenminste de volgende onderdelen:

    a. een programmaverantwoording over de realisatie van programma’s. Per programma wordt inzicht verschaft in de mate waarin doelstellingen zijn gerealiseerd, de wijze waarop de beoogde maatschappelijke effecten getracht zijn te bereiken, de gerealiseerde baten en lasten en investeringen en de ontwikkeling van relevante balansposten (reserves, voorzieningen, rijksmiddelen);

    b. een toelichting (verschillenverklaring) op majeure afwijkingen van de begroting, zowel beleidsmatig als financieel, per programma, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen het resultaat op vastgoed, het resultaat op onderhoud sportaccommodaties en overig resultaat op beleidsuitvoering;

    c. een financiële rekening (overzicht van baten en lasten en de toelichting hierop, de balans en de toelichting hierop, incl. waarderingsgrondslagen, de bijlage met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, een bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld) en rechtmatigheidsverantwoording;

    d. een verantwoording op de paragrafen die in de begroting zijn opgenomen, waaronder in ieder geval de paragrafen zoals voorgeschreven door het BBV, en welke in ieder geval bevatten het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en inzicht in het gebruik van het geraamde bedrag voor onvoorzien.

  • 3.

    De concerncontroller kan nadere richtlijnen uitvaardigen voor de inrichting van de programmarekening en verschillenverklaring.

  • 4.

    De concerncontroller stelt de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op, inclusief de toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering.

  • 5.

    De onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording wordt aangeleverd door de concerncontroller en getoetst door internal audit.

  • 6.

    De concerncontroller maakt de programmarekening op basis van de verantwoordingsinformatie die door de diensten, na afstemming met de desbetreffende portefeuillehouder(s), wordt aangeleverd bij de concerncontroller.

 

Artikel 2:9 Het proces van de begrotingsverantwoording

  • 1.

    De concerncontroller stelt jaarlijks richtlijnen op over de jaarstukken en verzendt deze uiterlijk 31 oktober van het verslagjaar. In deze richtlijn staan minimaal opgenomen: de aan te leveren informatie door diensten, het te volgen proces en de planning van de jaarstukken.

  • 2.

    De algemeen directeur van een dienst zorgt ervoor dat de aan te leveren informatie is afgestemd met de verantwoordelijke portefeuillehouder.

  • 3.

    De algemeen directeur van een dienst levert de informatie aan bij de concerncontroller conform het proces en de planning als bedoeld in het eerste lid.

  • 4.

    De algemeen directeur van een dienst meldt knelpunten in het rekeningproces onmiddellijk na constatering schriftelijk aan de portefeuillehouder en de concerncontroller. De concerncontroller kan de algemeen directeur van een dienst in uitzonderlijke gevallen schriftelijk toestemming geven om af te wijken van de planning van het rekeningproces.

  • 5.

    De concerncontroller voegt de aanlevering vanuit alle diensten samen tot een programmarekening. De concerncontroller kan mede op basis van de door de accountant geconstateerde bevindingen, gehoord hebbende het CO, aanwijzingen geven om correcties aan te brengen op de aangeleverde verantwoordingsinformatie. Deze correcties dienen ook verwerkt te worden in de financiële administratie.

  • 6.

    Het college besluit op basis van de programmarekening over de verlening van decharge aan de algemeen directeuren van een dienst voor het gevoerde financieel beleid.

  • 7.

    Uiterlijk op 30 april volgend op het verslagjaar biedt het college de jaarstukken aan de raad aan, inclusief twee raadsvoorstellen met betrekking tot:

    a. het voorstel tot vaststelling van de programmarekening;

    b. het voorstel tot bestemmen van het rekeningresultaat.

 

Artikel 2:10 De IV3-rapportage

  • 1.

    De concerncontroller stelt ten behoeve van de begroting jaarlijks een IV3-rapportage op taakveldniveau op, en biedt deze uiterlijk één werkdag voor het verstrijken van de aanleverdatum namens het college aan het CBS aan. De richtdatum voor de cijfermatige begroting van de CBS-rapportage is uiterlijk 15 november, voorafgaand aan het jaar waarop de nieuwe begroting betrekking heeft.

  • 2.

    De concerncontroller stelt, zoals voorgeschreven in het BBV ieder kwartaal een IV3- rapportage op taakveldniveau op, en biedt deze uiterlijk één werkdag voor het verstrijken van de aanleverdatum namens het college aan het CBS aan.

  • 3.

    Richtdata voor de cijfermatige realisatie van de CBS-rapportage zijn:

    a. de eerste CBS-rapportage (verslagperiode t/m maart) vóór 1 mei;

    b. de tweede CBS-rapportage (verslagperiode t/m juni) vóór 1 augustus;

    c. de derde CBS-rapportage (verslagperiode t/m september) vóór 1 november;

    d. de vierde CBS-rapportage (verslagperiode t/m december) vóór 1 februari;

    e. de vijfde CBS-rapportage (jaarrekening) vóór 15 juli.

 

Artikel 2:11 Overige bepalingen

  • 1.

    Programmasturing door portefeuillehouders houdt in dat elke portefeuillehouder verantwoordelijk is voor de begrotingsuitvoering van de eigen beleidsprogramma’s en de daarbij behorende begrotingsactiviteiten. Hiertoe leveren de gemeentelijke diensten adequate voortgangsinformatie op aan de betreffende portefeuillehouder.

  • 2.

    De concerncontroller houdt de stand van zaken van de uitvoering van de gemeentebegroting in de gaten en informeert zo nodig het college.

 

Hoofdstuk 3 Aanvullende uitgangspunten voor financieel beleid

 

Artikel 3:1 Resultaatsbestemming

  • 1.

    Als door resultaatsbestemming een programmareserve of de centrale bedrijfsvoeringsreserve negatief wordt, dient de verantwoordelijk portefeuillehouder ervoor te zorgen dat de programmareserve binnen twee begrotingsjaren ten minste op nihil komt te staan, waarbij in beginsel de compenserende maatregelen binnen het programma worden gevonden waar het tekort is ontstaan. De programmareserve van programma 1 vormt hierop een uitzondering, bij een negatieve stand is het aan de raad om met een voorstel te komen om dit op te lossen.

  • 2.

    Ambtelijk is de algemeen directeur van een dienst waar het tekort is ontstaan verantwoordelijk voor het nemen van maatregelen om het tekort in te lopen. De concerncontroller heeft voorvisie op de maatregelen.

 

Artikel 3:2 Vastgoed

  • 1.

    Voor de aankoop, bouw, functiewijzigingen en verkoop van vastgoed is de richtlijn Inbreng, labeling, omlabeling en uitlichting gemeentelijk vastgoed van toepassing. Deze richtlijn is gebaseerd op artikel 2:1, tweede lid, van deze Regeling.

  • 2.

    De waarde van het gemeentelijk vastgoed wordt jaarlijks geanalyseerd. Op basis van deze analyse kan een extra afwaardering plaatsvinden. De analyse vindt plaats conform de op artikel 2:1, tweede lid, gebaseerde richtlijn waardering gemeentelijk vastgoed.

 

Artikel 3:3 Investeringen

  • 1.

    In overleg met de diensten stelt de concerncontroller uiterlijk begin april een meerjarige prognose op inzake de meerjarige investeringsplanning.

  • 2.

    De kapitaallasten van de voorgenomen investeringen zijn gecentraliseerd. Als de investering (deels) wordt geactiveerd, worden de kapitaallasten bij de begroting (volgend op het jaar van ingebruikname) aan het betreffende beleidsprogramma toegevoegd.

  • 3.

    De betreffende portefeuillehouders zijn verantwoordelijk voor de eigen investeringen in het meerjarig investeringsplan.

 

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

 

Artikel 4:1 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst, en werkt terug tot en met 1 januari 2025.

 

Artikel 4:2 Intrekking

Het Uitvoeringsbesluit financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 wordt ingetrokken.

 

Artikel 4:3 Overgangsrecht

Voor alle handelingen inzake de administratieve en bestuurlijke afwikkeling van het financieel beheer en beleid inzake het begrotingsjaar 2024 blijft het Uitvoeringsbesluit van kracht zoals die gold op 31 december 2024.

 

Artikel 4:4 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling financieel beheer en beleid Den Haag 2025.

 

Den Haag, 15 juli 2025

Het college van burgemeester en wethouders,

 

de secretaris,

Ilma Merx

 

de burgemeester,

Jan van Zanen

 

Naar boven