Wijziging Uitvoeringsbesluit digitale vervanging archiefbescheiden Deurne 2019

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DEURNE:

Gelet op:

• artikel 3 van de Archiefwet 1995;

• artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995;

b e s l u i t e n :

tot wijziging van supplement B03 Beschrijving scanners en scansoftware in het vervangingsproces, behorende bij bijlage 1 Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Deurne, onderdeel van het Uitvoeringsbesluit digitale vervanging archiefbescheiden Deurne 2019.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Deurne, 2 juli 2025

Namens burgemeester en wethouders van Deurne

W.H. van Elk

Medewerker documentaire informatievoorziening

B03 - Beschrijving Scanners en scansoftware in het vervangings-proces

Scansoftware

De gemeente Deurne gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De software voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de eisen die de gemeente Deurne hieraan stellen. De gebruikte software voor het scannen van documenten is:

• Kodak Capture Pro Limited Edition (leverancier Canon) on premise applicatie

  • o Voor het scannen van archiefbescheiden naar PDF/A bestanden.

  • o Aanbieden van PDF/A documenten aan Djuma scan api

• Djuma Scan api (leverancier Visma) – applicatie voor:

  • o Wegschrijven van digitale documenten naar Djuma zaaksysteem.

• Djuma zaaksysteem (leverancier)

  • o OCR vind plaats in Djuma.

  • o Valideren en toevoegen van metadata;

Per hardware wordt aangegeven welke van bovenstaande software op dat specifieke apparaat in gebruik is.

Kodak i3200 Scanner

Deze scanner wordt ingezet voor het scannen van documenten in de formaten A5 t/m A3. In totaal zijn 2 van dit type scanners aanwezig.

Hardware

De scanner heeft de volgende configuratie:

• Standaard uitvoering

Software

De scanner is voorzien van een dedicated desktop computer met de volgende software:

• Kodak Capture Pro Limited Edition (leverancier Canon)

• Djuma Scan api (leverancier Visma)

• Microsoft Windows 11

Documenten worden door Djuma scanapi aangeleverd aan het zaaksysteem Djuma in het postregistratieproces mijn documenten van een OE bijv. Post.

Technische informatie

Informatie met technische specificaties over deze scanner is te vinden in document ‘B03a Kodak i3200 Scanner.pdf’ dat als bijlage aan dit document is toegevoegd.

CANON Océ ColorWave 3500 scanner

Deze scanner wordt ingezet voor het scannen van A0 documenten zoals bouwtekeningen. De scans worden weggeschreven naar de locatie K:\ScanPRT\08_Scangroot. Van daaruit kan een document geüpload worden naar aan een zaak in het zaaksysteem.

Hardware

De scanner heeft de volgende configuratie:

• Standaard uitvoering

Software

De scanner is voorzien van de volgende software:

• Standaard uitvoering

Technische informatie

Informatie met technische specificaties over deze scanner is te vinden in document ‘B03b Canon Océ ColorWave Scanner.pdf’ dat als bijlage aan dit document is toegevoegd.

CANON image RUNER ADVANCE C5560i

Deze scanner wordt ingezet voor het scannen van interne documenten en uitgaande documenten A5 t/m A3 formaat. Deze documenten zijn ‘digital born’ en vallen niet onder het vervangingsproces. Zolang de gemeente nog niet beschikt over een elektronische handtekening of een equivalent hiervoor kan het voorkomen dat stukken moeten worden voorzien van een ‘natte’ handtekening. Deze documenten worden door de behandelaar gescand (‘terugscannen’) en opgenomen in het zaakdossier. De behandelaar is verplicht om deze analoge documenten met ‘natte’ handtekening aan DIV over te dragen zodat een gecontroleerde vernietiging kan worden uitgevoerd.

Voor het ‘terugscannen’ maakt de behandelaar gebruikt van de de volgende multifunctionals. Deze bieden de mogelijkheid om in PDF/A te scannen. Deze optie verdient de voorkeur boven het scannen in PDF-versie 1.4. Documenten die in een lagere PDF-versie zijn gescand worden bij opname in het zaaksysteem automatisch omgezet in PDF/A (‘archiefbestand’).

Hardware

De scanner heeft de volgende configuratie:

• Standaard uitvoering

Software

De scanner is voorzien van de volgende software:

• Standaard uitvoering

Technische informatie

Informatie met technische specificaties over deze scanner is te vinden in document ‘B03c Canon Imagerunner Advance C5560i Scanner.pdf’ dat als bijlage aan dit document is toegevoegd.

Versie: d.d. 05-02-2025

Deze geactualiseerde bijlage is op 7-5-2025 procesmatig voorgelegd aan het RHCe als onderdeel van het uitvoeringsbesluit digitale vervanging archiefbescheiden Deurne 2019 (oorspronkelijk vastgesteld op 23-4-2019).