/2/png-2/RGB.png)
Gemeenteblad van Oirschot
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Oirschot | Gemeenteblad 2025, 309150 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Budgethouder regeling gemeente Oirschot 2025
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt volstaan onder:
Het aangaan van een overeenkomst die betrekking heeft op levering van goederen, aanneming van werk of van diensten aan of door de gemeente Oirschot. Voor de definiëring van de begrippen werken, leveringen en diensten wordt verwezen naar het “Inkoopbeleid gemeente Oirschot 2025”.
Het interne document waarmee de bestelling en het bestelproces door de budgetbesteder wordt omschreven via een vast format en wordt aangevuld door de budgetbeheerder.
De middelen die via de begroting of begrotingswijziging zijn toegekend aan producten (= taakvelden), kostenplaatsen, voorzieningen, investeringskredieten en/of projecten voor het realiseren van daaraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties. Een budget is dus een taakgebonden bedrag op het niveau van taakveld, kostenplaats, voorziening, investeringskrediet of project.
De functionaris die bevoegd is om door het bestuur of het college aan hem of haar toegewezen budgetten in naam van het bestuur of het college besluiten te nemen met financiële gevolgen.
De door de budgethouder aangewezen medewerker die op aanwijzing van en namens de budgethouder verantwoordelijk is voor het beheren van de door de budgethouder aan hem of haar toegewezen budgetten
Door de budgethouder aangewezen medewerker die voor de uitvoering van zijn taken een beroep kan doen op daartoe aangewezen middelen (kostenplaats/ voorziening/ investeringskrediet/project) en daarvoor een voorstel voorlegt aan de betreffende budgetbeheerder.
Het register waarin per budget is vastgelegd wie als budgethouder of budgetbeheerder is aangewezen. Het beheer van het budgethoudersregister ligt bij de financiële administratie. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen in het register.
Economische categorie (in de administratie aangeduid als kosten- of opbrengstensoort)
De eenheid waarin de baten en lasten van activiteiten binnen een product worden uitgedrukt.
De medewerker die is belast met de financiële advisering en ondersteuning van de budgethouders, budgetbeheerders en projectleiders en zorgt voor de consolidatie van bijdragen van budgethouders en -beheerders en projectleiders aan P&C producten.
De organisatorische eenheid die - in het kader van het budgetbeheer - belast is met de inrichting en het beheer van de financiële administratie. Deze taak omvat het beheer van het rekeningschema, het vastleggen van de budgetten in de administratie, het verwerken van mutaties in verplichtingen, het verwerken en betalen van facturen en de taken op het gebied van geldverkeer, het ontsluiten van gegevens uit de financiële administratie en het opstellen van de jaarrekening.
Het team bestaande uit de gemeentesecretaris (voorzitter), de 5 teammanagers en de concerncontroller. Het team heeft conform artikel 6 van de organisatiebesluit gemeente Oirschot 2015 onder andere als taak – onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris - het coördineren van het middelenbeleid.
De verklaring van een budgetbesteder dat de geleverde prestatie overeenkomt met de prestatieverklaring van de opdrachtnemer die onderdeel uitmaakt van de factuur of als bijlage is toegevoegd aan de factuur. Voor de verklaring kan de budgetbesteder een beroep doen op een akkoordverklaring van een medewerker, die vanuit zijn taakopdracht inzicht heeft over de uitvoering en oplevering van werken en diensten.
Een toetsbare onderbouwing van een geleverde prestatie door een opdrachtnemer die is opgenomen als onderdeel van of als bijlage bij een factuur.
De eenheid waarin activiteiten van een programma worden onderverdeeld en die een samenhangend geheel vormen van beleidsvoorbereiding en -uitvoering. In de begroting van Oirschot zijn producten en taakvelden identiek.
Een door de raad vastgestelde verzameling van beleidskaders en beleidsdoelen. In de begroting worden daaraan financiële middelen gekoppeld onderverdeeld in een aantal taakvelden of producten.
Degene die via een interne opdrachtbrief van de teammanager verantwoordelijk is voor de uitvoering van een project en daarvoor over een eigen projectbudget beschikt dan wel degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een project dat de vorm heeft van een programmatische bundeling van activiteiten en waarbij sprake is van trekkingsrechten op bestaande (deel)budgetten in beheer bij een of meer budgetbeheerders.
De eenheid waarin activiteiten van de gemeente worden gegroepeerd volgens de indeling van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. In Oirschot is ervoor gekozen deze indeling te hanteren als specificatie van de programma’s.
De uitsplitsing van een taakveld, in FCL's, als dit noodzakelijk is om de middelen bij een taakveld uniek toe te wijzen aan één budgethouder of één programma.
Organisatie-eenheid belast met een functionele taakstelling die volgens het sturingsprincipe van de organisatie wordt geleid door een teammanager.
Functionaris die is belast met de algemene en dagelijkse (hiërarchische, functionele en operationele) leiding van een team.
Een uit het aangaan van een bestelling voortvloeiende plicht tot betalen of ontvangen van geldmiddelen. Verplichtingen worden vastgelegd in de financiële administratie als dat uit oogpunt van budgetbeheer noodzakelijk wordt geacht. In deze budgethouders regeling zijn daarvoor criteria opgenomen.
Hoofdstuk 2 BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan wijst het college op het niveau van (sub)taakvelden budgetten toe aan de secretaris en de teammanagers in overeenstemming met de aan hen toegewezen taken. Een budget kan ook de vorm hebben van een voorziening, investeringskrediet of projectbudget.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
- 11.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
De budgetbeheerder toetst of een voorgenomen bestelling - aangedragen door een budgetbesteder - past binnen de inhoudelijke taakstelling en de financiële ruimte van het desbetreffende budget. Ook toetst hij of zij of is voldaan aan de voorwaarden van het gemeentelijke inkoopbeleid en de mandaatregeling en of het voornemen door de budgetbesteder op de juiste wijze is vastgelegd in een bestelorder.
- 9.
- 10.
- 11.
- 12.
- 13.
- 14.
- 15.
Indien de budgetbeheerder dezelfde persoon is als de budgetbesteder van het budget waaruit de opdracht wordt betaald, wordt als extra maatregel voor opdrachten groter dan € 1.000 de autorisatie van de bestelorder voorgelegd aan de budgethouder, tenzij de budgethouder een andere afdoende oplossing vastlegt voor de borging van het “4-ogen principe”.
- 16.
De budgetbeheerder accordeert de facturen voortvloeiende uit de bestellingen c.q. inkopen nadat hij of zij heeft geconstateerd dat is voldaan aan de voorwaarden opgenomen in de bestelorder en de budgetbesteder zijn of haar fiat heeft gegeven aan de factuur, overeenkomstig de (eventuele) eisen gesteld aan de prestatie akkoordverklaring.
- 17.
De budgetbeheerder zorgt voor een zodanige afhandeling van de facturen dat kan worden voldaan aan de tijdige betaling binnen de wettelijke termijn. In gevallen waarbij dit niet mogelijk is (bijv. door het ontvangen van een onjuiste factuur of dat de levering nog niet heeft plaatsgevonden) en de wettelijke betaaltermijn in het geding komt, neemt de budgetbeheerder (in overleg met de budgetbesteder) hierover contact op met de leverancier en informeert de financiële administratie door een notitie vast te leggen bij de factuur in de workflow.
- 18.
- 19.
- 20.
De budgetbeheerder verstrekt – onder verantwoordelijkheid van de budgethouder - tijdig informatie voor de P&C-producten aan het cluster financieel beleid van het team Bedrijfsvoering en interne dienstverlening, met inachtneming van de door het managementteam vastgestelde richtlijnen en P&C-planning.
BEHEER / VERPLICHTINGENADMINISTRATIE / PRESTATIE AKKOORDVERKLARING
Artikel 6 Prestatie akkoordverklaringen
Voor prestatie akkoordverklaringen gelden de volgende regels:
- 1.
- 2.
Voor leveringen, werken en/of diensten met een factuurbedrag groter dan € 10.000 geldt als regel dat deze dienen te worden onderbouwd door toetsbare aanvullende documentatie zoals afleverbonnen, urenverantwoordingen, verklaringen van toezichthouders of visueel vastgelegde resultaten met uitzondering van facturen voor leveringen en diensten die zich naar hun aard niet lenen voor een prestatie akkoordverklaring.
- 3.
- 4.
- 1.
De onderverdeling van een budget in economische categorieën (kosten- en opbrengstensoorten) is toelichtend van aard. Dat betekent dat onder- en overschrijdingen van ramingen met elkaar zonder autorisatie vooraf met elkaar kunnen worden gecompenseerd op voorwaarde dat dit niet leidt tot een overschrijding van het budget op taakveld of productniveau.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 1.
Verplichtingen, anders dan die ten laste van een budget voor een vastgesteld investeringskrediet, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht als de activiteit in het dienstjaar heeft plaatsgevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.
- 2.
- 3.
Overlopende verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar kunnen worden meegenomen naar het volgende boekjaar op voorwaarde dat de opdracht schriftelijk in het oude boekjaar is verleend en de levering/werkzaamheden/activiteiten zijn uitgevoerd. Deze verplichtingen worden geboekt ten laste van het budget van het oude boekjaar.
- 4.
- 5.
- 6.
Van restantkredieten wordt eens per jaar door de budgethouder en budgetbeheerder – in overleg met de financieel adviseur - vastgesteld of handhaving van het restantkrediet nodig is voor het realiseren van het activum. De voorstellen van alle te handhaven restantkredieten worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college.
- 8.
Jaarlijks wordt een post onvoorzien opgenomen in de begroting. Een beroep op de post onvoorzien is slechts mogelijk als tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende cumulatieve voorwaarden:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
De beschikkingsbevoegdheid over de post onvoorzien ligt bij het college. Op de post onvoorzien kunnen geen baten en lasten worden verantwoord. De raad autoriseert achteraf de beschikkingen van het college via de reguliere P&C cyclus.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2025-309150.html