Meldregeling Integriteitsschendingen

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond;

b e s l u i t:

Vast te stellen Meldregelingen Integriteitsschendingen

Inleiding

Integer werken

In Helmond onderschrijven we het belang van een integere overheid, zijn we bereid verantwoordelijkheid te nemen en kijken we om naar elkaar. De samenleving is getuige van hoe wij ons werk doen. Dat wij op een integere manier met elkaar en voor onze inwoners en bedrijven werken, is fundamenteel voor het vertrouwen in de overheid.

In de gedragscode lees je wat onze belangrijkste waarden zijn, welke normen we hanteren, wat gewenst en ongewenst gedrag is en waar onze grenzen liggen. Dit zijn werkafspraken die voor alle ambtenaren gelden. De gedragscode vormt een leidraad. Als we tegen grijze gebieden aanlopen, dan gaan we het gesprek met elkaar aan. Zo houden we elkaar scherp.

Soms doet zich een situatie voor dat integriteitsnormen worden geschonden. Als jij denkt dat een bepaalde situatie in strijd is met onze gedragscode, met de wet, met belangrijke normen en waarden van Helmond of als het gewoon ‘niet pluis’ voelt, houd het dan niet voor je. Kaart het op gepaste wijze aan.

Eerst aanspreken

Uitgangspunt is dat we elkaar eerst zoveel mogelijk aanspreken op ongewenste omgangsvormen of niet-integer gedrag. Spreek alleen de betreffende collega aan en voorkom dat je met andere collega’s over jouw vermoeden gaat roddelen.

Bij sociale integriteit is het belangrijk dat jij je grens aangeeft en duidelijk maakt wat je van de ander verwacht. Bij zakelijke integriteit kan het zijn dat je getuige bent van een voorval. Spreek de persoon die het betreft dan aan voor zover dat mogelijk is.

Het aanspreken van een collega kan lastig zijn. En soms is aanspreken ook niet de juiste oplossing, bijvoorbeeld als het gaat om een ernstige schending van normen. Als je twijfelt en advies of hulp nodig hebt, dan kun je terecht bij je leidinggevende en/of een van de vertrouwenspersonen. Contactgegevens van de vertrouwenspersoon vind je op ’t Knaal in de groep Integriteit.

Dan melden

Als aanspreken niet helpt of als de schending te ernstig is, dan verwacht de gemeente Helmond dat je een melding doet. Hoe eerder integriteitsschendingen aan het licht komen, des te beter de gemeente kan optreden. Het voorkomt dat schendingen escaleren en verder schade aanrichten.

De werkafspraak is dat je eerst een vermoeden van een integriteitsschending, misstanden of van ongewenste omgangsvormen intern meldt, daarmee stel je de gemeente in staat de mogelijke schending zelf op te lossen.

De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor een veilig werkklimaat en daarmee ook bevoegd tot de afhandeling van de melding. De integriteitsfunctionarissen coördineren de afwikkeling van de melding namens het bevoegd gezag, zijnde de gemeentesecretaris.

Wat te doen bij twijfel

Wanneer je niet zeker weet of een bepaalde situatie al dan niet een normschending is en je niet zeker weet op welke manier je de situatie het beste aan de kaart kunt stellen, dan raden we je aan om in ieder geval in vertrouwen te spreken met een van onze vertrouwenspersonen.

De meldprocedure is niet bedoeld voor discussies over functioneren, (persoonlijke) conflicten met collega’s, klachten op het vlak van arbeidsvoorwaarden of andere soortgelijke aangelegenheden. Hiervoor kun je terecht bij je leidinggevende of diens leidinggevende.

De meldprocedures

Iedereen die voor gemeente Helmond werkt kan drie soorten schendingen van integriteitsnormen melden. Melden kan bij de integriteitsfunctionarissen. Zij vormen het Meldpunt Integriteit. Voor iedere soort schending kennen een aparte meldregeling. Deze zijn:

• Meldregeling Integriteitsschendingen (Zakelijke Integriteit)

• Meldregeling Ongewenste Omgangsvormen (Sociale Integriteit)

• Meldregeling Misstanden (Klokkenluidersregeling)

Dit is de meldregeling voor Integriteitsschendingen (Zakelijke Integriteit).

Hoofdstuk 1 Waarover en waar je kunt melden

Een integriteitsschending kun je melden bij het Meldpunt Integriteit. Bij een integriteitsschending gaat het om het handelen of niet-ingrijpen van personen, waardoor schade aan de organisatie kan ontstaan. Dat is bijvoorbeeld aan de orde bij corruptie, fraude en diefstal, maar ook bij belangenverstrengeling of oneigenlijk gebruik van bevoegdheden. Als je op de hoogte raakt van een dergelijke situatie, kun je dit melden via het Meldpunt Integriteit.

Een melding kun je doen bij het Meldpunt Integriteit, via je leidinggevende of via een van de vertrouwenspersonen. Je kunt er ook voor kiezen een melding te doen waarbij je identiteit beschermd blijft. De vertrouwenspersoon kan dan fungeren als contactpersoon. Via deze vorm wordt jouw identiteit niet vrijgegeven.

Je kunt de integriteitsfunctionarissen en de vertrouwenspersonen rechtstreeks benaderen. Via het ’t Knaal vind je hun gegevens in de groep Integriteit. Of je doet een melding via:

integriteitscoördinator@helmond.nl.

Hoofdstuk 2 Omschrijving melding en melder

Een melding is een mededeling (kennisgeving) over een gebeurtenis, geconstateerde waarneming of een geconstateerd feit, waarin de melder zich uitlaat over de manier waarop een persoon die onder het gezag van de werkgever valt incidenteel of structureel in strijd handelt met wetgeving en/of de voorschriften van de organisatie, of op een andere manier de normen en waarden niet naleeft. Het gedrag of de handeling houdt verband met diens werk. Het gedrag of de handeling kan zowel tijdens als buiten het werk hebben plaatsgevonden.

Een melder kan zijn:

• 1. een persoon die nu of in het verleden arbeid heeft verricht voor gemeente Helmond, met of zonder arbeidscontract of aanstelling. Dit kan zijn een eigen werknemer, ex-werknemer, zzp’er, vrijwilliger, flexwerker of een stagiair.

• 2. een werknemer van een andere organisatie die bijvoorbeeld als opdrachtnemer, onderaannemer, samenwerkingspartner of uitzendkracht voor onze organisatie werkt of heeft gewerkt.

• 3. een inwoner.

Een melding kan mondeling, schriftelijk of per e-mail worden gedaan. Inwoners kunnen ook een melding doen via de website.

Hoofdstuk 3 Een melding doen

3.1 Stap 1: een melding doen

Je kunt een integriteitsschending melden bij het Meldpunt Integriteit. De integriteitsfunctionaris ontvangt de melding namens de werkgever en is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van de melding.

Inwoners kunnen een melding doen via een brief, e-mail, telefoon en/of de website. Wanneer het gaat om een integriteitsschending dan komt deze terecht bij het Meldpunt Integriteit.

• De integriteitsfunctionaris bevestigt schriftelijk de ontvangst van de melding.

• De integriteitsfunctionaris voert een gesprek met de melder voor aanvullende informatie (indien nodig en noodzakelijk). De melder kan tijdens dit gesprek worden bijgestaan door een vertrouwenspersoon.

• De integriteitsfunctionaris neemt de (mogelijke) stappen en acties door met de melder.

3.2 Stap 2: melding inschatten en vooronderzoek

Elke melding wordt serieus genomen. Dat betekent niet dat elke melding (automatisch) leidt tot een onderzoek. Wanneer een melding binnenkomt, zijn er verschillende mogelijkheden. De melding kan direct leiden tot een feitenonderzoek, tot vooronderzoek om te bepalen of feitenonderzoek nodig is of tot het besluit dat er helemaal geen onderzoek nodig is.

• De integriteitsfunctionaris brengt de gemeentesecretaris op de hoogte.

• De integriteitsfunctionaris weegt af wat er het best kan gebeuren met de melding en kan hierbij advies krijgen van een functionaris met juridische, personele of compliance expertise. De integriteitsfunctionaris gebruikt toetsingscriteria om het advies te onderbouwen: aard van de melding, ontvankelijkheid, ernst van de zaak, valideerbaarheid, positie van de melder, positie van de betrokkene, geloofwaardigheid/waarschijnlijkheid en meldplicht (zie bijlage voor de toetsingscriteria).

• Wanneer de informatie over de situatie onvoldoende is, kan de integriteitsfunctionaris een vooronderzoek uitvoeren. Hij kan hulp krijgen van een functionaris met juridische, personele of compliance expertise.

• De integriteitsfunctionaris adviseert de gemeentesecretaris om wel of geen feitenonderzoek te laten doen.

• De gemeentesecretaris besluit of er een feitenonderzoek wordt uitgevoerd.

• De integriteitsfunctionaris informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad.

• De directeur van de betreffende afdeling waar de melding speelt, wordt door de integriteitsfunctionaris geïnformeerd maar heeft geen beslissingsbevoegdheid over de melding. De directeur wordt op hoofdlijnen geïnformeerd, denk hierbij aan informatie over de te nemen processtappen en dus niet over de inhoudelijke details van de melding. De beslissingsbevoegdheid ligt bij de gemeentesecretaris.

• Indien de directeur van de desbetreffende afdeling of het desbetreffende team binnen zijn/haar aandachtsgebied op enige manier onderdeel is van de melding wordt hij/zij als directeur niet op de hoogte gebracht dat er een melding is binnengekomen, echter wel als medewerker van de gemeente Helmond.

3.3 Stap 3A: geen feitenonderzoek

Als de gemeentesecretaris besluit geen feiteonderzoek in te stellen worden de overwegingen bij dit besluit zorgvuldig gedocumenteerd. Als de werkgever maatregelen neemt, bijvoorbeeld om een risico of een kwetsbaarheid te voorkomen, dan krijgt de melder hierover een bericht.

• De integriteitsfunctionaris informeert de betrokkene dat er vooronderzoek naar diegene is gedaan en dat uit het vooronderzoek blijkt dat er geen reden is voor verder feitenonderzoek. De melder blijft hierbij anoniem.

• De integriteitsfunctionaris informeert de melder over het besluit (zowel schriftelijk en bij voorkeur in een persoonlijk gesprek).

• De integriteitsfunctionaris documenteert en registreert de melding en het genomen besluit.

3.4 Stap 3B: feitenonderzoek laten doen

Het feitenonderzoek is gericht op waarheidsvinding. Dit moet worden uitgevoerd door onafhankelijke feitenonderzoekers. Zij bepalen zonder inmenging van wie ook welke feiten wel en niet kunnen worden vastgesteld. De feitenonderzoekers zijn in dienst van de werkgever (interne onderzoekers) of worden ingehuurd door de werkgever (externe onderzoekers). De regie voor dit onderzoek ligt bij de onderzoekers.

• De integriteitsfunctionaris maakt een voorstel voor interne of externe feitenonderzoekers. De gemeentesecretaris maakt hierin de keuze.

• De integriteitsfunctionaris stelt een onderzoeksopdracht op voor de feitenonderzoekers.

• De integriteitsfunctionaris overhandigt de onderzoeksopdracht aan de feitenonderzoekers.

• Tijdens het onderzoek kunnen er momenten voorkomen waarin een nader besluit genomen moet worden op bijv. onderzoeksrichting of -methode. Hierin beslist de gemeentesecretaris.

• De integriteitsfunctionaris ontvangt namens de gemeentesecretaris het onderzoeksrapport.

3.5 Stap 4: besluitvorming

Na ontvangst van het onderzoeksrapport, bespreekt de integriteitsfunctionaris het rapport en het advies met de gemeentesecretaris. De integriteitsfunctionaris stelt een concept-besluit op. Daarin staan de maatregelen die de werkgever neemt.

• Bij het opstellen van het concept-besluit kan de integriteitsfunctionaris hulp krijgen van een functionaris met juridische, personele of compliance expertise.

• De gemeentesecretaris neemt een besluit over de uitkomsten van het feitenonderzoek en waar nodig maatregelen die de werkgever neemt.

• De melder, de beklaagde en indien nodig overige betrokkenen, worden geïnformeerd over het besluit.

3.6 Stap 5: communicatie

In het kader van transparant waar het kan en gesloten waar het moet, wordt aan betrokkenen en/of de organisatie gecommuniceerd over de afwikkeling van de melding. Hierover stemmen de integriteitsfunctionaris en de gemeentesecretaris af met het team Communicatie.

3.7 Stap 6: registratie & verslaglegging

De integriteitsfunctionaris registreert en verzorgt de verslaglegging op proces en hoofdlijnen vanaf het moment dat een melding wordt ontvangen. Zo kan er jaarlijks een analyse gemaakt worden van de meldingen en de afhandeling ervan. Zo kan de organisatie leren van meldingen. Het biedt de kans om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen of risico’s.

Jaarlijks worden de meldingen op een geanonimiseerde manier verwerkt in het jaarverslag en gerapporteerd aan de gemeentesecretaris, de burgemeester, de directieraad, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad. Een afschrift van het jaarverslag wordt door de gemeentesecretaris aangeboden aan de ondernemingsraad.

3.8 Intrekking regeling en inwerkingtreding regeling

De regeling ‘melding en onderzoek integriteitsschendingen, misstanden en ongewenste gedragingen’ van Gemeente Helmond 2019 wordt ingetrokken, met uitzondering van hoofdstuk 4 ‘Procedure onderzoek’.

Deze regeling ‘Meldregeling integriteitsschendingen’ treedt in werking op 1 januari 2025.

Aldus besloten in de vergadering van 15 april 2025

Burgermeester en wethouders van Helmond,

De burgemeester

mr. S. M. M. M. Potters

de secretaris a.i.

drs. P.J. Buijtels

Bijlage 1

1.1 Toepasselijkheid:

Dit protocol is van toepassing op de behandeling van meldingen over de manier waarop een persoon die onder het gezag van de werkgever valt en zich in strijd met wetgeving en/of de voorschriften van de organisatie handelt, of op een andere manier de normen en waarden niet naleeft. Het gedrag of de handeling houdt verband met diens werk. Het gedrag of de handeling kan zowel tijdens als buiten het werk hebben plaatsgevonden.

1.2 Toelichting begrippen

Integriteitsschending: er is sprake van een integriteitsschending als een medewerker in strijd met de voorschriften van de organisatie handelt of op een andere manier de normen en waarden niet naleeft.

Voorbeelden van handelingen die in strijd zijn met de voorschriften van de organisatie en het niet naleven van normen en waarden: belangenverstrengeling, verduistering, corruptie (bijvoorbeeld omkoping, diefstal of machtsmisbruik), fraude (bijvoorbeeld valsheid in geschrifte), lekken van informatie, oneigenlijk gebruik van bedrijfsmiddelen, schending van de geheimhoudingsplicht, schending van de eed of belofte.

Melding: een mededeling (kennisgeving) over een gebeurtenis, geconstateerde waarneming of een geconstateerd feit, waarin de melder zich uitlaat over de manier waarop een persoon die onder het gezag van de werkgever valt incidenteel of structureel in strijd handelt met wetgeving en/of de voorschriften van de organisatie, of op een andere manier de normen en waarden niet naleeft.

Melder: diegene die de melding indient.

• 1. Dit kunnen personen zijn die nu of in het verleden arbeid verrichten of hebben verricht voor gemeente Helmond, met of zonder arbeidscontract of aanstelling.

• 2. Dit kunnen zijn eigen werknemers en ex-werknemers, maar ook zzp’ers, vrijwilligers, flexwerkers en stagiairs. Dit kunnen ook werknemers zijn van andere organisaties die bijvoorbeeld als opdrachtnemer, onderaannemer, samenwerkingspartner of uitzendkracht voor onze organisatie werken.

• 3. Een inwoner.

Beklaagde: medewerker of groep medewerkers tegen wie de melding zich richt.

Werkgever: gemeente Helmond. De rechtspersoon waar de beklaagde werkzaam is, bijvoorbeeld op grond van een arbeidsovereenkomst, aanstelling, opdracht-, stage-, leer- of stageovereenkomst.

Integriteitsfunctionaris: de functionaris die namens de werkgever de melding in ontvangst neemt, de verslaglegging en de administratieve afhandeling doet en de werkgever adviseert over de afwikkeling.

Vertrouwenspersoon: een professional die een klager of een beklaagde kan bijstaan voor, tijdens en/of na de afhandeling van een melding. We hebben interne en externe vertrouwenspersonen. De vertrouwenspersoon vervult adviserende en bemiddelende taken, te weten:

• 1. Eerste opvang van en advisering aan de medewerker met als doel samen een mogelijke oplossing te vinden. De vertrouwenspersoon waarborgt altijd de anonimiteit van de medewerker en overlegt alleen met uitdrukkelijke instemming van de medewerker met de leidinggevende.

• 2. Ondersteuning bieden aan de melder bij het indienen van een melding.

• 3. Bieden van nazorg.

Externe bureau: een bureau dat voor de werkgever een feitenonderzoek uitvoert.

Feitenonderzoek: feitenonderzoek is gericht op waarheidsvinding. Dit wordt uitgevoerd door onafhankelijke onderzoekers. Deze onderzoekers bepalen zonder inmenging van de werkgever welke feiten wel en niet kunnen worden vastgesteld. Feitenonderzoekers kunnen in dienst zijn van de werkgever (interne onderzoekers) of worden ingehuurd door de werkgever (externe onderzoekers).

1.3 Toetsingscriteria

• a. Aard van de melding: Gaat het om iets dat gemeld kan worden via de meldprocedure? Om wat voor soort melding gaat het? Is het mogelijk een strafbaar feit? Zijn er externe autoriteiten of inspecties die hier een rol in spelen?

• b. Ontvankelijkheid: Valt de mogelijke melding onder de verantwoordelijkheid van onze organisatie? Zijn wij bevoegd om de mogelijke melding te onderzoeken? Zijn er beter geschikte procedures voor het gemelde probleem, zoals een beroepsprocedure of een klachtenprocedure?

• c. Ernst van de zaak: De ernst van de zaak kan worden bepaald op basis van het feit zelf, de context waarbinnen het feit heeft plaatsgevonden, de (functie van de) persoon op wie de melding betrekking heeft, mogelijk gevaar, maatschappelijke of politieke gevoeligheid.

• d. Valideerbaarheid: Zijn er voldoende aanknopingspunten voor onderzoek? Is er aanvullende informatie beschikbaar? Zijn er goede onderzoeksmogelijkheden?

• e. Positie van de melder: Hoeveel zicht had de melder op de feitelijke integriteitsschending? Over hoeveel kennis beschikt de melder? Kan de melder meer informatie aandragen? Hoe betrouwbaar is de melding?

• f. Positie van de beklaagde: Wie is de mogelijke pleger van de integriteitsschending? Was deze beklaagde in staat de integriteitsschending te plegen? Bijvoorbeeld vanwege werkplek, aanwezigheid tijdens een bepaalde periode, soort werkzaamheden, soort functie of persoonlijke omstandigheden.

• g. Geloofwaardigheid/waarschijnlijkheid: Wat is het verband tussen de informatie uit de melding en de feiten en omstandigheden zoals die bij onze organisatie bekend zijn? Kan een integriteitsschending met zekerheid worden uitgesloten?