Protocol Geheimhouding Hardinxveld-Giessendam 2025

De raad van de gemeente Hardinxveld-Giessendam;

gelezen het raadsvoorstel d.d. 26 juni 2025

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

b e s l u i t

vast te stellen: het Protocol Geheimhouding Hardinxveld-Giessendam 2025

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit protocol wordt verstaan onder:

• Awb: Algemene wet bestuursrecht

• GemW: Gemeentewet.

• Woo: Wet open overheid

• Externen: Inhuurmedewerkers, rekenkamer, accountant, advocaat of adviseurs

Artikel 2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

• 1. De Woo geeft in artikel 5.1 lid 1 en 2 de belangen aan op grond waarvan de verplichting tot geheimhouding kan worden opgelegd.

• 2. De Awb bepaalt in artikel 2.5 in algemene zin dat de geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene maatregel in verhouding tot de in lid 4, 5 en 6 van dit artikel genoemde bepalingen inzake geheimhouding.

• 3. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid.

• 4. De Gemw bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen.

• 5. De Gemw bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden.

• 6. De Gemw bepaalt in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad, of het achterwege blijven daarvan, en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen.

• 7. De Gemw bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgeving van beslissingen van de burgemeester aan de raad.

• 8. De Gemw bepaalt in artikel 87 de regels voor de raad, het college en de burgemeester voor het opleggen van de verplichting tot geheimhouding.

• 9. De Gemw bepaalt in artikel 88 de regels voor de raad, het college en de burgemeester voor het verstrekken van geheime informatie.

• 10. De Gemw bepaalt in artikel 89 de regels voor de raad, het college en de burgemeester voor het opheffen van de verplichting tot geheimhouding.

Artikel 3 Geheimhouding als uitzondering

• 1. In de informatievoorziening van het college of de burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester en raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

• 2. Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

• 3. Het is verplicht om de grondslag voor het opleggen van de verplichting tot geheimhouding op te nemen in het dictum van het besluit tot opleggen van de genoemde verplichting.

Artikel 4 Geheim hanteren

• 1. In het verkeer tussen college, burgemeester en raad wordt de term 'geheim' gehanteerd.

• 2. Informatie van het college, de burgemeester en de raad is openbaar of geheim. Vertrouwelijke en besloten informatie heeft géén wettelijke grondslag en heeft daarmee geen juridische bescherming.

• 3. Het is mogelijk om informatie voor een korte duur onder embargo te verstrekken, daarbij wordt aangegeven tot welk moment het embargo geldt. Informatie onder embargo heeft géén wettelijke grondslag en daarmee geen juridische bescherming.

Hoofdstuk 3. Opleggen verplichting tot geheimhouding

Artikel 5 Opleggen verplichting tot geheimhouding door college, burgemeester of gemeenteraad

• 1. De gemeenteraad, het college of de burgemeester legt enkel de verplichting tot geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste of tweede lid van de Woo van toepassing is of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.

• 2. De raad, het college of de burgemeester legt terughoudend de verplichting tot geheimhouding op over een compleet stuk. Waar mogelijk wordt informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen zodat de informatie die openbaar is ook openbaar kan zijn.

• 3. De verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk vermeld op het (digitale) stuk. Hierbij wordt onder andere gebruik gemaakt van het watermerk 'geheim'.

• 4. In het stuk wordt verplicht een concrete en deugdelijke belangenafweging voor het opleggen van de geheimhouding beschreven.

• 5. Bij het besluit tot opleggen van geheimhouding wordt een einddatum vastgesteld. Indien het niet mogelijk is om een concrete datum te bepalen, wordt een objectief bepaalbaar materieel feit genoemd waarop de geheimhouding eindigt, zoals: 'na ondertekening van de koopovereenkomst' of 'bij afronding van het onderzoek'.

• 6. De belangenafweging die ten grondslag ligt aan het opleggen van geheimhouding wordt opgenomen in het besluit. Daarbij wordt gemotiveerd welk concreet belang, zoals genoemd in artikel 5.1 van de Woo, in het geding is en waarom dit zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid. Een algemene verwijzing naar de Woo is onvoldoende.

• 7. Indien slechts een deel van de informatie geheim is, wordt erop toegezien dat ook de naamgeving van het document geen informatie prijsgeeft die onder de geheimhouding valt.

Artikel 6 Geheimhoudingsplicht en sancties

• 1. De geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.

• 2. In de overeenkomsten voor ingehuurd personeel en externe adviseurs wordt altijd een geheimhoudingsbepaling opgenomen.

• 3. Een vermoedelijke schending van de geheimhouding moet bij de burgemeester worden gemeld. Hij stemt samen met de griffier een gepaste handelswijze als gevolg van de melding af. De burgemeester kan besluiten tot het doen van aangifte wanneer er sprake is/was van een schending van de geheimhouding.

• 4. Een raads- of burgerlid dat handelt in strijd met de verplichting tot in acht nemen geheimhouding kan bij raadsbesluit voor ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie ten aanzien waarvan verplichting tot geheimhouding geldt (artikel 89 lid 5 Gemeentewet).

• 5. In artikel 272 van Het Wetboek van Strafrecht staan de strafrechtelijke sancties voor het schenden van de geheimhouding en vertrouwelijkheid.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 7 Publicatie van geheime informatie

• 1. Geheime informatie van het college wordt alleen gepubliceerd in de digitale vergaderapplicatie waarbij de toegang is beperkt tot het college en bestuursondersteuning.

• 2. Geheime informatie die het college verstrekt aan de raad, wordt gepubliceerd in de digitale vergaderapplicatie waarbij de toegang is beperkt tot raads- en burgerleden en de griffie.

Artikel 8 Uitwisseling van geheime informatie college

• 1. Collegeleden mogen geheime informatie die zij tijdens een vergadering (mondeling) ontvangen delen met collegeleden die niet aanwezig waren.

• 2. Als het college of de burgemeester geheime informatie verstrekt aan de raad, dan is zij niet langer bevoegd om deze geheime informatie aan anderen te verstrekken.

• 3. Als het college of de burgemeester het dienstig/noodzakelijk vindt om geheime informatie te delen met externen of wanneer achteraf geheimhouding wordt opgelegd, dan doen zij dat onder de mededeling dat de geheimhouding (met terugwerkende kracht) in acht moet worden genomen door een ieder die kennis van die informatie heeft. Dit geldt, totdat de raad de geheimhouding opheft. Bij gevoelige transacties met burgers of bedrijven is het juridisch noodzakelijk om dit te borgen via een geheimhoudingsovereenkomst of een bepaling in de koopovereenkomst. Bij externen zijn de Artikelen 2:5 Awb en 272 Wetboek van Strafrecht van toepassing.

Artikel 9 Uitwisseling van geheime informatie aan gemeenteraad

• 1. Geheime schriftelijke informatie op grond van artikel 88, lid 2, 3 of 4 Gemw wordt met alle raads- en burgerleden gedeeld.

• 2. Raads- en burgerleden mogen geheime informatie die zij tijdens een vergadering mondeling ontvangen met andere raads- en burgerleden delen die niet aanwezig waren. De raad kan informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust op grond van artikel 88 lid 6 Gemw tevens aan anderen verstrekken zijnde de rekenkamer, accountant of advocaat verdedigende de belangen van de raad. Hierbij wordt aangegeven dat de geheimhouding in acht moet worden genomen door eenieder die kennis van die informatie heeft, totdat de raad deze opheft. Als randvoorwaarde voor de verstrekking geldt dat dit noodzakelijk moet zijn in het kader van het bestuur van de gemeente.

Hoofdstuk 4. Besloten vergaderen

Artikel 10 Vergaderen in beslotenheid college

• 1. Het college vergadert achter gesloten deuren.

• 2. Het college kan besluiten tot een openbare vergadering.

Artikel 11 Openbaarmaking collegebesluiten

• 1. De besluiten die tijdens de collegevergadering genomen worden zijn openbaar tenzij geheimhouding is opgelegd conform artikel 87 Gemw.

• 2. Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd.

• 3. Het besluit tot geheimhouding wordt opgenomen in de (openbare) besluitenlijst van de collegevergadering.

• 4. De besluitenlijst met geheime besluiten van het college wordt gedeeld met de raads- en burgerleden.

Artikel 12 Openbaarheid raadsvergaderingen

• 1. Raadsvergaderingen zijn openbaar. Ze worden in het openbaar aangekondigd, geopend en gesloten, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Gelet op artikel 61 lid c Gemw is deze vergadering van begin tot eind besloten.

• 2. Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat er een geheim document of onderwerp besproken wordt.

Artikel 13 Raadsvergaderingen achter gesloten deuren

• 1. De raad neemt in openbaarheid het besluit om achter gesloten deuren te vergaderen. Hiertoe wordt een apart raadsbesluit opgemaakt waarover de raad een besluit neemt. Het raadsbesluit legt geheimhouding op de (eventuele) bijbehorende stukken en hetgeen dat wordt besproken tijdens het geheime agendapunt. Dit alles voor zover het college dat nog niet heeft gedaan. Alleen als hiertoe in meerderheid besloten wordt, kan met gesloten deuren worden vergaderd.

• 2. Van een besloten vergadering wordt een aparte besluitenlijst opgesteld. In de besluitenlijst worden naast het genomen besluit en de stemming, in ieder geval de namen van alle aanwezige raads-, burger- en collegeleden en eventuele andere aanwezigen opgenomen. Ook wordt melding gemaakt van de grondslag om met gesloten deuren te vergaderen.

• 3. Raads-, burger- of collegeleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Voor de besluitenlijst maakt de voorzitter melding van leden die tijdens de besloten vergadering aankomen of vertrekken.

• 4. Besluit de raad tot een besloten vergadering, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle woorden die gesproken worden, totdat de raad de geheimhouding opheft.

• 5. Van de besloten vergadering wordt een geluidsopname gemaakt, deze geluidsopname wordt bewaard door de griffie totdat de geheimhouding op wat besproken is wordt opgeheven.

• 6. Besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden besloten gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem.

• 7. Besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden in een volgende besloten vergadering ter vaststelling aangeboden.

Hoofdstuk 5. Opheffen geheimhouding

Artikel 14 Opheffen geheimhouding

• 1. Het orgaan dat de verplichting tot geheimhouding oplegt (college, burgemeester of raad) is bevoegd geheimhouding op te heffen.

• 2. Zodra het college of de burgemeester geheime informatie met de raad heeft gedeeld, is de raad exclusief bevoegd deze geheimhouding op te heffen.

• 3. Het college of de burgemeester kan op eigen initiatief de raad een voorstel doen tot (gedeeltelijke) opheffing van de opgelegde geheimhouding op informatie.

• 4. Op basis van een initiatiefvoorstel van één of meer raadsleden, of op voorstel van het presidium, kan de raad besluiten om de geheimhouding die krachtens artikel 87 of artikel 89 lid 4 Gemw is opgelegd of die krachtens artikel 23, lid 4 Gemw van rechtswege geldt (gedeeltelijk) op te heffen. Een dergelijk besluit wordt bij voorkeur in een openbare raadsvergadering genomen. Het voorstel tot opheffing van geheimhouding is openbaar.

• 5. Voordat wordt overgegaan tot opheffing van geheimhouding zoals genoemd in lid 4, wordt het college in staat gesteld een reactie te schrijven over het voorstel van de raad tot opheffing van geheimhouding. Deze reactie zal als bijlage worden toegevoegd bij het initiatiefvoorstel.

• 6. Als de raad de geheimhouding op hetgeen is besproken opheft, dan worden de geluidsopname en de besluitenlijst ook openbaar gemaakt.

Artikel 15. Publicatie openbaar geworden informatie

Nadat de geheimhouding is opgeheven wordt de desbetreffende informatie door de griffie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst.

Hoofdstuk 6. Register

Artikel 16 Register geheimhouding

• 1. De gemeentesecretaris houdt een register bij van alle stukken waarop het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.

• 2. De griffier houdt een register bij van alle geheime stukken die door het college of de burgemeester aan de raad zijn aangeboden en van alle stukken waarop de raad zelf geheimhouding heeft opgelegd.

• 3. De griffier houdt een register bij van alle besloten raadsvergaderingen of delen daarvan. Het register bevat in ieder geval de datum van de vergadering en indien mogelijk een globale omschrijving van het onderwerp.

• 4. De registers genoemd in lid 1 en 2 bevatten de datum van de vergadering, de datum van oplegging van geheimhouding, de grondslag voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum of voorwaarde waaronder de geheimhouding kan worden opgeheven.

• 5. De registers genoemd in lid 1, 2 en 3 van dit artikel zijn openbaar. De registers genoemd in lid 2 en 3 zijn via de website van de gemeenteraad te raadplegen.

• 6. Een keer per jaar wordt door de gemeentesecretaris een voorstel aan het college voorgelegd over het al dan niet opheffen van geheimhouding.

• 7. Een keer per jaar wordt door de griffier aan de raad een voorstel voorgelegd over het al dan niet opheffen van geheimhouding.

Hoofdstuk 7. Overige bepalingen

Artikel 17 Overige commissies en werkgroepen

Alle commissies van de raad die zijn ingesteld volgens art. 82 van de Gemeentewet zijn in beginsel openbaar. Deze commissies zijn bevoegd te besluiten over de beslotenheid van hun bijeenkomsten en vergaderingen wanneer dit niet per wet, verordening of raadsbesluit is geregeld.

Artikel 18 Slotbepalingen

• 1. Dit protocol treedt in werking op de dag nadat de gemeenteraad hierover een besluit heeft genomen.

• 2. Dit protocol wordt aangehaald als ‘Protocol geheimhouding Hardinxveld-Giessendam 2025'

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hardinxveld-Giessendam op 26 juni 2025

De griffier, De burgemeester,

Marien Jongkind Dirk Heijkoop