Verordening Auditcommissie gemeente Oisterwijk 2024

De raad van de gemeente Oisterwijk,

Gelezen het voorstel van de Auditcommissie d.d. 8 november 2024

Gelet op:

Artikel 213 eerste lid van de Gemeentewet en artikel 82 van de Gemeentewet

B e s l u i t:

• 1. De verordening Auditcommissie gemeente Oisterwijk 2024 vast stellen onder gelijktijdige intrekking van de Auditcommissieverordening 2018;

• 2. De verordening Auditcommissie gemeente Oisterwijk 2024 op de dag na publicatie in werking te laten treden.

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. De auditcommissie: een commissie zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

• b. Lid of plaatsvervangend lid: een raadslid of commissielid van de gemeente Oisterwijk die door de raad benoemd zijn en behorende tot een raadsfractie;

• c. Voorzitter: een raadslid die als lid van de auditcommissie is benoemd;

• d. Plaatsvervangend voorzitter: een raadslid die als lid van de auditcommissie is benoemd;

• e. Accountant: een door de raad aangewezen accountant overeenkomstig artikel 213 tweede lid van de Gemeentewet;

• f. Verordening: een verordening zoals bedoeld in artikel 213 eerste lid van de Gemeentewet.

Artikel 2 Doel

• 1. De auditcommissie heeft als doel het voeren van overleg met de accountant en uitvoering geven aan de in artikel 7 van deze verordening genoemde taken.

• 2. Bij de uitoefening van haar taken treedt de auditcommissie niet in de bevoegdheden van de raad en het college.

Artikel 3 Samenstelling

• 1. De auditcommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal uit het aantal in de gemeenteraad vertegenwoordigende fracties. Een fractie kan slechts door één raads- of commissielid worden vertegenwoordigd, die door de gemeenteraad op voordracht van de raadsfracties worden benoemd.

• 2. De auditcommissie kan worden bijgestaan door adviseurs, waaronder de wethouder van Financiën, de concerncontroller en medewerkers van de afdeling Financiën.

• 3. De commissie kan externe adviseurs om advies vragen en uitnodigen bij een vergadering aanwezig te zijn.

Artikel 4 Voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en secretariaat

• 1. De auditcommissie wijst uit haar midden de voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 2. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter zijn raadslid.

• 3. De griffier, of diens vervanger, verzorgt het secretariaat.

Artikel 5 Vervanging leden

Bij afwezigheid van een lid van de auditcommissie wordt deze vervangen door een door de gemeenteraad benoemde plaatsvervangend lid. Een plaatsvervangend lid van de auditcommissie wordt door de gemeenteraad benoemd op voordracht van de raadsfracties.

Artikel 6 Taak van de voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de auditcommissie. Hij leidt de vergaderingen, bewaakt de uitgangspunten van de auditcommissie en bevordert een heldere besluitvorming.

Artikel 7 Benoeming en ontslag

• 1. De raad van Oisterwijk benoemt de leden, op voordracht van de raadsfracties, van de auditcommissie.

• 2. De zittingsperiode van de leden in de auditcommissie eindigt wanneer zij ophouden lid van de raad of commissielid te zijn, in ieder geval aan het einde van een zittingsperiode van de gemeenteraad.

• 3. Het lidmaatschap van de auditcommissie eindigt tevens door het verlies van de hoedanigheid als raadslid en als commissielid.

• 4. De raad kan te allen tijde, gemotiveerd een lid van de auditcommissie ontslaan.

• 5. Een raads- of commissielid kan te allen tijde zijn ontslag indienen als lid van de auditcommissie.

Artikel 8 Taken en bevoegdheden

De auditcommissie:

• 1. Is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant.

• 2. Adviseert de raad op basis van de bevindingen van de accountant over de kwaliteit van de interne beheerssystemen.

• 3. Bespreekt jaarlijks het controleplan van de accountant en adviseert de raad over de speerpunten in de accountantscontrole.

• 4. Bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van (interim-) controles en naar aanleiding van de controle van de jaarrekening.

• 5. Evalueert periodiek de dienstverlening van de accountant.

• 6. Kan zelfstandig (deel) opdrachten verstrekken aan de accountant en adviseert de raad hierover.

• 7. Adviseert de raad over het jaarverslag en de programmajaarrekening van de gemeente, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag.

• 8. Stemt de onderzoeken op grond van artikel 213a Gemeentewet en de accountantscontrole op elkaar af.

• 9. Is belast met het traject van aanbesteding van een accountant met ondersteuning van de inkoper en brengt aan de raad advies uit over de benoeming..

• 10. Kan door de raad opgedragen worden ook op andere onderwerpen risicoanalyses en de naleving van raadsbesluiten te controleren, zover het opdrachten zijn op de gebieden van (fraude) risicoanalyse, interne beheersing of accountantscontrole.

  De raad verstrekt deze opdrachten door middel van een raadsbesluit, waarin tevens de frequentie van advisering aan de raad op het desbetreffende onderwerp wordt gegeven.

• 11. Controleert in opdracht van de raad de opgestelde, totale risicoanalyse en fraude analyse en adviseert daarover aan de raad. Dit gebeurt jaarlijks bij de controle van de jaarrekening.

Artikel 9 Vergaderingen en quorum

• 1. De auditcommissie vergadert minimaal tweemaal per jaar of zo veel zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

• 2. Als minder dan drie leden in de vergadering aanwezig zijn, vindt de vergadering geen doorgang. Een nieuwe vergadering wordt zo spoedig mogelijk aansluitend belegd.

• 3. In ieder geval vergadert de auditcommissie jaarlijks voor aanvang van de interim controle, voor het bespreken van het controleplan met de accountant en benoemt hierbij de speerpunten van de controle.

• 4. Jaarlijks in het najaar vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie over de rapportage van de accountant over de interim-controle van het lopende dienstjaar aan de hand van de boardletter van de accountant.

• 5. Jaarlijks in het voorjaar vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie over het rapport van bevindingen, behorende bij het accountantsrapport van de jaarrekening over het voorgaande dienstjaar.

• 6. De vergaderingen van de auditcommissie vinden in beslotenheid plaats en zijn van rechtswege geheim. Hoofdstuk Va van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

• 7. De adviezen van de auditcommissie die uitgebracht worden aan de raad zijn openbaar.

• 8. De verslagen van de auditcommissie zijn geheim en berusten voor alle raads- commissie- en collegeleden bij de griffier. Op verzoek van de raads- commissie- en collegeleden verleent de griffier inzage in deze verslagen.

Artikel 10 Besluitvorming

• 1. Besluiten van de auditcommissie worden genomen in meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

• 2. Indien één van de leden van de auditcommissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennis gebracht van de gemeenteraad.

• 3. Indien er over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd is het voorstel aangenomen.

• 4. Bij het staken van de stemmen wordt het voorstel doorgeleid naar de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 11 Slotbepalingen

Indien twijfel bestaat over de betekenis of toepassing van deze verordening en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de auditcommissie.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking, op de dag nadat deze bekend is gemaakt.

Artikel 13 Citeerartikel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening Auditcommissie gemeente Oisterwijk 2024’.

Met de inwerkingtreding van deze verordening wordt de ‘Auditcommissieverordening 2018’ tegelijkertijd ingetrokken.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van de gemeente Oisterwijk

d.d. 12 december 2024.

De griffier

Aletta van der Veen

De voorzitter

Hans Janssen