Subsidieregeling Evenementen Haarlem 2026-2028

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem,

overwegende dat de gemeenteraad bij het vaststellen van ‘Evenementenbeleid Haarlem’ heeft besloten om evenementen via een regeling de mogelijkheid te bieden om subsidie aan te vragen;

Gelet op artikel 3 van de Algemene subsidieverordening gemeente Haarlem 2021 en het door de gemeenteraad vastgestelde ‘Evenementenbeleid Haarlem’ (2025/452521);

BESLUIT:

vast te stellen de Subsidieregeling Evenementen Haarlem 2026-2028.

Hoofdstuk A: ALGEMENE BEPALINGEN

Dit hoofdstuk bevat bepalingen die gelden voor categorie 1 en 2.

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze subsidieregeling en de daarop berustende bepaling wordt verstaan onder:

• a. Aanvrager: de aanvrager van een subsidie op grond van deze subsidieregeling;

• b. Adviescommissie: onafhankelijke adviescommissie ingesteld door het college op grond van artikel 84 van de Gemeentewet, die adviseert op grond van deze regeling;

• c. Asv: de geldende Algemene subsidieverordening van de gemeente Haarlem;

• d. Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• e. Categorie 1: open budget voor evenementen;

• f. Categorie 2: evenementen van breed maatschappelijk belang. Deze evenementen zijn van belang voor de hele stad, markeren belangrijke gebeurtenissen of tradities en worden op meerdere plekken in Nederland gevierd. Het is belangrijk dat deze evenementen van breed maatschappelijk belang plaatsvinden en daarom concurreren ze niet met andere aanvragen.

• g. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem;

• h. Cultuurplan: Cultuurplan 2022-2028: Cultuur Maakt Haarlem;

• i. Duurzaamheidsladder (DLE): toolbox voor de verduurzaming van evenementen die wet- en regelgeving, inspiratie en handvatten om te verduurzamen inzichtelijk maakt;

• j. Evenement: een bijzondere gebeurtenis met een eenmalig of terugkerend karakter die tegen betaling of gratis voor iedereen toegankelijk is. Evenementen die niet onder deze regeling vallen zijn: Meldingen kleine evenementen en particuliere markten zoals vermeld in artikel 2:24 van de APV en door de gemeente georganiseerde evenementen;

• k. Evenementenbeleid: het vigerende Evenementenbeleid Haarlem;

• l. Organisator: een natuurlijk persoon of rechtspersoon die verantwoordelijk is voor het organiseren en uitvoeren van een evenement. Onder rechtspersonen worden onder andere stichtingen, verenigingen, coöperaties en bv's verstaan. De gemeente Haarlem kan zelf geen subsidie aanvragen. Onder natuurlijke personen vallen bijvoorbeeld zelfstandig ondernemers zoals zzp’ers;

• m. Subsidieplafond: het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies zoals bedoeld in artikel 4:22 van de Algemene wet bestuursrecht;

• n. Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob): de wet geeft de gemeente de mogelijkheid om de achtergrond van bedrijven en personen met wie zij zaken doen, te screenen. Dit wordt gedaan door een Bibob-onderzoek.

Artikel 2. Afstemming Algemene subsidieverordening Haarlem

Voor zover in deze subsidieregeling daarvan niet wordt afgeweken, is de geldende Asv van de gemeente Haarlem van toepassing.

Hoofdstuk B: CATEGORIE 1: OPEN BUDGET VOOR EVENEMENTEN

Dit hoofdstuk bevat specifieke bepalingen voor categorie 1. Zie ook hoofdstuk 4 voor vervolg van bepalingen die gelden voor categorie 1.

Artikel 3. Doelstelling categorie 1

Deze regeling is bedoeld voor evenementen in Haarlem gedurende de periode 2026-2028. De regeling heeft als doel om evenementen van verschillende soorten, groottes, disciplines en voor verschillende doelgroepen in Haarlem mogelijk te maken. Binnen categorie 1, het open budget, kunnen alle organisatoren een aanvraag indienen. Deze subsidieregeling is gebaseerd op de ambities van het Evenementenbeleid en sluit aan bij de ambities van het Cultuurplan.

Artikel 4. Subsidieplafond categorie 1

Het subsidieplafond voor categorie 1 is € 555.000 per jaar voor de periode 2026-2028 (€ 1.665.000 voor de gehele periode). In categorie 1 is voor de periode 2026-2028 € 50.000 per jaar gereserveerd voor het stilstaande Bloemencorso in het geval dat de subsidieaanvraag voor het rijdende Bloemencorso 2026-2028 wordt gehonoreerd. Indien de aanvraag niet wordt gehonoreerd, komt het bedrag beschikbaar voor andere aanvragen binnen categorie 1.

Artikel 5. Subsidieontvanger categorie 1

Het college verstrekt uitsluitend subsidie op grond van deze subsidieregeling aan een organisator.

Artikel 6. Subsidiabele activiteiten voor categorie 1

• 1. Het college verdeelt eenmalig subsidie voor de periode 2026-2028 aan evenementen die plaatsvinden in Haarlem en die aansluiten bij de ambities zoals geformuleerd in het Evenementenbeleid Haarlem. Bij de beoordeling van de aanvragen wordt tevens de mate van aansluiting op de doelstellingen uit het Cultuurplan Haarlem 2022-2028 meegewogen.

• 2. De subsidieontvanger voert in de periode 2026-2028 ten minste één evenement uit.

Artikel 7. Hoogte subsidiebedrag voor categorie 1

Voor categorie 1 is geen maximumsubsidiebedrag vastgesteld. De hoogte van de subsidie wordt bepaald op basis van de ingediende plannen, de inhoudelijke beoordeling en met inachtneming van het subsidieplafond en de integrale afweging van het totaal van de aanvragen. Het subsidiebedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met het door de gemeenteraad bij de begroting vastgestelde indexpercentage voor subsidies.

Hoofdstuk C: CATEGORIE 2: EVENEMENTEN VAN BREED MAATSCHAPPELIJK BELANG

Dit hoofdstuk bevat specifieke bepalingen voor categorie 2. Zie ook hoofdstuk D voor vervolg van bepalingen die gelden voor categorie 2.

Artikel 8. Doelstelling categorie 2

Deze regeling is bedoeld voor evenementen die plaatsvinden in Haarlem gedurende de periode 2026-2028. Categorie 2 is bedoeld voor aangewezen evenementen van breed maatschappelijk belang in Haarlem zoals vastgelegd in het Evenementenbeleid.

Artikel 9. Subsidieplafond categorie 2

Het subsidieplafond voor categorie 2 is € 195.000 per jaar voor de periode 2026-2028. (€ 585.000 voor de gehele periode). Als het subsidieplafond van categorie 2 niet wordt bereikt, komt het overgebleven bedrag ten goede aan categorie 1.

Artikel 10. Subsidieontvanger categorie 2

Het college verstrekt uitsluitend subsidie op grond van deze subsidieregeling aan de organisatoren van aangewezen evenementen van breed maatschappelijk belang in Haarlem zoals vastgelegd in het Evenementenbeleid.

Artikel 11. Subsidiabele activiteiten categorie 2

• 1. Het college verdeelt eenmalig subsidie voor de periode 2026-2028 aan aangewezen evenementen van breed maatschappelijk belang in Haarlem zoals vastgelegd in het Evenementenbeleid.

• 2. De subsidieontvanger voert in de periode 2026-2028 jaarlijks ten minste één evenement uit.

• 3. Voor de organisatie en/of coördinatie van de volgende evenementen is budget gereserveerd:

  • Zowel het herdenkingsconcert op 4 mei als het bevrijdingsfestival op 5 mei in Haarlem met regionale/landelijke aantrekkingskracht;

  • Initiatieven en evenementen op Koningsdag in Haarlem, indien van toepassing ook door budget te verdelen;

  • Initiatieven en evenementen rond Keti Koti Haarlem;

  • Vieringen en evenementen in het kader van Pride Haarlem;

  • Sinterklaasintocht in het centrum van Haarlem;

Artikel 12. Hoogte subsidiebedrag categorie 2

Voor de aangewezen evenementen van breed maatschappelijk belang geldt per jaar een afzonderlijk maximumbedrag. De volgende maximumbedragen zijn vastgesteld, voor:

• Zowel het herdenkingsconcert op 4 mei als het bevrijdingsfestival op 5 mei in Haarlem met regionale/landelijke aantrekkingskracht: €120.000

• Initiatieven en evenementen op Koningsdag in Haarlem indien van toepassing ook door budget te verdelen, indien van toepassing ook door budget te verdelen; € 50.000

• Initiatieven en evenementen rond Keti Koti Haarlem: € 5.000

• Vieringen en evenementen in het kader van Pride Haarlem: € 10.000

• Sinterklaasintocht in het centrum van Haarlem: € 10.000

Deze bedragen gelden als maximum per jaar. Het college besluit op basis van de aanvraag en de beoordeling welk bedrag daadwerkelijk wordt toegekend. Het subsidiebedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met het door de gemeenteraad bij de begroting vastgestelde indexpercentage voor subsidies.

HOOFDSTUK D: VERDERE BEPALINGEN VOOR CATEGORIE 1 EN 2

Dit hoofdstuk bevat bepalingen die gelden voor categorie 1 en 2.

Artikel 13. Aanvraagprocedure

• 1. Een aanvraag kan worden ingediend in de periode vanaf 15 juli 2025 (00.00 uur) en tot en met 1 oktober 2025 (23.59 uur).

• 2. De aanvraag wordt ingediend met een digitaal aanvraagformulier dat volledig en naar waarheid is ingevuld.

• 3. Bij de aanvraag worden de volgende onderdelen aangeleverd:

  • 1. Een projectplan – Uitgewerkt voor ten minste de eerste editie. Voor de edities daarna tot en met 2028 volstaat een minder uitgewerkt plan. Wel worden in het projectplan de ambities en vooruitblik over de gehele periode toegelicht. Zie de beoordelingscriteria in artikel 15 voor aandachtspunten.

  • 2. Een sluitende begroting en dekkingsplan – Uitgewerkt voor ten minste de eerste editie. Voor de edities daarna tot en met 2028 volstaat een globalere inschatting van begroting en dekking. Zie de beoordelingscriteria in artikel 15 voor aandachtspunten.

  • 3. Een communicatieplan – Uitgewerkt voor ten minste de eerste editie. Voor de edities daarna tot en met 2028 volstaat een globaler plan. Zie de beoordelingscriteria in artikel 15 voor aandachtspunten.

• 4. Indien een aanvraag onvolledig is ingediend, wordt de aanvrager op grond van artikel 4:5 van de Awb een hersteltermijn geboden van maximaal 14 kalenderdagen om de aanvraag te completeren.

• 5. Voor subsidies tot €10.000,00 gaat, op grond van artikel 14 lid 2 van de Asv, ook eerst een besluit tot verlening vooraf.

Artikel 14. Beoordelingsaanpak

• 1. Het college legt de aanvragen voor categorie 1 en 2 die voldoen aan de subsidiecriteria ter beoordeling voor aan een externe adviescommissie. De commissie bestaat uit leden met relevante kennis van het evenementenveld en expertise op het gebied van bijvoorbeeld cultuur, sport, veiligheid, duurzaamheid, diversiteit en toegankelijkheid, marketing, organisatie en bedrijfsvoering.

• 2. De adviescommissie toetst de aanvragen op basis van de beoordelingscriteria uit artikel 15.

• 3. Bij beoordeling van aanvragen in categorie 1 wordt het totaal van de aanvragen ook integraal bekeken. Daarbij worden o.a. de volgende vragen gesteld:

  • Laten de evenementen met een beoogd positief advies een mix aan soorten/ disciplines zien?

  • Wordt met de evenementen met een beoogd positief advies een mix aan doelgroepen bereikt?

  • Vormen de evenementen met een beoogd positief advies een evenwichtige mix van bestaande en nieuwe evenementen?

  • Laat het totaal van de evenementen met een beoogd positief advies voldoende spreiding in ruimte en tijd zien?

• Op basis van de totaalscore per evenement en de integrale afweging wordt een rangschikking opgesteld voor aanvragen in categorie 1.

• 4. Voor de aanvragen in categorie 2 geldt dat per evenement een afzonderlijk maximumbedrag is gereserveerd. De aanvragen worden getoetst op basis van de beoordelingscriteria zoals bedoeld in artikel 15 van deze regeling. Op basis van de beoordeling wordt de hoogte van het toe te kennen bedrag bepaald.

• 5. De adviezen van de commissie worden, uiterlijk acht weken na afloop van de sluitingsdatum van de regeling, aan het college toegezonden.

• 6. Het college besluit over het toekennen van de subsidies, met inachtneming van het advies van de adviescommissie, totdat de subsidieplafonds zijn bereikt. Het college kan besluiten om een deel van een aangevraagd subsidiebedrag toe te kennen.

• 7. Een Bibob-onderzoek kan onderdeel uitmaken van de beoordeling van de aanvraag.

Artikel 15. Beoordelingscriteria

Aanvragen worden getoetst op basis van de onderstaande criteria, gebaseerd op het beoordelingskader uit het Evenementenbeleid. Bij de beoordeling is aandacht voor de aard, grootte en specifieke situatie van het evenement.

• 1. Betekenis voor de stad en kwaliteit – waarbij wordt getoetst op:

  • Kwaliteit: De mate van kwaliteit van het evenement en indien van toepassing de programmering. Daarbij wordt gekeken naar (artistiek)inhoudelijke kwaliteit, vakmanschap, herkenbare signatuur van een evenement en zeggingskracht (de impact van activiteiten op het publiek);

  • Eigen karakter: De mate van onderscheidenheid van het evenement, (inter)nationaal en/of binnen het totaal van de aanvragen;

  • Betekenis voor de stad: De mate waarin het evenement opgebouwde binding heeft met Haarlem, of als het evenement nieuw is, de mate waarin die binding wordt gezocht, bijvoorbeeld door het betrekken van relevante partners in de stad;

  • Cultureel karakter: De mate waarin het evenement aansluit bij een of meer van de ambities zoals geformuleerd in het Cultuurplan: 1) Kunst en cultuur voor iedereen, 2) Ruimte voor cultuurmakers en creativiteit zichtbaar in de stad, 3) Verstevigen van dwarsverbanden tussen zorg, welzijn en cultuur, 4) Versterken van cultuureducatie en talentontwikkeling. 5) Vergroten van het belang van culturele voorzieningen en erfgoed voor Haarlem als cultuurstad.

• 2. Leefbaarheid en levendigheid in een duurzame stad – waarbij wordt getoetst op:

  • Omgeving: De mate waarin de buurt wordt betrokken bij (de organisatie van) het evenement, de mate waarin rekening wordt gehouden met de leefbaarheid van de omgeving en wat er wordt er gedaan om die te beschermen;

  • Verduurzaming: De mate waarin de organisator, indien van toepassing op eerder genomen stappen op het gebied van duurzaamheid reflecteert, en de mate waarin verduurzaming terugkomt in de plannen en ambities om te verduurzamen worden beschreven. Hierbij wordt gekeken naar de ecologische thema's van de DLE.

• 3. Gezonde financiering – waarbij wordt getoetst op:

  • Begroting en dekkingsplan: Een sluitende begroting met realistische, goed onderbouwde kosten en inkomsten en een inhoudelijke toelichting. We vinden het belangrijk dat organisatoren rekening houden met fair pay (eerlijke vergoedingen) en verwachten hier een toelichting op (pas toe of leg uit).

  • Financieringsmix: De mate waarin de beoogde bijdrage van gemeente Haarlem in balans is met de andere bijdragen en inkomsten.

• 4. Organisatie en communicatie – waarbij wordt getoetst op:

  • Uitvoerbaarheid en zakelijke kwaliteit: De mate waarin de plannen realistische en uitvoerbare doelstellingen laten zien. Bij beoordeling wordt bekeken of de plannen van zakelijke kwaliteit zijn. Daarbij wordt rekening gehouden met de verschillen tussen zakelijke organisaties en vrijwilligersinitiatieven.

  • Organisatieontwikkeling: Visie en de mate waarin de aanvrager bezig is met organisatieontwikkeling, toekomstbestendigheid en waar nodig vernieuwing van organisatie en evenement.

  • Communicatieplan: De mate waarin het plan overtuigend is, gelet op het bereiken van doelgroepen. Ook wordt meegenomen hoe aandacht wordt besteed aan communicatie over toegankelijkheid van het evenement en communicatie met de omgeving.

• 5. Gastvrijheid en bereik – waarbij wordt getoetst op:

  • Publieksbereik: De mate waarin en wijze waarop publiek voor het evenement wordt bereikt. Bereikt het evenement bijvoorbeeld een grote doelgroep, een diverse doelgroep of een specifieke doelgroep?

  • Laagdrempelig en sociaal: De mate waarin het evenement openbaar, laagdrempelig toegankelijk en prettig te bezoeken is, en de mate waarin wordt nagedacht over betaalbaarheid, diversiteit en inclusie;

  • Sociale veiligheid: De mate waarin en wijze waarop de organisator sociale veiligheid op het evenement garandeert, zowel voor bezoekers als voor medewerkers.

Artikel 16. Beslistermijn

• 1. De adviescommissie brengt uiterlijk tien weken na de sluitingsdatum van de aanvraagtermijn advies uit aan het college over de toe te kennen subsidies.

• 2. Het college besluit, in afwijking van artikel 7 Asv, binnen 13 weken na afloop van de sluitingsdatum over de toe te kennen subsidies.

• 3. Het college kan de termijn zoals bedoeld in lid 2 eenmaal met zes weken verlengen.

Artikel 17. Weigeringsgronden

In aanvulling op de weigeringsgronden genoemd in de artikelen 4:25, tweede lid en 4:35 van de Awb en de Asv weigert het college de subsidie (gedeeltelijk) in ieder geval indien:

• a. de aanvraag niet voldoet aan de voorwaarden die in deze regeling zijn gesteld om in aanmerking te komen voor subsidie;

• b. de activiteiten zullen worden afgerond na 31 december 2028;

• c. de activiteiten niet zullen plaatsvinden in Haarlem;

• d. de exploitatielasten niet kunnen worden toegerekend aan de activiteiten;

• e. het kosten betreft die naar het oordeel van de adviescommissie als niet redelijk worden beoordeeld;

• f. het activiteiten betreft waar al op andere wijze voldoende aan wordt bijgedragen door het college.

Artikel 18. Verplichtingen

Onverminderd het bepaalde in artikel 4:37 van Awb en de Asv is de ontvanger van een subsidie verplicht:

• a. om de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd uiterlijk 31 december 2028 te hebben afgerond;

• b. om mee te werken aan monitoring, (tussentijdse) inhoudelijke en financiële verantwoording en voortgangsgesprekken;

• c. om, indien nodig voor de uitvoering van de activiteiten, hiervoor zelf de benodigde vergunning(en) te verkrijgen. Een subsidietoekenning is geen garantie op een plek op de evenementenkalender of een vergunning.

Artikel 19. Voorschot

Indien een subsidie aan de aanvrager is toegekend, zal een voorschot worden betaald. In het besluit tot toekenning van de subsidie worden de hoogte van de voorschotten en de betaaltermijnen opgenomen.

Artikel 20. Verantwoording en vaststelling van de subsidie

• 1. De ontvanger van subsidie dient uiterlijk 16 weken na het afronden van de activiteiten een eindverantwoording en verzoek om subsidievaststelling in, door middel van een inhoudelijk en financieel verslag.

• 2. Het college stelt de subsidie vast binnen 13 weken na ontvangst van de volledige aanvraag tot vaststelling. Deze termijn kan eenmaal worden verlengd met 6 weken.

• 3. Organisatoren dienen jaarlijks een tussentijdse verantwoording in, mits er activiteiten hebben plaatsgevonden. De tussentijdse verantwoording bestaat uit een inhoudelijk en financieel verslag en een vooruitblik. Vanaf 2026 gaan organisatoren een nulmeting uitvoeren op basis van de DLE. Voortgang op het gebied van verduurzaming is onderdeel van de tussentijdse verantwoording.

Artikel 21. Hardheidsclausule

Het college kan in bijzondere gevallen, gelet op het belang van een aanvrager, artikelen van de regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover van toepassing naar het oordeel van het college en zover dit niet leidt tot onbillijke of onevenredige gevolgen.

Artikel 22. Publicatie

Deze subsidieregeling wordt na vaststelling door het college bekendgemaakt in het Gemeenteblad.

Artikel 23. Inwerkingtreding

• 1. Deze subsidieregeling treedt in werking op 15 juli 2025 en is geldig t/m 31 december 2028.

• 2. Deze subsidieregeling blijft van toepassing op subsidies die vóór de vervaldatum op grond van deze subsidieregeling zijn verstrekt.

Artikel 24. Citeertitel

Deze subsidieregeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling Evenementen Haarlem 2026-2028.

Aldus besloten te Haarlem op 8 juli 2025,

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

mr. C.M. Lenstra

de burgemeester,

drs. J. Wienen