Subsidieregeling Evenementen gemeente Woerden 2025

Het college van burgemeester en wethouders van Woerden;

overwegende dat:

het gemeentebestuur de lokale verbinding wil versterken binnen de gemeentelijke woonkernen door subsidies te verstrekken in het kader van de organisatie van evenementen;

gelet op:

artikel 3 van de Algemene subsidieverordening Woerden;

besluit vast te stellen de Subsidieregeling Evenementen gemeente Woerden 2025:

1. Definities

• 1. In deze regeling wordt aangesloten bij de begrippen in de Algemene subsidieverordening Woerden, tenzij daarvan expliciet wordt afgeweken.

• 2. In deze regeling wordt verstaan onder:

  APV:	Algemene plaatselijke verordening Woerden 2023
  ASV:	Algemene subsidieverordening Woerden;
  Evenement:	elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, voorzien van een vergunning volgens de APV;
  Overheadkosten:	kosten die een organisatie heeft, maar die niet direct gerelateerd zijn aan een project of activiteit. Deze kosten zijn nodig om de organisatie in zijn geheel goed te laten functioneren en vallen vaak onder de categorie van indirecte kosten. Hieronder wordt in deze regeling in ieder geval begrepen huur, onderhoud, gas, licht en water, IT en verzekeringen;
  Top10-evenement:	Een evenement in Woerden dat, op basis van de door het college vastgestelde rangschikking van de vooraanmeldingen, een plek krijgt op de top10-lijst van Woerden;
  Top2-evenement:	Een evenement in Harmelen, Kamerik of Zegveld dat, op basis van de door het college vastgestelde rangschikking van de vooraanmeldingen, een plek krijgt op de top2-lijst van zowel Harmelen, Kamerik of Zegveld;
  Top10-lijst:	Een lijst waarop 10 plekken beschikbaar zijn voor evenementen in de gemeente Woerden;
  Top2-lijst:	Een lijst waarop 2 plekken beschikbaar zijn voor evenementen in zowel Harmelen, Kamerik of Zegveld.

2. Toepassingsbereik

Het bepaalde in deze subsidieregeling is enkel van toepassing op de verstrekking van subsidies door burgemeester en wethouders voor de in artikel 3 bedoelde activiteiten.

3. Activiteiten

Subsidie kan worden aangevraagd voor het organiseren van evenementen in twee categorieën:

• a. Categorie A: De organisatie van Koningsdag en Gedenkdagen in Woerden, Harmelen, Kamerik, Zegveld.

• b. Categorie B: een Top10-evenement in Woerden of een Top2-evenement in Harmelen, Kamerik of Zegveld.

4. Doelgroep

Rechtspersonen zonder winstoogmerk.

5. Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

• 1. Voor de activiteiten als bedoeld in artikel 3 komen alle redelijkerwijs gemaakte kosten die direct verbonden zijn aan het uitvoeren van de subsidiabele activiteiten voor subsidie in aanmerking.

• 2. Voor subsidie komen niet in aanmerking:

  • a. reis- en verblijfskosten;

  • b. consumptie- en cateringkosten;

  • c. kosten voor uitgeloofde prijzen;

  • d. kosten die worden omschreven als ‘diversen’ of ‘onvoorzien’ zonder verdere motivatie;

  • e. verrekenbare of compenseerbare BTW;

  • f. leges;

  • g. juridische kosten of boetes;

  • h. overheadkosten.

6. Hoogte van de subsidie

• 1. Een subsidie voor Koningsdag in Woerden bedraagt maximaal 6.179 euro.

• 2. Een subsidie voor Koningsdag in Harmelen bedraagt maximaal 2.242 euro.

• 3. Een subsidie voor Koningsdag in Kamerik bedraagt maximaal 1.695 euro.

• 4. Een subsidie voor Koningsdag in Zegveld bedraagt maximaal 1.695 euro.

• 5. Een subsidie voor gedenkdagen in Woerden bedraagt maximaal € 5.067 euro.

• 6. Een subsidie voor gedenkdagen in Harmelen bedraagt maximaal € 1.111 euro.

• 7. Een subsidie voor gedenkdagen in Kamerik bedraagt maximaal € 527 euro.

• 8. Een subsidie voor gedenkdagen in Zegveld bedraagt maximaal € 320 euro.

• 9. Een subsidie voor een Top10-evenement bedraagt maximaal € 2.400.

• 10. Een subsidie voor een Top2-evement bedraagt maximaal € 1.200.

• 11. De bedragen genoemd in de leden 1 tot en met 10 worden jaarlijks geïndexeerd met de, door de gemeenteraad, voor dat jaar vastgestelde indexering en bij afzonderlijk besluit van burgemeester en wethouders bekendgemaakt.

7. Subsidiedeelplafonds

• 1. Het subsidieplafond voor deze subsidieregeling bedraagt in 2025 € 51.450 en wordt opgedeeld in de navolgende subsidiedeelplafonds:

  • a. Het subsidiedeelplafond voor Categorie A bedraagt € 18.836.

  • b. Het subsidiedeelplafond voor Categorie B bedraagt € 32.614.

• 2. Het subsidieplafond en de subsidiedeelplafonds genoemd in het eerste lid, onderdeel a en b, worden jaarlijks geïndexeerd met de, door de gemeenteraad, voor dat jaar vastgestelde indexering en bij afzonderlijk besluit van burgemeester en wethouders bekend gemaakt.

• 3. Indien als gevolg van het vaststellen van de begroting de beschikbare middelen niet toereikend zijn om alle aanvragen volledig te honoreren, kan het college besluiten tot verlaging van het subsidieplafond, of wijziging of intrekking van verleende subsidies.

• 4. Subsidieverlening op grond van deze regeling vindt plaats onder voorbehoud van de vaststelling van de gemeentelijke begroting.

8. Wijze van verdeling categorie A

• 1. Verstrekking van subsidies voor Categorie A vindt plaats op volgorde van ontvangst van complete aanvragen, totdat het voor de betrokken subsidie vastgestelde subsidiedeelplafond is bereikt.

• 2. Als de aanvrager krachtens artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht de gelegenheid heeft gehad de aanvraag aan te vullen, geldt als datum van ontvangst van de aanvraag de datum waarop de aangevulde aanvraag is ontvangen.

• 3. Indien het vastgestelde subsidiedeelplafond van Categorie A dreigt te worden overschreden of wordt overschreden als gevolg van het aantal aanvragen dat op hetzelfde moment wordt ontvangen, worden de aanvragen die op hetzelfde moment ontvangen zijn, door middel van loting gerangschikt.

9. Wijze van verdeling categorie B

• 1. Subsidies voor Categorie B worden verstrekt aan aanvragers voor activiteiten die zijn opgenomen in een top10-lijst of top2-lijst, totdat het voor de betrokken subsidie vastgestelde subsidiedeelplafond is bereikt.

• 2. Een aanvrager dient een vooraanmelding in voor een plek op een top10-lijst of top2-lijst doormiddel van het, door het college, beschikbaar gestelde vooraanmeldingsformulier.

• 3. Indien er meer vooraanmeldingen worden ontvangen dan er plekken zijn op de top10-lijst of top2-lijst, vindt toewijzing van een plek op de toplijsten plaats in volgorde van de door burgemeester en wethouders aangebrachte rangschikking, totdat het voor de betrokken toplijst vastgestelde aantal plekken is bereikt.

• 4. Indien er budget beschikbaar is kan een top10-lijst of top2-lijst uitgebreid worden met het eerstvolgende project in de rangschikking tot het subsidiedeelplafond is bereikt.

• 5. Als evenementen hetzelfde aantal punten hebben en het aantal plekken op de top10- of top2-lijst bereikt is, krijgt het project dat de meeste impact heeft op het behalen van de doelstelling van deze regeling voorrang.

10. Criteria voor plaatsing op top10- en top2-lijsten

• 1. Bij de rangschikking van de vooraanmeldingen voor de toplijsten van Categorie B kennen burgemeester en wethouders punten toe aan de hand van de volgende aspecten:

  • a. bezoekers: het verwachte aantal bezoekers aan het evenement

    • i. 100 - 500 bezoekers: 1 punt

    • ii. 500 - 1.000 bezoekers: 2 punten

    • iii. 1.000 - 5.000 bezoekers: 5 punten

    • iv. 5.000 - 10.000 bezoekers: 6 punten

    • v. >10.000 bezoekers: 7 punten

  • b. kennis van de doelgroep: of het evenement onderzoek doet onder bezoekers ter verkrijging van kennis van de doelgroep;

    • i. Nee: 0 punten

    • ii. Ja: 5 punten

  • c. de gemeente Woerden op de kaart: of het evenement de historie van gemeente Woerden belicht en/of stad met platteland verbindt;

    • i. Nee: 0 punten

    • ii. Ja, één thema is aannemelijk gemaakt: 5 punten

    • iii. Ja, beide genoemde thema's zijn aannemelijk gemaakt: 10 punten

  • d. samenwerking: de mate waarin het evenement samenwerkt met andere (evenementen)organisatoren, verenigingen en ondernemers binnen gemeente Woerden;

    • i. Nee: 0 punten

    • ii. Ja, één lokale organisatie: 4 punten

    • iii. Ja, twee lokale organisaties: 8 punten

    • iv. Ja, meer dan twee lokale organisaties: 10 punten

  • e. educatief: het betrekken van scholen bij evenementen;

    • i. Nee: 0 punten

    • ii. Ja: 5 punten

  • f. uniek: de mate waarin vergelijkbare evenementen voorkomen binnen gemeente Woerden en daarbuiten;

    • i. Er zijn meerdere vergelijkbare evenementen in de gemeente Woerden: 0 punten.

    • ii. Er is één vergelijkbaar evenement in de gemeente: 1 punt

    • iii. Er is een vergelijkbaar evenement in gemeente Nieuwkoop, Bodegraven-Reeuwijk, Ronde Venen, Montfoort of Stichtse Vecht: 5 punten

    • iv. Dit evenement is uniek in de regio: 15 punten

  • g. marketing: de manieren waarop het evenement de doelgroep bereikt;

    • i. Bereikt de doelgroep niet: 0 punten

    • ii. Inzet sociale mediakanalen: Per kanaal 1 punt

    • iii. Andere aantoonbare manieren waarop de doelgroep wordt bereikt: per manier: 1 punt

    • iv. Bereikt de doelgroep via een eigen website: 3 punten

    • v. Bereikt de doelgroep via buitenreclame: 5 punten

  • h. voorwaarden: Indien een aanvrager zich bij eerder georganiseerde evenementen niet aan afspraken of voorwaarden heeft gehouden kan een aftrek van punten plaatsvinden.

11. Aanvraag

• 1. In afwijking van artikel 6, eerste lid van de ASV, worden subsidieaanvragen digitaal ingediend.

• 2. In aanvulling op artikel 6, tweede lid van de ASV, levert de aanvrager de volgende informatie:

  • a. Een volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend, door het college beschikbaar gesteld, aanvraagformulier

  • b. Een volledig ingevuld, door het college beschikbaar gesteld, begrotings- en dekkingsformulier

12. Aanvraagtermijn vooraanmeldingen top10- en top2-lijsten

De vooraanmelding voor plaatsing in de toplijsten voor Categorie B vindt plaats tussen 1 september en 30 september voorafgaande het jaar waarin de activiteit plaatsvindt.

13. Beslistermijn vooraanmelding top10- en top2-lijsten

In aanvulling op artikel 8, tweede lid, van de ASV besluit het college op een vooraanmelding voor Categorie B uiterlijk binnen 12 weken.

14. Weigeringsgronden

Onverminderd de artikelen 4:25, tweede lid, en 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 9 van de ASV weigert het college de subsidieaanvraag indien:

• a. Een aanvraag voor Categorie B niet in de top 10 of Top 2 lijst staat.

• b. Het niet aannemelijk is dat de aanvrager niet ten minste een week voorafgaand aan het evenement waarvoor subsidie wordt gevraagd de hiervoor benodigde vergunningen heeft.

15. Verplichtingen van de subsidieontvanger

Onverminderd afdeling 4.2.4 van de Awb en de artikelen 11 en 12 van de ASV gelden voor de subsidieontvanger de volgende verplichtingen is de ontvanger van een subsidie van ten hoogste € 10.000 voor verplicht 8 weken na afloop van het project een activiteitenverslag in te dienen met informatie over bezoekersaantallen en de mate waarin gewerkt is aan het versterken van de lokale verbinding.

16. Verantwoording

In aanvulling op artikel 14 van de ASV bevat het inhoudelijke verslag informatie over bezoekersaantallen en de mate waarin gewerkt is aan het versterken van de lokale verbinding.

17. Bevoorschotting en betaling

Subsidies die niet direct worden vastgesteld, worden in één keer bevoorschot binnen zes weken na dagtekening van het verleningsbesluit, tenzij in het besluit anders is bepaald.

18. Slotbepalingen

• 1. Deze subsidieregeling treedt in werking op 1 juli 2025.

• 2. Deze regeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling Evenementen gemeente Woerden 2025.

• 3. Het college evalueert deze regeling uiterlijk één jaar na inwerkingtreding en vervolgens iedere twee jaar.