Mandaatbesluit griffier gemeente Zandvoort 2025

De raad, de werkgeverscommissie, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Zandvoort, een ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft,

Gelet op de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht, het Burgerlijk Wetboek en de ‘Verordening werkgeverscommissie griffie Zandvoort 2024’ vastgesteld door de raad op 28 mei 2024 (kenmerk 2024/871206);

Besluiten vast te stellen het:

Mandaatbesluit griffier gemeente Zandvoort 2025

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit en het bijbehorende mandatenoverzicht wordt verstaan onder:

• a. gemandateerde: de functionaris, die van een bestuursorgaan de bevoegdheid heeft gekregen om in zijn naam besluiten te nemen, in dit besluit zijnde de griffier zoals bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet en bij zijn afwezigheid zijn plaatsvervanger zoals bedoeld in artikel 107d van de Gemeentewet;

• b. griffiemedewerker: de medewerker in dienst van de gemeente Zandvoort, die hiërarchisch onder de griffier valt;

• c. griffer: de functionaris zoals bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet;

• d. machtiging: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan handelingen te verrichten, geen besluiten en/of privaatrechtelijke rechtshandelingen zijnde;

• e. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

• f. mandaatgever: het bestuursorgaan dat aan de gemandateerde de bevoegdheid geeft om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen;

• g. mandatenoverzicht: het bij dit besluit behorende overzicht, waarin de verleende mandaten zijn opgenomen;

• h. plaatsvervangend griffier: de plaatsvervanger van de griffier, zoals bedoeld in artikel 107d van de Gemeentewet;

• i. volmacht: de bevoegdheid om namens en bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• j. werkgeverscommissie: de commissie als bedoeld in de ‘Verordening werkgeverscommissie griffie Zandvoort 2024’, vastgesteld door de raad op 28 mei 2024.

Artikel 2 Mandaat, plaatsvervanging en ondermandaat

• 1. Mandaat wordt verleend aan de griffier ten aanzien van de bevoegdheden zoals die zijn vermeld in het bij dit besluit behorende overzicht.

• 2. De plaatsvervangend griffier is bij afwezigheid van de griffier bevoegd om de gemandateerde bevoegdheden uit te oefenen.

• 3. Voor zover niet anders is bepaald, kan de griffier - en in zijn afwezigheid de plaatsvervangende griffier - ter uitoefening van een aan hem gemandateerde bevoegdheid schriftelijk rechtstreeks ondermandaat verlenen aan griffiemedewerkers, indien de aard van de bevoegdheid in verhouding staat tot de functionele positie van de betreffende griffiemedewerker.

Artikel 3 Omvang mandaat

• 1. Het mandaat strekt uitsluitend tot het genoemde onderwerp. De uitoefening van het mandaat wordt beperkt door de grenzen van de voor het onderwerp geldende wet- en regelgeving en het geformuleerde beleid, inclusief eventuele richtlijnen en instructies.

• 2. Wanneer wetsartikelen genoemd in het mandaatbesluit en de bijhorende bijlagen wijzigen, geldt, tot aan het moment van aanpassing in het mandaatbesluit, het vervangende artikel.

• 3. Het mandaat omvat naast het nemen en ondertekenen van besluiten, tevens het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren, zoals:

  • a. het verstrekken van mondelinge en/of schriftelijke informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard;

  • b. het verzenden van ontvangstbewijzen;

  • c. het voeren van overige correspondentie;

  • d. het vragen van adviezen en inwinnen van inlichtingen

  • e. het verdagen van beslissingen;

  • f. het verzorgen van publicaties

  • g. het (doen) inschrijven in registers.

• 4. De gemandateerde is bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in het bijgevoegde mandaatoverzicht tenzij:

  • a. uit het besluit financiële gevolgen voortvloeien die niet zijn voorzien in de begroting;

  • b. het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, richtlijnen, voorschriften en dergelijke;

  • c. vóór het nemen van het besluit zienswijzen of bedenkingen hiertegen naar voren zijn gebracht;

  • d. advies nodig is van andere organisatieonderdelen of externe partijen en het verkregen advies niet aansluit op respectievelijk niet tot dezelfde conclusie leidt als het eigen standpunt.

  • e. de mandaatgever vooraf te kennen heeft gegeven zelf te willen beslissen.

• 5. Indien zich een of meer van de onder a tot en met e omschreven situaties voordoet, dan besluit de het oorspronkelijk bevoegde bestuursorgaan.

Artikel 4 Wijze van ondertekenen

• 1. Een in mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

• 2. Bij uitoefening van het mandaat ondertekent de gemandateerde op de volgende wijze:

  De raad / de werkgeverscommissie / het college van burgemeester en wethouders / de

  burgemeester van de gemeente Zandvoort,

  Namens deze,

  <de functienaam van de gemandateerde en zijn naam en handtekening>.

• 3. Ingeval van uitoefening van ondermandaat ondertekent de ondergemandateerde als volgt:

  De raad / de werkgeverscommissie / het college van burgemeester en wethouders / de

  burgemeester van de gemeente Haarlem,

  Namens deze,

  [de functienaam van de gemandateerde],

  Voor deze,

  [de functienaam van de ondergemandateerde en zijn naam en handtekening].

Artikel 5 Informatieverstrekking

De gemandateerde informeert het ter zake bevoegd bestuursorgaan desgewenst en indien nodig over de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten en de wijze waarop het mandaat overigens wordt uitgeoefend.

Artikel 6 Schakelbepaling volmachten en machtigingen

Deze mandaatregeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan de gemandateerde volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 7 Slotbepaling

Dit besluit wordt aangehaald als ‘Mandaatbesluit griffier gemeente Zandvoort 2025’ en treedt in werking op dag na bekendmaking.

Vastgesteld door de raad op 10 juni 2025,

de griffier,

G.B. van Driel

de voorzitter,

D. Moolenburgh

Vastgesteld door de werkgeverscommissie op 13 juni 2025,

De voorzitter,

M.K. El Gebaly

Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 20 mei 2025,

de secretaris,

C. van Eijk

de burgemeester,

D. Moolenburgh

Vastgesteld door de burgemeester op 20 mei 2025,

de burgemeester,

D. Moolenburgh

Bijlage 1: Mandatenoverzicht ingevolge het Mandaatbesluit griffier gemeente Zandvoort 2025

De volgende bevoegdheden zijn gemandateerd aan de griffier van de gemeente Zandvoort, en bij zijn afwezigheid aan de plaatsvervangende griffier van de gemeente Zandvoort

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Wettelijke grondslag	Bevoegd orgaan	Ondermandaat	Specifieke bepalingen
1.	Besluiten betreffende het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de op de griffie werkzame ambtenaren	Artikel 107e, tweede lid van de Gemeentewet	werkgeverscommissie / burgemeester	nee	Ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet verleent de burgemeester volmacht aan de griffier tot de ondertekening van de arbeidsovereenkomst met de op de griffie werkzame ambtenaren, inclusief de wijzigingen daarin en de beëindiging ervan. Het mandaat omvat niet het beëindigen van de arbeidsovereenkomst met op de griffie werkzame ambtenaren in geval van: dwingende of gewichtige redenen (ontslag op staande voet) op grond van artikel 7:677 BW; reorganisatie; onbekwaamheid/ongeschiktheid; aanvaarding van een functie in een publiekrechtelijk college; disciplinaire straf; het aangaan van een vaststellingsovereenkomst ter vastlegging van afspraken met betrekking tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst. In die gevallen is de werkgeverscommissie op grond van de Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Zandvoort 2024 van 28 mei 2024 bevoegd om te besluiten.
2.	Alle overige bevoegdheden met betrekking tot de medewerkers van de griffie	Artikel 107e, tweede lid van de Gemeentewet	werkgeverscommissie / burgemeester	nee	Dit mandaat omvat in ieder geval de volgende bevoegdheden ten aanzien van griffiemedewerkers: het geven van instructies en dienstopdrachten; het verlenen van vakantie en verlof; het besluiten omtrent buitengewoon verlof met behoud van salaris en salaristoelagen conform het Personeelshandboek gemeente Haarlem, verlof op grond van de WAZO (zoals zorgverlof, adoptieverlof, zwangerschapsverlof etc) en vakbondsverlof; de beslissing tot toekenning van een beloning of toelage; de beslissing of er sprake is van arbeidsongeschiktheid in en door de dienst zoals bedoeld in artikel 7.3 CAO Gemeenten; de beslissing tot toepassing van de hardheidsclausule om te voorkomen dat het salaris wordt gekort bij terminaal zieken, als bedoeld in artikel 7.1 van de CAO Gemeenten; het verlenen van toestemming tot het vervullen van nevenfuncties en nevenwerkzaamheden; beslissen met betrekking tot financiële belangen zoals bedoeld in de Ambtenarenwet 2017; besluiten tot het inschakelen van bedrijfsrecherche of instellen van een integriteitsonderzoek; de beslissing dat een griffiemedewerker een andere betrekking aanvaardt dan wel een andere betrekking tijdelijk waarneemt binnen de griffie; de beslissing om af te wijken van de Reiskostenregeling woon-werkverkeer; het opleggen van sancties conform het sanctiebeleid uit het Personeelshandboek gemeente Haarlem (3, 4, 5 en 6 van het sanctiebeleid); besluiten tot het beëindigen van het van-werk-naar-werk-traject conform de CAO Gemeenten; besluiten tot het schorsen van griffiemedewerkers als bedoeld in artikel 11.4 CAO Gemeenten. Het mandaat omvat niet de uitoefening van de volgende bevoegdheden ten aanzien van de griffiemedewerkers: het stopzetten van de loonbetaling als bedoeld in artikel 7:627 jo. 7:628 BW
3.	Alle bevoegdheden bij of krachtens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)	Algemene verordening gegevensbescherming	raad	ja
4.	Beslissen op grond van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen, waaronder ook wordt begrepen het vaststellen van de hoogte van de verschuldigde dwangsom na ingebrekestelling alsmede het terugvorderen van onverschuldigd betaalde dwangsommen	Algemene wet bestuursrecht, paragrafen 4.1.3.2 en 8.2.4A	raad	ja
5.	Het machtigen van medewerkers om namens de raad bij de rechtbank, de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State en de Centrale Raad van Beroep op te treden en (hoger) beroep in te stellen	Artikelen 8:23 en 8:24 van de Algemene wet bestuursrecht	raad / college	nee	De griffier stelt een lijst van gemachtigde personen op en actualiseert deze jaarlijks
7.	Het besluiten tot het aangaan en wijzigen, alsmede het beëindigen van privaatrechtelijke overeenkomsten en de ondertekening ervan met betrekking tot de raad, de griffie en de rekenkamer	Artikel 160, eerste lid aanhef en onder d van de Gemeentewet	college / burgemeester	ja	Ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet verleent de burgemeester volmacht aan de griffier tot het ondertekenen van bedoelde privaatrechtelijke overeenkomsten
8.	Het ondertekenen van stukken die uitgaan van de raad	Artikel 32a, tweede lid van de Gemeentewet	burgemeester	ja	De raad heeft tegelijk met het vaststellen van dit mandaatbesluit besloten om de burgemeester te machtigen om de ondertekening van stukken die van de raad uitgaan te mandateren aan de griffier. Van die machtiging maakt de burgemeester gebruik door dit mandaat te verlenen.
9.	Het verstrekken van (voorschotten op) de jaarlijkse financiële bijdragen aan fracties van de raad	Artikel 27 van de Verordening ondersteuning gemeenteraad Zandvoort 2018	raad	ja

Toelichting

Algemeen

Bij mandaatverlening worden bevoegdheden met een uitvoerend karakter die een bestuursorgaan op grond van diverse wet- en regelgeving bezit, opgedragen aan functionarissen die werkzaam zijn in de ambtelijke organisatie (of daarbuiten). In tegenstelling tot delegatie vindt bij mandaat geen verschuiving van de verantwoordelijkheid plaats. Bij mandaat blijft het bevoegde bestuursorgaan zelf juridisch verantwoordelijk voor het in mandaat genomen besluit.

Mandaat dient om het bestuursorgaan te ontlasten en om een snellere afdoening van zaken te bevorderen. Vanwege het grote aantal beslissingen is mandaat voor de bestuurspraktijk een onmisbaar instrument. In het algemeen kan gesteld worden dat de navolgende besluiten voor mandatering in aanmerking komen:

• routinematige besluiten, dat wil zeggen besluiten die regelmatig terugkeren en waarbij geen of nauwelijks bestuurlijk gevoelige zaken optreden;

• gebonden beschikkingen, dat wil zeggen besluiten die binnen een vastgesteld beleidskader worden genomen.

Voorop staat dat mandatering een kwestie van vertrouwen is. Het bestuursorgaan moet erop kunnen vertrouwen dat de ambtenaar een correct besluit namens hem doet uitgaan. De ambtenaar neemt eenzelfde besluit als het bestuursorgaan zou nemen en dient terug te koppelen naar het bestuursorgaan als er met een zaak iets “aan de hand” is dat voor het bestuur van betekenis is of kan worden. Een dergelijke houding past bij mandatering, omdat het bestuur eindverantwoordelijk is en blijft voor de genomen beslissing.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 2 Mandaat, plaatsvervanging en ondermandaat

Mandaat is in de regel een opdracht aan een hiërarchisch ondergeschikte. Diens plaatsvervanger is ingeval van zijn afwezigheid bevoegd om het mandaat uit te oefenen. Het verlenen van ondermandaat is op grond van de Awb een mogelijkheid, maar bestuursorganen moeten hiertoe wel uitdrukkelijk besluiten. In het Mandateringsbesluit is deze bepaling opgenomen in artikel 2, derde lid. In de mandatenlijsten staat in voorkomende gevallen vermeld wanneer wordt afgeweken van deze algemene bepaling.

Artikel 3 Omvang mandaat

Omdat mandaatverlening een vorm van opdracht is waarbij het oorspronkelijk bevoegd bestuursorgaan verantwoordelijk blijft voor de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, is het van belang dat de gemandateerde functionaris zich bij het gebruik van het mandaat beweegt binnen de grenzen van de wet, overige hogere en/of gemeentelijke regelgeving en vastgesteld beleid. Ook is de gemandateerde gebonden aan bestaande richtlijnen en instructies. Met deze bepaling wordt nog eens nadrukkelijk onderstreept dat mandaat een uitvoerend karakter heeft en slechts kan resulteren in gebonden besluiten.

Wet- en regelgeving wijzigen doorlopend. Om te voorkomen dat bij welke wijziging in wetten of andere regelgeving het mandateringsbesluit niet langer geldt en er geen gebruik kan worden gemaakt van het verleende mandaat, is bepaald dat ingeval van wetswijzigingen het gewijzigd artikel geldt tot het moment van aanpassing van het mandaatbesluit. Hiermee wordt bereikt dat er steeds bevoegd in mandaat kan worden gehandeld en er voldoende gelegenheid is om het mandaatbesluit te actualiseren.

Mandaat is beslissen én ondertekenen. In het verleden werd dikwijls een onderscheid gemaakt tussen beslissingsmandaat en ondertekeningsmandaat. Bekeken in het licht van artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht is het echter niet juist om bij louter ondertekening namens een bestuursorgaan te spreken van mandaat. Veeleer zou je hier moeten spreken van ambtelijke afdoening. Vertrekpunt is dat degene die een besluit neemt dit besluit ook ondertekent. Een bevoegdheid in mandaat uitoefenen houdt zowel beslissingsbevoegdheid als ondertekeningsbevoegdheid in.

(N.B. De enige uitzondering hierop is als men de besluitvorming op zichzelf bij het bevoegde bestuursorgaan wil laten, maar wil voorkomen dat een bestuursorgaan stapels brieven moeten tekenen. Dan kan het desbetreffende bestuursorgaan een algemene machtiging ter ondertekening aan bepaalde medewerkers geven. Een en ander conform het bepaalde in art. 10:11 Algemene wet bestuursrecht.)

Een gemandateerde bevoegdheid omvat ook de daarbij behorende voorbereiding en uitvoering, zoals het inwinnen van de nodige inlichtingen, het doen van mededelingen over bestaand beleid, correspondentie over de uitvoering van besluitvorming enz.

In het mandaatbesluit worden grenzen gesteld aan de omvang van de mandaatverlening, in die zin dat er situaties zijn waarin het mandaat niet geldt en het besluit door het oorspronkelijk bevoegd bestuursorgaan wordt genomen. Als regel wordt bijvoorbeeld gesteld dat besluiten geen afwijking van het bestaande beleid tot gevolg mogen hebben. Of als er gebruik moeten worden gemaakt van de zogenoemde hardheidsclausule. Besluiten die afwijken van het beleid, moeten aan het bestuursorgaan zelf worden voorgelegd. Alvorens een van het beleid afwijkend besluit wordt genomen, heeft het bestuursorgaan op deze wijze de gelegenheid het onderliggende beleid nog eens te heroverwegen. Ook moet een besluit aan het bevoegd bestuursorgaan worden voorgelegd als er geen eensluidend ambtelijk advies is. Verder kunnen besluiten waarvoor geen financiële dekking aanwezig is, niet in mandaat worden afgedaan.

De verantwoordelijkheid en de beslissing om in de artikel 3 beschreven situaties niet van het gegeven mandaat gebruik te maken ligt bij de gemandateerde functionaris.

Artikel 4 Wijze van ondertekenen

Degene die met een besluit wordt geconfronteerd dat in mandaat is genomen dient hierover te worden geïnformeerd, zo bepaalt artikel 10:10 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze informatieplicht vloeit voort uit het meer omvattende beginsel van de rechtszekerheid. Het krachtens mandaat genomen besluit moet dan ook vermelden namens welk bestuursorgaan het is genomen. In artikel 4 van het mandaatbesluit staat beschreven hoe besluiten die in (onder)mandaat zijn genomen moeten worden ondertekend.

Artikel 5 Informatieverstrekking

Informatie over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden wordt verstrekt op verzoek en waar nodig, maar kan ook structureel plaatsvinden, b.v. in de vorm van een periodieke rapportage.

Artikel 6 Schakelbepaling volmachten en machtigingen

In artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht is bepaald dat alle bepalingen in deze wet die betrekking hebben op mandaat (artikel 10:1 tot en met 10:11) van overeenkomstige toepassing zijn indien een bestuursorgaan volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen of machtiging verleent tot het verrichten van feitelijke handelingen. Bij het toepassingsbereik van het mandaatbesluit is hierbij aangesloten. De achtergrond hiervan is dat het ongewenst zou zijn indien de regeling van mandaat, volmacht en machtiging verschillend zou zijn.