Protocol geheimhouding gemeente Geertruidenberg 2025

Het college van burgemeester en wethouders (hierna genoemd: het college), de burgemeester en de gemeenteraad van de gemeente Geertruidenberg willen in dit protocol de wettelijke voorschriften en werkwijze opnemen voor het opleggen van geheimhouding. Hiermee kan heldere en zorgvuldige besluitvorming worden bevorderd. Herijking van de werkwijze voor het opleggen van geheimhouding is mee ingegeven door de wijziging van de Gemeentewet per 1 april 2023 en de inwerkingtreding van de Wet open overheid.

De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Geertruidenberg, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelet op:

• de artikelen 23, 24, 54, 82, 83, 84, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet en

• artikel 5.1 van de Wet open overheid;

overwegende dat:

• openbaarheid en transparantie zwaarwegende belangen zijn die zorgen voor de controleerbaarheid van bestuurlijk handelen. Besluiten van het gemeentebestuur horen daarom in beginsel openbaar te zijn;

• zwaarwegende belangen als genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid het noodzakelijk kunnen maken af te wijken van de basisregel van openbaarheid;

• bij een besluit tot het opleggen van geheimhouding een belangenafweging plaatsvindt, waarbij het belang van openbaarheid wordt afgewogen tegen een andere gerechtvaardigd belang zoals genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid;

• bij het opleggen van geheimhouding altijd rekening gehouden wordt van de uitzonderingsgronden van openbaarheid zoals opgenomen in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid;

• ambtenaren, collegeleden en raadsleden er zich verder van bewust zijn dat het ontbreken van een besluit tot geheimhouding niet betekent dat informatie daarom zomaar openbaar gemaakt mag worden;

• informatie over derden niet openbaar wordt gemaakt zonder hen hierover te raadplegen, gezien zij bezwaar kunnen hebben tegen openbaarmaking, gelet op artikel 4.4, derde lid, van de Wet open overheid;

• informatie over persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren, collegeleden en raadsleden die zijn geuit in interne beraadslagingen niet openbaar wordt gemaakt, gelet op artikel 5.2 van de Wet open overheid;

stellen vast het volgende Protocol geheimhouding Geertruidenberg 2025.

Paragraaf 1: Algemene bepalingen

Artikel 1 Geheimhouding als uitzondering

• 1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen door college, burgemeester en raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

• 2. Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

• 3. In het verkeer tussen college, burgemeester en raad is informatie in beginsel openbaar. Wanneer er geen gebruik is gemaakt van de wettelijke bevoegdheid tot het opleggen van geheimhouding, is informatie in beginsel openbaar.

• 4. Informatie is alleen ‘geheim’ wanneer geheimhouding is opgelegd ingevolge artikel 87 van de Gemeentewet. De keuze voor oplegging van geheimhouding moet gemotiveerd worden, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

• 1. De Wet open overheid geeft in artikel 5.1, eerste en tweede lid de belangen aan op grond waarvan geheimhouding kan worden opgelegd.

• 2. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 7 en 8 genoemde bepalingen over geheimhouding uit de Gemeentewet.

• 3. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid.

• 4. De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen en in artikelen 82 en 83 de regels voor besloten commissievergaderingen.

• 5. De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen.

• 6. De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad.

• 7. De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opleggen van geheimhouding.

• 8. De Gemeentewet bepaalt in artikel 89 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opheffen van geheimhouding.

Paragraaf 2: Opleggen geheimhouding

Artikel 3 Opleggen geheimhouding door raad, college, burgemeester

• 1. De raad, het college of de burgemeester legt alleen geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is, of als er een ander wettelijke grondslag voor is.

• 2. De raad, het college of de burgemeester legt in principe terughoudend geheimhouding op over een compleet document. Waar dat mogelijk is wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Gelet op artikel 89, eerste lid, van de Gemeentewet wordt op dat document “geheim” vermeld. Verder wordt op het document vermeld:

• a. de motivatie, onder vermelding van het belang of de belangen uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid, per document waarom geheimhouding is opgelegd;

• b. de verwijzing naar artikel 87 van de Gemeentewet;

• c. de termijn (horizonbepaling);

• d. welke onderdelen van het voorstel geheim zijn.

• 3. Als de geheimhouding informatie in welke vorm dan ook aan de raad wordt overlegd, dan wordt de geheimhouding door het college of burgemeester opgelegd en wordt in het besluit en op de geheime informatie vermeld:

  • a. de motivatie, onder vermelding van het belang of de belangen uit artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid;

  • b. onder verwijzing naar artikel 87 juncto artikel 88, tweede lid, of derde lid, van de Gemeentewet;

  • c. de termijn (horizonbepaling);

  • d. welke onderdelen van het voorstel geheim zijn.

• 4. Een horizonbepaling geeft een voorwaarde waaronder of wanneer de geheimhouding wordt opgeheven. Is een horizonbepaling niet mogelijk dan wordt gemotiveerd opgenomen “voor onbepaalde tijd”.

Artikel 4 Publicatie en toegang geheime raadsinformatie

• 1. Geheime raadsinformatie wordt wel op het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is voorzien van een slot en alleen toegankelijk na inlog voor raadsleden, de griffier en griffiemedewerkers, het college, de gemeentesecretaris, het directieteam, de bestuursadviseurs en het bestuurssecretariaat.

• 2. Uitgangspunt bij geheime raadsinformatie is dat raadsleden toegang hebben tot geheime informatie.

• 3. De commissieleden-niet-raadsleden hebben in het gemeentelijk stelsel een andere positie dan raadsleden. Zij zijn niet democratisch verkozen. De bepalingen in de Gemeentewet zijn in beginsel niet op hen van toepassing. Uiteraard dienen zij wel over de informatie te beschikken, die zij nodig hebben om hun werk voor de raadscommissie naar behoren te kunnen invullen. Zij krijgen alle benodigde informatie, waaronder toegang tot geheime stukken. Dit enkel in het geval deze geheime stukken betrekking hebben op de taak van de commissie.

Artikel 5 Verstrekken geheime informatie aan anderen

Alleen wanneer dit voor de werkzaamheden van het college of de burgemeester noodzakelijk is voor het dagelijks bestuur, mag het college of de burgemeester informatie waarop hij geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen, onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad de geheimhouding opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad zo spoedig mogelijk over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.

Paragraaf 3: Vergaderen in beslotenheid

Artikel 6 Openbare aankondiging en opening

• 1. Raadsvergaderingen zijn openbaar. Ze worden in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Gelet op artikel 61c, eerste lid, van de Gemeentewet is deze vergadering van begin tot einde besloten.

• 2. Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim document of onderwerp wordt besproken.

• 3. Raadsleden mogen aanwezig zijn bij besloten vergaderingen.

Artikel 7 Het sluiten van de deuren

• 1. Gelet op artikel 23, tweede lid, van de Gemeentewet wordt op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, de deuren gesloten.

• 2. Als de deuren worden gesloten besluit de raad of er naast de raadsleden zelf, het college, de griffier en de gemeentesecretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren en de notulist).

• 3. Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending van de raadsvergadering wordt stopgezet.

Artikel 8 Vergaderen achter gesloten deuren

• 1. Nadat de deuren zijn gesloten, brengt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking.

• 2. Voor een besloten raadsvergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Hierop tekenen behalve de raadsleden ook eventuele overige aanwezigen en derden.

• 3. Gelet op artikel 23, vierde lid, van de Gemeentewet geldt een verplichting tot geheimhouding voor informatie die in een gesloten vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt tot de raad haar opheft.

• 4. Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raad ter vergadering zelf opgelegd bij meerderheid van stemmen op grond van artikel 87 van de Gemeentewet. De voorzitter doet hiervoor aan het eind van de vergadering een voorstel: “Ik stel u voor geheimhouding aan te houden over wat in deze vergadering is behandeld en over de inhoud van alle schriftelijke en mondelinge informatie die in deze vergadering is behandeld.”

• 5. Gelet op artikel 23, vijfde lid, van de Gemeentewet wordt van een besloten vergadering een apart verslag/besluitenlijst gemaakt. Deze is niet openbaar totdat de raad de geheimhouding daarvan opheft.

• 6. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van de raad vastgesteld, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van de raad. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij de raad besluit de geheimhouding op te heffen. Als een raadslid inhoudelijke behandeling van het verslag wil, gebeurt dit in een besloten deel van de vergadering.

Artikel 9 Collegevergaderingen: openbaar, geheim, vertrouwelijk en embargo

• 1. Het college vergadert achter gesloten deuren.

• 2. Het college maakt een door hem genomen besluit openbaar, tenzij hij besluit tot het opleggen van geheimhouding, vertrouwelijkheid of embargo, op dat besluit.

• 3. Het college hanteert de term:

  • a. ‘geheim’ alleen in het geval geheimhouding is opgelegd ingevolge artikel 87 van de Gemeentewet;

  • b. ‘vertrouwelijk’ alleen bij stukken of onderwerpen die betrekking hebben op een natuurlijk persoon, integriteitskwesties, personele aangelegenheden en/of het sociaal domein;

  • c. ‘embargo’ alleen bij stukken die voor een korte tijd niet openbaar mogen worden.

• 4. Het besluit tot geheimhouding, vertrouwelijkheid of embargo wordt opgenomen in de niet-openbare besluitenlijst.

Paragraaf 4: Opheffen van geheimhouding

Artikel 10 Opheffen geheimhouding

• 1. Gelet op artikel 89, derde lid, van de Gemeentewet mag het orgaan dat geheimhouding oplegt, de geheimhouding opheffen.

• 2. In afwijking van het eerste lid moet de geheimhouding door de raad worden opgeheven als de informatie aan de raad is verstrekt.

Artikel 11 Lijst geheime stukken en vergaderingen

• 1. De gemeentesecretaris houdt een lijst bij van alle stukken waarbij het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.

• 2. De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raadsvergaderingen en van alle stukken die tijdens besloten vergaderingen zijn overlegd en waarbij geheimhouding is opgelegd.

• 3. Genoemde lijsten bevatten de datum van het stuk, de datum van de collegevergadering, de burgemeestersvergadering of de raadsvergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheimhouding wordt beëindigd.

Artikel 12 Horizonbepalingen

• 1. De gemeentesecretaris bewaakt de horizonbepalingen m.b.t. geheime college- en burgemeesterstukken. De griffier doet hetzelfde voor de raad.

• 2. Wanneer het noodzakelijk is, kan opnieuw geheimhouding opgelegd worden.

• 3. De gemeentesecretaris controleert elk jaar in juni de horizonbepaling van alle geheime college en burgemeesterstukken. De gemeentesecretaris zorgt dat er een voorstel wordt voorgelegd aan het college of burgemeester, over het wel of niet handhaven van de geheimhouding. De griffier doet hetzelfde voor de raad.

Artikel 13 Publicatie openbaar geworden stukken

• 1. Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen plaatst, voor wat betreft raadstukken de griffier de stukken op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem. Hierbij wordt het besluit tot opheffing geheimhouding vermeldt.

• 2. Als een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen, maakt de gemeentesecretaris, voor wat betreft de burgemeester- en collegebesluiten, de desbetreffende besluiten op de gebruikelijke wijze openbaar.

Paragraaf 5: Openbaar en besloten in andere gevallen

Artikel 14 Commissies en werkgroepen

De openbaarheid of beslotenheid van commissies en werkgroepen (zoals bijvoorbeeld de Auditcommissie, Agendacommissie, Vertrouwenscommissie, etc.) wordt geregeld via zelfstandige verordeningen en raadsbesluiten. Datzelfde geldt voor de verslagen en besluitenlijsten van bijeenkomsten van genoemde gremia.

Artikel 15 Voorstel presidium

Het presidium van de raad doet voorstellen over de beslotenheid voor bijeenkomsten en overleggen wanneer deze niet per verordening of raadsbesluit is geregeld.

Paragraaf 6: Slotbepalingen

Artikel 16 Evaluatie

• 1. Het Convenant geheimhouding Geertruidenberg, zoals vastgesteld in de openbare raadsvergadering Geertruidenberg van 30 april 2015 wordt ingetrokken.

• 2. Dit protocol treedt in werking nadat deze door de gemeenteraad is vastgesteld.

• 3. Dit protocol wordt aangehaald als: Protocol geheimhouding gemeente Geertruidenberg 2025.

• 4. Dit protocol en de wijze waarop door de raad, het college en de burgemeester aan geheimhoudingsbepalingen invulling wordt gegeven, worden na twee jaar na vaststelling geëvalueerd.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg van 13 mei 2025

de secretaris, de burgemeester,

R. Brekelmans, M. Witte

aldus vastgesteld door de burgemeester van de gemeente Geertruidenberg van 13 mei 2025

de burgemeester,

M. Witte

aldus vastgesteld in de openbare raadvergadering van de gemeente Geertruidenberg van 19 juni 2025,

De raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,

G.M Brunsveld, M. Witte

Toelichting Protocol geheimhouding gemeente Geertruidenberg 2025

Algemeen

De openbaarheid en transparantie zorgen voor de controleerbaarheid van bestuurlijk handelen. Het zijn kernwaarden voor onze democratie. Vanuit de Wet open overheid (Woo) is het uitgangspunt dat iedereen recht heeft op toegang tot publieke informatie: alle overheidsinformatie is in beginsel openbaar.

Toch kan het voorkomen dat er geheimhouding opgelegd moet worden op informatie. Het is belangrijk dat het opleggen van geheimhouding zorgvuldig gebeurt. Het is daarom goed heldere afspraken te maken over wanneer en hoe geheimhouding wordt opgelegd en deze afspraken regelmatig te controleren. Hierdoor blijven bestuur en organisatie hier scherp op en kan men hierop terugvallen. De werkwijze geheimhouding komt namelijk niet elke dag voor, omdat het uitgangspunt openbaarheid is.

Dit protocol gaat over hoe we omgaan met de geheimhouding van informatie en het verstrekken van informatie waar een verplichting tot geheimhouding is opgelegd aan, van en tussen de bestuursorganen gemeenteraad, het college, burgemeester.

Vanaf 1 april 2023 zijn de geheimhoudingsbepalingen in de Gemeentewet veranderd. Er is een apart hoofdstuk gewijd aan de geheimhouding (hoofdstuk Va). Deze wijzigingen zijn in dit protocol geheimhouding meegenomen. Hierdoor voldoet het protocol aan de nieuwe geheimhoudingsbepalingen.

Artikelsgewijze toel ichting

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Geheimhouding als uitzondering

Informatie is geheim of openbaar. Wanneer er geen gebruik is gemaakt van de wettelijke bevoegdheid tot het opleggen van geheimhouding, is informatie in beginsel openbaar. De openbaarheid van overheidsinformatie verbetert de transparantie en een goede democratisch rechtstaat.

Tussenvarianten als ‘vertrouwelijk’ hebben geen formele status en worden daarom, in relatie tot het uitwisselen van geheime informatie tussen bestuursorganen als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet, niet gebruikt.

Met het opleggen van geheimhouding is het voor alle betrokkenen duidelijk wat de status van de stukken is. Alleen als het gaat om een zwaarwegend belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid kan het bestuursorgaan geheimhouding opleggen. Hier moet terughoudend mee omgegaan worden.

Informatie is geheim of openbaar. Iets daartussen is er formeel niet. Wanneer er geen gebruik is gemaakt van de wettelijke bevoegdheid tot het opleggen van geheimhouding, is informatie in beginsel openbaar..

Artikel 2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

Dit protocol gaat over de geheimhouding zoals opgenomen in hoofdstuk Va. van de Gemeentewet. De bevoegdheid tot oplegging van geheimhouding op schríftelijke informatie wordt voor zowel de raad, het college, de burgemeester als een commissie in de zin van hoofdstuk V Gemeentewet toegekend in artikel 87 Gemeentewet. Dezelfde organen kunnen vervolgens de informatie waarop reeds geheimhouding is opgelegd verstrekken aan een aantal in artikel 88 van de Gemeentewet genoemde partijen. Dit is in een wettelijke regeling opgenomen om duidelijk te maken dat de geheimhouding ook geldt voor leden van de raad, wanneer de raad als geheel informatie krijgt van college of burgemeester waarop geheimhouding rust.

Paragraaf 2 Opleggen geheimhouding

Artikel 3 Opleggen geheimhouding door raad, college, burgemeester

Het opleggen van geheimhouding kan wanneer er een zwaarwegend belang is, genoemd in artikel 5.1, eerst of tweede lid van de Woo. Als besloten wordt tot oplegging van geheimhouding wordt in het raads-/burgemeester- of collegevoorstel het zwaarwegend belang tot oplegging van geheimhouding gemotiveerd (ex artikel 3:46 Algemene wet bestuursrecht). Hieronder staan de minimale vereisten voor de omschrijving van een geheimhoudingsbesluit voor de drie bestuursorganen van de gemeente:

Formulering collegebesluit of burgermeesterbesluit, doorgeleiding naar raad

1. Op grond van artikel 87 juncto artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, tot en met (datum, gebeurtenis of onbepaalde tijd), de verplichting tot geheimhouding op te leggen ten aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:

a……;

b…...;

3. Het geheime besluit/de geheime bijlage (benoemen) ingevolge artikel 88, tweede lid of derde lid, van de Gemeentewet te verstrekken aan de gemeenteraad.

Formulering collegebesluit, geen doorgeleiding naar raad

1. Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, tot en met datum, gebeurtenis of onbepaalde tijd, de verplichting tot geheimhouding op te leggen ten aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:

a…….;

Formulering raadsbesluit

1. Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, tot en met datum, gebeurtenis of onbepaalde tijd, de verplichting tot geheimhouding op te leggen ten aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:

a……;

b…..

Op het geheime stuk wordt op alle pagina’s het watermerk “geheim” geplaatst. Verder wordt in de kop van elk document het volgende aangegeven:

GEHEIM

• opgelegd op door bestuursorgaan op datum of omschrijving gebeurtenis;

• op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen) van de Wet open overheid;

• in het belang van (omschrijving zwaarwegend belang uit 5.1, eerste of tweede lid Woo)

• geldend voor een ieder die kennis heeft of mag nemen van deze informatie;

• geheimhouding geldt tot datum/gebeurtenis /onbepaalde tijd.

Artikel 4 Publicatie geheime raadsinformatie

Dit artikel heeft geen toelichting nodig.

Artikel 5 Verstrekken geheime informatie aan anderen

Als besloten is tot het opleggen van geheimhouding op bepaalde informatie, kan deze informatie in een aantal gevallen gedeeld worden met een ander bestuursorgaan. Dit is geregeld in artikel 88 van de Gemeentewet. Als geheime informatie aan een ander bestuursorgaan verstrekt wordt, wordt daarbij vermeld dat op deze informatie geheimhouding rust. Het orgaan dat de geheime informatie ontvangt, mag deze informatie niet delen met anderen. In beginsel is het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd als enige bevoegd om deze informatie met anderen te delen. Op die regel bestaat één uitzondering. Als informatie onder geheimhouding met de raad is gedeeld, mag daarna alleen de raad deze informatie nog met anderen delen.

Dit laat onverlet dat het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd deze geheime informatie hieraan voorafgaand nog aan anderen kan verstrekken, mits de geheimhouding daarmee niet materieel wordt opgeheven. Zodra de geheime informatie echter is gedeeld met de raad is alleen de raad nog bevoegd om de informatie met anderen te delen dan waarmee deze informatie reeds was gedeeld. Met andere woorden: alleen de gemeenteraad is nog bevoegd om de kring van personen die kennis hebben van de geheime informatie uit te breiden. Ook mag alleen de raad vanaf dat moment de geheimhouding opheffen. Dit sluit aan bij het hoofdschap van de raad, zoals vastgelegd in artikel 125, eerste lid, Grondwet. Het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd blijft wel bevoegd de geheime informatie verder te bespreken en te behandelen met de partijen met wie de informatie reeds gedeeld was voordat de informatie aan de raad wordt verstrekt.

De wet biedt de raad wel de ruimte om in algemeen zin regels te stellen waarbij het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, ook na het verstrekken van de geheime informatie aan de raad deze informatie nog met anderen mag delen.

In dit artikel heeft de raad bepaald dat het college en de burgemeester de kring van geheimhouders in bepaalde omstandigheden mogen uitbreiden.

Paragraaf 3 Vergaderen in beslotenheid

Artikel 6 Openbare aankondiging en opening

Dit artikel heeft geen toelichting nodig.

Artikel 7 Het sluiten van de deuren

Dit artikel heeft geen toelichting nodig.

Artikel 8 Vergaderen achter gesloten deuren

Op mondelinge informatie die tijdens een besloten vergadering wordt verstrekt, rust vanaf 1 april 2023 van rechtswege geheimhouding. Dit is na de wetswijziging geregeld in artikel 23 van de Gemeentewet. In dit artikel is bepaald dat de informatie die in een besloten vergadering van de raad ter kennis van de aanwezigen komt geheim is, tenzij de raad anders beslist. De geheimhoudingsplicht geldt in dat geval dus van rechtswege. Zowel tijdens de vergadering als op een later moment kan de raad besluiten tot opheffing van de geheimhouding van informatie die in een besloten vergadering ter kennis van de aanwezigen is gekomen. Als besloten wordt tot opheffing van de geheimhouding, worden de verslaglegging en de besluitenlijst op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt.

Artikel 9 Collegevergaderingen: openbaar, geheim, vertrouwelijk en embargo

Ingevolge de Gemeentewet vergaderd het college besloten. Het college vergadert regelmatig over zaken die betrekking hebben op individuen of zaken waarbij men zich nog bevindt in een vroegtijdig stadium van onderhandeling of in een vroege stadium in het proces. Hierbij dient het college de persoonlijke en/of zakelijke/financiële belangen van alle betrokkenen (ook die van de gemeente) in acht te nemen. De praktijk leert dat de informatie die op de agenda van het college komen doorgaans geschaard kunnen worden in de volgende vier categorieën:

1. Openbaar

Alle informatie is in beginsel openbaar, tenzij er gegronde redenen zijn waardoor het niet openbaar gemaakt kan worden. Onder de volgende drie categorieën staan een aantal belangen genoemd die in bepaalde situaties of voor een bepaalde periode zwaarder wegen dan het algemeen belang van openbaarheid.

2. Embargo

Op de volgende onderwerpen rust doorgaans embargo:

• (koninklijke) onderscheidingen;

• aanbestedingen / contractonderhandelingen / samenwerkingsovereenkomsten / ontwikkelingsovereenkomsten of faillissementen van stakeholders die in een (precaire) fase voorafgaande aan besluitvorming verkeren;

• grote schadeclaims die in een (precaire) fase voorafgaande aan besluitvorming verkeren.

3. Vertrouwelijk

Op de volgende onderwerpen rust doorgaans vertrouwelijkheid:

• personeelsaangelegenheden;

• onderwerpen aangaande personen die de persoonlijke levenssfeer raken;

• sociale zaken (met name aanvragen en beslissingen binnen het sociale domein en alles wat daarmee samenhangt, zoals bijvoorbeeld adviezen, rapportages, bezwaarschriften en beslissingen daarop);

• integriteitskwesties;

4. Geheim

Informatie is enkel geheim in het geval geheimhouding ingevolge artikel 87 van de Gemeentewet is opgelegd door het bestuursorgaan. Geheimhouding kan enkel worden opgelegd op grond van een belang genoemd in artikel 5.1, eerste of tweede lid van de Wet open overheid.

Paragraaf 4 Opheffen van geheimhouding

Artikel 10 Opheffen geheimhouding

De hoofdregel is dat geheimhouding in acht moet worden genomen, totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd deze weer heeft opgeheven. Op deze hoofdregel bestaan twee uitzonderingen. De eerste uitzondering doet zich voor als informatie onder geheimhouding met de raad is gedeeld. In dat geval is de raad altijd als enige bevoegd om de geheimhouding op te heffen. Om deze reden dient een Woo-verzoek dat betrekking heeft op geheime informatie ook te worden ingediend of doorgeleid naar de raad, omdat de raad beslist op het verzoek om de geheimhouding op te heffen. Het Woo-verzoek wordt dan, met inachtneming van de geldende jurisprudentie, daarnaast in behandeling genomen al zijnde een verzoek tot opheffing van de geheimhouding.

De tweede uitzondering is de situatie waarin een commissie de geheimhouding heeft opgelegd. In dat geval kan de geheimhouding niet alleen worden opgeheven door de commissie die de geheimhouding heeft opgelegd, maar ook door het bestuursorgaan dat die commissie heeft ingesteld, zie artikel 89, derde en vierde lid, van de Gemeentewet.

Artikel 11 Lijst geheime stukken en vergaderingen

Dit artikel heeft geen toelichting nodig.

Artikel 12 Horizonbepalingen

Dit artikel heeft geen toelichting nodig.

Artikel 13 Publicatie openbaar geworden stukken

Dit artikel heeft geen toelichting nodig.

Paragraaf 5 Openbaar en besloten in andere gevallen

Artikel 14 Overige commissies en werkgroepen

Hoofdstuk Va van de Gemeentewet regelt niet alleen de geheimhouding voor de bestuursorganen de raad, het college en de burgemeester maar ook die van commissies. Het gaat hierbij om commissies in de zin van hoofdstuk V van de Gemeentewet. Ofwel om raadscommissies (artikel 82 Gemw), bestuurscommissies (art. 83 Gemw) en andere commissies (art. 84 Gemwet). In artikel 14 is bepaald dat de bepalingen van onderhavige protocol niet gelden voor deze commissies. Dit betekent dat de verordeningen/regelingen van deze commissies gelden v.w.b. geheimhouding.

Artikel 15 Voorstel presidium

Het presidium bereid de vergaderingen van de gemeenteraad voor. Het presidium kan bij deze voorbereiding vinden dat bij een bepaald agendapunt de verplichting tot geheimhouding noodzakelijk is en hier de raad over adviseren.

Paragraaf 6 Slotbepalingen

Artikel 16 Evaluatie

Dit artikel heeft geen toelichting nodig.