REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE SINT-MICHIELSGESTEL

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sint-Michielsgestel;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

BESLUIT

vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sint-Michielsgestel

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de burgemeester en secretaris. De burgemeester geeft bij eigen verhindering zo spoedig mogelijk kennis aan de locoburgemeester.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdagochtend en vervolgens zo vaak als de burgemeester of twee of meer collegeleden het nodig achten.

• 2. Indien één of meer wethouders een extra vergadering nodig achten, verzoeken zij onder opgave van redenen aan de burgemeester deze bijeen te roepen. De burgemeester kan ook zonder voorafgaand verzoek hiertoe een extra vergadering bijeen roepen. De secretaris zorgt na overleg met de burgemeester voor een oproep voor deze vergadering onder vermelding van de te bespreken onderwerpen die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. De vergaderingen worden in de regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

• 1. Wanneer een lid van het college verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan zo snel mogelijk en in elk geval voorafgaand aan de vergadering kennis aan de burgemeester en secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de burgemeester, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Aanlevering van voorstellen en andere stukken

• 1. Voorstellen en andere stukken die in de vergadering besproken worden, moeten uiterlijk woensdag 12.00 uur voorafgaande aan de betreffende vergadering bij de secretaris zijn aangeleverd. De secretaris kan een plaatsvervanger aanwijzen.

• 2. Voorstellen worden via het zaaksysteem aangeleverd. Voorstellen die voor agendering worden aangeleverd zijn afgestemd met de betreffende portefeuillehouder(s).

Artikel 5 Agenda

• 1. In de regel wordt op de donderdagmiddag voorafgaand aan de reguliere vergadering van het college, via de secretaris de agenda met bespreekstukken aan de leden van het college toegezonden.

• 2. Voorstellen en stukken die niet tijdig ter agendering als bedoeld in artikel 4, lid 1 zijn aangeleverd, maar die vanwege de spoedeisendheid zo snel mogelijk behandeld moeten worden, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie worden aangemeld bij de secretaris. Indien de secretaris daarmee akkoord gaat, kunnen de desbetreffende stukken/voorstellen in de eerstvolgende vergadering worden behandeld.

• 3. Onderwerpen voor de vergadering worden digitaal aangeleverd. Voorafgaand aan de vergadering (voor de reguliere vergadering: voor maandag 18.00 uur) geven de collegeleden digitaal aan of zij met een voorstel akkoord zijn of willen bespreken. Indien alle collegeleden digitaal akkoord zijn worden deze niet meer besproken in de vergadering en krijgen zij de status van hamerstuk. De secretaris zet deze digitaal dan op akkoord.

Artikel 6 De vergadering

• 1. De principes van vertrouwelijkheid en collegiaal bestuur worden gehanteerd tijdens de vergaderingen van het college.

• 2. De Gedragscode burgemeester en wethouders gemeente Sint-Michielsgestel is onverkort van toepassing op de vergaderingen van het college.

• 3. De vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders worden met gesloten deuren gehouden, tenzij het college anders heeft bepaald.

• 4. Indien het college besluit een openbare vergadering te houden dan zijn de bepalingen van dit reglement voor zover mogelijk van toepassing op deze openbare vergadering.

Artikel 7 Deelname derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een of meer ambtelijk medewerker(s) of derden voor een vergadering uit te nodigen om een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt of een presentatie te verzorgen.

Artikel 8 Vergader- en besluitquorum

• 1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden (bij voorkeur fysiek) aanwezig is.

• 2. Als het ingevolge het eerste lid vereiste vergaderquorum niet aanwezig is, belegt de burgemeester een nieuwe vergadering. Voor die nieuw belegde vergadering geldt dat quorum niet, doch enkel t.a.v. onderwerpen die voor de niet-geopende vergadering geagendeerd stonden. Artikel 9 is voor de besluitvorming onverkort van toepassing. Voor andere, nieuw-geagendeerde onderwerpen geldt onverkort het quorum dat ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden is vereist voor beraadslaging en besluitvorming.

Artikel 9 Stemmingen

• 1. Een voorstel is met algemene stemmen aangenomen tenzij door een van de leden van het college wordt verzocht om het voorstel in stemming te brengen.

• 2.

  • a. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • b. Indien de stemmen staken, wordt het voorstel verdaagd tot de volgende reguliere vergadering waarin nogmaals wordt gestemd. Staken de stemmen weer over hetzelfde voorstel, dan beslist terstond de stem van de voorzitter.

• 3.

  • a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b. Indien zo’n stemming betrekking heeft op één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming die betrekking heeft op personen door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 10 Besluitvorming en besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst en besluitenlijst van de collegevergadering.

• 2. Er wordt een openbare en (indien van toepassing) een niet-openbare besluitenlijst van de

• 3. collegevergadering opgesteld.

• 4. De besluitenlijsten bevatten ten minste:

  • a. de namen van de aanwezige en afwezige leden;

  • b. de naam van de secretaris;

  • c. de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de vergadering;

  • d. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 5. Indien er sprake is van een stemming en indien daar om verzocht wordt door een lid van het college, dan wordt de stemverhouding op de besluitenlijst vermeld tezamen met eventuele stemverklaringen.

• 6. De besluitenlijsten worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 7. De openbare besluitenlijst wordt na de vergadering openbaar gemaakt door plaatsing op de website en wordt via de griffie aan de raad ter beschikking gesteld.

Artikel 11 Parafenbesluit

• 1. Op voordracht van de wethouder die het onderwerp in zijn portefeuille heeft, of diens plaatsvervanger bij verhindering, kan het college in spoedgevallen buiten vergadering besluiten nemen in de vorm van parafenbesluiten. Voor het nemen van een parafenbesluit is instemming vooraf van de secretaris en de burgemeester noodzakelijk.

• 2. De secretaris draagt er zorg voor dat elk lid van het college het parafenbesluit digitaal beschikbaar gesteld heeft gekregen.

• 3. Een parafenbesluit komt tot stand indien elk collegelid kennis heeft kunnen nemen van het voorstel en indien de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

• 4. Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris.

• 5. Het door het college genomen digitale parafenbesluit wordt in de eerstvolgende collegevergadering bekrachtigd.

Artikel 12 Besluiten en handelingen tijdens reces

• 1. Het college bepaalt wanneer een reces ingaat en op welk moment dit eindigt. Tijdens een reces wordt in beginsel niet vergaderd onverminderd hetgeen is bepaald ten aanzien van het bijeenroepen van een extra vergadering in artikel 2, tweede lid.

• 2. Het vergader- en besluitquorum uit artikel 8 is niet van toepassing in het geval dat er binnen het reces een extra vergadering bijeengeroepen wordt.

Artikel 13 Slotbepaling

• 1. De burgemeester is primair verantwoordelijk voor naleving van dit reglement door leden van het college, geeft hierin het goede voorbeeld en spreekt indien nodig de overige leden van het college aan op de naleving ervan.

• 2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of ingeval een bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de burgemeester.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit reglement is tijdens de vergadering van het college op 1 juli 2025 vastgesteld en treedt in werking op de dag na bekendmaking ervan.

Artikel 15 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van orde voor de vergaderingen van het college.

Aldus vastgesteld op 1 juli 2025,

Het college van burgemeester en wethouders van Sint-Michielsgestel,

Gemeentesecretaris,

P.W.M. Geurts

Burgemeester,

E. Smid