Concernregel externe inhuur Den Haag 2025

Toelichting

Eind 2023 is een motie (RIS316918) aangenomen met het verzoek om een plan uit te werken om externe inhuur op een verstandige wijze te verminderen. Ter beantwoording van de motie zijn maatregelen geformuleerd om meer grip te krijgen op externe inhuur. Daarnaast is eind 2024 een motie aangenomen (RIS319799) om de norm met betrekking tot externe inhuur van 15% geleidelijk af te bouwen tot de Roemernorm van 10% in 2030. Om opvolging te geven aan de moties en geformuleerde maatregelen, wordt het Concernkader Inhuur Externen Gemeente Den Haag uit 2017 geactualiseerd.

Besluitvorming

Het college van burgemeester en wethouders,

gelet op artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet,

besluit vast te stellen de Concernregel externe inhuur Den Haag 2025:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regel wordt verstaan onder:

bureau capaciteit:	voorlopige naam van het organisatieonderdeel dat gecentraliseerd vraag en aanbod naar capaciteit bij elkaar brengt en zorgdraagt voor raamovereenkomsten op het gebied van inhuur van externen boven de Europese drempelwaarde voor niet-centrale overheidsinstanties;
externe inhuur:	het inhuren van personeel in opdracht van de gemeente Den Haag tegen betaling op basis van een uurtarief;
gemeente:	de gemeente Den Haag;
inhuuropdracht:	een opdracht tot externe inhuur, met uitzondering van het uitbesteden van diensten en leveringen, het verstrekken van subsidies en vacatiegelden;
NOK:	een nadere overeenkomst; een opdracht die valt onder een raamovereenkomst, waarin voor elke ingehuurde medewerker de kaders zoals bijvoorbeeld omvang, duur en aard van de werkzaamheden en van toepassing zijnde tarief zijn vastgelegd;
overeenkomst van opdracht:	een overeenkomst zoals omschreven in artikel 7:400 van het Burgerlijk Wetboek;
payrolling:	de opdrachtgever zoekt zelf een medewerker, maar geeft het juridisch werkgeverschap uit handen aan een payrollorganisatie;
raamovereenkomst of raamcontract:	een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende partijen en één of meer ondernemers met het doel de voorwaarden vast te leggen voor te gunnen overheidsopdrachten gedurende een bepaalde periode. Na het sluiten van een raamovereenkomst kunnen nadere overeenkomsten gesloten worden onder toepassing van de voorwaarden die zijn vastgelegd in de raamovereenkomst;
uitbesteden van een dienst:	aankoop van dienst waarbij de opdrachtgever een overeenkomst sluit met een opdrachtnemer voor de inzet van personeel waarbij de opdrachtgever geen invloed heeft op de inzet van de capaciteit. Indien het ingezette personeel op locatie werkt zijn zij externe medewerkers, niet zijnde externe inhuur, zoals adviesdienstverlenging, beveiliging, beleidsonderzoek, exploitatieovereenkomsten en onderhoud en beheer van ICT;
zzp’er:	een zelfstandige zonder personeel; een zelfstandige die door de belastingdienst wordt aangemerkt als ondernemer.

Artikel 2 Reikwijdte

Deze concernregel is van toepassing op alle externe inhuuropdrachten, zowel boven als onder de Europese drempelwaarde voor niet-centrale overheidsinstanties.

Artikel 3 Extern inhuurproces

• 1. Voorafgaand aan externe inhuur verkent de gemeente via Bureau Capaciteit de beschikbaarheid van interne capaciteit of het plaatsen van een (tijdelijke) vacature ten behoeve van een formatieplaats. Medewerkers met een arbeidscontract bij de gemeente Den Haag hebben voorrang boven inhuur van extern personeel in het geval zij gekwalificeerd en beschikbaar zijn voor de werkzaamheden.

• 2. Indien geen interne kandidaten beschikbaar zijn kan de gemeente de opdracht tot externe inhuur uitzetten.

• 3. De contractperiode van een inhuuropdracht is maximaal één jaar.

• 4. Inhuuropdrachten kunnen verlengd worden met maximaal één jaar na afweging van eventueel gewijzigde interne capaciteit, de mogelijkheden om een vacature te plaatsen en de noodzaak om de inhuur af te bouwen tot uiterlijk twee jaar na de start van de inhuuropdracht.

• 5. Om de omvang van de inhuur(kosten) te beperken gelden de volgende voorwaarden:

  a. de norm voor externe inhuur is in 2025 15% van de loonsom voor de gehele gemeente;

  b. de norm voor externe inhuur wordt jaarlijks met één procent afgebouwd tot 10% in 2030;

  c. het maximale tarief voor externe inhuuropdrachten bedraagt € 180,- (exclusief btw) per uur in 2025. Dit tarief wordt geïndexeerd op basis van de loonontwikkeling zoals afgesproken in de cao gemeenten.

• 6. In de Staat van de Organisatie wordt jaarlijks gerapporteerd over de gerealiseerde omvang van externe inhuur en de redenen voor eventuele overschrijding van de vastgestelde norm (comply or explain).

Artikel 4 Rechten en plichten externen

• 1. De gemeente hanteert de volgende rechten en plichten van opdrachtnemers:

  a. payrolling is niet toegestaan. De betrokken werknemer krijgt altijd een (tijdelijke) aanstelling in loondienst als de gemeente zelf de werving en selectie doet;

  b. in alle contracten met betrekking tot externe inhuur zijn maatregelen opgenomen om diversiteit en inclusie te vergroten en discriminatie uit te sluiten in lijn met het Actieplan maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) (RIS317939);

  c. in alle contracten met betrekking tot externe inhuur zijn maatregelen opgenomen om invulling te geven aan social return in lijn met het actieplan MVOI. Social return is beleid om de inkoopkracht van de gemeente in te zetten om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan werk(ervaring) te helpen.

• 2. De gemeente hanteert de volgende rechten en plichten van extern ingehuurde medewerkers:

  a. een extern ingehuurde medewerker start alleen nadat hij een geheimhoudingsverklaring en een gedragsverklaring (inclusief een integriteitsverklaring) heeft ondertekend. Bij de start van de werkzaamheden zorgt de leidinggevende ervoor dat deze verklaringen zijn ondertekend;

  b. een extern ingehuurde medewerker start alleen nadat een VOG is verkregen, die is toegespitst op de werkzaamheden die gaan worden verricht en die bij start van de werkzaamheden maximaal drie maanden oud is. De leidinggevende toetst of de externe ingehuurde medewerker een VOG heeft verkregen op de eerste dag van de werkzaamheden;

  c. een extern ingehuurde medewerkers start alleen nadat de module ontwikkeld voor het inwerken van externe ingehuurde medewerkers is gevolgd (indien van toepassing);

  d. in die gevallen waarin niet bij wet reeds een voorziening is getroffen, wordt in 2025 aan een extern ingehuurde medewerker minimaal het minimumloon betaald. Dit tarief wordt vanaf 2026 geïndexeerd op basis van de loonontwikkeling zoals afgesproken in de cao gemeenten;

  e. extern ingehuurde medewerkers verlenen medewerking in het geval van een raadsonderzoek (conform de medewerkingsclausule).

• 3. In afwijking van het tweede lid, onder b, kan een extern ingehuurde medewerker maximaal twee weken zonder VOG werken onder de volgende voorwaarden:

  a. de inzet is tijdelijk, en door de medewerker kan aangetoond worden dat de VOG is aangevraagd;

  b. de medewerker is zonder risico per direct inzetbaar;

  c. de medewerker werkt onder begeleiding en toezicht van een medewerker in loondienst;

  d. de medewerker werkt niet met gevoelige systemen;

  e. de directeur van P&O heeft toestemming verleend;

  f. de medewerker werkt niet met kwetsbare personen.

Artikel 5 Sturing op rechtmatigheid

• 1. Opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor de controle of een inhuuropdracht binnen de raamovereenkomst valt die Bureau Capaciteit faciliteert dan wel of de inhuuropdracht (opnieuw) aanbesteed moet worden.

• 2. De opdrachtgever is bevoegd (gemandateerd) voor het aanvragen van de inhuuropdracht en is eindverantwoordelijk voor juiste registratie in de bedrijfsvoeringsystemen. Bureau Capaciteit ondersteunt hierbij voor inhuuropdrachten die zij faciliteert.

• 3. Een opdracht voor de inhuur van externen wordt alleen verstrekt door een medewerker met een dienstverband bij de gemeente en niet door extern ingehuurde medewerkers.

• 4. Instemmen met de urenverantwoording en de betalingsopdracht bij externe inhuur vindt alleen plaats door een medewerker in dienst van de gemeente.

• 5. De inzet van een zzp’er wordt beëindigd nadat de zzp’er aaneengesloten twee jaar voor de gemeente heeft gewerkt, ongeacht het aantal opdrachtgevers of het aantal verlengingen. Opnieuw inzetten van die zzp'er kan pas weer na verloop van zes maanden en één dag na beëindiging van de laatste opdracht voor de gemeente.

• 6. Voor afwijkingen van het vijfde lid moet altijd een risicobeoordeling aan het expert team worden gevraagd via Bureau Capaciteit dat samen met de schriftelijke instemming van de betreffende algemeen directeur in het dossier bij de opdracht wordt opgenomen.

• 7. Het Protocol vooraf afwijken van de aanbestedingsverplichting boven de Europese aanbestedingsdrempel is ook van toepassing op externe inhuur.

Artikel 6 Sturing op doelmatigheid (organisatie en processen)

• 1. Bij alle externe inhuuraanbestedingen worden de inhoudelijke en procedurele standaarden voor aanbestedingen (boven en beneden de Europese drempelwaarde) gevolgd.

• 2. Bureau Capaciteit verzorgt de inhuur van externe medewerkers door middel van EU-aanbestede raamovereenkomsten. Bureau Capaciteit faciliteert minicompetities tussen contractpartners binnen een raamovereenkomst om onderlinge concurrentie na te streven en op deze manier grip op tarieven en kwaliteit te borgen.

• 3. Als een inhuuropdracht ingevuld kan worden binnen een bestaande raamovereenkomst dan is afname daaruit verplicht.

• 4. Een externe medewerker wordt niet langer dan twee jaar ingehuurd.

• 5. Voor zover afspraken binnen dienstonderdelen of contracten die voortvloeien uit een inkoop- of aanbestedingsprocedure strijdig zijn met deze concernregel, worden deze bij eerstvolgende mogelijkheid die het contract biedt beëindigd of in lijn gebracht met deze concernregel.

Artikel 7 Hardheidsclausule

• 1. De algemeen directeur van een dienst kan een artikel van deze concernregel buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover toepassing gelet op het belang van het doel van de regeling leidt tot onwenselijkheid van overwegende aard. Dit kan de algemeen directeur doen door afwijkingen schriftelijk goed te keuren.

• 2. Jaarlijks worden deze afwijkingen gerapporteerd aan de gemeentesecretaris.

Artikel 8 Intrekking en overgangsrecht

Het Concernkader Inhuur Externen Gemeente Den Haag wordt ingetrokken met dien verstande dat zij van toepassing blijft voor de tijdvakken waarvoor deze gegolden heeft.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze concernregel treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 10 Citeertitel

Deze concernregel wordt aangehaald als: Concernregel externe inhuur Den Haag 2025.

Den Haag, 1 april 2025

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

Ilma Merx

de locoburgemeester,

Robert van Asten