Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2024

Het college van de Gemeente Eersel;

Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden;

• 2. Het college regelt de onderling vervanging in geval van verhindering van een lid van het college;

• 3. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter of secretaris.

Artikel 2 Vergadering en vergaderstukken

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag en verder zo vaak de voorzitter of een wethouder dit nodig acht.

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter om deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college worden verstrekt.

• 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

• 4. Voor elke vergadering stelt de secretaris aan de leden van het college digitaal via Ibabs een agenda met bespreekpunten en de volledige verzameling vergaderstukken beschikbaar. Dit gebeurt op donderdag voorafgaand aan de vergadering.

• 5. Onderwerpen waarvoor tijdige agendering als bedoeld in lid 4 niet mogelijk is, maar waarvan door de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie, uiterlijk op de maandag voor de vergadering, voor 15.00 uur worden aangemeld bij de secretaris. De secretaris brengt dergelijke stukken onder de aandacht van de voorzitter die uiteindelijk bepaalt of een onderwerp alsnog zal worden behandeld in de collegevergadering van de daaropvolgende dinsdag.

• 6. Met toestemming van de voorzitter wordt de in lid 5 genoemde termijn bekort.

Artikel 3 Quorum en verhindering

• 1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

• 2. In geval spoedeisendheid daartoe noodzaakt kan een vergadering worden belegd zonder dat het quorum aanwezig is. Op dat moment worden afspraken gemaakt over het inlichten van afwezige collegeleden en het bekrachtigen van de genomen besluiten zodra het quorum aanwezig is.

• 3. In geval van spoedeisendheid kan ook een schriftelijke vergadering met stemming worden belegd. De secretaries informeert de collegeleden hier vooraf over.

• 4. Wanneer een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 5. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Rol gemeentesecretaris

• 1. De secretaris is in de vergadering van het college aanwezig en bij afwezigheid treedt diens plaatsvervanger op.

• 2. De secretaris draagt zorg voor het al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

• 3. Indien het functioneren van de secretaris het onderwerp is van de beraadslagingen, kan het college de secretaris verzoeken de vergadering te verlaten en treedt in dat geval diens plaatsvervanger op.

Artikel 5 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven, dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op, of de beraadslaging te volgen ten aanzien van een agendapunt.

Artikel 6 Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 3 of 4 wordt toegepast.

  • a. Indien bij een stemming de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

  • b. Staken de stemmen bij de tweede stemming opnieuw over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

• 3. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.

  • a. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • b. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

• 4. Indien sprake is van een schriftelijke vergadering zoals van toepassing in artikel 3, lid 3, wordt schriftelijk gestemd in de vorm van een parafenbesluit.

  • a. Een parafenbesluit komt tot stand als alle leden van het college aangeven dat bespreking in de collegevergadering niet nodig is en een meerderheid van de leden van het college voor akkoord parafeert.

  • b. Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit. Het parafen-besluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening door de secretaris.

  • c. Het parafenbesluit wordt vermeld op een besluitenlijst en gedateerd op de datum als genoemd onder b. De besluitenlijst wordt vastgesteld in de eerstvolgende collegevergadering.

Artikel 7 besluitvorming en besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de collegevergadering.

• 2. De besluitenlijst bevat tenminste:

  • a. De namen van de aanwezige en afwezige leden.

  • b. De namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de vergadering.

  • c. Een formulering van de door het college nomen besluiten.

  • d. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 3. De besluitenlijst wordt de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 4. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo snel mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt.

Artikel 8 Openbare vergadering

• 1. De vergaderingen van het college vinden plaats met gesloten deuren.

• 2. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De openbaarheid kan zowel een gedeelte van de vergadering als de gehele vergadering betreffen. Een besluit tot een openbare vergadering wordt bij unanimiteit genomen.

• 3. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad. Op dit moment wordt ingetrokken het op 11 januari 2005 vastgestelde regelement van orde.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement van orde B&W Eersel 2024’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 29 oktober 2024.

De secretaris en de burgemeester

H.M.L. Offermans en W.A.C.M. Wouters