Verordening geheimhouding gemeenteraad Amersfoort

De raad van de gemeente Amersfoort;

Gelezen het voorstel van het presidium d.d. 4 maart 2025, [zaaknummer 2000277];

Gelet op:

artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid;

artikelen 23, 24, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet;

artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht;

artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht;

b e s l u i t:

vast te stellen de volgende verordening:

Verordening geheimhouding gemeenteraad Amersfoort

Hoofdstuk 1. Algemeen

Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering

• 1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester, raad en commissies is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

• 2. De keuze voor geheimhouding dient altijd in openbaarheid te worden gemotiveerd.

Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie

Artikel 2:1 Geheim hanteren

• 1. Informatie die wordt aangeboden aan de raad en commissies is openbaar óf geheim. De term 'vertrouwelijk' wordt niet gehanteerd.

• 2. Informatie waarop geen geheimhouding is gelegd is openbaar.

Artikel 2:2 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad

• 1. Het college of de burgemeester delen enkel informatie onder geheimhouding als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is.

• 2. De raad of een commissie legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is.

• 3. Een verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk op het betreffende stuk en in de bestandsnaam vermeld.

• 4. De informatie die geheim moet blijven wordt in een bijlage opgenomen zodat de informatie die openbaar kan zijn ook openbaar is. Indien de geheime informatie niet zelfstandig leesbaar en begrijpelijk is, wordt naast de geheime versie, een gelakte (publieks)versie aangeboden zodat de informatie die openbaar is, openbaar geplaatst kan worden. Wanneer een document (vrijwel) volledig geheime informatie bevat dan wel onleesbaar is wegens de vele gelakte informatie, volstaat het aanbieden van alleen het geheime document.

• 5. Als het college of de burgemeester geheime informatie aan de commissie of de raad overlegt, wordt daarbij vermeld:

  • a. motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid;

  • b. voorgestelde datum om geheimhouding op te heffen of te evalueren, met een beschrijving van de voorwaarde waaronder geheimhouding naar verwachting kan worden opgeheven;

Artikel 2:3 Inzage geheime informatie

• 1. Geheime informatie blijft onder berusting van de griffier en de griffier verleent de leden van het betreffende orgaan inzage.

• 2. Het presidium kan in afwijking van lid 1 besluiten dat geheime informatie wordt gepubliceerd in de beveiligde omgeving van de digitale vergaderapplicatie.

Artikel 2:4 Delen geheime informatie met anderen

• 1. Indien geheime informatie door het college of de burgemeester schriftelijk wordt verstrekt aan een commissie waarin raadsleden zitten, beschikt de raad als geheel hier ook over.

• 2. Raads- en commissieleden mogen de inhoud van een geheim verslag van een besloten commissievergadering mondeling bespreken met andere raads- en commissieleden die niet aanwezig waren.

• 3. Raadsleden mogen de inhoud van een geheim verslag van een besloten raadsvergadering mondeling bespreken met andere raadsleden die niet aanwezig waren.

• 4. De raad kan besluiten informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd tevens onder geheimhouding aan anderen te verstrekken.

• 5. Het presidium kan informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd namens de raad onder geheimhouding verstrekken in de volgende gevallen:

  • a. ten behoeve van een onderzoek door de Rekenkamer, de accountantsdienst of een -op grond van 155a Gemeentewet- door de raad ingestelde onderzoekscommissie

  • b. Indien het presidium dit noodzakelijk acht

• 6. Indien het presidium overeenkomstig het vijfde lid informatie verstrekt aan anderen, informeert hij de raad binnen 7 kalenderdagen welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.

• 7. Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van het college noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, mag het college informatie waarop het geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen, onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad deze opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad binnen 7 kalenderdagen over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.

Artikel 2:5 Het stellen van technische of feitelijke vragen over geheime informatie

• 1. Raadsleden kunnen het college technische of feitelijke vragen stellen over geheime informatie. De vragen en antwoorden volgen de grondslag van het oorspronkelijke document en zijn derhalve geheim.

• 2. Indien de vragen betrekking hebben op een document dat gedeeltelijk geheim is, dient het college een afweging te maken welke onderdelen van de vragen en antwoorden openbaar gepubliceerd kunnen worden.

• 3. Het mondeling stellen en beantwoorden van technische of feitelijke vragen kan alleen in een besloten vergadering.

Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid

Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening

• 1. Alle raads- en commissievergaderingen worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend, behoudens vergaderingen in het kader van (her)benoeming van de burgemeester.

• 2. Op de openbare agenda wordt een agendapunt, dat met gesloten deuren moet worden besproken, in algemene termen benoemd.

• 3. Een verzoek van het college om in beslotenheid te treden wordt altijd schriftelijk gedaan aan de voorzitter onder opgave van onderwerp, grond, motivering en urgentie.

Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren

• 1. Op verzoek van ten minste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig vindt, worden de deuren gesloten. Onder vermelding van de uitzonderingsgrond uit de Woo, inclusief motivering, die voor het orgaan aanleiding geeft tot in beslotenheid vergaderen.

• 2. Als de deuren worden gesloten besluit het orgaan of er naast de leden zelf, de (commissie)griffier, de betrokken leden van het college en de door het college aangemelde direct betrokken ambtenaren nog andere personen aanwezig mogen zijn.

• 3. Als de deuren worden gesloten zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer in nevenruimtes is te volgen.

Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren

• 1. Nadat de deuren zijn gesloten legt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen voor ter bespreking. Alleen als het orgaan in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

• 2. Alle aanwezigen bij de besloten vergadering tekenen de presentielijst, alle namen van aanwezigen worden ook vastgelegd in het woordelijk verslag.

• 3. Bij aanvang van de besloten vergadering licht de voorzitter de consequenties van vergaderen in beslotenheid nog een keer kort toe.

• 4. Indien met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort, totdat de raad haar opheft.

• 5. Het orgaan legt bij aanvang van een besloten vergadering, onder vermelding van de grondslag uit de Wet open overheid, geheimhouding op eventuele documenten die in de besloten vergadering zijn aangeboden en waarop door het college of de burgemeester nog geen geheimhouding is gelegd (zoals presentaties). Het college of de burgemeester geven bij aanbieding onderbouwd aan welke informatie in de betreffende documenten geheim zou moeten zijn, zodat zoveel mogelijk informatie openbaar blijft.

• 6. Leden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen, tekenen terstond de presentielijst. Voor het verslag maakt de voorzitter tevens melding van leden die tijdens de besloten vergadering aankomen of vertrekken en attendeert hen op de beslotenheid van de vergadering.

• 7. Als de raad of commissie de geheimhouding op hetgeen in de besloten vergadering is besproken, heeft opgeheven, wordt het verslag openbaar gepubliceerd.

Artikel 3:4 Verslaglegging besloten vergaderingen

• 1. Van een besloten vergadering wordt altijd een woordelijk verslag opgemaakt.

• 2. Concepten van woordelijke verslagen van besloten commissievergaderingen worden zo spoedig mogelijk na ontvangst van de notulist ter inzage gelegd voor raads- en commissieleden.

• 3. Concepten van woordelijke verslagen van besloten raadsvergaderingen worden zo spoedig mogelijk na ontvangst van de notulist ter inzage gelegd voor raadsleden.

• 4. Concepten van woordelijke verslagen van besloten vergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden in een volgende vergadering. Dit geschiedt in de openbare vergadering zolang vaststelling kan geschieden zonder het verslag te bespreken.

• 5. Indien om bespreking van het verslag is verzocht, kan het orgaan in beslotenheid treden, tevens kan in casu vaststelling plaatsvinden in de besloten vergadering.

• 6. Tijdens deze vergadering neemt het orgaan tevens een besluit over het al dan niet (gedeeltelijk) opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag.

Hoofdstuk 4 Opheffen en schending geheimhouding

Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding

• 1. Het orgaan dat geheimhouding oplegt (raad of commissie) is bevoegd de geheimhouding op te heffen.

• 2. Als een commissie geheimhouding heeft opgelegd, is naast deze commissie ook de raad (als orgaan dat de commissie heeft ingesteld) bevoegd tot opheffing van de geheimhouding.

• 3. Zodra het college of de burgemeester informatie met de raad heeft gedeeld, is de raad exclusief bevoegd tot opheffing van de geheimhouding.

Artikel 4:2 Initiatief tot opheffen geheimhouding

• 1. Als de raad op eigen initiatief voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt daarover, voor zover daar bij de raad en/of het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd behoefte aan is, in een besloten raadsvergadering met dit orgaan overleg gevoerd.

• 2. Zodra het college of de burgemeester er kennis van draagt dat de grond voor geheimhouding niet langer bestaat, doet het college of de burgemeester zo spoedig mogelijk de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde en toegezonden informatie. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

• 3. Zodra het college of de burgemeester er kennis van draagt dat de grond voor geheimhouding op verslagen van besloten vergaderingen van raad of commissie niet langer bestaat, doet het college of de burgemeester zo spoedig mogelijk het orgaan een voorstel tot opheffing van de geheimhouding. Het is aan de raad of commissie om hierover te besluiten.

Artikel 4:3 Schending geheimhouding

• 1. Bij schending van de geheimhouding kan de raad besluiten het betreffende raads- of commissielid voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust. Alvorens daartoe te besluiten, wordt het betreffende lid in de gelegenheid gesteld zijn of haar zienswijze mondeling of schriftelijk naar voren te brengen. De raad neemt pas een besluit nadat hoor en wederhoor heeft plaatsgevonden.

• 2. Bij schending van de geheimhouding besluit de burgemeester, als voorzitter van de raad, of hij namens de gemeente aangifte doet.

Artikel 4:4 Publicatie openbaar geworden informatie

• 1. Nadat de geheimhouding is opgeheven wordt de desbetreffende informatie door de griffie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst.

Hoofdstuk 5 Registratie geheime informatie

Artikel 5:1 Register

• 1. De griffie houdt in samenwerking met het college een register bij van alle geheime documenten die door het college en de burgemeester aan de commissie of de raad zijn aangeboden en van alle documenten waar de commissie of raad zelf geheimhouding op heeft gelegd.

• 2. De griffie houdt in samenwerking met het college in het register tevens bij welke delen van raads- en commissievergaderingen in beslotenheid zijn gehouden waardoor op het verhandelde van rechtswege geheimhouding rust.

• 3. Het register bevat een korte omschrijving van het geheime document/verslag, het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, de datum van oplegging van geheimhouding, de grondslag voor de geheimhouding en de termijn waarop de geheimhouding kan worden opgeheven.

• 4. In het register wordt vermeld met wie geheime informatie is gedeeld, indien op grond van art. 2:4, lid 4 t/m 7 van deze verordening informatie aan anderen is verstrekt.

• 5. De griffie en het college zorgen ervoor dat het register maandelijks ter kennisname aan de raad wordt aangeboden.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 6:1 Slotbepalingen

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op de bekendmaking.

• 2. Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening geheimhouding gemeenteraad Amersfoort".

Vastgesteld in de openbare vergadering van 24 juni 2025

de griffier

de voorzitter