Protocol geheimhouding gemeente Gouda 2025

De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Gouda, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelet op de artikelen 23, 24, 54, 82, 83, 84, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet en artikel 5.1 van de Wet open overheid;

overwegende dat

• het wenselijk is om in dit protocol de wettelijke voorschriften en werkwijze op te nemen voor het opleggen van geheimhouding. Op deze wijze kan heldere en zorgvuldige besluitvorming worden bevorderd;

• openbaarheid en transparantie zwaarwegende belangen zijn die zorgen voor controleerbaarheid van bestuurlijk handelen. Besluiten van het gemeentebestuur behoren daarom in beginsel openbaar te zijn;

• zwaarwegende belangen als genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid het noodzakelijk kunnen maken af te wijken van de basisregel van openbaarheid;

• bij besluiten tot het opleggen van geheimhouding een belangenafweging plaatsvindt, waarbij het belang van openbaarheid wordt afgewogen tegen andere gerechtvaardigde belangen zoals genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid;

• opleggen van geheimhouding gebeurt met in achtneming van de uitzonderingsgronden van openbaarheid zoals opgenomen in artikel 5.1 van de Wet open overheid;

• ambtenaren, collegeleden en raadsleden er zich verder van bewust zijn dat het ontbreken van een besluit tot geheimhouding niet betekent dat informatie daarom zonder meer openbaar gemaakt mag worden;

• informatie over derden niet openbaar wordt gemaakt zonder de betrokken personen of organisaties eerst te raadplegen, als zij bezwaar zouden kunnen hebben tegen openbaarmaking, gelet op artikel 4.4, derde lid, van de Wet open overheid;

• informatie over persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren, collegeleden en raadsleden die zijn geuit in interne beraadslagingen niet openbaar worden gemaakt, gelet op artikel 5.2 van de Wet open overheid.

Besluiten vast te stellen het: Protocol geheimhouding gemeente Gouda 2025.

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering

• 1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen door college, burgemeester en raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

• 2. Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

• 3. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 1:2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

• 1. De Wet open overheid geeft in artikel 5.1 de belangen aan op grond waarvan geheimhouding kan worden opgelegd.

• 2. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 4 en 5 genoemde bepalingen inzake geheimhouding in de Gemeentewet.

• 3. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid.

• 4. De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen en in artikelen 82 en 83 de regels voor besloten commissievergaderingen,

• 5. De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen.

• 6. De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad.

• 7. De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opleggen van geheimhouding.

• 8. De Gemeentewet bepaalt in artikel 89 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opheffen van geheimhouding.

Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie en besluiten

Artikel 2:1 Geheim en vertrouwelijk

• 1. In het verkeer tussen college, burgemeester en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

• 2. Ten aanzien van informatie waar geen geheimhouding is opgelegd geldt dat zij in principe openbaar is, met inachtneming van het in de artikelen 1:2 en 2:2 bepaalde.

Artikel 2:2 Openbaarmaking collegebesluiten

• 1. Het college maakt een door hem genomen besluit openbaar in een openbare besluitenlijst, tenzij het een onderwerp betreft dat op grond van de Wet open overheid niet openbaar is. Deze onderwerpen worden op een niet-openbare besluitenlijst geplaatst.

• 2. Een besluit tot geheimhouding wordt opgenomen in de niet-openbare besluitenlijst.

Artikel 2:3 Opleggen geheimhouding door raad, college, burgemeester of commissie

• 1. De raad, het college, de burgemeester of commissie legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1 Wet open overheid van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.

• 2. De raad, het college, de burgemeester of commissie legt terughoudend geheimhouding op over een compleet document. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een geheime bijlage opgenomen. Gelet op artikel 89 lid 1 van de Gemeentewet wordt op het betreffende document “geheim” vermeld.

• 3. De geheimhouding door raad, college, burgemeester of commissie wordt opgelegd met vermelding van:

  • a. de motivatie, onder vermelding van het belang of de belangen uit artikel 5.1 van de Wet open overheid;

  • b. de verwijzing naar artikel 87 Gemeentewet;

  • c. de termijnbepaling;

  • d. welke onderdelen van het besluit geheim zijn.

• 4. Een termijnbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop de geheimhouding wordt opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt gemotiveerd dat de geheimhouding voor onbepaalde tijd is.

Formulering besluit opleggen verplichting tot geheimhouding

• 1. Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, een verplichting tot geheimhouding op te leggen ten aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:

  • a. .………;

• 2. De verplichting tot geheimhouding op te leggen tot ………..

Artikel 2:4 Publicatie geheime raadsinformatie

• 1. Geheime raadsinformatie wordt in de kluis van de griffie geplaatst en is alleen toegankelijk voor raadsleden, burgerraadsleden, de griffier en griffiemedewerkers.

• 2. Door de griffie wordt een openbare lijst gepubliceerd van geheime raadsinformatie. Deze lijst bevat in ieder geval, voor zover van toepassing, de datum van het stuk, de datum van de vergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de titel van het document en de termijnbepaling waarop de geheimhouding wordt beëindigd.

Hoofdstuk 3 Opheffen geheimhouding over stukken en vergaderingen

Artikel 3:1 Opheffen geheimhouding

• 1. Gelet op artikel 89 lid 3 van de Gemeentewet is het orgaan dat geheimhouding oplegt, bevoegd de verplichting tot geheimhouding op te heffen.

• 2. In afwijking van het eerste lid geldt dat, gelet op artikel 89 lid 4 van de Gemeentewet, indien informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan de raad is verstrekt, die verplichting in afwijking van artikel 89 lid 3 van de Gemeentewet voortduurt totdat de raad haar opheft.

• 3. Voor het opheffen van geheimhouding als bedoeld in het vorige lid kan ofwel het college een voorstel doen ofwel de volgende procedure van een initiatiefvoorstel worden gevolgd:

  • a. Het schriftelijk voorstel tot (deels) opheffen van de geheimhouding wordt door het raadslid via de griffier aan de agendacommissie aangeboden;

  • b. Na indiening van het voorstel heeft het college 7 dagen de tijd om aan te geven of hij gebruik wil maken van de mogelijkheid tot het geven van wensen en bedenkingen;

  • c. Het college heeft vervolgens 7 werkdagen om eventuele wensen en bedenkingen schriftelijk kenbaar te maken, via de griffier, aan de initiatiefnemer;

  • d. De initiatiefnemer geeft in het geval van wensen en bedenkingen binnen 7 dagen, via de griffier, bij de agendacommissie aan of hij het voorstel (on)gewijzigd voortzet of intrekt;

  • e. De agendacommissie plaatst het voorstel op verzoek van de initiatiefnemer op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering.

Artikel 3:2 Lijst geheime stukken en vergaderingen

• 1. De secretaris houdt een lijst bij van alle stukken ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.

• 2. Deze lijst bevat in ieder geval, voor zover van toepassing, de datum van het stuk, de datum van de collegevergadering waarin de geheimhouding is opgelegd en de termijnbepaling waarop de geheimhouding wordt beëindigd.

Artikel 3:3 Termijnbepaling

• 1. De secretaris bewaakt de termijnbepaling m.b.t. geheime college- en burgemeesterstukken. De griffier doet hetzelfde voor raadsstukken en besloten vergaderingen.

• 2. Indien noodzakelijk wordt aan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd opnieuw gevraagd voor een periode geheimhouding op te leggen.

Artikel 3:4 Delen geheime informatie met anderen

Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van het college noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, mag het college informatie waarop het geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, delen met anderen.

Artikel 3:5 Intrekken notitie geheimhouding

De in 2022 door het college en de raad vastgestelde notitie geheimhouding wordt ingetrokken.

De raad van de gemeente voornoemd,

griffier

mr. drs. E.J. Karman-Moerman

voorzitter

mr. drs. P. Verhoeve

Burgemeester en wethouders van Gouda,

de secretaris,

drs. R.C. Bakker

de burgemeester,

mr. drs. P. Verhoeve

De burgemeester van Gouda,

mr. drs. P. Verhoeve