Budgethoudersregeling gemeente Dijk en Waard 2025

Het college besluit de budgethoudersregeling gemeente Dijk en Waard 2025 vast te stellen.

Artikel 1 Grondslag

De Budgethoudersregeling van de gemeente Dijk en Waard 2025 vindt zijn wettelijke grondslag in artikel 19 van de Financiële Verordening gemeente Dijk en Waard 2024, de mandaatregeling Dijk en Waard 2022 en de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Dijk en Waard 2023.

Artikel 2 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a) Eerste budgethouder : de directeur die uit hoofde van de functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het budget gekoppeld aan het eigen organisatieonderdeel.

• b) Budgethouder : degene die, in opdracht van de eerste budgethouder, belast is met de bewaking c.q. het beheer van een bepaald budget.

• c) Budgetbeheerder : degene die door de budgethouder is aangewezen, om namens hem/haar één of meerdere budgetten te bewaken c.q. te beheren.

• d) Besteller : De besteller draagt zorg voor het inkoopformulier en toetst of de factuur en de geleverde goederen en/of diensten in overeenstemming zijn met de opdracht.

• e) Budget : een bedrag voor geraamde kosten en/of opbrengsten gerelateerd aan de daarvoor te leveren prestatie(s) of product(en).

• f) Vier-ogen principe : dit is een procedureel uitgangspunt dat stelt dat handelingen met betrekking tot het aangaan van verplichtingen, het accorderen van facturen en het betaalbaar stellen van facturen minimaal door twee personen gecontroleerd moet zijn.

• g) Prestatieverklaring : verklaring vanuit de eigen organisatie dat de goederen en/of diensten zijn geleverd. Onder goederen wordt ook verstaan werken.

• h) College : het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dijk en Waard

• i) Raad : de gemeenteraad van de gemeente Dijk en Waard.

• j) Afdelingshoofd : de leidinggevende van een afdeling bij de gemeente Dijk en Waard.

Artikel 3 Aanwijzing van eerste budgethouder, budgethouders en budgetbeheerders

• 1. De algemeen directeur (gemeentesecretaris) en de domeindirecteuren zijn als eerste budgethouder verantwoordelijk voor de budgetten in de begroting, met uitzondering van de budgetten van de griffie.

• 2. De directeur kan een afdelingshoofd; teamleider of een functionaris die rechtsreeks onder de directeur valt, aanwijzen als budgethouder.

• 3. Budgethouders kunnen uitvoering en beheer van (deel)budgetten aan een budgetbeheerder toekennen. De budgetbeheerder legt verantwoording af aan de budgethouder.

• 4. Budgethouders en budgetbeheerders kunnen zich onderling horizontaal laten vervangen bij afwezigheid.

• 5. Binnen de financiële administratie (unit 4) wordt een overzicht bijgehouden van de budgethouders en budgetbeheerders en van welke budgetten aan hen zijn toegewezen.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden budgethouder en budgetbeheerder

• 1. De budgethouder is verantwoordelijk voor:

  • a. een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

  • b. een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

  • c. het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte baten en lasten;

  • d. het juist, tijdig en volledig (laten) vastleggen van de verplichtingen en het naleven van de administratieve voorschriften (waaronder de prestatieverklaring);

  • e. verantwoording afleggen conform afspraken met betrekking tot de planning & control cyclus, aan de eerste budgethouder en het college.

• 2. De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a. het afleggen van verantwoording aan de budgethouder;

  • b. een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

  • c. het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte baten en lasten;

  • d. het juist, tijdig en volledig (laten) vastleggen van de verplichtingen en het naleven van de administratieve voorschriften (waaronder de prestatieverklaring).

Artikel 5 Vastleggen verplichtingen/ bevoegdheid/ vier-ogen principe

• 1. Alle medewerkers kunnen een financiële verplichting aangaan onder de volgende randvoorwaarden:

  • a. In de organisatie wordt voor het aangaan van een verplichting en het accorderen van de verplichting het “vier-ogenprincipe” toegepast;

  • b. De medewerker die de financiële verplichting aangaat stelt vast dat voldoende budget aanwezig is in de begroting en dat deze verplichting past binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

  • c. In ieder geval een verplichting boven € 10.0000 wordt vastgelegd in het financiële systeem;

  • d. De rollen van budgethouder en budgetbeheerder zijn niet verenigbaar met een rol waarin een opdracht tot betaling kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen.

Artikel 6 Budgetspelregels

• 1. Ambtelijk wordt altijd inzicht en overzicht gegeven in het realiseren van de programma’s en projecten en worden belangrijke afwijkingen met de raad gedeeld (via de P&C cyclus).

• 2. Het streven is om onontkoombare afwijkingen gedurende het uitvoeringsjaar binnen programma’s op te lossen.

• 3. Voor het wijzigen van de begroting op programmaniveau en het wijzigen van de hoogte van het budget voor investeringen is een door de raad goedgekeurde begrotingswijziging nodig.

• 4. De budgethouders leveren niet zonder afstemming met het college meer resultaten dan afgesproken. Meevallers vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.

• 5. Budgetoverhevelingen over de jaargrens worden ten tijde van de najaarsrapportage in beeld gebracht en vergen een apart raadsbesluit. Uitsluitend incidentele budgetten kunnen worden overgeheveld. Als er na de najaarsrapportage ontwikkelingen zijn die de basis vormen voor een budgetoverheveling dan worden deze in beeld gebracht bij de jaarrekening met een afzonderlijk raadsbesluit.

• 6. Nieuwe budgetten en nieuw afgesproken prestaties worden zo vroeg mogelijk inzichtelijk gemaakt en opgenomen in de P&C documenten zodat het college en de raad een integrale afweging kunnen maken.

• 7. Bij nieuwe voorstellen voor de begroting en aanpassing van de lopende begroting wordt altijd aangegeven waarom dit niet uit het bestaande budget kan en waarom dekking niet gevonden kan worden binnen het programma.

Artikel 7 Inwerkingtreding

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na publicatie.

• 2. De budgethoudersregeling gemeente Dijk en Waard 2022 wordt ingetrokken per gelijke datum.

Artikel 8 Aanhalingstitel

Deze regeling kan worden aangehaald als:

“Budgethoudersregeling gemeente Dijk en Waard 2025”

Aldus vastgesteld op 20 mei 2025

Burgemeester en wethouders van Dijk en Waard,

M.F. (Maarten) Poorter,

burgemeester,

A.(Annet) Doesburg,

Gemeentesecretaris

Toelichting op de budgethoudersregeling

Algemene toelichting

Om de gemeente Dijk en Waard in staat te stellen haar taken slagvaardig en efficiënt uit te voeren, worden de regels en richtlijnen opgenomen in een budgethoudersregeling. Er is gekozen om in de Mandaatregeling Dijk en Waard 2023 een algemeen mandaat op te nemen waarin verwezen wordt naar dit document. De Budgethoudersregeling Dijk en Waard 2025 is mede bedoeld als uitwerking van artikel 5, lid 5a van de eerdergenoemde Mandaatregeling Dijk en Waard 2023.

Het doel van dit document is te voorzien in:

• Het uniformeren en verduidelijken van bevoegdheden en verantwoordelijkheden m.b.t. budgetbeheer;

• Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne/ externe controle wordt voldaan;

• De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van financiële verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten conform beleid;

• De interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Grondslag

Dit artikel verwijst naar de grondslag in de financiële verordening.

Artikel 2. Definities

Dit artikel beschrijft de belangrijkste definities uit de regeling.

Artikel 3 Aanwijzing van hoofdbudgethouder, budgethouders en budgetbeheerders

Lid 1 Eerste budgethouder

De directieleden zijn alle eerste budgethouder. Dit zijn zowel de algemeen directeur als de domeindirecteuren.

Lid 2. Aanwijzen budgethouders

Binnen de organisatie hebben de afdelingshoofden een centrale rol. Zij zijn verantwoordelijk voor een afdeling en de resultaten. Gelet hierop worden de afdelingshoofden door de (domein)directeuren aangewezen als budgethouder. Een directeur is ook budgethouder voor budgetten die rechtstreeks onder zijn verantwoordelijkheid vallen

Ook teamleiders en medewerkers die rechtstreeks onder een directeur vallen kunnen als budgethouder worden aangewezen.

Budgethouders kunnen uitvoering en beheer van (deel)budgetten lager in de organisatie neerleggen bij een budgetbeheerder. De budgetbeheerder legt verantwoording af aan budgethouder. Budgetbeheerders dienen in het financieel systeem bekend te zijn. Voor alle financiële handelingen geldt het “vier-ogenprincipe.

Lid 3 budgetbeheerders

De budgethouder is bevoegd om aan een budgetbeheerder een deel van de uitvoering lager in de organisatie te beleggen. De aanwijzing van een budgetbeheerder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de budgetbeheerder bekleedt. De budgethouder kan buiten de in deze regeling opgenomen voorwaarden extra randvoorwaarden stellen bij de aanwijzing van een budgetbeheerder.

Dit kan zijn: een beleidsmedewerker, een uitvoerend medewerker, een regiefunctionaris, een accounthouder, een teamleider, een programmamanager enz.

Lid 4 vervanging

De budgethouders en budgetbeheerders kunnen elkaar onderling vervangen tijdens afwezigheid. Dit wordt vastgelegd in de financiële applicatie (Unit4)

Lid 5 Overzicht van budgethouders en budgetbeheerders

In de financiële applicatie worden de verantwoordelijkheden vastgelegd.

Jaarlijks wordt een lijst besproken met de verantwoordelijke directeur (lijst budgethouders) en afdelingshoofden (lijst budgetbeheerders).

Artikel 4 Verantwoordelijkheden budgethouder en budgetbeheerder

Lid 1 verantwoordelijkheden budgethouder en budgetbeheerder

Het basisprincipe voor de begrotingsuitvoering is dat deze plaatsvindt binnen de ter beschikbaar gestelde budgetten voor baten en lasten en vastgestelde kredieten voor investeringen

De verantwoordelijkheid van de budgethouder bestaat uit het sturen, beheersen en verantwoorden van het toegewezen budget. Dit omvat:

• Zorgen voor een actuele onderbouwing van de budgetramingen

• Het aanleveren van benodigde informatie voor de stukken uit de P&C cyclus (kadernota – programmabegroting – tussentijdse rapportages – jaarstukken) en het vertalen van die informatie naar de eigen afdeling (te leveren prestaties met bijbehorend budget)

• Het aanmaken van verplichtingen ten laste van de toegewezen budgetten

• Het beheersen van de toegewezen budgetten (op geboekte verplichtingen, controle van te boeken facturen en controle op onder- of overschrijdingen van het budget vanuit overzichten)

• Zorgdragen voor een systematische beheersing van de risico’s en tijdig signaleren en adresseren van substantiële afwijkingen

• Het plaats laten vinden van inkoop en/of aanbesteding van goederen en diensten binnen de kaders van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

• Het nemen van de verantwoordelijkheid voor een efficiënte, doeltreffende en rechtmatige besteding van gelden binnen de door de gemeenteraad vastgestelde kaders.

• Het realiseren van de afgesproken kwantiteit en kwaliteit van de producten en diensten binnen de afgesproken budgetten

• Opdracht geven voor levering van werken, goederen en diensten

Voor de budgetbeheerder gelden dezelfde verantwoordlijkheden als de budgethouder, met dien verstande dat de budgethouder via de P&C -cyclus verantwoording aflegt aan hoofdbudgethouder en het college en de budgetbeheerder verantwoording aflegt aan de budgethouder.

Artikel 5 Vastleggen verplichtingen/bevoegdheid/vier-ogen principe

Alle medewerkers kunnen een financiële verplichting aangaan. In Unit4 is hiervoor de rol besteller ingericht. De bestellers zijn geregistreerd in Unit4. In Nota van Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Dijk en Waard 2023 staan hiervoor nadere regels beschreven.

Voor het aangaan van een verplichting (en het afdoen van facturen zonder dat een verplichting is aangegaan) wordt een actieve check gedaan. Deze check betreft enerzijds dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld en het juiste inkoopproces is gevolgd en anderzijds dat voldoende budget aanwezig is in de begroting.

Op het aangaan van verplichtingen en het afhandelen van facturen is het vier ogen- principe van toepassing waarbij het tweede paar ogen altijd een budgethouder of budgetbeheerder is.

Daarnaast moet, voordat een betaling plaatsvindt, worden vastgesteld dat de prestatie is geleverd. Documentatie waarop een vastlegging plaatsvindt, wordt altijd digitaal bij de vastlegging in de financiële administratie bij de transactie opgeslagen. Bijvoorbeeld: vastleggen contract, verplichting, prestatieverklaring en de factuur.

Artikel 6 Budgetspelregels

In de spelregels staat dat we overzicht hebben van de lasten, en dat we onontkoombare afwijkingen binnen de programma’s oplossen. Dit vraagt een actieve en open samenwerking tussen budgethouders.

In de tussentijdse rapportage (voorjaarsrapportage en najaarsrapportage) worden alleen financiële (onontkoombare) afwijkingen en autonome ontwikkelingen opgenomen, waar geen beheersmaatregelen meer mogelijk zijn. Als die nog niet zijn toegepast, moet dat eerst plaatsvinden.

Verschuivingen tussen programma’s vergen een raadsbesluit.

Wijzigingen lopende het jaar die écht niet uitgesteld kunnen worden, worden individueel voorgelegd aan het college en vervolgens ter vaststelling aan de raad.

Budgetoverheveling

Incidentele budgetten kunnen alleen overgeheveld worden als de prestatie niet in het begrotingsjaar is geleverd en deze prestatielevering in een volgend jaar nog wel gaat plaatsvinden. Een onderbouwing is noodzakelijk. Bovendien geldt hierbij een ondergrens van € 100.000 per over te hevelen budget.

Een incidenteel budget is maximaal voor 3 jaar toegekend.

Budgetoverheveling is in beginsel een uitzondering, deze zijn tijdig in beeld en is overheveling is geen automatisme. Het bestuur neemt hierover een apart besluit. Bij het uitkomen van de najaarsrapportage worden de over te hevelen budgetten in beeld gebracht.